Excel對(duì)生產(chǎn)數(shù)據(jù)的分析應(yīng)用

文/高盈盈，溫州龍灣國際機(jī)場(chǎng)漢莎航空食品有限公司

Excel作為當(dāng)前處理數(shù)據(jù)最為強(qiáng)大的軟件之一，因其計(jì)算、分析、傳遞和共享功能，在日常工作中可以幫助我們將龐大復(fù)雜的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為有效簡(jiǎn)潔的信息。在邁入大數(shù)據(jù)時(shí)代后，數(shù)據(jù)信息化已經(jīng)是大勢(shì)所趨。在這一現(xiàn)實(shí)條件的要求下，如何高效的進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，是我們現(xiàn)下應(yīng)該學(xué)習(xí)的。

1 Excel對(duì)生產(chǎn)數(shù)據(jù)的整理應(yīng)用

1.1 提高對(duì)函數(shù)的掌握和了解

在Excel函數(shù)中，根據(jù)來源的不同可分為以下四類，分別是內(nèi)置函數(shù)，即啟動(dòng)Excel就可使用的函數(shù)；擴(kuò)展函數(shù)，通過宏模塊使用；自定義函數(shù)，通過VBA代碼實(shí)現(xiàn)特定功能；宏表函數(shù)，即Ex cel4.0版函數(shù)。而根據(jù)函數(shù)的功能和應(yīng)用領(lǐng)域，又可分為文本函數(shù)、信息函數(shù)、邏輯函數(shù)、查找和引用函數(shù)、日期和時(shí)間函數(shù)、統(tǒng)計(jì)函數(shù)、數(shù)學(xué)和三角函數(shù)、財(cái)務(wù)函數(shù)、工程函數(shù)、多維數(shù)據(jù)集函數(shù)、兼容性函數(shù)、Web函數(shù)等12種。如何熟練組合使用這些函數(shù)，以較短的時(shí)間完成多種復(fù)雜運(yùn)算，提高工作效率與準(zhǔn)確性，是當(dāng)前我們亟需加強(qiáng)學(xué)習(xí)的一方面。

以大家最初接觸的自動(dòng)求和函數(shù)Sum為例，最簡(jiǎn)單的操作方法就是通過公式選項(xiàng)卡中的Σ符號(hào)。但是實(shí)際上，它還可以通過快捷鍵〈Alt+=＞來實(shí)現(xiàn)，并且還有相對(duì)應(yīng)的衍生函數(shù)，Sumif和 Sumifs。Sum函數(shù)僅僅只能對(duì)某個(gè)選定區(qū)域的全部數(shù)據(jù)進(jìn)行求和操作，Sumi f可以通過判斷該區(qū)域中符合單個(gè)條件的值進(jìn)行求和。Sumifs則是更進(jìn)一步，可以實(shí)現(xiàn)多個(gè)條件組合的數(shù)據(jù)求和。如圖1-1所示，S um函數(shù)可以按照銷售額求和，Sumif函數(shù)可以按照費(fèi)用名稱求和，Sumifs函數(shù)可以按照航班號(hào)和費(fèi)用名稱分類求和。

圖1-1按照sum、sumif、sumifs函數(shù)統(tǒng)計(jì)出的銷售額

僅一個(gè)函數(shù)，就可以衍生出多種用法，以達(dá)到不同的目的。此外，還可通過函數(shù)組合，以更為便捷的整理數(shù)據(jù)。以常用定位函數(shù)Match和引用函數(shù) Index為例，它們的組合可以更為強(qiáng)大，使得數(shù)據(jù)完成度更高。一般來說，Match函數(shù)是通過在單元格區(qū)域內(nèi)搜索指定項(xiàng)后返回該項(xiàng)在單元格區(qū)域內(nèi)的相對(duì)位置，以達(dá)到快速定位的效果。而Index函數(shù)則可以在指定區(qū)域內(nèi)，根據(jù)制定的行和列返回一個(gè)對(duì)應(yīng)值。這兩個(gè)函數(shù)的有機(jī)結(jié)合，可以在完成Vlookup函數(shù)的查找功能的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)逆向查詢。如圖1-2所示，通過Index函數(shù)和Match函數(shù)的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)查詢。

圖1-2 Index函數(shù)與Match函數(shù)結(jié)合實(shí)現(xiàn)工資項(xiàng)目動(dòng)態(tài)查詢

1.2 加強(qiáng)對(duì)功能區(qū)命令的使用和掌握

在多數(shù)情況下，由于數(shù)據(jù)錄入到單元格中的數(shù)據(jù)是沒有格式的。但是這樣也導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺乏標(biāo)識(shí)，無法直觀判斷這個(gè)數(shù)據(jù)是電話號(hào)碼還是日期。因此，通過Excel選項(xiàng)卡的數(shù)字命令組，來改變相應(yīng)的數(shù)字格式。改變數(shù)字格式，則可以根據(jù)數(shù)據(jù)本身的意義及其所想表達(dá)出的意思這一需求，來調(diào)整顯示其外觀，達(dá)到完成匹配的展示效果。

此外，選項(xiàng)卡中格式選項(xiàng)還可以通過自定義的方式，根據(jù)自己的需求，設(shè)置數(shù)字格式。通過這一方法，可以創(chuàng)建出多種數(shù)字格式，使得單元格總的數(shù)據(jù)更富有表現(xiàn)力和可讀性，以滿足我們的各種需求。

圖1-3 通過分列實(shí)現(xiàn)客戶和購買內(nèi)容的分類

一般來說，在原始生產(chǎn)數(shù)據(jù)中還會(huì)出現(xiàn)更為復(fù)雜的情況，如圖1-3所示，為了分類后易于整理，還需要用到“分列”功能。選中需要分列的數(shù)據(jù)列，可以按照固定字段長(zhǎng)度或者分隔符號(hào)兩種方式，根據(jù)文本的特質(zhì)填入分隔符號(hào)中，這里就是通過“(”這一符號(hào)進(jìn)行分離，將公司名稱和購買內(nèi)容分離開來。

通過這一功能，可以把復(fù)雜的文字內(nèi)容按照所想的格式分列，從而匯總數(shù)據(jù)以便于進(jìn)一步分析。圖1-3中就體現(xiàn)了各個(gè)公司的購買金額，再通過進(jìn)一步排序后，就可以匯總每家公司的購買總金額。

2 Excel對(duì)生產(chǎn)數(shù)據(jù)的分析應(yīng)用

2.1 組合使用篩選和分類匯總功能

在管理數(shù)據(jù)表時(shí)，根據(jù)某一條件篩選出匹配的數(shù)據(jù)是常見的需求。通過篩選按鈕，可以使數(shù)據(jù)列表進(jìn)入篩選狀態(tài)。每個(gè)標(biāo)題字段中，都會(huì)出現(xiàn)下拉箭頭，通過勾選的方式，就可以根據(jù)需求完成篩選。

隨著Excel版本的升級(jí)，篩選功能也越發(fā)強(qiáng)大。不僅可以同時(shí)篩選多列數(shù)據(jù)，還考慮用戶喜歡通過單元格顏色或字體顏色來標(biāo)識(shí)數(shù)據(jù)，因此增加了根據(jù)單元格的特質(zhì)來篩選。以便用戶根據(jù)需求對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

在篩選之后，只能查看分類出的數(shù)據(jù)而無法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步整理分析。為了便于整理分析數(shù)據(jù)，可以通過分類匯總功能，對(duì)數(shù)據(jù)列表中的甚至進(jìn)行分析，比如獲得求和值、計(jì)數(shù)值、平均值等等。在單項(xiàng)分類匯總的基礎(chǔ)上，還可以通過取消“替換當(dāng)前分類匯總”選項(xiàng)，達(dá)成多重分類匯總的目的。

2.2 加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)透視表的掌握和了解

數(shù)據(jù)透視表作為一種交互式報(bào)表，因?yàn)榫C合了排序、篩選、分類匯總等一系列功能，可以快速分類匯總并比較數(shù)據(jù)。尤其它的操作簡(jiǎn)便，通過鼠標(biāo)移動(dòng)字段的位置，就可以變化出各種類型的報(bào)表。因此，也是最常用、最便捷數(shù)據(jù)分析工具，將大量數(shù)據(jù)背后的關(guān)系聯(lián)系起來，簡(jiǎn)化問題，將繁復(fù)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為有價(jià)值的信息，以供我們做出研究和決策。圖1-1中，是通過sumif函數(shù)和sumifs函數(shù)實(shí)現(xiàn)的效果，也可以通過數(shù)據(jù)透視表一步實(shí)現(xiàn)，甚至更為靈活。如圖1-4可以體現(xiàn)出。

圖1-4 通過數(shù)據(jù)透視表統(tǒng)計(jì)出的銷售額

這里因?yàn)榻厝〉臄?shù)據(jù)有限，所以其便利性不甚明顯，如果是一個(gè)月甚至是一年的數(shù)據(jù)中，這一便利性體現(xiàn)的尤為明顯。

3 提高Excel在工作中的應(yīng)用

3.1 推廣新版軟件在工作中的應(yīng)用

隨著會(huì)計(jì)信息化改革的深入和大數(shù)據(jù)時(shí)代的全面推進(jìn)，Excel在提高工作效率方面的優(yōu)勢(shì)更加明顯。但是由于企業(yè)OA系統(tǒng)的限制，目前我司大部分人員還在使用2003版本的Office軟件，既無法享受到Excel版本更新帶來的便利，又限制了軟件的進(jìn)一步推廣。

Excel2003到2007之間，在產(chǎn)品界面上產(chǎn)生了巨大的變革。由傳統(tǒng)菜單欄和工具欄，轉(zhuǎn)換為承載更加豐富內(nèi)容的功能區(qū)和選項(xiàng)卡。至于最新的2016，這十三年的跨越，更是與時(shí)俱進(jìn)，增加了云計(jì)算能力和 PowerBI功能，通過 PowerQuery和 PowerMap 功能，可以使用更為多樣性的數(shù)據(jù)源，以及數(shù)據(jù)逆透視表在重新組合排列數(shù)據(jù)上所帶來的便利性。

版本的迭代意味著更為便利的操作體驗(yàn)，因此也應(yīng)加強(qiáng)推廣新版本Office軟件的大面積使用。

3.2 加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員對(duì)Excel能力的培養(yǎng)

由于原始數(shù)據(jù)的不規(guī)范性和無序性，在數(shù)據(jù)歸類整理階段，就需要財(cái)務(wù)人員根據(jù)數(shù)據(jù)的性質(zhì)，通過篩選、數(shù)據(jù)透視表和函數(shù)等工具，結(jié)合常規(guī)數(shù)據(jù)處理，將數(shù)據(jù)處理的便于分析。在數(shù)據(jù)輸出分析階段，根據(jù)實(shí)際需求選擇圖表，增強(qiáng)數(shù)據(jù)的可讀性，以便為公司決策作出參考。

這就要求財(cái)務(wù)人員可以熟練辨別數(shù)據(jù)類型，進(jìn)而對(duì)數(shù)據(jù)分門別類進(jìn)行整理歸類，以合適的方式對(duì)其歸類分析。

3.3 提升Excel與ERP系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合

隨著互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的發(fā)展，ERP系統(tǒng)和 Excel的協(xié)同更加緊密，信息的共享也日益增強(qiáng)。這也迫使財(cái)務(wù)人員提升自身能力，加強(qiáng)對(duì)軟件協(xié)同工作的認(rèn)知，進(jìn)而提高工作效率。以金蝶 EAS為例，內(nèi)置的報(bào)表模板取數(shù)，均是以Excel為基礎(chǔ)，內(nèi)嵌函數(shù)獲取直接數(shù)據(jù)。但是由于報(bào)表設(shè)置時(shí)和實(shí)際運(yùn)用的出入，仍需我們根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。這就要求財(cái)務(wù)人員同時(shí)掌握Excel函數(shù)的運(yùn)用和金蝶EAS的實(shí)操。

4 結(jié)語

Excel因其具有的數(shù)據(jù)處理功能，不僅可以幫助我們擺脫繁復(fù)的日常數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，還因其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能，可以根據(jù)需求，生成直觀的圖表。以反映企業(yè)的生產(chǎn)過程狀態(tài)，從而為控制生產(chǎn)成、尋出關(guān)鍵問題提供依據(jù)。