關(guān)于圖書加工外包的再思考

莊燚

【摘 要】為充分發(fā)揮圖書資料的效用，短時間內(nèi)讓讀者了解學(xué)科前沿知識的目標(biāo)，越來越多的圖書館采用了圖書加工外包的模式，這意味著圖書館被推向市場。面對良莠不齊的外包商，圖書館也是一籌莫展，唯有在屢次實踐中尋找適合本館的外包商。多年以來圖書加工過程中產(chǎn)生的問題促使業(yè)界很多同行探索更好的解決措施。這篇論文嘗試從圖書館與外包商建立長久良好協(xié)作關(guān)系，聯(lián)手成立一個機(jī)構(gòu)的角度論述如何把圖書加工過程出現(xiàn)的問題徹底解決。

【關(guān)鍵字】圖書館;外包商;合作

中圖分類號： G254 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 2095-2457（2019）04-0215-003

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.04.082

Reconsideration on the Outsourcing of Book Processing

ZHUANG Yi

（Shandong Women University， Jinan Shandong 250300， China）

【Abstract】In order to give full play to the effectiveness of books and materials and make readers understand the frontiers of knowledge in a short period of time， more and more libraries have adopted the mode of book processing outsourcing， which means that libraries are being pushed to the market. Faced with the good and bad outsourcing vendors， the library is helpless， only through repeated practice， can outsourcing businessmen suitable to the library be found. For many years， problems arising from the book processing have prompted many of the industry's peers to explore better solutions. This paper attempts to establish a long-term and good cooperative relationship between libraries and outsourcing firms， and from the perspective of setting up an institution， discusses how to solve the problems thoroughly in the book processing.

【Key words】Libraries; Subcontractor; Cooperation

圖書加工外包是高校圖書館面臨圖書積壓、人員不足、經(jīng)費(fèi)緊張等問題時采取的一種新型管理方式。如何搞好圖書加工業(yè)務(wù)外包，是擺在圖書館領(lǐng)導(dǎo)和采編人員面前的一個重要的課題。在信息時代中圖書加工外包已被許多圖書館接受、采納。對于圖書加工外包的發(fā)展趨勢，圖書館界也是褒貶不一。筆者認(rèn)為此舉終究是利大于弊，業(yè)務(wù)外包使工作效率得到較高提升，縮短了圖書的加工周期，保證圖書以最快的速度進(jìn)入流通環(huán)節(jié)。

最近幾年的論文都不同程度的談及圖書加工外包存在的問題中首當(dāng)其沖的是數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。面對這一問題帶來的不良影響也已引起圖書外包商的重視。他們根據(jù)客戶的廣泛需要，數(shù)據(jù)以calis或國圖為標(biāo)準(zhǔn)，盡力完善自身薄弱之處，使數(shù)據(jù)質(zhì)量整體得到提升。其次加工人員對圖書進(jìn)行基礎(chǔ)性加工時如：蓋章、貼磁條、貼書標(biāo)等，在疏于監(jiān)督情況下頻頻發(fā)生館藏章、條碼歪斜，書標(biāo)貼錯的情形。這種錯誤較不易發(fā)現(xiàn)，只有圖書進(jìn)入借閱環(huán)節(jié)中才可能會發(fā)現(xiàn)，給圖書館帶來不可挽回的名譽(yù)損失。近年來，外包商也是從嚴(yán)要求加工隊伍，重視圖書館工作人員反饋的各種意見進(jìn)行內(nèi)部整頓。在看到有些問題有所改善的同時，也要看到其改善的程度及效果的收效還是甚微的。有些問題雖然看似得到改善，其實不過是改頭換面變成了另一個問題而已。

1 存在的問題

1.1 加工人員素質(zhì)仍有待提高

經(jīng)過近幾年的發(fā)展，有些加工人員積極努力考取編目證，認(rèn)真做好本職工作。到圖書館加工圖書時都會主動咨詢該館的圖書基礎(chǔ)性加工、圖書分類編目的要求，遇到不懂的問題積極請教館員。盡一切努力貼合圖書館的一切要求。但是責(zé)任心不強(qiáng)的加工人員仍占有一定比例，為了趕進(jìn)度，省一步是一步，怎么快怎么做，這就導(dǎo)致圖書總是存在各類低級問題，無形中讓圖書館承擔(dān)了不少隱性損失，造成二次耗費(fèi)人力、物資的情況發(fā)生。每一個外包加工隊伍不是固定的，常隨著所屬外包公司的訂單多少進(jìn)行人員的增補(bǔ)或減少，在加工過程中也隨時抽調(diào)加工人員。當(dāng)未完成的工作量較多時，留守的加工人員會以招聘學(xué)生的形式增加人員，人員問題得以解決，但對學(xué)生的相應(yīng)培訓(xùn)很倉促，只是進(jìn)行簡略的講解，不管學(xué)生是否真正掌握要領(lǐng)，就要求其立即投入工作。在合同中明確規(guī)定工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，有些加工人員仍以較松懈的態(tài)度對待，如：聽音樂，吃飯。做與工作無關(guān)的事情，破壞辦公環(huán)境的嚴(yán)肅氛圍。讓人對采編部的管理產(chǎn)生異議。這些不拘小節(jié)的做派對學(xué)生也產(chǎn)生不良影響，甚至有些學(xué)生效仿他們的舉動，對工作抱有隨意的態(tài)度。在疏于監(jiān)督的機(jī)制下，低級錯誤始終發(fā)生著，常使基礎(chǔ)性加工工作無法得到全面的改善。

1.2 外包商的考核方式仍是單一的計件模式

為了激勵加工人員在最短的時間內(nèi)完成更多的訂單將公司的利潤最大化，外包商對他們的工作往往采取計件單一考核模式缺少全面質(zhì)量管理。為了趕進(jìn)度，加工人員有時會不自覺地降低對圖書從基礎(chǔ)性加工到編目分類各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)以求自己能得到更多圖書的加工機(jī)會，獲得較高的提成。每個圖書館對圖書的加工要求以及網(wǎng)絡(luò)速度等其他因素都存在差異性，在這樣的大環(huán)境下再采取計件這一考核方法進(jìn)行激勵，未免有失公允?？蛻舻募庸ひ髲淖詈唵蔚纳w章到圖書的分類以及數(shù)據(jù)的加工均不相同，瑣碎的各類要求需要加工人員用一段時間去適應(yīng)，加工的速度在最初的時候會受到影響。在單一考核方式下，為了保護(hù)自己的利益沒有或減少損失，加工人員對后續(xù)加工的圖書進(jìn)行各種偷工減料。外包商的考核形式有必要改進(jìn)，將各種因素考慮在內(nèi)，不應(yīng)將工作的指標(biāo)唯一化。應(yīng)進(jìn)行多樣的考核方式，在保證自己利益的同時也應(yīng)確保圖書館的利益，外包商在訂單太多，人員缺少的情況下，將訂單轉(zhuǎn)包于散兵游勇式的加工隊伍，其流動性以及加工人員的素質(zhì)更是無法得到保障。市場的不規(guī)范也是造成圖書加工重數(shù)量不重質(zhì)量這一現(xiàn)象產(chǎn)生的根本原因，以至于外包商加工圖書也是圍繞著市場而轉(zhuǎn)，不會真正解決問題。

針對以上這兩點問題，國內(nèi)業(yè)界提出各種建議以及措施，大多數(shù)主要集中在以下幾個方面：（1）注意外包商的選擇。盡量選信譽(yù)較高，做工認(rèn)真的外包商，不要只圖低折扣導(dǎo)致一些連基本專業(yè)能力不具備，甚至起碼的圖書供應(yīng)力不具備的圖書加工外包商擾亂市場。

（2）加強(qiáng)培訓(xùn)和溝通，這里的培訓(xùn)、溝通主要是指圖書館加工人員到館后，由該館相關(guān)負(fù)責(zé)的老師從蓋章到分類、編目等加工要求所進(jìn)行的培訓(xùn)。

（3）加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)控。所謂質(zhì)量監(jiān)控就是圖書館對已加工的圖書進(jìn)行抽查，或者是在人力充足的情況下，逐本檢查。以便及時發(fā)現(xiàn)問題。

這些措施均在一定程度上避免了問題的重復(fù)發(fā)生，使加工人員也不敢輕易放松任何一個環(huán)節(jié)的工作。但是對于館方來講還是需要投入一定的人力參與到圖書外包加工環(huán)節(jié)中，館員的工作依舊繁重。在大數(shù)據(jù)的背景下，館員依舊做著含金量較低的重復(fù)性勞動，沒有精力結(jié)合大數(shù)據(jù)的背景研究本館館藏的特點，合理性以及以后需要改進(jìn)的方向等工作，開拓性、創(chuàng)新性服務(wù)的開展更無從談起。基于以上的研究成果，文章試從圖書館與外包商共同合作的角度開辟新的渠道。

2 解決措施

2.1 選擇優(yōu)質(zhì)的外包商是建立合作關(guān)系的基礎(chǔ)

受利益的驅(qū)使，市場存在各種層次的加工隊伍，讓圖書館在實踐中蒙受不少的隱性損失，優(yōu)質(zhì)的外包商無論從書展的舉辦，訂單的查重以及后續(xù)的加工工作都能以較高的效率完成。讓圖書短時間內(nèi)順利上架的要求得以滿足。在尋找外包商時，不要貪圖眼前利益，如：低折扣，優(yōu)惠政策等。雖然折扣較低，但是圖書質(zhì)量，加工水平無法得到保障。所謂羊毛出在羊身上，低折扣也是要館方自己承擔(dān)隱性的損失。其實外包商圖書的折扣中一般有百分之二三的折扣是圖書加工的價位，這部分服務(wù)雖然是免費(fèi)，實則是圖書館付費(fèi)買這方面的服務(wù)。要將發(fā)展的眼光放長遠(yuǎn)，不要為了蠅頭小利，讓圖書館的戰(zhàn)略發(fā)展受到影響。

2.2 館方與外包商共同建立完善的培訓(xùn)等機(jī)制

得到圖書館普遍認(rèn)可的外包商與圖書館成立一個全國性或地域性的合作機(jī)構(gòu)，由雙方就圖書加工環(huán)節(jié)事宜進(jìn)行合理、全面的協(xié)商。由雙方共同培訓(xùn)圖書加工隊伍，對于加工環(huán)節(jié)中的重點環(huán)節(jié)如：分類、編目，要加大力度培訓(xùn)。制定有章可循的要求。

2.2.1 對圖書采取分期付款模式

在圖書到館后，館方可以預(yù)付雙方經(jīng)協(xié)商的部分書款。在協(xié)議限定的時間內(nèi)，若圖書館發(fā)現(xiàn)所加工的圖書在上架后有問題可隨時與外包商進(jìn)行溝通解決。以免外包商在拿了全額書款后，對后續(xù)問題的解決不積極。分期付書款對外包商起到一定的約束作用。若圖書館發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重的圖書加工問題，可以對剩余的書款按一定比例進(jìn)行扣除。

2.2.2 雙方共同成立圖書加工協(xié)會及質(zhì)量保證金制度

在圖書加工過程中，圖書館之間因缺乏合作機(jī)制經(jīng)常是獨自面對外包商，對于每次加工過程中產(chǎn)生的分類、編目問題也是一遍遍口干舌燥的對加工人員進(jìn)行培訓(xùn)。有的圖書館為了減少麻煩，經(jīng)過多次合作、比較，選定一家外包商進(jìn)行長期外包?？此剖÷粤朔爆嵉沫h(huán)節(jié)，節(jié)省了人力，但并不是長久之計。長期將業(yè)務(wù)僅外包給一家書商，容易使外包商逐漸占有主動形勢，產(chǎn)生非他家不可，沒有第二家匹配的意識，沒有競爭的形勢會使外包商也會產(chǎn)生懈怠感。對于客戶來講，這并非是理想的解決問題的方法。在這種情形下，館際之間的合作不應(yīng)只限于紙質(zhì)圖書、數(shù)據(jù)庫之間的分享，應(yīng)該打破地域限制，盡可能突破小范圍內(nèi)的區(qū)域限制，以一個省為單位或更多的省為單位與全國的外包商共同聯(lián)手成立關(guān)于圖書加工的協(xié)會。培訓(xùn)人員由圖書館業(yè)界威望較高、業(yè)務(wù)精湛的人承擔(dān)，并且雙方要派人成立針對協(xié)會的監(jiān)督人員，出臺監(jiān)督體制。監(jiān)督人員不可固定不變，外包商與各高校館需輪流派人員進(jìn)行任期內(nèi)的監(jiān)督，保持這個協(xié)會新鮮的活力。

在協(xié)會成立的初期，可廣泛收集各高校館在圖書加工過程中產(chǎn)生的各類問題如：加工人員在面對各館不同的分類特點時，常會有不知所措的情形發(fā)生，一般編目員只對數(shù)據(jù)加工負(fù)責(zé)，對于圖書的分類其實只是掌握了皮毛而已，對于分類只是依照圖書IPCP中的標(biāo)識。在一個數(shù)據(jù)中往往存在兩個690字段，需要加工人員手動刪除多余的一個，往往為了改進(jìn)度，加工人員都不會給予刪除。由培訓(xùn)人員將問題收集后，編排出切合實踐的培訓(xùn)內(nèi)容。讓加工人員對于分類、編目雖然不需要做到精、專的水平，但是要具備基礎(chǔ)知識，同時符合各館的分類要求，減輕館員的校對工作。

2.2.3 對加工人員要資格認(rèn)定

目前來講，高等教育文獻(xiàn)保障系統(tǒng)機(jī)構(gòu)（Calis）對編目員有認(rèn)證考試，級別較高者還可擁有上傳、修改編目數(shù)據(jù)的權(quán)限。圖書加工協(xié)會可以組織達(dá)到一定水平的人員參加calis組織的考試。對于通過考試的員工，級別較高、責(zé)任心較強(qiáng)的員工提高薪酬以及計件工資，促進(jìn)工作積極性。而且對于在客戶群中口碑較好、業(yè)務(wù)水平較高的員工或加工團(tuán)隊進(jìn)行階段性或年終獎勵，這樣避免了干好干壞一個樣的“大鍋飯”模式。不光是憑借社會機(jī)構(gòu)的認(rèn)證，在協(xié)會內(nèi)部也可以實行認(rèn)證制度。定好考核的期限，每三個月或半年考核一次，優(yōu)勝劣汰?？己瞬贿^關(guān)的需要回爐再造，考核合格的員工可以讓其加工更多的訂單。嚴(yán)把加工人員的素質(zhì)關(guān)，不讓圖書館再蒙受損失，或耗費(fèi)人力去培訓(xùn)加工人員。從這一點來講，提高了圖書的加工質(zhì)量以及速度。

2.2.4 建立加工梯隊

由于圖書加工工作較辛苦，有的加工團(tuán)隊工作至晚上10、11點是家常便飯，其薪酬所得仍較為微薄，導(dǎo)致身體，心理雙重倦怠，進(jìn)而辭職。有的加工人員隨著生活變化以及人生的規(guī)劃而辭職。還有的人員因為外包商自身管理需要將熟練加工員調(diào)離加工一線。人員的變動為圖書館帶來了不便，需要一次次投入人力進(jìn)行培訓(xùn)，這也使館員不堪重負(fù)，難免在雙方溝通的時候抱有急躁的情緒，對雙方的工作溝通產(chǎn)生直接的不良影響。圖書外包商應(yīng)與加工人員簽訂正規(guī)的用工合同，規(guī)定最低的工作年限，加工人員若不能接受，可以不建立勞動關(guān)系。對工作年限較長，業(yè)務(wù)較好的員工應(yīng)有工資漲幅以及年假等其它福利的優(yōu)惠政策，在一定程度上遏制人員較大的流動性。建立加工梯隊便于因突發(fā)事件令合同中斷后有相應(yīng)的后備人員及時補(bǔ)充到各外包商的加工隊伍中。每年書展舉辦后，會產(chǎn)生大量的圖書訂購單，加工人員常常供不應(yīng)求，此時可以考慮將梯隊中已具備資格的加工人員調(diào)到圖書館進(jìn)行相關(guān)工作。既可以讓加工人員學(xué)中干得到實踐經(jīng)驗，也可以讓緩解一線加工人員的壓力，及時滿足圖書盡快上架的要求。

2.3 圖書館嚴(yán)加管理

除了基礎(chǔ)性的加工能及時發(fā)現(xiàn)外，數(shù)據(jù)加工及后續(xù)的貼標(biāo)簽環(huán)節(jié)因采編人員較少，工作量較大不能及時對每批、每冊圖書進(jìn)行全面跟進(jìn)，常常圖書上架一段時間后才發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)、分類，書標(biāo)等各方面的錯誤，為館員與讀者借閱均帶來不便。有時圖書館怕麻煩，發(fā)現(xiàn)問題后總是自己進(jìn)行修改。在加工人員下一次到館加工時將情況進(jìn)行簡單的說明。久而久之在圖書加工中形成了弊端。為了減少溝通的成本，由圖書館的人員去糾正各種錯誤，無疑增加了館員的工作量。這種處理問題的方法使圖書加工人員產(chǎn)生一種松懈的心理，認(rèn)為錯誤與己無關(guān)，在以后的工作中依舊不會重視避免錯誤出現(xiàn)的防范措施，導(dǎo)致循環(huán)性的隱性損失存在。針對這種狀況，圖書館對加工人員要嚴(yán)加管理，抱定不怕得罪外包商的態(tài)度，懷有對圖書加工工作質(zhì)量負(fù)責(zé)的責(zé)任心，在圖書上架后若發(fā)現(xiàn)問題，無論何種問題都應(yīng)讓外包商安排相關(guān)負(fù)責(zé)人員到位，對自己的錯失予以承擔(dān)，解決。在加工合同中也應(yīng)寫明若所加工的圖書出現(xiàn)錯誤后，外包商不得以各種理由給予拒絕，必須盡快處理。

上架后若仍發(fā)現(xiàn)圖書存在各種錯誤，圖書館有權(quán)將剩余書款扣除一定比例。圖書館應(yīng)認(rèn)真客觀將每次加工質(zhì)量以及出現(xiàn)的問題報送給外包商、圖書加工協(xié)會。外包商以此為依據(jù)，對加工人員的薪酬等級在年底進(jìn)行調(diào)整。而圖書加工協(xié)會可以隨時擴(kuò)充、更新培訓(xùn)的內(nèi)容，并且根據(jù)反映的加工人員工作中出現(xiàn)的錯誤性質(zhì)進(jìn)行有針對性的考核，若在后續(xù)的工作中仍屢次出現(xiàn)同一個錯誤的人員可考慮調(diào)離一線梯隊，延長其考核期或不再予以聘用。雙管齊下，讓加工人員無形中增強(qiáng)責(zé)任感，從而遏制、降低圖書加工出現(xiàn)的錯誤率。

3 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代的席卷下，作者仍認(rèn)為紙質(zhì)圖書是主角。不管圖書館、外包商都應(yīng)利用數(shù)據(jù)時代帶來的便利，運(yùn)用高效的管理模式，對于自圖書館外包形式以來就出現(xiàn)但一直沒有得到很好解決的低級工作錯誤予以徹底解決，使圖書館外包服務(wù)以及市場更加規(guī)范，方能在電子數(shù)據(jù)庫等后起之秀沖擊下，立于不敗之地。

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