工程建設企業(yè)海外項目檔案管理存在的問題及解決策略

高華

【摘 要】 工程建設企業(yè)響應黨中央號召實施“走出去”戰(zhàn)略已有25年。在25年的發(fā)展歷程中，企業(yè)的國際業(yè)務實現(xiàn)了跨躍式發(fā)展，業(yè)務規(guī)模不斷擴大，成為世界油氣領域不可忽視的一支重要力量。海外項目資料管理如何實現(xiàn)合同要求與當?shù)胤ㄒ?guī)、國內(nèi)規(guī)范和企業(yè)規(guī)定的統(tǒng)一，是海外項目檔案管理面臨的重要問題。

引 言

項目檔案是企業(yè)工程實施過程中直接形成的有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。包括工程管理資料、工程質(zhì)量控制資料、工程采購資料、項目驗收資料和項目圖五種類別。它是工程承包合同包含內(nèi)容的一部分;是工程質(zhì)量評定驗收備案的依據(jù)之一;它是工程建設和管理的依據(jù)，它讓工程質(zhì)量有據(jù)可查，尤其是單位進行維修、管理、使用、改建和擴建的主要依據(jù)。隨著工程科學化管理水平的提高，工程檔案要求越來越高，項目資料整理在工程施工管理過程中越來越顯得尤其重要。在工程施工管理過程中，項目總包方及各施工單位要充分認識到項目資料編制的重要性，從工程項目開工抓起，建立健全項目資料管理制度，加強與監(jiān)理和業(yè)主之間的溝通，真正的實行“三同步”，就能做出一流的項目檔案資料。

1項目檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理主體多元。一個工程項目由建設、設計、施工、監(jiān)理等多單位參加，在各階段形成的項目檔案經(jīng)過了不同的主體和單位，導致檔案管理呈現(xiàn)多元化的趨勢，從而造成檔案來源復雜，管理難度偏大的情況。

1.2檔案管理標準不統(tǒng)一。一個工程往往需要幾年甚至更長時間才能完成，期間會產(chǎn)生大量的文件資料，管理人員多有變動，施工隊伍多，各單位的檔案資料歸檔范圍和整編標準不統(tǒng)一，因此使歸檔的檔案資料雜亂無章，不易整理。

1.3檔案資料歸檔滯后。這一現(xiàn)象尤其在工程的初期最為明顯。工程初期，新的項目部剛剛組建，各種工作千頭萬緒，領導主要精力都放在工程如何設計施工上，對檔案資料的收集不夠重視，等到各方工作穩(wěn)定，重視檔案工作時，工程的前期文件資料已時過境遷，有的已丟失或收集不全了。由于平時不重視文件的形成、積累、收集和整理，造成工程檔案不完整、不準確?！盎貞涗洝笔降臋n案資料，很難保障項目檔案的質(zhì)量。

1.4業(yè)務人員歸檔意識不強。在以市場經(jīng)濟為主要方向的海外工程項目施工過程中，從管理層到業(yè)務人員對于工程的施工質(zhì)量以及施工進度都較為關心，這方面的要求也相對比較嚴格，而與此同時，項目的檔案資料的產(chǎn)生卻常常被忽略。許多參建單位只注重對項目文件特別是對項目圖和項目文件的完整、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督、檢查、審核、簽字的責任，忽視了收集、積累工程中形成的文件資料。

2 強化管理，提升水平

2.1 建立健全檔案管理制度。建立健全檔案管理制度是檔案管理中的重要保障，也是企業(yè)管理目標實現(xiàn)的有效途徑。持續(xù)完善檔案管理相關標準與制度建設，因地制宜，了解海外項目檔案管理具體要求，對標相關監(jiān)管要求，修訂海外檔案管理辦法，結(jié)合內(nèi)控關鍵控制點，完善相關制度中對文檔管理的要求，基于企業(yè)業(yè)務特點，針對關鍵領域制定文檔管理制度

2.2 加強檔案資料與工程建設同步化管理。為使項目檔案資料管理和控制與工程建設項目同步進行，從項目建設開始，就要制定明確的工作總體目標，然后圍繞這個總體目標，制動不同階段的工作進度計劃，環(huán)環(huán)相扣，實行目標管理，一個階段一個階段有序地推進。

2.3建立項目檔案管理約束機制，增強檔案管理意識。建設單位要建立項目檔案管理約束機制，從源頭上保證建設項目檔案管理工作落實到位。在工程開工后，檔案管理人員應分期分批對工程管理人員＼監(jiān)理人員＼施工單位人員進行檔案法律法規(guī)的宣傳教育和檔案業(yè)務知識培訓，使他們在增強檔案意識的同時也熟知檔案館對項目資料的要求標準，在項目開始時就用規(guī)范化＼標準化來嚴格要求，杜絕施工過程中產(chǎn)生的不規(guī)范的原始施工資料和文件出現(xiàn)，確保形成一流的項目資料。

2.4推行檔案信息化管理，提高檔案管理效率。檔案信息的開發(fā)和利用，不僅能夠更好的方便檔案人員進行管理，同時也反映企業(yè)檔案的管理質(zhì)量，利用計算機和網(wǎng)絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效的實現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。企業(yè)可以組織相關的工作人員對近年來所承接的海外工程項目檔案進行整理，編制企業(yè)專屬的海外工程項目資料清單，從中總結(jié)出不同地區(qū)施工的有效數(shù)據(jù)，為今后的海外項目提供更好的方法和技術指導。

2.5 加強檔案管理業(yè)務指導和培訓。項目部要組織參建單位項目管理人員、技術人員、檔案人員參加業(yè)務培訓，使工程人員了解檔案德管理知識，檔案人員了解工程建設程序和專業(yè)知識，學習檔案業(yè)務、管理理論、工作方法、計算機使用等相關知識，提高思想認識和業(yè)務水平，同時深入施工現(xiàn)場，對建設項目實施過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像等進行收集、整理、歸檔，確保檔案資料的有效性、安全性、完整性，使工程檔案管理規(guī)范、有序、優(yōu)質(zhì)地完成。

2.6加強檔案資料管理意識。加強對各工程管理部門主要領導檔案意識的宣傳，使得項目經(jīng)理、總監(jiān)理工程師對工程施工過程中形成的資料引起足夠重視，定期召開項目資料匯報會，加強對現(xiàn)場技術人員、資料管理員檔案知識培訓和檔案法律法規(guī)的宣傳、提高檔案理論素養(yǎng)，防治工程檔案資料不真實、不準確、不規(guī)范，與工程進度不同步、資料記錄不及時、出現(xiàn)“回憶錄”等情況的發(fā)生，避免因工程檔案資料驗收不合格，導致資料大量整改、返工，延誤工程驗收的現(xiàn)象發(fā)生，實現(xiàn)工程施工進度與檔案資料收集整理的統(tǒng)一。

總之，項目檔案資料的收集整理工作是一項系統(tǒng)工程，它涉及到各專業(yè)、各部門，要保證工程項目檔案資料的齊全、完整、準確、系統(tǒng)，真實地記錄和反映施工及項目驗收的全過程，須依靠檔案管理部門、工程管理部門、施工單位及監(jiān)理單位齊抓共管，提升管理水平，嚴格按照檔案法律法規(guī)辦事，才能保證一流的項目檔案形成。