基于ERP的輔助轉(zhuǎn)資優(yōu)化方案

文/董俊偉 申南林 李軍 趙培均 趙家樂

根據(jù)財務(wù)集約化及信息化要求，基建項目輔助轉(zhuǎn)資是ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要工作。實施了ERP系統(tǒng)后，雖然能夠消除管理短板，打破部門間信息壁壘，提高工程核算的準(zhǔn)確性，工程轉(zhuǎn)資時效性、準(zhǔn)確性得到改善，但是還是存在如下不足：

（1）工程實施：項目建設(shè)過程中費用核算不夠精細(xì)也不夠準(zhǔn)確，各個階段的信息不緊密，沒有將資產(chǎn)建設(shè)貫穿于工程實施始終

（2）驗收投運：缺少有效的系統(tǒng)輔助手段加快設(shè)備驗收進(jìn)程，影響資產(chǎn)運維，沒有做到帳卡物一致

（3）資產(chǎn)暫估：資產(chǎn)暫估只做到以單體工程為單位，沒有明細(xì)到資產(chǎn)層面

（4）竣工決算：信息化輔助功能不足，費用分?jǐn)?、竣工決算及竣工決算報告編制效率不高，甚至造成追溯困難。

1 輔助轉(zhuǎn)資的管理體系

企業(yè)資源計劃系統(tǒng)（ERP）是企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造的重要落地工具，世界500 強(qiáng)企業(yè)中有80%的企業(yè)都在用ERP系統(tǒng)來提升管理水平和支持經(jīng)營決策。核心原理是借助信息化實現(xiàn)企業(yè)從生產(chǎn)資源計劃、制造、采購、銷售、財務(wù)到人力資源管理、財務(wù)管理、庫存管理等職能的全面管理。通過協(xié)調(diào)企業(yè)各管理部門，圍繞客戶價值導(dǎo)向開展生產(chǎn)經(jīng)營活動，提升競爭優(yōu)勢。隨著近年來互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，利用ERP 實現(xiàn)地域擴(kuò)張甚至全球化提供了基礎(chǔ)。

圖1：輔助轉(zhuǎn)資管理體系結(jié)構(gòu)圖

國內(nèi)眾多資產(chǎn)密集型企業(yè)通過工程項目建設(shè)方式形成自有資產(chǎn)，這類工程規(guī)模巨大且業(yè)務(wù)復(fù)雜，在實施過程中風(fēng)險點較多失敗率較高。改革開放以來，通過引進(jìn)發(fā)達(dá)國家先進(jìn)理念和方法，使得我國項目管理逐步與國際水平接軌。近年來，這類企業(yè)也將ERP系統(tǒng)應(yīng)用在大型工程項目建設(shè)領(lǐng)域，取得了一定的成效。但隨著工程管理要求增多（如工期、質(zhì)量、成本等綜合平衡）、規(guī)模逐漸增大，導(dǎo)致項目管理復(fù)雜度越來越高，管理效率和效果跟不上要求。

針對以往大型工程項目建設(shè)中存在的核算不精確、轉(zhuǎn)資不及時、帳卡物不一致、決算不準(zhǔn)確等問題，設(shè)計輔助轉(zhuǎn)資管理體系。輔助轉(zhuǎn)資就是建立以資產(chǎn)為核心的項目管理模式，將資產(chǎn)形成過程貫穿于工程設(shè)計、項目建設(shè)、驗收投運、竣工結(jié)算、決算轉(zhuǎn)資五大階段。在信息系統(tǒng)層面上，充分利用ERP系統(tǒng)功能，最大限度建立起項目結(jié)構(gòu)和資產(chǎn)之間的關(guān)聯(lián)性，實現(xiàn)項目成本和資產(chǎn)價值之間的平穩(wěn)轉(zhuǎn)換。從而達(dá)到明確工程轉(zhuǎn)資工作職責(zé)，簡化工程轉(zhuǎn)資工作，實現(xiàn)快速準(zhǔn)確轉(zhuǎn)資的目的。如圖1所示。

2 管控要點

建立以資產(chǎn)為核心的工程建設(shè)模式，將資產(chǎn)信息貫穿工程建設(shè)始終，簡化工程轉(zhuǎn)資工作，實現(xiàn)快速準(zhǔn)確轉(zhuǎn)資。如圖2所示，工程建設(shè)各階段管控要點如下：

圖2：工程建設(shè)管控要點

（1）工程設(shè)計階段：實現(xiàn)設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)化，加快設(shè)計進(jìn)度，保證施工進(jìn)度和質(zhì)量；將資產(chǎn)與項目結(jié)構(gòu)對應(yīng)；

（2）工程建設(shè)階段：設(shè)備費用精細(xì)化到最底層WBS，施工費用細(xì)化到記賬層WBS，其他費用細(xì)化至最底層；

（3）驗收投運階段：設(shè)備驗收清單提高驗收投運的準(zhǔn)確性與時效性，系統(tǒng)輔助加快工程驗收的速度；

（4）資產(chǎn)暫估階段：通過設(shè)備臺帳自動生成資產(chǎn)卡片并按照資產(chǎn)明細(xì)卡片完成暫估；

（5）工程結(jié)算階段：按照初設(shè)概算及項目結(jié)構(gòu)完成工程結(jié)算，并將結(jié)算結(jié)果對應(yīng)到ERP的項目結(jié)構(gòu)中作為竣工決算的價值依據(jù)；

（6）竣工決算階段：按照結(jié)構(gòu)化結(jié)算系統(tǒng)輔助完成費用分?jǐn)?、固定資產(chǎn)價值調(diào)整并出具竣工決算報告。

3 詳細(xì)設(shè)計

通過輔助轉(zhuǎn)資提升資產(chǎn)建設(shè)水平，主要體現(xiàn)在管理流程規(guī)范化，人員責(zé)任明晰化；項目主數(shù)據(jù)管理精確化；項目成本核算精細(xì)化，過程發(fā)生成本可追溯化；帳卡物一致標(biāo)準(zhǔn)化；決算轉(zhuǎn)資標(biāo)準(zhǔn)化五大方面。如圖3所示。

3.1 項目主數(shù)據(jù)規(guī)范化

如圖4所示，項目結(jié)構(gòu)是項目管理最重要的基礎(chǔ)，它不僅是項目部門任務(wù)細(xì)分的成果，更是費用精細(xì)化歸集、成本統(tǒng)計分析、費用分?jǐn)傄约翱⒐Q算報告形成的重要手段。目前根據(jù)大型工程技術(shù)經(jīng)濟(jì)架構(gòu)在ERP系統(tǒng)中搭建的WBS項目結(jié)構(gòu)，已經(jīng)能夠按照“建筑工程”、“安裝工程”、“在安裝設(shè)備”、“其他費用”四大類費用核算，但是尚未建立起以資產(chǎn)管理為導(dǎo)向的項目結(jié)構(gòu)。因此，需要將現(xiàn)有WBS項目結(jié)構(gòu)改造成資產(chǎn)項目結(jié)構(gòu)，以達(dá)到規(guī)范記賬、固化分?jǐn)傇瓌t、關(guān)聯(lián)資產(chǎn)分類并便于統(tǒng)計分析的目的。

首先，根據(jù)過去幾十年積累下來的工程決算報告為依據(jù)，遍歷“建筑工程”、 “在安裝設(shè)備”、 “安裝工程”、 “其他”可能存在的資產(chǎn)，并按固定資產(chǎn)目錄，按照不同類別的資產(chǎn)在現(xiàn)有的項目結(jié)構(gòu)中增設(shè)資產(chǎn)層WBS結(jié)構(gòu)，比如在“建筑工程”WBS下設(shè)”主控制室”、“防火墻”；在“安裝設(shè)備”WBS下設(shè)資產(chǎn)級WBS。其次，在資產(chǎn)層WBS中固化每種類型資產(chǎn)對應(yīng)的資產(chǎn)類型編碼，并將分?jǐn)傄?guī)則寫入其中。為暫估入賬階段形成明細(xì)資產(chǎn)卡片，以及決算轉(zhuǎn)資階段分?jǐn)傎M用并形成資產(chǎn)卡片原值做好準(zhǔn)備。最后，根據(jù)竣工決算報告各項費用來源的拆解，為資產(chǎn)層及費用層WBS設(shè)置費用標(biāo)識，為自動完成竣工決算報告的出具提供先決條件。

3.2 項目核算精細(xì)化

精細(xì)化核算是輔助轉(zhuǎn)資的根本保障，在ERP系統(tǒng)建設(shè)之前，成本是由工程會計根據(jù)原始憑證直接計入相應(yīng)的科目（工程名稱及費用類型作為輔助核算對象填入備注）。實施ERP系統(tǒng)之后，由于實現(xiàn)了業(yè)財一體化，業(yè)務(wù)部門提請招標(biāo)申請時選擇的WBS決定了成本的歸屬。因此，對項目核算的精細(xì)化要求從而轉(zhuǎn)嫁給前端的業(yè)務(wù)部門。不同類型費用的設(shè)計如下：

外包服務(wù)核算：大型工程中的單體工程，施工招標(biāo)需要按照概算明細(xì)拆分至細(xì)項中以便成本精細(xì)化核算、費用明確化分?jǐn)傄约百Y產(chǎn)價值準(zhǔn)確形成。為此，設(shè)計了招標(biāo)申請費用導(dǎo)入表，按照概算的細(xì)度拆分至明細(xì)級WBS。

在安裝設(shè)備核算：工程物資以及其他費用是精細(xì)化核算的重要組成部分，是實現(xiàn)輔助轉(zhuǎn)資的關(guān)鍵。設(shè)備招標(biāo)申請?zhí)釄髸r，設(shè)計院需要嚴(yán)格按照設(shè)備-物料編碼目錄編制的設(shè)備器材表，并對應(yīng)到資產(chǎn)層的WBS上，工程建設(shè)管理人員根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置的功能將其導(dǎo)入系統(tǒng)就自動將招標(biāo)申請掛接在相應(yīng)的WBS上。

在建工程核算：在建工程是輔助轉(zhuǎn)資精細(xì)化核算的重要對象，為每一個記賬層次創(chuàng)建在建工程卡片并在月結(jié)時將項目成本結(jié)轉(zhuǎn)至其中，資產(chǎn)暫估階段或者正式轉(zhuǎn)資階段將在建工程卡片中的價值轉(zhuǎn)移至正式資產(chǎn)卡片中。

圖3：輔助轉(zhuǎn)資作用

圖4：項目結(jié)構(gòu)

圖5：輔助轉(zhuǎn)資重要組成

3.3 帳-卡-物一致標(biāo)準(zhǔn)化

帳卡物信息一致是輔助轉(zhuǎn)資重要組成部分，就是要在工程設(shè)計、項目建設(shè)、驗收投運、工程結(jié)算及竣工決算的過程中將實物信息、設(shè)備臺帳信息以及及資產(chǎn)卡片信息緊密關(guān)聯(lián)在一起，最終保證帳-卡-物一一對應(yīng)，而將三者勾稽在一起的正式WBS結(jié)構(gòu)。在工程設(shè)計階段，經(jīng)過設(shè)計院的編制，實現(xiàn)工程物資與WBS的對應(yīng)；項目建設(shè)過程中，通過收貨發(fā)貨將工程物資的成本計入對應(yīng)的WBS；在驗收投運階段，根據(jù)資產(chǎn)層WBS以及下屬的工程物資自動創(chuàng)建設(shè)備臺賬，實現(xiàn)賬和資的對應(yīng)；在工程轉(zhuǎn)資階段，預(yù)先設(shè)置的WBS與資產(chǎn)分類對應(yīng)的關(guān)系，自動創(chuàng)建資產(chǎn)卡片，從而實現(xiàn)帳-卡-物的對應(yīng)關(guān)系。因此WBS是貫穿始終的線索，實現(xiàn)三者對應(yīng)，以及資產(chǎn)價值的平穩(wěn)過度。如圖5所示。

3.4 決算轉(zhuǎn)資標(biāo)準(zhǔn)化

圖6：輔助轉(zhuǎn)資系統(tǒng)

圖7：業(yè)務(wù)流程

如圖6所示，輔助轉(zhuǎn)資系統(tǒng)提升了以資產(chǎn)為核心的項目管理能力，實現(xiàn)了項目成本核算精細(xì)化、帳卡物一致。在此階段，通過WBS預(yù)設(shè)的分?jǐn)傄?guī)則，將待攤費用有序的分?jǐn)傊临Y產(chǎn)卡片中，在暫估入賬階段就能形成明細(xì)級別的資產(chǎn)卡片以及原值的精準(zhǔn)計量。在此基礎(chǔ)上，一鍵生成竣工決算報告《竣工工程概況表》、《竣工工程決算一覽表》、《其他費用明細(xì)表》、《待攤基建支出分?jǐn)偯骷?xì)表》、《移交資產(chǎn)總表》、《移交資產(chǎn)——房屋、建筑物一覽表》、《移交資產(chǎn)——安裝的機(jī)械設(shè)備一覽表》、《移交資產(chǎn)——不需要安裝的機(jī)械設(shè)備、工器具及家具一覽表》、《移交資產(chǎn)——長期待攤費用、無形資產(chǎn)一覽表》、《竣工工程財務(wù)決算表》。

3.5 業(yè)務(wù)流程規(guī)范化

輔助轉(zhuǎn)資系統(tǒng)是資產(chǎn)建設(shè)項目的管理工具，最終還是要回歸到業(yè)務(wù)本源。因此，項目管理流程橫跨多個主體（設(shè)計單位、施工單位、工程物資廠商、建設(shè)管理單位）、多個部門（發(fā)展部、物資部、工程部、財務(wù)部、運維檢修部、信息管理部）、多個專業(yè)領(lǐng)域（技經(jīng)、土建專業(yè)、電器專業(yè)、工程會計、固定資產(chǎn)會計等），因此要將以資產(chǎn)為核心的項目管理方式落實到位，不光靠輔助轉(zhuǎn)資系統(tǒng)，更主要的還是需要各單位、各業(yè)務(wù)部門的協(xié)同配合才能實現(xiàn)。因此需要有一套標(biāo)準(zhǔn)化的流程固化下來，按照標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行，只有這樣才能將資源整合在一起，發(fā)揮應(yīng)有的效果。如圖7所示。

（1）工程設(shè)計階段：設(shè)計院按時完成工程詳細(xì)設(shè)計，將預(yù)計形成的資產(chǎn)與WBS對應(yīng)表交由項目負(fù)責(zé)部門錄入系統(tǒng)；

（2）工程建設(shè)階段：項目負(fù)責(zé)部門及時維護(hù)招標(biāo)申請（WBS掛接規(guī)范），合同執(zhí)行中及時完成進(jìn)度款的確認(rèn)；物資部門及時完成工程物資的收發(fā)工作；財務(wù)部門按時完成其他費用的歸集并及時結(jié)轉(zhuǎn)在建工程；

（3）驗收投運階段：項目負(fù)責(zé)部門、設(shè)備維護(hù)部門共同完成項目驗收工作，形成設(shè)備驗收清單；

（4）資產(chǎn)暫估階段：財務(wù)部門根據(jù)設(shè)備驗收清單創(chuàng)建明細(xì)卡片，完成形成資產(chǎn)暫估價值；

（5）工程結(jié)算階段：項目負(fù)責(zé)部門、物資部門及時完成供應(yīng)商工程量結(jié)算，財務(wù)部門據(jù)此完成外來清算；

（6）竣工決算階段：財務(wù)部門根據(jù)最終結(jié)算成果，確定資產(chǎn)的原值，并形成決算報告。

4 結(jié)束語

針對以往大型工程建設(shè)中存在的核算不精確、轉(zhuǎn)資不及時、帳卡物不一致、決算不準(zhǔn)確等問題，本文從項目主數(shù)據(jù)規(guī)范化、項目核算精細(xì)化、帳卡物一致標(biāo)準(zhǔn)化、決算轉(zhuǎn)資標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)操作流程化五個方面介紹了輔助轉(zhuǎn)資設(shè)計理念。將以核心的項目管理模式貫穿于工程設(shè)計、項目建設(shè)、驗收投運、竣工結(jié)算、決算轉(zhuǎn)資五大階段，最大限度建立起項目結(jié)構(gòu)和資產(chǎn)之間的關(guān)聯(lián)性，實現(xiàn)項目成本和資產(chǎn)價值之間的平穩(wěn)轉(zhuǎn)換。從而達(dá)到明確工程轉(zhuǎn)資工作職責(zé)，簡化工程轉(zhuǎn)資工作，實現(xiàn)快速準(zhǔn)確轉(zhuǎn)資的目的。