論項(xiàng)目管理中檔案管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理、質(zhì)量管理的整體化創(chuàng)新

呂姍姍

摘要：創(chuàng)新是技術(shù)進(jìn)步，產(chǎn)業(yè)升級(jí)的必要條件，在項(xiàng)目管理過程中，管理模式管理水平的高低能夠直接影響項(xiàng)目產(chǎn)品質(zhì)量乃至產(chǎn)品的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。在實(shí)際工程項(xiàng)目管理過程中，管理模式的適度有效創(chuàng)新，可提高產(chǎn)品質(zhì)量，可提升企業(yè)軟實(shí)力。文章通過對(duì)企業(yè)電子設(shè)備工程項(xiàng)目管理過程中的檔案管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理以及質(zhì)量管理現(xiàn)狀的分析，結(jié)合項(xiàng)目需求，提出項(xiàng)目管理過程中的檔案管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理、質(zhì)量管理的協(xié)同創(chuàng)新的建議，并對(duì)其可行性進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理、質(zhì)量管理、創(chuàng)新

一、電子設(shè)備工程項(xiàng)目檔案、標(biāo)準(zhǔn)化、質(zhì)量管理現(xiàn)狀

1、基本狀況。

電子設(shè)備工程項(xiàng)目檔案管理是涵蓋項(xiàng)目中方案、設(shè)計(jì)、研制、制造、試驗(yàn)、檢驗(yàn)、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的信息收集與整理。包括前期總體用戶需求，初步方案，詳細(xì)設(shè)計(jì)，中期的電子設(shè)計(jì)圖紙，機(jī)械設(shè)計(jì)圖紙，元器件材料需求，電子工藝，機(jī)械工藝，生產(chǎn)文件，各類質(zhì)量體系規(guī)定的設(shè)計(jì)、研試文檔及各類軟件程序文件，后期的試驗(yàn)、檢驗(yàn)文檔及交付文檔。這些檔案的存在，保證項(xiàng)目的質(zhì)量和可追溯性，同時(shí)也為項(xiàng)目提供服務(wù)。

電子設(shè)備工程項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理對(duì)檔案建設(shè)中各階段文檔進(jìn)行文件、圖紙編碼的規(guī)范及格式規(guī)范化管理，為信息歸檔有效性和查詢有效性提供服務(wù)。

電子設(shè)備工程項(xiàng)目質(zhì)量管理遵循質(zhì)量體系文件要求，結(jié)合用戶需求及項(xiàng)目實(shí)際，對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)品的生產(chǎn)研制檢驗(yàn)過程進(jìn)行有效管理，以保障產(chǎn)品質(zhì)量和用戶滿意度。

在項(xiàng)目管理過程中，檔案人員因職責(zé)、歷史分工等原因，往往處于項(xiàng)目邊緣，進(jìn)行著被動(dòng)服務(wù)的工作。檔案建設(shè)只起到了部分資料的歸檔備份作用，而資料是否齊全，是否有效完全超出了檔案人員的管理范圍。

標(biāo)準(zhǔn)化人員對(duì)生產(chǎn)人員提出需要?dú)w檔的文件進(jìn)行文件編碼及格式檢查，直至符合歸檔要求后審批，由于標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)文檔編碼和審核的滯后性，會(huì)造成被管理者對(duì)文檔的反復(fù)小更改，造成工時(shí)浪費(fèi)情況。

質(zhì)量人員對(duì)質(zhì)量體系要求的文檔及用戶需求的文檔進(jìn)行有效管理，但對(duì)項(xiàng)目生產(chǎn)過程缺乏有效的管理，導(dǎo)致交付產(chǎn)品后文檔可追溯性較差，往往出現(xiàn)交付后產(chǎn)品因研制團(tuán)隊(duì)的變動(dòng)及歸檔文檔的不全或不準(zhǔn)確，不能進(jìn)行及時(shí)有效的產(chǎn)品服務(wù)，而在團(tuán)隊(duì)替換后的產(chǎn)品再投產(chǎn)同樣耗時(shí)耗力。

2、主要問題分析。

電子設(shè)備項(xiàng)目檔案管理是圍繞產(chǎn)品整個(gè)壽命周期而生，質(zhì)量管理是依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范約束控制產(chǎn)品質(zhì)量，核心都是為提升產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行管理和服務(wù)。檔案材料的項(xiàng)目全過程有效收集，是項(xiàng)目產(chǎn)品設(shè)計(jì)、研制、生產(chǎn)的見證性材料，是項(xiàng)目產(chǎn)品質(zhì)量、管理質(zhì)量的體現(xiàn)。標(biāo)準(zhǔn)化管理是企業(yè)質(zhì)量管理水平的一個(gè)縮影，是基礎(chǔ)管理的重要組成部分。而質(zhì)量管理的好壞，直接或間接影響著產(chǎn)品的質(zhì)量，也影響著企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

電子設(shè)備工程項(xiàng)目檔案管理工作不會(huì)直接深入項(xiàng)目研制過程，標(biāo)準(zhǔn)化管理僅處于文檔生成后期，而質(zhì)量管理對(duì)生產(chǎn)過程產(chǎn)品質(zhì)量負(fù)責(zé)而對(duì)文檔材料要求不嚴(yán)，造成各部門各司其職，管理部門未有效約束設(shè)計(jì)研制部門的文檔材料，致使歸檔內(nèi)容僅代表產(chǎn)品部分狀態(tài)，無法代表產(chǎn)品最終狀態(tài)。

企業(yè)過程管理的落后造成新產(chǎn)品中各類可編程電路的程序文件，各類應(yīng)用型板卡的驅(qū)動(dòng)文件，各類設(shè)備單機(jī)的計(jì)算機(jī)上位機(jī)程序文件等標(biāo)準(zhǔn)化管理缺失、質(zhì)量管理不嚴(yán)、無專門接口可歸檔等問題。

項(xiàng)目檔案管理在產(chǎn)品生產(chǎn)之前已進(jìn)行了相關(guān)生產(chǎn)圖紙、工藝等文件的歸檔，實(shí)際生產(chǎn)過程中，藍(lán)圖工藝在指導(dǎo)生產(chǎn)的過程中，會(huì)碰到一些問題是生產(chǎn)前未考慮周全的，相關(guān)文件在生產(chǎn)過程中邊生產(chǎn)邊更改。在機(jī)電配裝的過程中可能會(huì)出現(xiàn)一些結(jié)構(gòu)修改甚至重新設(shè)計(jì)加工。電子設(shè)備在調(diào)試過程中，同樣會(huì)遇到一些設(shè)計(jì)問題而必須對(duì)電路進(jìn)行修改的情況。上述設(shè)計(jì)更改的問題，導(dǎo)致生產(chǎn)前歸檔的圖紙文檔與最終產(chǎn)品狀態(tài)存在一定偏差。設(shè)計(jì)人員在維保、返修、再投產(chǎn)過程中，往往是一頭霧水，需要重新摸索造成大量人力浪費(fèi)。

上述問題一部分是管理部門行使職能的不積極所致，另一部原因是缺乏行之有效的檔案質(zhì)量管理方法。

二、電子設(shè)備工程項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量控制辦法

企業(yè)之間的同行競(jìng)爭(zhēng)，猶如戰(zhàn)場(chǎng)，質(zhì)量好壞決定用戶口碑，優(yōu)勝劣汰是常態(tài)，如何做好質(zhì)量和服務(wù)是企業(yè)生存必修課。面對(duì)項(xiàng)目檔案質(zhì)量管理中出現(xiàn)的這些問題，如何高效解決這些問題，又如何能提升項(xiàng)目產(chǎn)品質(zhì)量及服務(wù)質(zhì)量？積極轉(zhuǎn)變觀念，提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。檔案質(zhì)量管理工作需要各職能部門與設(shè)計(jì)生產(chǎn)部門共同協(xié)作，全力配合完成。

電子設(shè)備工程項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)量控制可以從三方面考慮，包括前期、中期和后期三個(gè)階段。

1、前期工作。

檔案管理部門可建立通用的可歸檔文件數(shù)據(jù)包，協(xié)同標(biāo)準(zhǔn)化管理部門按項(xiàng)目對(duì)可歸檔文件數(shù)據(jù)包進(jìn)行編碼和格式規(guī)定，在企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)中以電子版形式供相關(guān)人員檢索下載，創(chuàng)建圖紙、芯片程序、計(jì)算機(jī)程序的電子化歸檔空間。質(zhì)量管理部門對(duì)數(shù)據(jù)包中質(zhì)量體系規(guī)定的文件及其它必須輸出的文件作標(biāo)注。

管理職能部門工作人員對(duì)新的標(biāo)準(zhǔn)化歸檔質(zhì)量管理體系進(jìn)行有效宣貫，組織設(shè)計(jì)工藝人員學(xué)習(xí)，明確歸檔檔案材料在項(xiàng)目管理中的重要性。

2、中期工作。

中期工作主要是從產(chǎn)品詳細(xì)設(shè)計(jì)到生產(chǎn)調(diào)試再到檢驗(yàn)完成的過程。

設(shè)計(jì)工藝人員根據(jù)設(shè)計(jì)輸出形成的裝配清單、元器件清單等進(jìn)行提交歸檔，供物資等部門進(jìn)行采購(gòu)、劃撥、分發(fā)等工作。

裝配、檢驗(yàn)部門應(yīng)對(duì)產(chǎn)品的材料信息、裝機(jī)元器件信息、檢驗(yàn)圖像視頻和文字記錄等信息等進(jìn)行歸檔。

質(zhì)量管理部門對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行必要跟蹤，協(xié)助并促進(jìn)設(shè)計(jì)工藝人員對(duì)項(xiàng)目生產(chǎn)調(diào)試進(jìn)行過程中出現(xiàn)的已歸檔圖紙、工藝等文件更改情況進(jìn)行及時(shí)閉環(huán)，形成更改單并提交檔案管理部門更新歸檔內(nèi)容。同時(shí)監(jiān)督電子設(shè)備所加載的各類機(jī)器語(yǔ)言程序及計(jì)算機(jī)程序等文件的版本或更新版本進(jìn)行切實(shí)歸檔。

3、后期工作。

電子設(shè)備產(chǎn)品交付用戶后，在用戶使用過程中同樣會(huì)出現(xiàn)各種問題，檔案管理部門向工程人員提供產(chǎn)品已歸檔的相關(guān)文檔材料，企業(yè)工程人員在為用戶進(jìn)行客服維保等過程中，所進(jìn)行的各類設(shè)計(jì)更改，同樣要落實(shí)到企業(yè)檔案管理中，對(duì)相關(guān)設(shè)計(jì)更改進(jìn)行更改單更新歸檔，并適當(dāng)更新相關(guān)的設(shè)計(jì)研試文檔。

三、項(xiàng)目檔案質(zhì)量管理的創(chuàng)新建議

如何進(jìn)一步加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量管理，筆者認(rèn)為必須從以下三個(gè)方面創(chuàng)新入手，在理念創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和機(jī)制創(chuàng)新上下功夫，開創(chuàng)檔案質(zhì)量管理工作的新局面。

1、檔案質(zhì)量管理理念創(chuàng)新。

要轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立檔案質(zhì)量管理新理念，改變檔案管理僅僅是行使管理職能、僅僅是資料和信息業(yè)務(wù)管理的傳統(tǒng)觀念，將檔案管理上升到工程和產(chǎn)品質(zhì)量管理的高度，明確檔案質(zhì)量是工程和產(chǎn)品質(zhì)量的重要組成部分，確認(rèn)檔案管理在工程和產(chǎn)品質(zhì)量管理中的重要地位，踐行檔案管理為實(shí)現(xiàn)“工程項(xiàng)目?jī)?yōu)先、產(chǎn)品質(zhì)量第一”服務(wù)的理念，努力促成檔案管理與工程質(zhì)量管理、產(chǎn)品質(zhì)量管理深度融合和有機(jī)結(jié)合，從而創(chuàng)造有利于加強(qiáng)檔案工作、提高檔案質(zhì)量管理水平的良好環(huán)境。

2、檔案質(zhì)量管理技術(shù)創(chuàng)新。

改變長(zhǎng)期以來檔案管理的傳統(tǒng)落后模式和方法，加快應(yīng)用新技術(shù)、新手段，提高檔案質(zhì)量管理的效率和水平。如利用企業(yè)辦公自動(dòng)化、信息化技術(shù)手段，制定可歸檔文檔電子清單，直接提供標(biāo)準(zhǔn)化的文檔編碼，提供格式模板，減少流程接口，提高文檔標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范性。電子化審簽歸檔方式的創(chuàng)新可提高歸檔效率，提高歸檔檔案檢索借閱效率，間接提高企業(yè)生產(chǎn)效率。

3、檔案質(zhì)量管理機(jī)制創(chuàng)新。

要整合各部門職能，形成檔案質(zhì)量管理的組織機(jī)制和工作合力。事實(shí)上檔案質(zhì)量管理和工程、產(chǎn)品質(zhì)量管理及其相關(guān)部門的職責(zé)是相輔相成的。檔案部門既是管理部門，又是服務(wù)部門，檔案管好了，不僅有利于提高檔案質(zhì)量，而且能為工程、產(chǎn)品設(shè)計(jì)及更改提供依據(jù)，檔案質(zhì)量成為工程、產(chǎn)品質(zhì)量的重要保障;而質(zhì)量管理部門嚴(yán)格監(jiān)督設(shè)計(jì)、工藝，不僅完善了工程、產(chǎn)品設(shè)計(jì)及施工、生產(chǎn)，而且也保證了歸檔材料與工程、產(chǎn)品相一致，提高了檔案的質(zhì)量。由此，各部門的工作職能具有相互關(guān)聯(lián)性和滲透性，加強(qiáng)檔案質(zhì)量管理應(yīng)當(dāng)成為各部門的共同職責(zé)。只有各部門加強(qiáng)協(xié)作配合，形成檔案管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理、質(zhì)量管理、項(xiàng)目建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)生產(chǎn)等各部門密切協(xié)同、共同擔(dān)責(zé)的檔案管理新機(jī)制，才能真正開創(chuàng)檔案質(zhì)量管理的新局面。

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