高校人事檔案管理系統(tǒng)的兩項數(shù)據(jù)工作
——公共數(shù)據(jù)與慢數(shù)據(jù)

(西華師范大學圖書館 四川 南充 637009)

高校人事檔案信息綜合管理系統(tǒng)，它以精準匹配查詢技術、高清掃描技術和海量存儲技術及其設備為基礎，配合功能強大的 Excel函數(shù)匹配表單工作薄、專業(yè)的檔案信息管理軟件，實現(xiàn)對原始檔案材料如紙質(zhì)檔案的歸類、存儲、查詢和補充的同時，可減少接觸各類檔案原件的頻次。此系統(tǒng)的基礎與未來在于數(shù)字化、自動采集、以及數(shù)據(jù)管理。

一、數(shù)字化與現(xiàn)狀

紙質(zhì)資源數(shù)字化是現(xiàn)階段大多數(shù)高校人事檔案數(shù)字化工作的重點。自動采集需先經(jīng)歷初級的數(shù)字化過程——人工采集。智能技術的實現(xiàn)，是建立在高級階段的自動采集和數(shù)據(jù)分析技術之上。由于技術限制，目前，我國人事檔案和我校的人事檔案管理還處于人工采集和高清信息采集的數(shù)字化階段。人工采集的高清數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案的管理工作相比，紙質(zhì)檔案的綜合管理工作其地位依然不可撼動，而數(shù)字化進程需要提速。

首先，從紙質(zhì)檔案本身的重要性和地位看，它不可忽略。學者李薇娜做過“檔案信息化管理中紙質(zhì)檔案的重要性分析”[1]，她認為“檔案數(shù)據(jù)持續(xù)性的保管一旦用于儲存電子檔案信息的電子設備出現(xiàn)了故障，僅僅憑借現(xiàn)有的技術很難將檔案材料完整地復原，電子檔案信息可以依存的載體比較多，相對其受到的技術性限制也比較多。從保存時間這個角度來看，紙質(zhì)檔案雖然也會受到所處保存環(huán)境的影響，但是如果在合適的儲存條件下，其儲存時間也能夠被延長，因此可明確紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性也更強。”

其次，電子文件只被作為輔助性文件，不受重視。學者徐婧科在《紙質(zhì)、電子文件共存狀態(tài)下的基層檔案管理》中認為：很多的基層單位 OA水平較高，運用計算機下發(fā)文件，后再下發(fā)紙質(zhì)文件，但紙質(zhì)文件下發(fā)后，基層管理人員往往忽視電子文檔，使之處于閑置狀態(tài)。

最后，由于數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)和集成平臺的外來性，短時內(nèi)增強了自動化進程，但由于系統(tǒng)或平臺原因，如若遇到技術更迭，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移工作將比紙質(zhì)檔案的維護更為繁瑣。正如游蘭菊在《電子文件與紙質(zhì)檔案的差異及管理》的觀點，通過加深對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，進而運用自動化手段，減少人工，提高工作效率和效果，是目前檔案工作的重點。

二、自動采集數(shù)據(jù)信息的必然性及發(fā)展趨勢

(一)必然性：從客觀外部因素來看，隨著全球人口老齡化趨勢，全世界適齡勞動力減少，體力勞動的成本逐漸提高，依靠人工完成大量采集工作的成本越來越高。 加之，全球高科技工作者地區(qū)間高度流動性的成功案例(馬丁肯尼與理查德佛羅里達提到硅谷和128號公路地區(qū)的高科技人才高度流動案例)[2]。

國情的變化，新型勞動力市場要求工作者不再僅是謀求機構(gòu)內(nèi)部晉升，而是橫向發(fā)展。大規(guī)模流動和橫向流動的客觀外因要求檔案管理實現(xiàn)自動化。所以，從主體和內(nèi)部因素來看，隨著高等教育的國際化趨勢，我校人力資源流動性增強，高校人員學歷素質(zhì)不斷提高，高層次學者對外交流的需求增強。大致估計：每年，我校至少要新增在職員工檔案文件幾千份。近幾年每年引進高學歷和高層次人才的檔案材料由幾十份上升至百余份。由此，每年都有數(shù)以萬頁的人事檔案材料匯集在檔案室需要管理。

可見，整理出一套能對各種在職人員、流動人員、高素質(zhì)人員的紙質(zhì)和電子檔案自動化管理系統(tǒng)已顯得相當必要了。

(二)發(fā)展趨勢——數(shù)據(jù)信息管理：紙質(zhì)資源數(shù)字化和人工采集之后，數(shù)字檔案的綜合管理工作的自動化程度也是需要深入的。自動化的采集將具更為完備的工作流程，含人事檔案掃描系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)、登錄系統(tǒng)、索引系統(tǒng)、存儲、備份、建模和恢復系統(tǒng)等功能模塊。自動化階段的檔案工作手段，在查詢、索引、建模等方面，比人工采集階段更為高級。

隨著后工業(yè)社會工業(yè)進程和新技術更迭，大數(shù)據(jù)應運而生。自動采集階段會產(chǎn)生大量可供數(shù)據(jù)分析的元數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)管理工作除了可以進行數(shù)據(jù)共享：電子化的檔案信息可以實現(xiàn)網(wǎng)上查閱、檔案管理、新增檔案材料管理之間的無縫鏈接和數(shù)據(jù)共享。它還有大量的元數(shù)據(jù)需要分析處理。工作者可利用計算機軟件，圍繞元數(shù)據(jù)，準確統(tǒng)計各種創(chuàng)意指數(shù)，實現(xiàn)精英管理，從而提高創(chuàng)意經(jīng)濟、科技實力和人才吸引力。卜彥芳主編的《創(chuàng)意經(jīng)濟概論》(2014年版第220頁)認為佛羅里達開發(fā)了Creativity Index的度量方法，其創(chuàng)意指數(shù)由4個同等權重的因素構(gòu)成：

1.創(chuàng)意階層占勞動力總?cè)丝诘谋壤?/p>

2.創(chuàng)新(以人均專利數(shù)來衡量)；

3.高科技產(chǎn)業(yè)，采用米爾肯研究所開發(fā)的廣為業(yè)界接受的科技極化指數(shù)(Tech PoleIndex，佛羅里達稱其為“高科技指數(shù)”)；

4.多樣性，狹義以同性戀指數(shù)來衡量，能夠合理地反映某地區(qū)對不同人群和觀念的開放程度。廣義即復合多樣性指數(shù)，英文簡稱 CDI，包括如波西米亞人指數(shù)、文化熔爐指數(shù)等。

例如，呂慶華于2015年所著《中國創(chuàng)意城市評價》 認為：＂文化熔爐指數(shù)用于考察移民或外來人口比例與高科技產(chǎn)業(yè)發(fā)展之間的關聯(lián)研究發(fā)現(xiàn)，文化熔爐指數(shù)與高科技指數(shù)呈正相關關系，一個城市或地區(qū)越開放發(fā)展前景就越好?！钡瑫r，《創(chuàng)意經(jīng)濟概論》(第230頁)部分贊同并深入揭示：受米爾肯研究院發(fā)布的＂文化熔爐都市地區(qū)”研究項目的啟發(fā)，將這種關聯(lián)定義為＂文化熔爐指數(shù)”(Melting Pot Index)。項目研究表明，文化熔爐指數(shù)與高科技指數(shù)呈現(xiàn)正相關，可以得出移民與高科技產(chǎn)業(yè)是相關聯(lián)的。但，移民和創(chuàng)新之間并沒有緊密的關聯(lián)，文化熔爐指數(shù)與創(chuàng)新指數(shù)在統(tǒng)計學意義上并不構(gòu)成關聯(lián)?！?/p>

《創(chuàng)意經(jīng)濟概論》還談到：波西半亞指數(shù)是指從事藝術創(chuàng)作的相對人口，作為該地區(qū)藝術財富創(chuàng)造者規(guī)模的直接依據(jù)。佛羅里達的分析結(jié)果還證明波西米亞指數(shù)有令人驚訝的預測性，此指數(shù)與高科技行業(yè)、人口增長、雇傭增長都具有顯著的相關性。

所以，未來的檔案元數(shù)據(jù)管理工作是提升檔案管理工作價值的必然趨勢，還需要深入研究各類數(shù)據(jù)指數(shù)的效用。在檔案管理工作中，為提升工作價值，必然引伸出新的數(shù)據(jù)信息管理工作——檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計。采集大數(shù)據(jù)之余，挖掘大數(shù)據(jù)中缺失的關鍵數(shù)據(jù)——“慢數(shù)據(jù)”[3]，可深化完善數(shù)據(jù)管理工作，提升檔案管理價值。慢數(shù)據(jù)的力量在于以下兩點：一是它作為大數(shù)據(jù)的補充，不僅感知基礎設施沒有獲取到的數(shù)據(jù)，它還可以解開效率和消費的必然關聯(lián)，可以在大數(shù)據(jù)確保效率的基礎上，匹配合理的檔案管理體制和人事運行機制。二是它能夠引導行為的改變，大數(shù)據(jù)也許會讓工作者養(yǎng)成依賴機械的思維，養(yǎng)成習慣浪費的工作方式，而慢數(shù)據(jù)的應用可以改變精明自私的大數(shù)據(jù)，直達被管理者與被管理者的靈魂。