醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的思考探討

薛軍峰

【摘 要】隨著信息時代的到來和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，醫(yī)院檔案管理已經(jīng)突破了原有的管理模式，正在快速地向著網(wǎng)絡(luò)化的趨勢發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用使醫(yī)院檔案日常管理工作變得更加合理化、更加科學(xué)化和更加規(guī)范化，它不僅使得醫(yī)院檔案管理工作效率大大提高，而且還大大改變了我們的思維方式和工作方式?；诖?，本文就針對醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的思考展開探討。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化；策略

引言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院管理現(xiàn)代化程度也在不斷提高，檔案作為事業(yè)單位的重要信息資源，加強檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化是提高管理水平的重要內(nèi)容，也是醫(yī)院實施現(xiàn)代化的要求。因此，本文對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化及其必要性進(jìn)行簡要概述，并分析了醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的內(nèi)容及加強醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的措施，旨在提高檔案管理質(zhì)量，對其管理環(huán)境、管理系統(tǒng)、服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新，更好地為醫(yī)院患者和醫(yī)務(wù)人員服務(wù)，推動醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

一、網(wǎng)絡(luò)化介紹

網(wǎng)絡(luò)化是指利用通信技術(shù)和計算機技術(shù)，把分布在不同地點的計算機及各類電子終端設(shè)備互聯(lián)起來，按照一定的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議相互通信，以達(dá)到所有用戶都可以共享軟件、硬件和數(shù)據(jù)資源的目的。醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化就是：通過運用這些先進(jìn)的信息手段，建立統(tǒng)一的檢索和搜索引擎平臺，把圖書、檔案、病案等各種物質(zhì)載體形式轉(zhuǎn)化加工成數(shù)字化的信息，并進(jìn)行整合管理加工，使醫(yī)護(hù)人員能夠在自己辦公室，通過醫(yī)院計算機局域網(wǎng)、InternetExplorer網(wǎng)絡(luò)、隨時獲得信息資源。

二、醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的必要性

1.醫(yī)院檔案管理模式的升級需要。

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理存在問題日益突出，需要創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理方式，引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化管理模塊。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理問題：一是管理難度大，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理在自然條件下易受潮、破損及遺失，增加了檔案管理難度。二是由于紙質(zhì)檔案資料多，占用存放空間，增加管理成本。三是比較容易出現(xiàn)安全問題，由于部分醫(yī)院沒有建設(shè)專門的檔案室，檔案的儲存管理混亂，容易出現(xiàn)存放安全問題。四是紙質(zhì)傳統(tǒng)檔案的使用效率較低，傳閱、借閱等環(huán)節(jié)都比較麻煩，不利于檔案的使用。

2.醫(yī)院信息化發(fā)展的需要。

首先醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是對傳統(tǒng)檔案管理方式的變革，可以縮短與現(xiàn)代化的、數(shù)字化檔案管理之間的差距，從而滿足人們不斷增長的醫(yī)療需要。其次，網(wǎng)絡(luò)化管理可以在更大程度上提高檔案的使用效率以及加強對檔案的保護(hù)，能夠更好、更便捷地為醫(yī)院發(fā)展提供更有效的檔案服務(wù)，例如患者的病歷、診療記錄，可以及時調(diào)閱處方、賬單，避免糾紛并且增加診療效率，緩解看病難問題。第三，醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)也是貫徹落實國家檔案管理部門加快檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)文件精神的體現(xiàn)。

三、醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的內(nèi)容

1.傳統(tǒng)檔案。

由于醫(yī)院檔案收藏資料多，數(shù)據(jù)量大，短時間內(nèi)不可能完全實現(xiàn)數(shù)字化掃描，因此，就以查閱方便使用為原則，檔案信息按級別分類，可分年分批進(jìn)行，利用率高，價值高的檔案可優(yōu)先掃描，對一些機密文件不掃描。程序為：確定清單→提卷→核對→拆訂→掃描→圖像處理→質(zhì)檢→保存→提交數(shù)據(jù)庫→移交回檔案室。

2.病案管理。

病案電子病歷可按照國家衛(wèi)計委規(guī)范執(zhí)行，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)病案完全電子化，記錄患者全部診療過程，提供電子貯存、查詢、統(tǒng)計、數(shù)據(jù)交換。臨床科室根據(jù)各?？萍膊〉奶攸c建立規(guī)范化的“病種模板”。通過使用規(guī)范的術(shù)語、專業(yè)名詞，規(guī)范病案書寫格式，在一定程度上防止缺陷病案，提高整體醫(yī)療質(zhì)量。醫(yī)務(wù)處、質(zhì)控科等管理部門在院內(nèi)通過網(wǎng)上對病案隨時調(diào)閱與檢查并及時提出整改意見，對病案書寫時限，內(nèi)容完整性等多個方面實現(xiàn)了實時跟蹤，保證了病案書寫質(zhì)量。

3.文書管理。

文書管理工作的好與壞直接影響著檔案管理的內(nèi)在質(zhì)量。過去的文書管理工作，完全是靠人工來實現(xiàn)發(fā)文、登記、傳閱、催辦、歸檔和整理，容易出錯。實現(xiàn)文書管理網(wǎng)絡(luò)化以后，可以把每天收到的信息資料及時輸入電腦，在局域網(wǎng)或OA辦公系統(tǒng)內(nèi)傳閱。

4.人事檔案管理。

隨著網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的加快，能夠準(zhǔn)確、迅速地提供人事檔案信息變得更為重要，根據(jù)人事檔案管理工作的特點，建立和完善人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，從實體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理。

四、加強醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的具體措施

1.加強對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的重視。

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化對整個醫(yī)院更加規(guī)范、有序、高效地運行具有十分重要的作用，而部分醫(yī)務(wù)工作者及行政科室職工卻對此毫不知情，認(rèn)為只有真切的救人治病才是醫(yī)院應(yīng)該重視的。因此，我們需要對醫(yī)院的全體工作人員進(jìn)行思想上的影響和引導(dǎo)，使其充分認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化能夠給他們的工作帶來極大的便利，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化更需要大家的積極配合來完成。

2.建立完善的組織協(xié)調(diào)機構(gòu)。

為了實現(xiàn)新時代醫(yī)療體系改革的目標(biāo)，建立起完善的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系，必須先建立組織協(xié)調(diào)機構(gòu)。通過組織協(xié)調(diào)機構(gòu)的宣傳功能，來提高醫(yī)院工作人員對檔案管理工作的重視，并且制定出科學(xué)的檔案收集、利用、歸檔、保管制度，將制度納入績效考核之中，實現(xiàn)真正的動態(tài)檔案信息管理效果。醫(yī)院必須加強網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)的資金投入，支持檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與發(fā)展，添加新型網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備，使醫(yī)院檔案管理水平得到顯著的進(jìn)步。

3.強化網(wǎng)絡(luò)化檔案管理知識培訓(xùn)。

傳統(tǒng)的檔案管理主要使用人工方法，而紙質(zhì)檔案雖然有其獨特的優(yōu)點，但是繁雜的人工操作會影響管理效率，使檔案管理的實際效益無法發(fā)揮，阻礙了醫(yī)院提高檔案管理工作的推廣與執(zhí)行。檔案管理人員必須及時了解新的網(wǎng)絡(luò)知識，并且定期展開技術(shù)培訓(xùn)，加強管理人員專業(yè)素質(zhì)，使其可以更加勝任網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作。

4.加大資金投入，完善網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備。

加強資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的必要條件。目前，醫(yī)院普遍建立了微機局域網(wǎng)絡(luò)，在醫(yī)院檔案管理工作中，管理人員在網(wǎng)絡(luò)平臺上建立包括檔案管理、文書處理、電子論壇、網(wǎng)上公布、檔案查閱等內(nèi)容在內(nèi)的醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)，這樣，將大大提高辦公效率，實現(xiàn)檔案資料的在線利用。

5.檔案管理網(wǎng)絡(luò)化安全的防范。

醫(yī)院信息部門工作人員要加強對檔案信息系統(tǒng)的實時監(jiān)控，要給檔案系統(tǒng)安裝防病毒軟件，防止電腦病毒入侵，防止電腦黑客篡改檔案信息和破壞檔案信息系統(tǒng)。同時，檔案工作者必須充分認(rèn)識到加強檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的必要性和重要性，不斷提高自身的素質(zhì)和修養(yǎng)，熟練掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)新性地開展工作，促進(jìn)醫(yī)院的檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展。

五、結(jié)語

總之，醫(yī)院檔案是醫(yī)院在建設(shè)和發(fā)展過程中的重要信息資源，因此做好檔案管理工作具有十分重要的意義。隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，不僅提高了醫(yī)院的檔案管理水平，而且使檔案管理更加規(guī)范化，對提高醫(yī)院工作效率發(fā)揮著重要作用。目前，網(wǎng)絡(luò)化雖然廣泛應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理中，但是卻在應(yīng)用過程中存在著較多問題，伴隨網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展和醫(yī)院檔案管理水平的不斷提高，其問題必然可以得到進(jìn)一步解決。

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