關(guān)于信息化背景下設(shè)計(jì)院檔案管理創(chuàng)新機(jī)制的相關(guān)研究

王姍姍

摘要：隨著信息化時(shí)代的來臨，傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)院檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社會(huì)的需要，在信息化的大背景時(shí)代下，必須改變?cè)械臋n案管理模式。本文主要討論了我國設(shè)計(jì)院傳統(tǒng)檔案管理的主要特點(diǎn)、信息化環(huán)境背景下設(shè)計(jì)院檔案管理的創(chuàng)新方法和策略，希望內(nèi)容以上內(nèi)容能對(duì)有關(guān)單位和企業(yè)有所幫助。

關(guān)鍵詞：設(shè)計(jì)院；檔案管理；信息化；策略

一、前言

企業(yè)檔案管理分為很多部門，其中設(shè)計(jì)院檔案管理就是其中的一個(gè)分支，設(shè)計(jì)院檔案管理也是企業(yè)檔案管理信息化的眾多領(lǐng)域之一，近些年，我國經(jīng)濟(jì)開始迅猛發(fā)展，城市化建設(shè)工程也是有目共睹的，設(shè)計(jì)院的主要工作就是進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計(jì)以及技術(shù)的研發(fā)，為社會(huì)中各個(gè)行業(yè)的眾多企業(yè)進(jìn)行產(chǎn)品項(xiàng)目設(shè)計(jì)、開發(fā)以及應(yīng)用，從而制造出了許多品質(zhì)較高、種類豐富的設(shè)計(jì)成果。在設(shè)計(jì)院進(jìn)行設(shè)計(jì)工作的同時(shí)，工作人員也積累了豐富的設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)以及各行各業(yè)的設(shè)計(jì)文本和信息資料。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國在科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域也有著驚人的突破，怎樣把這些新的信息技術(shù)運(yùn)用到信息資料的管理當(dāng)中，這些問題也是當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)體制之下設(shè)計(jì)院檔案管理所要面臨的嚴(yán)峻問題，設(shè)計(jì)院應(yīng)對(duì)自身的檔案管理進(jìn)行不斷的改革創(chuàng)新，這也是完善自身檔案管理、優(yōu)化企業(yè)發(fā)展的重要決定因素。

二、我國設(shè)計(jì)院傳統(tǒng)檔案管理的主要特點(diǎn)

（一）歸檔種類繁雜，文檔數(shù)量較多

設(shè)計(jì)院的檔案資料是由原始文件、計(jì)算書、圖紙、電子光盤以及圖標(biāo)等等各種類型的資料組成，其中包括設(shè)計(jì)過程中所產(chǎn)生的圖紙等等，由于一些項(xiàng)目或著產(chǎn)品設(shè)計(jì)的時(shí)間較久，從而積累收集了設(shè)計(jì)過程中的所有文檔，且數(shù)量十分龐大，這也造成了文檔資料在入檔的時(shí)候會(huì)有很復(fù)雜的步驟流程，同時(shí)歸類分類也十分麻煩。例如：某工程的設(shè)計(jì)檔案包括：紅線批復(fù)圖、談判文件、設(shè)計(jì)任務(wù)書、合同書、政府部門的批復(fù)許可證、委托書等等各個(gè)階段的準(zhǔn)備材料，還包括設(shè)計(jì)人員在進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)所使用的資源分析、選址、地區(qū)經(jīng)濟(jì)情況書、項(xiàng)目選址等一系列的參考類資料，這些文件在種類、階段、用途等各方面都有所不同，這也就造成了設(shè)計(jì)院的檔案資料種類眾多、數(shù)量巨大、內(nèi)容豐富的特點(diǎn)，但也正是因?yàn)檫@些特點(diǎn)給設(shè)計(jì)院的檔案資料管理造成了極大的挑戰(zhàn)。

（二）材料變更較快，跨時(shí)間較長

設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)活動(dòng)是由專業(yè)的設(shè)計(jì)人員來進(jìn)行完成，而設(shè)計(jì)院的檔案資料也就是這些專業(yè)設(shè)計(jì)的精華所在，許多項(xiàng)目的建設(shè)跨度時(shí)間較長，在這過程中的設(shè)計(jì)圖紙的數(shù)量也會(huì)隨著時(shí)間的跨度而大大的增加。許多設(shè)計(jì)院還按照傳統(tǒng)的人工整理檔案的方式來進(jìn)行檔案管理，人工歸檔這種方式要花費(fèi)許多時(shí)間來進(jìn)行分檔的工作，效率極其低下。而且還有一些項(xiàng)目工程在建設(shè)的過程中由于資源環(huán)境的改變、政府政策的調(diào)動(dòng)、建設(shè)后期資金短缺等原因的影響，導(dǎo)致工程項(xiàng)目出現(xiàn)中途停工或者負(fù)成果的現(xiàn)象，因此，設(shè)計(jì)院對(duì)于這些項(xiàng)目的設(shè)計(jì)文件一定要完好的保存。

（三）用戶范圍覆蓋較廣，應(yīng)用程度高

設(shè)計(jì)院中的設(shè)計(jì)檔案主要是設(shè)計(jì)人員在進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)的一個(gè)科技活動(dòng)的記錄，而這些記錄當(dāng)中包含著許多的專業(yè)知識(shí)，具有極強(qiáng)的實(shí)用價(jià)值以及借鑒價(jià)值，并且普遍的存在于現(xiàn)實(shí)生活的應(yīng)用中。這些檔案資料之所以存在著共享的可能主要是由檔案的適用性原則決定的，無論一個(gè)項(xiàng)目是在其設(shè)計(jì)、施工、甚至于竣工的階段，在對(duì)方需要時(shí)設(shè)計(jì)院都要將設(shè)計(jì)成果及時(shí)的提供給對(duì)方作為參考資料。在實(shí)際的實(shí)踐過程中，有些項(xiàng)目在完工之后還會(huì)再次的進(jìn)行后續(xù)的設(shè)計(jì)施工，例如：一些民用建筑的項(xiàng)目在項(xiàng)目竣工以后需要得到各個(gè)方面的認(rèn)可才能夠真正的完工。但是在實(shí)際過程中一些居民樓建設(shè)還要在后期為業(yè)主等進(jìn)行維修、裝修等工作。因此，設(shè)計(jì)院的檔案需要在日常生活中隨時(shí)被調(diào)出來參考然后再歸檔，而這種頻繁使用檔案資料的現(xiàn)象也大幅度的增加了設(shè)計(jì)院管理人員的工作。

三、信息化環(huán)境背景下設(shè)計(jì)院檔案管理的創(chuàng)新方法和策略

（一）積極推進(jìn)創(chuàng)新觀念

一是要注重順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展為自身檔案管理帶來的機(jī)遇以及新的挑戰(zhàn)，將信息化的技術(shù)全方面的應(yīng)用到檔案的管理工作中，利用發(fā)達(dá)的科學(xué)技術(shù)建立起一個(gè)能與企業(yè)信息化相適應(yīng)的文檔管理模式。二是不斷的完善自身的相關(guān)制度，根據(jù)自身的實(shí)際情況建立健全相關(guān)的規(guī)章制度，當(dāng)然最重要的就是建立起一套完整的信息化檔案管理體系，對(duì)電子圖紙的流轉(zhuǎn)、形成、監(jiān)控、鑒定、接收、歸檔等等進(jìn)行高效的強(qiáng)化，同時(shí)落實(shí)安全責(zé)任制度，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，保證電子檔案的真實(shí)性以及科學(xué)性。三是主動(dòng)提高認(rèn)識(shí)，在信息化高度發(fā)展的今天，信息化的發(fā)展給檔案的傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此，企業(yè)要認(rèn)識(shí)到深化改革檔案信息化建設(shè)的重要性，企業(yè)要強(qiáng)化相關(guān)工作人員采用信息化的方式進(jìn)行檔案存儲(chǔ)的理念。

（二）積極推進(jìn)創(chuàng)新管理方式

對(duì)于國家檔案局推出的檔案信息化建設(shè)的相關(guān)規(guī)定要認(rèn)真的落實(shí)到位，堅(jiān)決執(zhí)行國家的相關(guān)規(guī)定，將信息化應(yīng)用到檔案的管理中，大力的推進(jìn)管理方式的改革與創(chuàng)新。一是對(duì)管理的內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，一方面要對(duì)檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，積極的將國內(nèi)外的專業(yè)研究制度以及相關(guān)期刊上的優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果進(jìn)行收集整理，尤其是與本企業(yè)工作相關(guān)的設(shè)計(jì)理念和科學(xué)技術(shù)，做到為我所用。二是加強(qiáng)對(duì)特色檔案信息化的建設(shè)，企業(yè)可以根據(jù)設(shè)計(jì)院以往優(yōu)秀的設(shè)計(jì)成果，圍繞著實(shí)用性強(qiáng)、效益顯著、技術(shù)先進(jìn)等方面，對(duì)優(yōu)秀的設(shè)計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行宣傳以及推廣。三是對(duì)企業(yè)中的設(shè)計(jì)資料較深度的分析及應(yīng)用，根據(jù)實(shí)際工作的需要，對(duì)檔案進(jìn)行一體化的管理，從而提升設(shè)計(jì)院檔案管理的服務(wù)效率。

（三）積極推進(jìn)監(jiān)管創(chuàng)新

對(duì)于設(shè)計(jì)成果，企業(yè)一定要注意其保存的持久性，采取相應(yīng)的措施減少檔案儲(chǔ)存的風(fēng)險(xiǎn)性。對(duì)此企業(yè)可以對(duì)檔案進(jìn)行備份，同時(shí)建立數(shù)字檔案登記中心進(jìn)行檔案的備份，對(duì)設(shè)計(jì)院中重要的設(shè)計(jì)稿件進(jìn)行相應(yīng)的登記備份，這樣能夠極大程度的減少檔案的損壞，實(shí)現(xiàn)防患于未然。除此以外，企業(yè)還可以建立檔案主管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，制定完善相關(guān)的規(guī)章制度，并嚴(yán)格的落實(shí)到位。

四、結(jié)束語

通過以上內(nèi)容我們可知：本文主要討論了我國設(shè)計(jì)院傳統(tǒng)檔案管理的主要特點(diǎn)、信息化環(huán)境背景下設(shè)計(jì)院檔案管理的創(chuàng)新方法和策略，希望可以幫助相關(guān)單位。

參考文獻(xiàn)

[1]諸葛海 . 利用知識(shí)網(wǎng)格實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新 [ J ] . 中國信息化，2004（3）：68-69.

[2]孟廣均，等 . 國外圖書館學(xué)情報(bào)學(xué)最新理論與實(shí)踐研究 [ M ] . 北京：科學(xué)出版社，2009：103.

[3]朱秀宇 . 淺析創(chuàng)新思考對(duì)現(xiàn)代檔案管理的重要意義 [ J ] . 黑龍江科技信息，2009（20）：197.

（作者單位：天津市交通建筑設(shè)計(jì)院）