淺析企業(yè)檔案電子化管理存在的問題及措施

劉麗霞

摘 要：企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中會(huì)形成很多非常重要的資料信息，做好企業(yè)檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營決策提供依據(jù)。隨著信息化的快速發(fā)展，檔案管理過程中電子信息技術(shù)的應(yīng)用水平也逐漸提高，如何做好企業(yè)檔案電子化管理工作顯得越發(fā)重要。文章主要從檔案管理存在的問題出發(fā)，提出相應(yīng)的管理措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；電子化；檔案管理；管理問題

0引言

科技的飛速發(fā)展和信息時(shí)代的到來，使許多傳統(tǒng)的工作受到了巨大的影響，檔案管理工作也不例外。面對(duì)劇烈的社會(huì)變化，我們應(yīng)清楚地認(rèn)識(shí)到，信息時(shí)代給我們的檔案管理工作帶來的不僅是挑戰(zhàn)，更是機(jī)遇和新生。因而如何迅速應(yīng)對(duì)這種變化？如何有效的利用信息時(shí)代的媒介優(yōu)勢(shì)來整合傳統(tǒng)的檔案管理模式，使其更加科學(xué)化、準(zhǔn)確化，這是擺在我們面前的緊迫問題。

1企業(yè)檔案電子化管理的重要性

一.電子信息技術(shù)的應(yīng)用提升了辦公效率。電子檔案的轉(zhuǎn)存，大多采用光盤、U盤作為載體，將信息轉(zhuǎn)存在電子媒介中，計(jì)算機(jī)具有讀取強(qiáng)大的信息處理功能，并且其運(yùn)算速度較快，能夠最大限度的提升檔案管理的準(zhǔn)確性，同時(shí)也提升了，社會(huì)資源最大化利用，節(jié)約了人力物力。第二，電子信息技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案保存?zhèn)鬏數(shù)陌踩?。在傳統(tǒng)的檔案管理及傳遞過程中，紙質(zhì)文檔在內(nèi)部的傳輸流通傳統(tǒng)文檔，最多的就是依靠人與人進(jìn)行傳遞，正因?yàn)檫@樣的方式，資料丟失、破損等情況也就是在所難免的，想要重新找回其難度也非常困難，在安全上，存在有較大漏洞。而電子傳輸者很大程度上改善了這一問題，除非出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)故障或電力故障時(shí)，否則檔案丟失現(xiàn)象幾乎不會(huì)出現(xiàn)。第三，電子信息技術(shù)的應(yīng)用最大限度地實(shí)現(xiàn)了信息共享。通過檔案的電子化儲(chǔ)存管理，能夠最大化實(shí)現(xiàn)信息的共享。通過電子電子化的技術(shù)能夠有效地實(shí)現(xiàn)檔案的云管理和云共享，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠有效實(shí)時(shí)地實(shí)現(xiàn)檔案信息的及時(shí)更新，為大眾查找相關(guān)資料提供的技術(shù)支持[1]。

2企業(yè)檔案電子化管理存在的問題

2.1電子化管理影響檔案的真實(shí)性

電子化檔案管理的操作模式是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和資料以電子文件、電子圖文等形式進(jìn)行上傳，然后保存于電腦硬盤之中。與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理相比，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案必須是原檔案或者備份的檔案，人們可以明顯發(fā)現(xiàn)檔案的來源真實(shí)與否，真實(shí)性較強(qiáng)。但是，電子文件本身就是利用電子信息技術(shù)將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子格式，人們?cè)跊]有對(duì)比紙質(zhì)檔案文件和電子文件內(nèi)容的前提下，根本無法保證其真實(shí)性和有效性。除此之外，企業(yè)將紙質(zhì)檔案文件上傳電腦之后，部分不法分子很有可能將電子文件下載之后進(jìn)行任意編輯和修改，以贏得更多的利益。這樣不僅有可能造成企業(yè)的名譽(yù)受損，還會(huì)直接威脅到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，不利于企業(yè)的發(fā)展。

2.2文書檔案管理電子化的軟硬件的通用性存在問題

雖然如今的網(wǎng)絡(luò)科技發(fā)展進(jìn)步速度迅速，但是網(wǎng)絡(luò)在通用性的方面還是存在一定的困難的。由于不同企業(yè)組織機(jī)構(gòu)對(duì)文書檔案管理工作中使用的電子設(shè)備不同，就存在著設(shè)備不相容的問題，比如，兩種計(jì)算機(jī)的型號(hào)、規(guī)格等硬件方面存在差異性，在檔案管理工作的使用中軟件的應(yīng)用也就會(huì)存在不同的差異，由于很難做到每個(gè)企業(yè)的檔案管理工作中的辦公設(shè)備的通用，也就會(huì)造成對(duì)檔案的利用和管理上出現(xiàn)不想符合的現(xiàn)象，這就使文書檔案信息管理工作對(duì)信息的收集與整理上需要工作人員耗費(fèi)大量的精力，還降低了文書檔案信息管理電子化應(yīng)用的工作效率。

2.3不同部門檔案的內(nèi)容存在差異

檔案電子化建設(shè)對(duì)于檔案管理部門的保存，檢索，共享等多個(gè)方面都有著重要意義，然而，不同部門所保存的檔案形式存在較大差異，因此難以進(jìn)行統(tǒng)一的分類管理。且不同部門的檔案內(nèi)部結(jié)構(gòu)不同，其整合工作十分復(fù)雜，為推進(jìn)檔案電子化建設(shè)帶來了不小的阻力，是當(dāng)前檔案電子化建設(shè)過程中的重點(diǎn)難關(guān)[2]。

3提高企業(yè)檔案電子化管理水平的有效途徑

3.1提高電子化檔案管理的真實(shí)性和有效性

利用電子信息技術(shù)進(jìn)行企業(yè)檔案管理的目的是采用高科技手段來提高企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為企業(yè)的發(fā)展提供更多的便利。但是企業(yè)檔案電子化管理必須要建立在保證企業(yè)檔案真實(shí)性和有效性的前提下。目前隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的普及，越來越多的人能夠熟練掌握甚至精通計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，給企業(yè)檔案電子化管理帶來了一定的安全隱患。不法分子可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)侵入企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，篡改企業(yè)的檔案信息，嚴(yán)重影響到企業(yè)檔案的真實(shí)性和有效性。如何保證企業(yè)電子檔案的真實(shí)性和有效性是企業(yè)檔案電子化管理中的重要問題，也是企業(yè)檔案電子化管理中的難點(diǎn)問題，要做好這方面工作，首先需要企業(yè)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案電子化管理的信息技術(shù)支持，以技術(shù)性策略來加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，建構(gòu)完善的電子化檔案管理機(jī)制。其次，還要求能夠出臺(tái)相關(guān)的政策，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的保護(hù)，約束網(wǎng)絡(luò)不法分子的行為。最后，要求企業(yè)能夠?qū)嵭须p軌制檔案管理，即企業(yè)在實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理的同時(shí)，也不能放松對(duì)紙質(zhì)檔案的管理。這樣可以保證企業(yè)電子檔案被篡改或者流失后能夠及時(shí)采取有效措施來進(jìn)行彌補(bǔ)，保證電子檔案文件的真實(shí)性和有效性。

3.2積極引進(jìn)最新技術(shù)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展速度已經(jīng)遠(yuǎn)超了人們的預(yù)期，因此在引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)時(shí)，能夠最大限度的保證電子檔案的安全性，同時(shí)對(duì)其穩(wěn)定性也具有較高的提升。在計(jì)算機(jī)工作過程中，要采用多種工作模式相結(jié)合的措施，尋找最佳規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的辦法，新技術(shù)對(duì)于電子信息檔案管理具有更高的安全系數(shù)，在諸多的信息技術(shù)中，加密工作是其中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。良好的密碼機(jī)制能夠使電子檔案做到密不透風(fēng)，并且在安全和穩(wěn)定上具有較高的保障，在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的今天，對(duì)信息加密也是每一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)項(xiàng)目所必備的一項(xiàng)項(xiàng)目建設(shè)。

3.3創(chuàng)新檔案管理工作的優(yōu)化服務(wù)

首先要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。傳統(tǒng)的檔案管理方式滯后，手工編輯的存檔不利于檔案的利用，提取相關(guān)信息必須到檔案部門進(jìn)行搜索和查詢，耗費(fèi)人力和物力，工作效率極其低下。如果構(gòu)建統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，就能實(shí)現(xiàn)資源的利用不受時(shí)空的限制，不管何時(shí)何地都能通過相關(guān)驗(yàn)證信息對(duì)檔案資源進(jìn)行提取查詢。構(gòu)建好了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，就要加強(qiáng)對(duì)電子檔案資料進(jìn)行自動(dòng)化管理，即電子資料的自動(dòng)化上傳和整理。上傳的電子檔案資料可通過下載來實(shí)現(xiàn)其實(shí)用價(jià)值[3]。

3.4加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

隨著檔案電子化建設(shè)的深入發(fā)展，對(duì)檔案管理人員也提出更高的要求，其不僅要滿足傳統(tǒng)檔案管理的理論知識(shí)，還要具備現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用水平。為了提高檔案管理整體水平，應(yīng)該選拔優(yōu)秀的檔案管理人員，積極做好日常的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)工作，從基礎(chǔ)知識(shí)、職業(yè)素養(yǎng)、軟件知識(shí)等方面全面培訓(xùn)，確保檔案工作的有序進(jìn)行。除此之外，結(jié)合檔案管理人員的日常工作還應(yīng)該建立完善的考評(píng)制度，提高全體員工對(duì)檔案管理的重視，積極做好檔案工作的電子化建設(shè)。

4結(jié)語

綜上所述，新形勢(shì)下企業(yè)在電子化檔案管理過程中還存在不少問題，要解決這些問題，提高企業(yè)檔案電子化管理的工作質(zhì)量和效益必須要求企業(yè)能夠提高電子化檔案管理的真實(shí)性和有效性，加大對(duì)企業(yè)電子化檔案管理的投入，提高企業(yè)電子檔案的管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]李莉.企業(yè)檔案電子化管理存在的問題及對(duì)策[J].管理天地，2017（17）：179-180.

[2]肖瑞婷.企業(yè)檔案電子化管理存在的問題及對(duì)策研究[J].網(wǎng)絡(luò)化？電子化？數(shù)字化，2017（09）：149.

[3]石冬梅.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的挑戰(zhàn)與機(jī)遇[J].現(xiàn)代商業(yè)，2014（27）.