淺談當(dāng)前國企檔案管理的問題與對策

王恩蘭

摘要：隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和市場競爭環(huán)境的日益激烈，檔案管理在國有企業(yè)發(fā)展中的重要性日益突出。這不僅有助于國有企業(yè)總結(jié)過去的發(fā)展經(jīng)驗，而且為今后的發(fā)展提供真實可靠的參考。近年來，隨著我國國有企業(yè)改革的不斷深化，特別是國有企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)管理體制后，企業(yè)的管理效能和效率有了明顯的提高。在知識經(jīng)濟時代，一些國有企業(yè)檔案管理仍存在諸多問題，嚴(yán)重影響了檔案管理的發(fā)展和新形勢下國有經(jīng)濟的健康發(fā)展。因此，研究和探討如今國有企業(yè)檔案管理工作中的問題，并根據(jù)實際問題提出針對性的解決對策，提升新形勢下國有企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量，為促進國有企業(yè)的發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：國企檔案；管理；問題；對策

1國有企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案信息來源于生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等多個方面，真正記錄了企業(yè)的成長和發(fā)展。企業(yè)檔案信息不僅是歷史記錄，也是衡量企業(yè)發(fā)展成果和管理水平的一個尺度，具有很高的歷史價值。隨著當(dāng)今科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案的類型和內(nèi)容逐漸呈現(xiàn)多樣化趨勢。不僅有傳統(tǒng)的文本文件，還添加了音頻、視頻和圖片等電子文件，詳細記錄了企業(yè)的所有歷史活動，對企業(yè)未來的發(fā)展具有重要的參考意義。例如，在國有企業(yè)的行政管理工作中，管理者可以根據(jù)以往的管理經(jīng)驗，仔細查閱相關(guān)檔案資料，制定管理方案和管理措施，從而提高行政管理的科學(xué)性和有效性。為提高行政工作的效能和效率創(chuàng)造良好條件；在國有企業(yè)的經(jīng)濟運行和管理中，管理者可以根據(jù)以往的財務(wù)檔案，制定科學(xué)合理的財務(wù)風(fēng)險防范方案，確保國有企業(yè)的經(jīng)濟、財務(wù)安全和穩(wěn)定。在制定國有企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和發(fā)展戰(zhàn)略時，領(lǐng)導(dǎo)者和高級管理人員要充分考慮企業(yè)發(fā)展歷史上的成就和失敗，制定科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略，實現(xiàn)企業(yè)資源的優(yōu)化配置?？傊?，加強國有企業(yè)檔案管理，不僅有利于建設(shè)科學(xué)高效的企業(yè)管理體制，而且有利于促進國有企業(yè)資源配置。

2國有企業(yè)檔案管理工作存在問題及原因

2.1管理組織不完善

新時期新的市場環(huán)境加快了國有企業(yè)改革的步伐。與過去相比，國有企業(yè)的管理模式也發(fā)生了巨大的變化。許多企業(yè)的檔案部門相繼被取消，一些被降級。甚至許多企業(yè)都不再設(shè)立專門的檔案管理部門和專職管理人員。檔案管理被同時分成不同的部門。這種組織管理形式嚴(yán)重影響了國有企業(yè)檔案管理的效率，使檔案管理處于無序狀態(tài)。

2.2檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

在國有企業(yè)的日常管理中，檔案管理不是一項艱巨的任務(wù)，管理質(zhì)量與企業(yè)利潤價值之間沒有直接的聯(lián)系。這導(dǎo)致檔案管理員額的職能被忽視，工作業(yè)績得不到承認(rèn)。此外，檔案管理部門已成為國有企業(yè)的“閑置工作”。經(jīng)理大多是從其他部門調(diào)來的。這些調(diào)職人員沒有檔案管理經(jīng)驗，也沒有接受過職前培訓(xùn)，甚至有些人員以前從未接觸過檔案管理。這樣的人事質(zhì)量和檔案管理崗位結(jié)構(gòu)往往導(dǎo)致管理能效低、缺乏專業(yè)管理、工作隨意性高，難以真正發(fā)揮國有企業(yè)檔案管理的作用。

2.3管理意識薄弱

進入新時期以來，國有企業(yè)不斷進行管理改革，引入現(xiàn)代企業(yè)管理制度，激發(fā)了企業(yè)的活力。然而，許多國有企業(yè)在日常管理中過分注重財務(wù)和管理，過分注重企業(yè)資金和效益的管理，而檔案的管理與企業(yè)的利潤和收入沒有直接關(guān)系。因此，管理層普遍缺乏對檔案管理的應(yīng)有重視。與國有企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營創(chuàng)新相比，檔案管理發(fā)展緩慢，還沒有建立完善的管理流程和管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致國有企業(yè)檔案在管理上物理上不系統(tǒng)、落后。

3國企檔案管理的策略

國企檔案管理是國企管理過程中的一項重要內(nèi)容，國企檔案管理人員只有充分意識到工作中存在的問題，并在工作中給予檔案管理足夠的重視，才能從根本上提高檔案管理水平，真正實現(xiàn)國企檔案的規(guī)范化管理。

3.1加強教育培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員的專業(yè)水平直接影響到國有企業(yè)檔案的管理效果，進而影響企業(yè)的發(fā)展。國有企業(yè)檔案管理人員既是檔案管理的參與者，又是檔案管理的監(jiān)督者。因此，國有企業(yè)檔案人才的培養(yǎng)應(yīng)放在國有企業(yè)檔案工作的首位。國有企業(yè)檔案人員能力培養(yǎng)的重點是不斷提高人員的檔案管理意識，使工作人員認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并通過廣泛、持久的檔案管理宣傳和教育，提高員工的檔案意識和管理水平?？梢赃M行各種形式的培訓(xùn)。在培訓(xùn)內(nèi)容中，從業(yè)人員的實際情況是注重實用性和針對性，培訓(xùn)內(nèi)容與實際工作相結(jié)合。讓從業(yè)人員真正掌握檔案管理的基本知識，提高對國有企業(yè)檔案管理的認(rèn)識。除了接受相應(yīng)地培訓(xùn)之外，檔案管理人員要加強自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的學(xué)習(xí)，要加強自我學(xué)習(xí)的力度，不僅要具備各種檔案管理知識，職業(yè)道德，還應(yīng)該要具備法律意識，在復(fù)雜的業(yè)務(wù)中保持操作的謹(jǐn)慎性和規(guī)范性。

3.2加強檔案信息化管理

信息化管理是國有企業(yè)檔案管理過程中一個非常重要的發(fā)展方向。信息化管理首先需要更新國有企業(yè)檔案信息資源管理的傳統(tǒng)觀念。定期公布各類先進的檔案信息資源管理知識和國有企業(yè)概念。在不知不覺中改變?nèi)藗兊乃枷胫饾u實現(xiàn)轉(zhuǎn)變的過程中，為國有企業(yè)檔案信息資源的整合奠定了堅實的基礎(chǔ)。其次，在國有企業(yè)發(fā)展過程中，要積極加強基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，為信息管理提供一定的條件。由于檔案管理的特殊性，在國有企業(yè)檔案資源的整合、保存和管理過程中，需要建立一個相對獨立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)。國有企業(yè)檔案歸檔時，還需要加強保密措施的運用，確保各種信息的安全。另外，在對國企檔案進行公開的時候，應(yīng)該要加深身份驗證，使得國企檔案可以得到有效地管理，以防一些不法分子對國企檔案進行利用。

3.3加強對企業(yè)檔案管理的重視

如果檔案管理人員對國有企業(yè)檔案工作的認(rèn)識還停留在傳統(tǒng)的意識水平上，對國有企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化有很大的制約和影響。在國有企業(yè)檔案管理過程中，要不斷加強概念創(chuàng)新，充分認(rèn)識電力企業(yè)檔案管理在整個企業(yè)乃至整個行業(yè)發(fā)展中的重要作用，不斷調(diào)整國有企業(yè)檔案管理工作的戰(zhàn)略方針。促進企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化和可持續(xù)發(fā)展。

3.4規(guī)范文書檔案管理。

收集和管理文檔文件是作者工作的重要組成部分。國有企業(yè)將在日常經(jīng)營管理中產(chǎn)生大量的文件檔案。這些文件雖然微不足道，但對企業(yè)的發(fā)展具有一定的指導(dǎo)意義。文檔文件具有數(shù)量龐大、內(nèi)容繁瑣、項目眾多的特點。為了保證管理質(zhì)量和管理效率，作者將嚴(yán)格要求文件的整理、排版和裝訂，內(nèi)容必須清晰。檔案的收集、整理和鑒定等工作，必須嚴(yán)格按照規(guī)定進行。只有按規(guī)定處理文件，才能從根本上保證文件的科學(xué)、有序管理。制度是保證工作正常進行的先決條件，我們現(xiàn)在已經(jīng)找到了檔案管理信息一體化系統(tǒng)這一現(xiàn)代化的檔案管理方式，國有企業(yè)還要根據(jù)實際情況，結(jié)合系統(tǒng)需要建立一套完整的檔案管理制度。建立健全檔案管理工作的各項規(guī)章制度，完善檔案調(diào)查（閱）流程，規(guī)范檔案按照不同部門、不同期限整理歸檔就顯得尤為重要了。

3.5創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機制，強化業(yè)務(wù)能力。

隨著國有企業(yè)檔案管理數(shù)字化程度的提高，國有企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和相應(yīng)的理論水平也有待提高。根據(jù)檔案管理工作多為兼職人員，很少有專門的人事管理，筆者認(rèn)為企業(yè)應(yīng)首先選擇或招聘相關(guān)的專業(yè)人才，然后建立檔案管理人員的培訓(xùn)機制，進行進一步的培訓(xùn)。各單位應(yīng)根據(jù)自身情況建立合理的培訓(xùn)機制，培訓(xùn)專業(yè)檔案管理人員，以適應(yīng)廣大員工的需要，主要實施網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)，對現(xiàn)場培訓(xùn)的方式進行補充，在對經(jīng)理的基本知識培訓(xùn)水平上，為了增強員工的學(xué)習(xí)激情，公司可以開展“專業(yè)技能競賽”的活動，給予優(yōu)勝者一定的物質(zhì)獎勵。還可以將競爭結(jié)果與當(dāng)年的月份或季度聯(lián)系起來，使他們能夠不斷提高技能，更好地為檔案管理作出貢獻。

結(jié)束語

國有企業(yè)檔案管理是企業(yè)整體管理的一個重要因素，要求企業(yè)管理層盡快轉(zhuǎn)變檔案管理理念，重視檔案管理的現(xiàn)代化，并在設(shè)施和人員建設(shè)方面提供更多的支持。為了進一步提高檔案資源的應(yīng)用價值，尤其需要加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)的步伐，使檔案工作真正服務(wù)于企業(yè)的服務(wù)和管理。

參考文獻

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（作者單位：大唐觀音巖水電開發(fā)有限公司）