使用Excel中的函數(shù)來處理專利分析數(shù)據(jù)

李嘯穎 陳瑞瀧

摘要：本文闡述了在使用excel進(jìn)行專利分析時(shí)，字符截取函數(shù)--LEFT、RIGHT、MID函數(shù)以及邏輯函數(shù)IF函數(shù)條件統(tǒng)計(jì)函數(shù)--COUNTIF和COUNTIFS函數(shù)的使用方法和作用。通過使用上述的函數(shù)可以快速、批量地進(jìn)行信息提取和初步處理，可以方便地得到年份-總專利申請量表格、年份-不同國家專利申請量表格、地域-申請量表格等，從而可以快速準(zhǔn)確地得到統(tǒng)計(jì)結(jié)果、繪制可視化圖表并形成專利分析報(bào)告。

關(guān)鍵詞：專利分析；Excel；函數(shù)；數(shù)據(jù)處理

1.緒論

專利分析是目前常用的一種技術(shù)情報(bào)分析手段，是對(duì)專利文獻(xiàn)中包含的海量但零碎的信息進(jìn)行提取、分析、加工等，并利用統(tǒng)計(jì)學(xué)方法和分析技巧將這些信息轉(zhuǎn)化為具有總攬全局及預(yù)測功能的競爭情報(bào)，從而為企業(yè)的經(jīng)營者和管理者在技術(shù)研究、產(chǎn)品研發(fā)和服務(wù)開發(fā)中的決策提供參考[1]。本文期望通過使用excel來對(duì)專利數(shù)據(jù)庫進(jìn)行批量化處理能夠極大地提高專利分析人員的工作效率，并減小因人工處理帶來的錯(cuò)誤。

2. 專利分析中使用到的函數(shù)

2.1信息提取和初步處理過程中的函數(shù)

提取出的專利數(shù)據(jù)庫通常都會(huì)包含有專利的“標(biāo)題”、“申請?zhí)枴?、“申請日”“分類?hào)”、“發(fā)明人”、“申請人”、“申請人國籍”、“申請人地址”、“專利文獻(xiàn)號(hào)”等著錄項(xiàng)目信息。從專利的著錄項(xiàng)目信息中可以提取出每件專利申請的年份、申請國家和專利類型，提取信息時(shí)采用字符截取函數(shù)--LEFT、RIGHT、MID函數(shù)以及邏輯函數(shù)IF函數(shù)即可實(shí)現(xiàn)。

LEFT函數(shù)的作用是將單元格從左起開始截取指定的字符數(shù)，使用方法為LEFT（位置單元格，截取的字符數(shù)）。RIGHT函數(shù)的作用是將單元格從右起開始截取指定的字符數(shù)，使用方法同LEFT函數(shù)。MID函數(shù)作用是從單元格中的一個(gè)字符串的中間位置開始截取出指定數(shù)量的字符。其使用方法為MID（位置單元格，指定的起始位置，截取的字符數(shù)）。IF函數(shù)可以根據(jù)指定的條件來判斷其為“真”（TRUE）還是“假”（FALSE），其使用方法為“=IF（條件判斷，結(jié)果為真時(shí)的返回值，結(jié)果為假時(shí)的返回值）”。

2.2數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)過程中的函數(shù)

專利數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)通常需要繪制專利申請量趨勢圖、國家申請量趨勢圖、地域申請量分布圖等，因而需要按照年份或者其它信息對(duì)申請的國家、申請年份、申請人等信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以先得到年份-總專利申請量表格、年份-不同國家專利申請量表格、地域-申請量表格等。統(tǒng)計(jì)方法除了常規(guī)使用篩選功能來計(jì)數(shù)外，還可以直接使用兩個(gè)條件統(tǒng)計(jì)函數(shù)--COUNTIF和COUNTIFS函數(shù)。

單個(gè)條件下的統(tǒng)計(jì)使用COUNTIF函數(shù)，COUNTIF函數(shù)的使用方法為COUNTIF（條件區(qū)域，條件）。當(dāng)要統(tǒng)計(jì)多個(gè)條件下的量時(shí)則要用到COUNTIFS函數(shù)，其使用方法為COUNTIFS（第一條件區(qū)域，第一條件，第二條件區(qū)域，第二條件……），該函數(shù)的條件可以為任意多個(gè)且沒有順序要求，因而可以進(jìn)行更加復(fù)雜的篩選計(jì)數(shù)。

在COUNTIF和COUNTIFS中的“條件”中也可以使用通配符來實(shí)現(xiàn)模糊查詢，即問號(hào)（？）和星號(hào)（*）。問號(hào)匹配任意單個(gè)字符，星號(hào)匹配任意一系列字符。若要查找實(shí)際的問號(hào)或星號(hào)，請?jiān)谠撟址版I入波形符（～）。另外，COUNTIF和COUNTIFS中的“條件”也可以為引用某個(gè)單元格的數(shù)據(jù)（跨工作表引用還需要加上“工作表名稱！”）。值得說明的是，函數(shù)在引用單元格時(shí)不需要引號(hào)，而具體的某個(gè)值時(shí)必須加上引號(hào)。[2]

2.3使用實(shí)例

通過關(guān)鍵詞和分類號(hào)檢索得到的專利分析數(shù)據(jù)樣本，其中包括標(biāo)題、公開號(hào)（公告號(hào)）、申請?zhí)?、申請日、申請人、發(fā)明人等信息。其中申請日、申請?zhí)?、公開號(hào)/公告號(hào)中含有申請年份、申請類型、申請國別的信息。

申請年份和國家代碼的提取均需要使用到LEFT函數(shù)，申請年份為申請日內(nèi)容從左邊開始起的4位數(shù)字，因此函數(shù)中“截取的字符數(shù)”為4，申請年份在E列，另取一列，在與序號(hào)1同行的單元格內(nèi)鍵入函數(shù)表達(dá)式“=LEFT（E2，4）”，然后將該函數(shù)表達(dá)式復(fù)制到同列的其他單元格內(nèi)。國家代碼為公開/公告號(hào)從左邊開始起兩個(gè)字符，函數(shù)中“截取的字符數(shù)”為2，公開/公告號(hào)在C列，函數(shù)表達(dá)式為“=LEFT（C2，2）”。使用LEFT函數(shù)還可用于提取申請人地址中前兩個(gè)字符就可以得到申請人的省份信息，以方便對(duì)中國申請的地域進(jìn)行分析。

使用RIGHT函數(shù)提取出中國專利公開/公告號(hào)的最后一位，中國專利公開/公告號(hào)的最后一位為“A”時(shí)表示公開文本，最后一位為“B”時(shí)表示授權(quán)文本，此時(shí)，函數(shù)中“截取的字符數(shù)”為1，公開/公告號(hào)在C列，函數(shù)表達(dá)式為“=RIGHT（C2，1）”。

要直觀地區(qū)分專利申請是國內(nèi)申請還是國外申請，還可以使用邏輯函數(shù)，另取一列，輸入并復(fù)制函數(shù)表達(dá)式“=IF（LEFT（C2，2）=”CN”，“國內(nèi)申請”，“國外申請”）”，當(dāng)C2單元格內(nèi)容的前兩個(gè)字母為CN時(shí)，則顯示為“國內(nèi)申請”，否則就會(huì)顯示為“國外申請”。

區(qū)分了國內(nèi)外申請后，可以對(duì)中國專利類型進(jìn)行分析，由于中國專利申請?zhí)柕膹淖髷?shù)第五位數(shù)字即標(biāo)示著專利類型，其中1代表發(fā)明、2代表實(shí)用新型、3代表外觀設(shè)計(jì)、8代表通過PCT進(jìn)入我國的發(fā)明，9代表通過PCT進(jìn)入我國的實(shí)用新型，因此要獲取中國專利的專利類型，只需截取專利申請?zhí)柕牡谖逦粩?shù)字即可得知專利申請類型，函數(shù)表達(dá)式中“指定的起始位置”為5，“截取的字符數(shù)”為1，函數(shù)表達(dá)式為“=MID（D2，5，1）”。

使用IF函數(shù)可以直接對(duì)中國專利申請的類型進(jìn)行判斷輸出，新的申請?zhí)柧幣欧绞较碌墓綖椤?IF（MID（D2，5，1）="1"，"發(fā)明"，IF（MID（D2，5，1）="2"，"實(shí)用新型"，IF（MID（D2，5，1）="8"，"PCT發(fā)明"，IF（MID（D2，5，1）="9"，"PCT實(shí)用新型"，""））））”，該公式使用了嵌套公式的方式直接輸出了專利申請的類型。

要統(tǒng)計(jì)不同年份的專利申請量時(shí)，要統(tǒng)計(jì)不同年份的中國的專利申請量時(shí)，其函數(shù)表達(dá)式為“=COUNTIFS（年份列：年份列，"year"，國家列：國家列，”CN”）”，其中公式中的year為表示年份的數(shù)字。

3.結(jié)論

使用excel進(jìn)行專利分析時(shí)，在信息提取和初步處理過程中，通過使用字符截取函數(shù)--LEFT、RIGHT、MID函數(shù)以及邏輯函數(shù)IF函數(shù)可以批量地從專利的著錄項(xiàng)目信息中可以提取出每件專利申請的年份、申請國家和專利類型等信息。在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的過程中使用條件統(tǒng)計(jì)函數(shù)--COUNTIF和COUNTIFS函數(shù)，可以方便地得到年份-總專利申請量表格、年份-專利申請量-國家表格、年份-專利申請量-技術(shù)功效統(tǒng)計(jì)表格、地域-申請量表格等。通過使用函數(shù)可以加快專利分析的數(shù)據(jù)處理過程和準(zhǔn)確性，方便得到最終可視化圖表，形成專利分析報(bào)告。

參考文獻(xiàn)

[1]唐煒 劉細(xì)文.專利分析法及其在企業(yè)競爭對(duì)手分析中的應(yīng)用.《現(xiàn)代情報(bào)》.2005.9.178～182

[2]Excel Home .《Excel 2010函數(shù)與函數(shù)表達(dá)式實(shí)戰(zhàn)技巧精粹》.2014-1-1

（作者單位：1國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局專利局專利審查協(xié)作江蘇中心；

2蘇州知途知識(shí)產(chǎn)權(quán)代理事務(wù)所）