信息化項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程控制方法的研究

黃斌

摘要：為提高公司外部市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和和公司內(nèi)部不斷提高的管理要求，越來(lái)越多的業(yè)務(wù)部門(mén)選擇使用信息化手段來(lái)提高管理水平提高管理效率，但是信息化業(yè)務(wù)系統(tǒng)的推廣的成功率卻并不高，究其原因，往往不是開(kāi)發(fā)方資質(zhì)、技術(shù)等硬實(shí)力不足，而是溝通、了解的“軟實(shí)力”不足，本文通過(guò)對(duì)實(shí)際案例的推進(jìn)過(guò)程分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，幫助提高項(xiàng)目推進(jìn)的能力。

關(guān)鍵詞：信息化項(xiàng)目；實(shí)施過(guò)程；過(guò)程控制；企業(yè)文化；組織架構(gòu)；強(qiáng)溝通

實(shí)踐證明，科學(xué)的管理能很有效的提高生產(chǎn)效率，當(dāng)今企業(yè)管理信息化、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化已經(jīng)成為大勢(shì)所趨，而信息化項(xiàng)目推進(jìn)將直接影響項(xiàng)目按時(shí)保質(zhì)的完成。IT項(xiàng)目實(shí)施的五個(gè)特點(diǎn)[1]：“高智力密集性、高風(fēng)險(xiǎn)高回報(bào)、高度時(shí)效性、強(qiáng)溝通、在組織環(huán)境下做項(xiàng)目” 來(lái)看在IT項(xiàng)目中的“硬指標(biāo)”是IT項(xiàng)目中系統(tǒng)功能構(gòu)架、系統(tǒng)技術(shù)構(gòu)架、關(guān)鍵技術(shù)問(wèn)題、基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)架、系統(tǒng)部署、運(yùn)維能力等，這些技術(shù)指標(biāo)就像大清早的太陽(yáng)一樣，一條條一列列的被大家注視著，被所有IT項(xiàng)目實(shí)施工程師做成ppt，裝進(jìn)電腦里帶到一個(gè)個(gè)公司去大肆宣揚(yáng)：“看，我們公司的技術(shù)實(shí)力就是呢么強(qiáng)！”。

信息化項(xiàng)目實(shí)施的軟實(shí)力我把他定義為一些不容易落到紙筆之下的，不容易直觀的表現(xiàn)出來(lái)，卻又無(wú)比重要的能力。也就是信息化項(xiàng)目實(shí)施中的關(guān)鍵要素后兩個(gè)部分“強(qiáng)溝通”與“組織環(huán)境”。如果我們把信息化項(xiàng)目看作是一個(gè)人的話，我認(rèn)為一個(gè)人的智商就是他的“硬實(shí)力”，大家一眼就能通過(guò)他取得的證書(shū)、資質(zhì)、成功案例反映出來(lái)，一個(gè)人的“軟實(shí)力”就是他的情商了，它很難通過(guò)描述來(lái)了解，可又潛移默化的影響著每個(gè)相關(guān)事件的實(shí)施感受，這兩方面缺一不可。而我們?cè)谛畔⒒?xiàng)目的實(shí)施上，往往有重技術(shù)、重資質(zhì)卻很少關(guān)注項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的“情商”的情況，似乎信息化項(xiàng)目是一個(gè)高冷仙女，殊不知開(kāi)發(fā)過(guò)程再有隔離感的信息化項(xiàng)目最終還是要以人為本，為人民服務(wù)。設(shè)計(jì)合理、語(yǔ)句優(yōu)良的系統(tǒng)無(wú)人使用便沒(méi)有數(shù)據(jù)積累，而數(shù)據(jù)才是這個(gè)時(shí)代最需要被尊重的，如果沒(méi)有數(shù)據(jù)積累呢么系統(tǒng)最終將變得毫無(wú)意義。

2011 年，國(guó)資委管理提升活動(dòng)和中紀(jì)委效能監(jiān)察工作對(duì)中央企業(yè)的集中采購(gòu)管理提出了明確的要求。為實(shí)現(xiàn)率先建成世界一流企業(yè)的目標(biāo)，就要建立一流的供應(yīng)鏈管理體系，而一流的供應(yīng)鏈管理體系必須建設(shè)高效的電子商務(wù)平臺(tái)。某公司根據(jù)發(fā)展規(guī)劃，信息化管理部和物資采購(gòu)管理中心共同開(kāi)發(fā)建設(shè)了“物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)”。從信息化項(xiàng)目的需求目標(biāo)上來(lái)說(shuō)，這個(gè)項(xiàng)目主要需要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是：降低采購(gòu)成本、提高采購(gòu)質(zhì)量、防止采購(gòu)項(xiàng)目中的貪污腐敗問(wèn)題、規(guī)范供應(yīng)商省查?？梢哉f(shuō)出發(fā)點(diǎn)是很好的，并且也擁有國(guó)家國(guó)資委紅頭文件支持，可以說(shuō)是做的是“名正言順”。該物資采購(gòu)系統(tǒng)的框架設(shè)計(jì)完成后主要分為八個(gè)要素，分別為：各級(jí)組織機(jī)構(gòu)，各級(jí)專業(yè)隊(duì)伍，統(tǒng)一的采購(gòu)管理制度，統(tǒng)一的采購(gòu)操作流程，統(tǒng)一的集中采購(gòu)目錄，統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)，統(tǒng)一的采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，統(tǒng)一的物資編碼標(biāo)準(zhǔn)體系，在框架設(shè)計(jì)上中規(guī)中矩，開(kāi)發(fā)方面該系統(tǒng)外協(xié)了浪潮金牌代理公司，擁有大量?jī)?yōu)秀開(kāi)發(fā)人才、實(shí)施成功案例以及開(kāi)發(fā)資源，技術(shù)實(shí)力毋庸置疑。經(jīng)過(guò)3年多時(shí)間的開(kāi)發(fā)，該物資集中采購(gòu)系統(tǒng)上線試運(yùn)行，沒(méi)想到第一周就遇到了很大的阻力。第一個(gè)阻力來(lái)自于操作人員的信息化水平低下。該系統(tǒng)在正式試運(yùn)行之前，確實(shí)也組織過(guò)各二級(jí)、三級(jí)單位培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容課程也都圍繞如何正確操作，還建立了個(gè)模擬服務(wù)器用于模擬訓(xùn)練，可因?yàn)闇贤ú蛔?，前?lái)培訓(xùn)的人員大多數(shù)都是各個(gè)公司的信息化管理人員或軟件開(kāi)發(fā)人員。對(duì)于這部分專業(yè)人員來(lái)說(shuō)，這個(gè)物資集中采購(gòu)系統(tǒng)的操作并不困難，可因?yàn)榉止げ煌年P(guān)系，這部分人員對(duì)于物資采購(gòu)這項(xiàng)業(yè)務(wù)并不熟悉，對(duì)于網(wǎng)上招儀標(biāo)流程并不熟悉，所以培訓(xùn)結(jié)果并不理想。而具體負(fù)責(zé)采購(gòu)工作的人員在國(guó)企中又一般年齡較大，信息化水平不高，前來(lái)培訓(xùn)的出席率很低，直接導(dǎo)致了集中采購(gòu)系統(tǒng)上線試運(yùn)營(yíng)期間，幾乎沒(méi)有公司注冊(cè)使用。

在這個(gè)情況下，公司經(jīng)過(guò)為期一個(gè)月的試運(yùn)行后，強(qiáng)制要求所有大宗物資采購(gòu)必須使用該系統(tǒng)操辦，不再接受傳統(tǒng)模式。這下可炸開(kāi)了鍋，系統(tǒng)問(wèn)題就更加突出了。比較突出的幾點(diǎn)有：國(guó)企公司采購(gòu)一般都是層層分包制，所以往往一個(gè)大項(xiàng)目的集中采購(gòu)會(huì)層層分到二級(jí)、三級(jí)子公司甚至項(xiàng)目部。而越是公司架構(gòu)的末梢，他們的組織架構(gòu)就越有特色，規(guī)范性就越差。舉個(gè)簡(jiǎn)單例子，公司內(nèi)的采購(gòu)部門(mén)一般分為物資類、設(shè)備類兩大類，兩大類牽涉到的采購(gòu)部門(mén)都是固定的，一方面是物資物料部一方面是技術(shù)設(shè)備部，這個(gè)部門(mén)分別有部門(mén)長(zhǎng)和分管領(lǐng)導(dǎo)，公司架構(gòu)是非常清晰的。可在項(xiàng)目部或者三級(jí)子公司情況就變得復(fù)雜，有一些項(xiàng)目部物資部是綜合辦公室分管的，有一些分管生產(chǎn)的領(lǐng)導(dǎo)又分管技術(shù)。千奇百怪的組織架構(gòu)對(duì)這個(gè)系統(tǒng)的審批環(huán)節(jié)產(chǎn)生了很大的沖擊，導(dǎo)致很多采購(gòu)項(xiàng)目無(wú)法審批完成。牽涉到招儀標(biāo)的項(xiàng)目無(wú)法組成合理的評(píng)標(biāo)小組，進(jìn)而無(wú)法完成招儀標(biāo)流程，物資采購(gòu)陷入停滯。經(jīng)過(guò)多家主業(yè)公司反映后，公司不得不暫時(shí)暫定了這個(gè)物資集中采購(gòu)系統(tǒng)，并進(jìn)行了修改。次月再次組織培訓(xùn)，將系統(tǒng)審批流程的一部分開(kāi)發(fā)放開(kāi)，要求每個(gè)公司根據(jù)自身情況對(duì)審批、招儀標(biāo)、計(jì)劃流程進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。

這次修改從理論層面上沒(méi)有問(wèn)題，“你們說(shuō)你們審批結(jié)構(gòu)復(fù)雜，哪就你們自己去設(shè)置審批流程好了！”可卻犯了頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳的毛病。沒(méi)有和公司的主要領(lǐng)導(dǎo)人溝通了解問(wèn)題癥結(jié)所在，也并沒(méi)有充分了解子公司、項(xiàng)目部的工作現(xiàn)狀，只是進(jìn)行了一次簡(jiǎn)單粗暴的推動(dòng)，結(jié)果是怎么樣呢？還是不呢么成功，雖然經(jīng)過(guò)了幾天的培訓(xùn)，可培訓(xùn)的人員依然是信息化管理人員、軟件開(kāi)發(fā)人員，相當(dāng)一部分子公司根本沒(méi)有能力獨(dú)立完成二次開(kāi)發(fā)工作。有一些信息化實(shí)力強(qiáng)一些的公司可以完成二次開(kāi)發(fā)，可這個(gè)工作似乎只是再給采購(gòu)部門(mén)“添麻煩”，信息化部門(mén)設(shè)置的采購(gòu)流程到底是否合理，也受到很多質(zhì)疑。站在信息化部門(mén)的角度，采購(gòu)不到東西和本部門(mén)關(guān)系不大，所以也不會(huì)主動(dòng)聯(lián)系。站在采購(gòu)部門(mén)的角度，這個(gè)系統(tǒng)上線只會(huì)帶來(lái)一大堆額外的工作量也并不愿意配合。在推進(jìn)了個(gè)把月無(wú)果以后，公司不得不成立了集中采購(gòu)系統(tǒng)推進(jìn)小組，集結(jié)了專業(yè)隊(duì)伍，去每個(gè)公司一個(gè)個(gè)的完成二次開(kāi)發(fā)并調(diào)試，耗費(fèi)了大量的人力和時(shí)間。

最終這個(gè)系統(tǒng)還是上線了，名字改為了大宗物資集中采購(gòu)系統(tǒng)，暫時(shí)只管理100萬(wàn)以上物資采購(gòu)，可大家都知道，物資采購(gòu)和設(shè)備采購(gòu)是有區(qū)別的，設(shè)備采購(gòu)中，大型設(shè)備單臺(tái)是無(wú)法分批采購(gòu)的，可在物資類采購(gòu)上完全可以300萬(wàn)的采購(gòu)項(xiàng)目分5批次采購(gòu)。每次60萬(wàn)不超過(guò)100萬(wàn)的上限就不需要經(jīng)過(guò)該系統(tǒng)了，系統(tǒng)的功能性沒(méi)有得到很好的發(fā)揮。

該信息化項(xiàng)目推進(jìn)不理想的例子我的感受就是，公司推進(jìn)中過(guò)分追求實(shí)施方技術(shù)、資質(zhì)而忽略了溝通、組織架構(gòu)之間的矛盾調(diào)和，只是因?yàn)檎剂藝?guó)家紅頭文件的大義，在幾乎沒(méi)有溝通到二級(jí)子公司、項(xiàng)目部的情況下，強(qiáng)行推進(jìn)一個(gè)全新的信息化系統(tǒng)，并且這個(gè)系統(tǒng)還會(huì)很大的改變過(guò)去幾十年的工作習(xí)慣，必然是會(huì)受到很大的阻力的。

在這個(gè)項(xiàng)目推進(jìn)中，信息化部門(mén)與采購(gòu)部門(mén)的工作目標(biāo)從一開(kāi)始就不一致，各子公司的信息化部門(mén)更加像是被抓了壯丁，被安排了一個(gè)吃力不討好的工作，與采購(gòu)部門(mén)無(wú)法緊密合作。又因?yàn)橄到y(tǒng)上線后多次紕漏將矛盾激化，最終導(dǎo)致了這個(gè)投入了大量人力物力的信息化項(xiàng)目推進(jìn)效果不理想。

我們要牢記所有的信息化項(xiàng)目都是在組織架構(gòu)下的信息化項(xiàng)目，在信息化項(xiàng)目推進(jìn)中必須要考慮到組織架構(gòu)之間的關(guān)系，在大型中央企中更加要注重這點(diǎn)，才能讓我們的信息化項(xiàng)目順利推進(jìn)，做好主營(yíng)業(yè)務(wù)支撐，提高工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1] 金朝崇，《現(xiàn)代信息系統(tǒng)理論與實(shí)踐》，天津大學(xué)出版社出版，2007.9

[2] 俞斌，《企業(yè)信息化項(xiàng)目開(kāi)發(fā)及優(yōu)化管理模式研究》，交通大學(xué)研究生論文，2011.10

（作者單位：中交疏浚集團(tuán)（集團(tuán)）股份有限公司）