辦公設備管理與維護探究

賈祥森

摘 要：隨著社會的不斷進步與發(fā)展，企業(yè)在發(fā)展中應用了越來越多的先進的辦公設備。這些辦公設備對企業(yè)的生產(chǎn)和管理起到了很重要的作用，企業(yè)的各項活動大多都運用辦公設備來開展?，F(xiàn)代企業(yè)辦公設備主要以電子計算機、打印機、傳真機等為主，這些電子設備在使用時需要注重很多方面。為了讓辦公設備能更好地為企業(yè)服務，給企業(yè)帶來更大的效益，需要對辦公設備進行管理與維護。本文主要討論了如何對辦公設備進行管理與維護，并提出了自己的看法與建議，僅供讀者參考。

關(guān)鍵詞：辦公設備;管理維護;具體建議

中圖分類號：U692? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? 文章編號：1006—7973（2019）03-0036-02

1辦公設備管理與維護的目的與范圍

目前，企業(yè)中的辦公設備大多比較智能化，價值也比較高。辦公設備主要是為企業(yè)各項業(yè)務服務的，辦公設備是每個公司必備的專用設備，所以每個公司都會涉及到辦公設備的管理與維護。辦公設備管理與維護的目的主要是讓辦公設備能夠合理的被使用，并且能給企業(yè)帶來良好的效益。有效的辦公設備的管理與維護不僅能提高企業(yè)的工作效率，還能為企業(yè)節(jié)約大量的成本。辦公設備的管理與維護的范圍主要包括了主要的計算機辦公設備，其中，與計算機相關(guān)的例如打印機、傳真機、復印機、網(wǎng)絡設備、多媒體投影儀等一系列的設備也屬于辦公設備的范圍。這些辦公設備是公司經(jīng)常用到的設備，對公司來說必不可少。所以有必要對辦公設備的管理與維護進行探討，以求能更好地維護辦公設備來達到提高公司生產(chǎn)管理效率的目的。

2辦公設備管理的職責分配

辦公設備的管理與維護工作需要有明確的職業(yè)分配，有了職責分配之后每個人會對自己的工作有一個初步的了解。一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，負責某一方面的員工就會承擔相應的責任，進而能進行及時的處理。明確職責分配還可以提高辦公設備管理與維護的效率，辦公設備管理與維護人員也會對管理與維護工作提起更高的重視程度，這樣一來能防止管理與維護人員推卸責任，玩忽職守等。辦公設備管理的職責分配可以從這幾個方面入手：

第一，辦公設備的使用人員主要負責計算機的日常維護以及保養(yǎng)工作。使用者應該正確的使用計算機等辦公設備，并且要對自己經(jīng)常使用的計算機等辦公設備進行日常的維護與保養(yǎng)。這樣一來，能有效的對日常辦公設備進行日常管理與維護工作，保證了辦公設備的正常使用。

第二，由公司的維修部門管理辦公設備的日常采購、維修以及判定報廢等工作。辦公設備在使用過程中不可能一帆風順，不出現(xiàn)一點問題，如果辦公設備一旦出現(xiàn)問題會對辦公效率有所影響，從而影響整體的生產(chǎn)效率。這時，需要維修部門負責日常的技術(shù)性維修工作，專業(yè)的人員才能對辦公設備進行專業(yè)的處理，這樣才能保證辦公設備恢復正常，繼續(xù)為公司服務。辦公設備的報廢要有一定的標準，辦公設備一般來說價值比較高，隨意的報廢辦公設備無疑是增加了公司的經(jīng)營成本。這時，需要專業(yè)人員對辦公設備的報廢進行一個認定，只有到達了報廢標準之后，才能對辦公設備進行淘汰處理。

第三，公司管理資材的部門負責報廢辦公設備的處理與回收工作。辦公設備的壽命結(jié)束后，需要有專門的人員進行回收處理。辦公設備的回收處理工作主要有資材部門來處理，這樣能讓資材部門更加輕松的計算資材的支出等，能讓辦公設備的管理工作效率更高。

第四，公司管理部門對以上三個管理部分進行培訓落實工作，明確地規(guī)定相關(guān)部門每個人的具體工作。辦公設備的管理與維護工作已經(jīng)進行了明確的劃分，最后一步就是要對這些職業(yè)進行落實和監(jiān)督其執(zhí)行。管理部門主要對以上部門進行監(jiān)管工作，因為只有計劃沒有執(zhí)行的工作相當于空談。管理部門做好最后的管理工作能有效的提高管理效率，也督促相關(guān)人員盡快履行好其本職工作，提高工作效率。

3辦公設備管理維護的流程

3.1辦公設備的購入

辦公設備的購入是辦公設備管理的第一個環(huán)節(jié)，使用人需要辦公設備時，需要使用人提供購入申請。接下來，由部門管理人員審核申請，然后再由部門負責人統(tǒng)一上交到主管部門進行審批。審批通過后，再由庫存管理人員安排庫存領(lǐng)用。如果庫存不足，那么再由采購部門進行采購安排，完成最后的辦公設備購入工作。

3.2辦公設備的入庫與驗收

辦公設備采購完成后，需要由相關(guān)負責人進行核實驗收。這時，需要對采購回來的設備進行入庫驗收手續(xù)的辦理工作。還需要信息管理部門對設備的質(zhì)量等進行檢驗，一系列的檢驗完成之后，再由庫存保管員進行設備的入庫信息填寫，將設備做入庫處理。

3.3辦公設備的配置

辦公設備有很多種類型，不同類型的辦公設備的配置方式有所不同，所以這時需要不同的人來申請領(lǐng)用，然后再由相關(guān)人員進行辦公設備的配置工作。第一，員工專用計算機等設備的使用需要由個人提出申請，然后相關(guān)部門進行審批，再進行后續(xù)的領(lǐng)用。需要注意的是，公用計算機不能用于處理私人事務，并且使用者需要對自己的專用辦公設備進行日常維護，不能隨意損壞公用財產(chǎn)。第二，類似于電話機、傳真機等部門設備的領(lǐng)用，需要由各部門主管人員根據(jù)需求提出申請。經(jīng)過審批之后，提交到負責部門進行登記記錄，然后等待后續(xù)的安裝等工作。這類部門設備的日常使用維護是整個部門的責任，需要整個部門肩負起日常的保養(yǎng)工作，按照使用說明進行日常使用維護工作，以保證設備的正常使用。

4辦公設備的使用與維護

4.1注重電子設備的使用環(huán)境

辦公設備一般都是電子設備，在進行日常的使用維護時需要注重使用的環(huán)境，以保證辦公電子設備能正常使用。辦公設備需要在適宜的溫度和濕度下才能達到更高的使用效率，所以這時需要對辦公設備的使用環(huán)境做出要求。首先要保證辦公設備所在的室內(nèi)環(huán)境溫度適中，溫度過高或者溫度過低都會影響使用效率，甚至會造成辦公設備的損害。另外，辦公設備所處的室內(nèi)環(huán)境應該保證濕度適宜，辦公設備不能在過于潮濕的環(huán)境下使用。過于潮濕會造成損壞、零件受損等。所以這時，需要使用者或者維護者及時地進行除濕處理，一旦濕度過高，一定要采取相應的措施。除此之外，還要保證辦公設備的清潔除塵等工作。日常的清潔要保證，避免灰塵引起的設備老化以及損害。辦公設備需要進行良好的日常維護，這樣才能保證設備的正常使用，進而提高總體的工作效率。

4.2建立電子設備維護檔案

在辦公設備的管理與維護中，建立電子設備維護檔案也十分重要。辦公設備需要進行定期的檢修維護，這時需要對每一臺辦公設備建立詳細的電子檔案，了解每一臺設備的日常狀況。電子檔案主要記錄的是每一次設備維修的時間、故障處理以及維修方案等。并且還要記錄其故障原因，排除故障的方式等。這樣一來，維修人員就能對設備有一個詳細的了解，再次進行維修檢查時會節(jié)約一定的時間。建立電子檔案能對設備的信息有一個充分的了解，對每一臺設備有了充分的了解可以適當?shù)奶岣吖芾砼c維護的效率，讓管理與維護工作更加有秩序。

5總結(jié)

總的來說，辦公設備的管理與維護對公司的正常運行十分重要。辦公設備是公司的重要資產(chǎn)，也是公司正常運行的重要工具。只有公司辦公設備進行專門的管理和維護，才能保證辦公設備的正常使用，才能為公司繼續(xù)做出貢獻。辦公設備的管理維護工作需要按照程序一步一步地進行，井井有條的管理維護工作能讓辦公設備的應用更加科學合理，這對于公司來說意義重大。關(guān)于辦公設備的管理與維護問題還需要更多的專業(yè)人士進行研究，未來辦公設備管理與維護工作必定能在大家的共同努力之下更上一層樓。

參考文獻：

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