辦公設(shè)備管理與維護(hù)探究

賈祥森

摘 要：隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，企業(yè)在發(fā)展中應(yīng)用了越來越多的先進(jìn)的辦公設(shè)備。這些辦公設(shè)備對企業(yè)的生產(chǎn)和管理起到了很重要的作用，企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)大多都運(yùn)用辦公設(shè)備來開展?，F(xiàn)代企業(yè)辦公設(shè)備主要以電子計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等為主，這些電子設(shè)備在使用時(shí)需要注重很多方面。為了讓辦公設(shè)備能更好地為企業(yè)服務(wù)，給企業(yè)帶來更大的效益，需要對辦公設(shè)備進(jìn)行管理與維護(hù)。本文主要討論了如何對辦公設(shè)備進(jìn)行管理與維護(hù)，并提出了自己的看法與建議，僅供讀者參考。

關(guān)鍵詞：辦公設(shè)備;管理維護(hù);具體建議

中圖分類號：U692? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? 文章編號：1006—7973（2019）03-0036-02

1辦公設(shè)備管理與維護(hù)的目的與范圍

目前，企業(yè)中的辦公設(shè)備大多比較智能化，價(jià)值也比較高。辦公設(shè)備主要是為企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)服務(wù)的，辦公設(shè)備是每個(gè)公司必備的專用設(shè)備，所以每個(gè)公司都會(huì)涉及到辦公設(shè)備的管理與維護(hù)。辦公設(shè)備管理與維護(hù)的目的主要是讓辦公設(shè)備能夠合理的被使用，并且能給企業(yè)帶來良好的效益。有效的辦公設(shè)備的管理與維護(hù)不僅能提高企業(yè)的工作效率，還能為企業(yè)節(jié)約大量的成本。辦公設(shè)備的管理與維護(hù)的范圍主要包括了主要的計(jì)算機(jī)辦公設(shè)備，其中，與計(jì)算機(jī)相關(guān)的例如打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、多媒體投影儀等一系列的設(shè)備也屬于辦公設(shè)備的范圍。這些辦公設(shè)備是公司經(jīng)常用到的設(shè)備，對公司來說必不可少。所以有必要對辦公設(shè)備的管理與維護(hù)進(jìn)行探討，以求能更好地維護(hù)辦公設(shè)備來達(dá)到提高公司生產(chǎn)管理效率的目的。

2辦公設(shè)備管理的職責(zé)分配

辦公設(shè)備的管理與維護(hù)工作需要有明確的職業(yè)分配，有了職責(zé)分配之后每個(gè)人會(huì)對自己的工作有一個(gè)初步的了解。一旦某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，負(fù)責(zé)某一方面的員工就會(huì)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，進(jìn)而能進(jìn)行及時(shí)的處理。明確職責(zé)分配還可以提高辦公設(shè)備管理與維護(hù)的效率，辦公設(shè)備管理與維護(hù)人員也會(huì)對管理與維護(hù)工作提起更高的重視程度，這樣一來能防止管理與維護(hù)人員推卸責(zé)任，玩忽職守等。辦公設(shè)備管理的職責(zé)分配可以從這幾個(gè)方面入手：

第一，辦公設(shè)備的使用人員主要負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)的日常維護(hù)以及保養(yǎng)工作。使用者應(yīng)該正確的使用計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備，并且要對自己經(jīng)常使用的計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備進(jìn)行日常的維護(hù)與保養(yǎng)。這樣一來，能有效的對日常辦公設(shè)備進(jìn)行日常管理與維護(hù)工作，保證了辦公設(shè)備的正常使用。

第二，由公司的維修部門管理辦公設(shè)備的日常采購、維修以及判定報(bào)廢等工作。辦公設(shè)備在使用過程中不可能一帆風(fēng)順，不出現(xiàn)一點(diǎn)問題，如果辦公設(shè)備一旦出現(xiàn)問題會(huì)對辦公效率有所影響，從而影響整體的生產(chǎn)效率。這時(shí)，需要維修部門負(fù)責(zé)日常的技術(shù)性維修工作，專業(yè)的人員才能對辦公設(shè)備進(jìn)行專業(yè)的處理，這樣才能保證辦公設(shè)備恢復(fù)正常，繼續(xù)為公司服務(wù)。辦公設(shè)備的報(bào)廢要有一定的標(biāo)準(zhǔn)，辦公設(shè)備一般來說價(jià)值比較高，隨意的報(bào)廢辦公設(shè)備無疑是增加了公司的經(jīng)營成本。這時(shí)，需要專業(yè)人員對辦公設(shè)備的報(bào)廢進(jìn)行一個(gè)認(rèn)定，只有到達(dá)了報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)之后，才能對辦公設(shè)備進(jìn)行淘汰處理。

第三，公司管理資材的部門負(fù)責(zé)報(bào)廢辦公設(shè)備的處理與回收工作。辦公設(shè)備的壽命結(jié)束后，需要有專門的人員進(jìn)行回收處理。辦公設(shè)備的回收處理工作主要有資材部門來處理，這樣能讓資材部門更加輕松的計(jì)算資材的支出等，能讓辦公設(shè)備的管理工作效率更高。

第四，公司管理部門對以上三個(gè)管理部分進(jìn)行培訓(xùn)落實(shí)工作，明確地規(guī)定相關(guān)部門每個(gè)人的具體工作。辦公設(shè)備的管理與維護(hù)工作已經(jīng)進(jìn)行了明確的劃分，最后一步就是要對這些職業(yè)進(jìn)行落實(shí)和監(jiān)督其執(zhí)行。管理部門主要對以上部門進(jìn)行監(jiān)管工作，因?yàn)橹挥杏?jì)劃沒有執(zhí)行的工作相當(dāng)于空談。管理部門做好最后的管理工作能有效的提高管理效率，也督促相關(guān)人員盡快履行好其本職工作，提高工作效率。

3辦公設(shè)備管理維護(hù)的流程

3.1辦公設(shè)備的購入

辦公設(shè)備的購入是辦公設(shè)備管理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，使用人需要辦公設(shè)備時(shí)，需要使用人提供購入申請。接下來，由部門管理人員審核申請，然后再由部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)一上交到主管部門進(jìn)行審批。審批通過后，再由庫存管理人員安排庫存領(lǐng)用。如果庫存不足，那么再由采購部門進(jìn)行采購安排，完成最后的辦公設(shè)備購入工作。

3.2辦公設(shè)備的入庫與驗(yàn)收

辦公設(shè)備采購?fù)瓿珊螅枰上嚓P(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行核實(shí)驗(yàn)收。這時(shí)，需要對采購回來的設(shè)備進(jìn)行入庫驗(yàn)收手續(xù)的辦理工作。還需要信息管理部門對設(shè)備的質(zhì)量等進(jìn)行檢驗(yàn)，一系列的檢驗(yàn)完成之后，再由庫存保管員進(jìn)行設(shè)備的入庫信息填寫，將設(shè)備做入庫處理。

3.3辦公設(shè)備的配置

辦公設(shè)備有很多種類型，不同類型的辦公設(shè)備的配置方式有所不同，所以這時(shí)需要不同的人來申請領(lǐng)用，然后再由相關(guān)人員進(jìn)行辦公設(shè)備的配置工作。第一，員工專用計(jì)算機(jī)等設(shè)備的使用需要由個(gè)人提出申請，然后相關(guān)部門進(jìn)行審批，再進(jìn)行后續(xù)的領(lǐng)用。需要注意的是，公用計(jì)算機(jī)不能用于處理私人事務(wù)，并且使用者需要對自己的專用辦公設(shè)備進(jìn)行日常維護(hù)，不能隨意損壞公用財(cái)產(chǎn)。第二，類似于電話機(jī)、傳真機(jī)等部門設(shè)備的領(lǐng)用，需要由各部門主管人員根據(jù)需求提出申請。經(jīng)過審批之后，提交到負(fù)責(zé)部門進(jìn)行登記記錄，然后等待后續(xù)的安裝等工作。這類部門設(shè)備的日常使用維護(hù)是整個(gè)部門的責(zé)任，需要整個(gè)部門肩負(fù)起日常的保養(yǎng)工作，按照使用說明進(jìn)行日常使用維護(hù)工作，以保證設(shè)備的正常使用。

4辦公設(shè)備的使用與維護(hù)

4.1注重電子設(shè)備的使用環(huán)境

辦公設(shè)備一般都是電子設(shè)備，在進(jìn)行日常的使用維護(hù)時(shí)需要注重使用的環(huán)境，以保證辦公電子設(shè)備能正常使用。辦公設(shè)備需要在適宜的溫度和濕度下才能達(dá)到更高的使用效率，所以這時(shí)需要對辦公設(shè)備的使用環(huán)境做出要求。首先要保證辦公設(shè)備所在的室內(nèi)環(huán)境溫度適中，溫度過高或者溫度過低都會(huì)影響使用效率，甚至?xí)斐赊k公設(shè)備的損害。另外，辦公設(shè)備所處的室內(nèi)環(huán)境應(yīng)該保證濕度適宜，辦公設(shè)備不能在過于潮濕的環(huán)境下使用。過于潮濕會(huì)造成損壞、零件受損等。所以這時(shí)，需要使用者或者維護(hù)者及時(shí)地進(jìn)行除濕處理，一旦濕度過高，一定要采取相應(yīng)的措施。除此之外，還要保證辦公設(shè)備的清潔除塵等工作。日常的清潔要保證，避免灰塵引起的設(shè)備老化以及損害。辦公設(shè)備需要進(jìn)行良好的日常維護(hù)，這樣才能保證設(shè)備的正常使用，進(jìn)而提高總體的工作效率。

4.2建立電子設(shè)備維護(hù)檔案

在辦公設(shè)備的管理與維護(hù)中，建立電子設(shè)備維護(hù)檔案也十分重要。辦公設(shè)備需要進(jìn)行定期的檢修維護(hù)，這時(shí)需要對每一臺辦公設(shè)備建立詳細(xì)的電子檔案，了解每一臺設(shè)備的日常狀況。電子檔案主要記錄的是每一次設(shè)備維修的時(shí)間、故障處理以及維修方案等。并且還要記錄其故障原因，排除故障的方式等。這樣一來，維修人員就能對設(shè)備有一個(gè)詳細(xì)的了解，再次進(jìn)行維修檢查時(shí)會(huì)節(jié)約一定的時(shí)間。建立電子檔案能對設(shè)備的信息有一個(gè)充分的了解，對每一臺設(shè)備有了充分的了解可以適當(dāng)?shù)奶岣吖芾砼c維護(hù)的效率，讓管理與維護(hù)工作更加有秩序。

5總結(jié)

總的來說，辦公設(shè)備的管理與維護(hù)對公司的正常運(yùn)行十分重要。辦公設(shè)備是公司的重要資產(chǎn)，也是公司正常運(yùn)行的重要工具。只有公司辦公設(shè)備進(jìn)行專門的管理和維護(hù)，才能保證辦公設(shè)備的正常使用，才能為公司繼續(xù)做出貢獻(xiàn)。辦公設(shè)備的管理維護(hù)工作需要按照程序一步一步地進(jìn)行，井井有條的管理維護(hù)工作能讓辦公設(shè)備的應(yīng)用更加科學(xué)合理，這對于公司來說意義重大。關(guān)于辦公設(shè)備的管理與維護(hù)問題還需要更多的專業(yè)人士進(jìn)行研究，未來辦公設(shè)備管理與維護(hù)工作必定能在大家的共同努力之下更上一層樓。

參考文獻(xiàn)：

[1]解春和.企業(yè)機(jī)關(guān)辦公電子設(shè)備的管理[J].露天采礦技術(shù)，2016，12（06）：152-153.

[2]許世民.辦公自動(dòng)化設(shè)備資源浪費(fèi)嚴(yán)重[J].秘書，2014，21（03）：169-170.