信息技術(shù)服務(wù)于人事檔案管理工作的研究

摘要：?jiǎn)挝蝗耸鹿芾砘顒?dòng)中會(huì)產(chǎn)生大量的信息資源。這些信息資源反映著某一社會(huì)個(gè)體的個(gè)人經(jīng)歷和工作經(jīng)歷，記述著某一社會(huì)個(gè)體的德才表現(xiàn)，是單位選人用人的重要依據(jù)。近些年來(lái)，伴隨計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的推動(dòng)，信息技術(shù)與人事檔案管理工作的融合程度加深，人事檔案管理方式從單一化向多元化轉(zhuǎn)變。人事檔案管理實(shí)踐中，部分檔案管理人員沒(méi)有深刻理解人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，運(yùn)用信息技術(shù)的能力不強(qiáng)，導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)停滯不前。因此，有必要從多個(gè)角度出發(fā)，就信息技術(shù)服務(wù)于人事檔案管理工作這一課題予以闡述。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);人事檔案;區(qū)塊鏈;數(shù)字水印

一、理論概括

從近幾年來(lái)政府工作報(bào)告可以看出政府愈發(fā)重視信息技術(shù)。國(guó)家檔案局更是出臺(tái)了一系列政策來(lái)明確檔案信息化建設(shè)工作的內(nèi)容、步驟以及核心。在這種背景下，各個(gè)單位人事檔案管理部門對(duì)數(shù)字檔案資源的關(guān)注度也日益提升[1]。由于大多數(shù)人事檔案管理人員并未受到過(guò)系統(tǒng)的信息技術(shù)培訓(xùn)，導(dǎo)致現(xiàn)階段信息技術(shù)發(fā)展速度與人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展脫節(jié)。因此，從理論上就不同信息技術(shù)予以分析，找到人事檔案管理工作與信息技術(shù)的結(jié)合點(diǎn)，對(duì)于指導(dǎo)人事檔案管理實(shí)踐工作具有重要的意義。同時(shí)，單位開(kāi)展人事檔案信息化建設(shè)工作具有歷史必然性：

第一，有助于人事組織工作。在新時(shí)期，單位必須確保人事組織工作的嚴(yán)肅性、公平性和科學(xué)性。人事檔案是評(píng)估、管理、分析和考核人才的重要依據(jù)，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化管理，搭建現(xiàn)代化的人事檔案管理模式，能夠最大限度地發(fā)揮其選人用人的依據(jù)作用，更加合理地激勵(lì)、監(jiān)督、培養(yǎng)和使用人才。同時(shí)，對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，能夠減少人事檔案被篡改的幾率，提升管理工作的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，適應(yīng)人事組織工作發(fā)展的需要。

第二，有助于人事檔案工作向科學(xué)化邁進(jìn)。在全球信息化背景下，人事檔案改革前行的步伐加快。檔案管理人員必須立足新的形勢(shì)，分析人事檔案管理工作的新變化，才能謀求人事檔案管理工作的新發(fā)展[2]。單位則應(yīng)當(dāng)才能夠制度層面入手，為人事檔案信息化建設(shè)工作鋪墊基礎(chǔ)，銜接好辦公自動(dòng)化工作與人事檔案信息化工作，通過(guò)多種途徑來(lái)管理并利用人事檔案。單位將信息技術(shù)融入人事檔案管理機(jī)制中，是人事檔案管理走向科學(xué)化的內(nèi)在保障。

第三，有助于實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)人事檔案的增效增值。互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，單位與單位之間可以建設(shè)“人事檔案共享交換體系”，充分利用人事檔案資源的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)人事檔案的增效增值。在“共享經(jīng)濟(jì)”這一名詞愈發(fā)火熱的背景下，將共享意識(shí)融入到人事檔案管理工作當(dāng)中，能夠減少單位管理成本，發(fā)揮數(shù)字檔案的實(shí)際效用。

二、信息技術(shù)服務(wù)于人事檔案管理的策略

（一）區(qū)塊鏈技術(shù)服務(wù)于人事檔案管理

互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，人事檔案的表現(xiàn)形式是數(shù)字化，這就給單位人事檔案檢索工作、文件格式轉(zhuǎn)化工作以及移交接收工作帶來(lái)了難題。如何將所有人事檔案轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的格式，實(shí)現(xiàn)人事檔案的一站式服務(wù)，是目前人事檔案管理人員亟待解決的一個(gè)命題。雖然許多單位通過(guò)人事檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)人事檔案的高效管理，但是這與人事檔案管理智能化和自動(dòng)化仍然存在一定差距。因此，單位可以利用區(qū)塊鏈技術(shù)服務(wù)于人事檔案管理，推動(dòng)檔案管理自動(dòng)化進(jìn)程。區(qū)塊鏈技術(shù)具有自動(dòng)執(zhí)行和代碼型合約功能，能夠自動(dòng)識(shí)別人事檔案文件格式后對(duì)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一化處理。同時(shí)，區(qū)塊鏈技術(shù)能夠使得將人事檔案中的信息資源轉(zhuǎn)化為代碼格式，降低了人事檔案格式轉(zhuǎn)化的時(shí)間，節(jié)約了人事檔案的管理成本。

（二）數(shù)字水印技術(shù)服務(wù)于人事檔案管理

人事檔案信息化建設(shè)是伴隨數(shù)字技術(shù)、多媒體技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展而衍生的新興管理方式，在檔案資源開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，容易遭受不法份子的篡改。為了營(yíng)造安全和諧的人事檔案管理環(huán)境，有必要利用數(shù)字水印技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理。所謂數(shù)字水印技術(shù)，就是指在被保護(hù)的人事檔案中插入相關(guān)的序列號(hào)、版權(quán)標(biāo)識(shí)或者圖片。數(shù)字水印技術(shù)并不會(huì)影響人事檔案的質(zhì)量和內(nèi)容，其具有肉眼不可見(jiàn)性。相關(guān)主體只有利用特殊的數(shù)字水印處理工具才能看到相關(guān)的數(shù)字水印。單位將數(shù)字水印技術(shù)融入到人事檔案管理中后，在去除水印之前，人事檔案管理將處于一個(gè)不可更改的狀態(tài)。一旦有不法分子對(duì)人事檔案進(jìn)行篡改，就會(huì)直接導(dǎo)致整個(gè)人事檔案的信息資源亂碼。數(shù)字水印技術(shù)在抵御病毒程序攻擊上具有天然的優(yōu)勢(shì)，可以有效防止數(shù)字檔案的失真。

（三）定期培訓(xùn)，防止閉門造車

信息社會(huì)是在發(fā)展進(jìn)步的，人事檔案管理人員如果跟不上信息時(shí)代的腳步，就會(huì)陷入思想的誤區(qū)，使得人事檔案管理工作停滯不前。由于我國(guó)高校檔案管理人才培養(yǎng)體系存在許多不科學(xué)之處，導(dǎo)致現(xiàn)階段檔案管理人員沒(méi)有掌握最為前沿的信息技術(shù)。因此，單位必須定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的后期培養(yǎng)工作。首先，單位可以聘請(qǐng)專業(yè)的信息技術(shù)人才在單位內(nèi)看辦培訓(xùn)班，提高檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)的掌控能力。其次，單位可以與人才市場(chǎng)、檔案館以及檔案局等部門進(jìn)行溝通，開(kāi)辦以信息技術(shù)為主題的專題研討會(huì)和論壇，防止檔案管理人員思想固化。最后，單位應(yīng)當(dāng)推動(dòng)培訓(xùn)工作長(zhǎng)效化，確保培訓(xùn)工作的開(kāi)展具有充足的資源。

三、結(jié)束語(yǔ)

各個(gè)單位將信息技術(shù)運(yùn)用至人事檔案管理工作的實(shí)踐表明，不同時(shí)期，人事檔案信息化建設(shè)工作的目標(biāo)和特點(diǎn)是不一樣的。在數(shù)字化、人工智能化以及大數(shù)據(jù)背景下，人事檔案信息化建設(shè)的功能和結(jié)構(gòu)正在發(fā)生轉(zhuǎn)變，人事檔案信息化建設(shè)正在從中低級(jí)向高級(jí)不斷深化發(fā)展。人事檔案信息化建設(shè)不僅與信息化人才、信息技術(shù)應(yīng)用水平以及國(guó)家信息網(wǎng)絡(luò)息息相關(guān)，更與檔案管理人員信息化意識(shí)和單位信息化基礎(chǔ)設(shè)施息息相關(guān)。未來(lái)人事檔案管理工作總的趨勢(shì)是智慧化、科學(xué)化以及規(guī)范化。因此，單位必須科學(xué)配置各種資源，完善信息化管理制度，才能使人事檔案管理工作呈現(xiàn)出新面貌。

參考文獻(xiàn)：

[1]方英，王瑜.新時(shí)代的人事檔案管理信息化建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界，2018 （11）：91-94.

[2]張庚喬.談人事人才檔案管理工作的提升[J].才智，2018 （31）：212.

作者簡(jiǎn)介：林晨（1987.2--）女，籍貫：武漢，學(xué)歷：碩士研究生，畢業(yè)于美國(guó)東北大學(xué)，現(xiàn)有職稱：中級(jí)館員，研究方向：檔案管理。