綜合管理信息系統(tǒng)在常德煙機(jī)公司的建設(shè)及應(yīng)用

（常德煙草機(jī)械有限責(zé)任公司，常德 415000）

0 引言

常德煙機(jī)公司的ERP等業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過(guò)應(yīng)用工作流技術(shù)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作的信息化、流程化、痕跡化。而行政管理信息化建設(shè)在流程應(yīng)用上較弱，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能較弱，應(yīng)用環(huán)境也受局限（只能在公司內(nèi)部應(yīng)用，不能滿(mǎn)足移動(dòng)辦公）。隨著公司行政辦公和信息化的發(fā)展，過(guò)去的行政管理信息化已逐步提升到了需要加強(qiáng)協(xié)同辦公的程度，需要進(jìn)一步規(guī)范管理、提升效率、加強(qiáng)協(xié)同、信息貫通。

目前需要一個(gè)管理平臺(tái)來(lái)將公司標(biāo)準(zhǔn)文件、流程梳理成果等進(jìn)行固化、運(yùn)行評(píng)價(jià)和發(fā)揮作用；業(yè)務(wù)流程和行政管理流程中存在的問(wèn)題點(diǎn)和薄弱環(huán)節(jié)需要技術(shù)手段來(lái)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)量化、流程監(jiān)控、統(tǒng)計(jì)、考核。

本次項(xiàng)目實(shí)施的業(yè)務(wù)范圍：建設(shè)綜合管理信息系統(tǒng)，其中包括企業(yè)信息門(mén)戶(hù)、工作流管理、辦公自動(dòng)化（企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理、公文管理、工作計(jì)劃管理）、系統(tǒng)管理、郵件管理、業(yè)務(wù)監(jiān)控平臺(tái)、移動(dòng)辦公平臺(tái)的上線運(yùn)行。利用信息手段實(shí)現(xiàn)體系文件的起草、審批、修訂、作廢的信息化管理。通過(guò)流程管理平臺(tái)，強(qiáng)化對(duì)業(yè)務(wù)流程的監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)流程管理和持續(xù)改進(jìn)。

從管理制度和信息化支撐的雙重角度，建立公司管理體系持續(xù)改進(jìn)的長(zhǎng)效機(jī)制，以系統(tǒng)建設(shè)帶動(dòng)管理體系持續(xù)改進(jìn)和提升，推動(dòng)公司管理的全面推進(jìn)和持續(xù)發(fā)展。

綜合管理信息系統(tǒng)采用三層結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)，通過(guò)信息集成層將應(yīng)用層各個(gè)應(yīng)用的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行共享及聯(lián)通，在統(tǒng)一的工作流引擎下，對(duì)涉及流程的信息進(jìn)行記錄及流轉(zhuǎn)，并且最終通過(guò)門(mén)戶(hù)展現(xiàn)層推送給用戶(hù)。領(lǐng)導(dǎo)層、體系管理員、部門(mén)管理人員、崗位員工可以依據(jù)各自的角色權(quán)限獲取不同的信息，操作相應(yīng)的系統(tǒng)功能，為工作效率提升以及管理效率改進(jìn)，決策支持提供有力的支撐。

綜合管理信息系統(tǒng)在常德煙機(jī)的實(shí)施，總共包含了五個(gè)階段：項(xiàng)目啟動(dòng)，項(xiàng)目調(diào)研、方案設(shè)計(jì)，原型測(cè)試，上線運(yùn)行，項(xiàng)目驗(yàn)收。每個(gè)階段有工作通知單，在上面列出了每天的主要工作、客戶(hù)準(zhǔn)備及工作等；每個(gè)階段產(chǎn)生一系列文檔。

1 項(xiàng)目啟動(dòng)

在本階段，需要完成的工作有：

確認(rèn)本項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)小組和實(shí)施小組成員，并提供小組成員聯(lián)系方式。

確認(rèn)當(dāng)前的軟硬件環(huán)境，該環(huán)境是系統(tǒng)安裝的前提條件，只有環(huán)境條件完備方可正常安裝系統(tǒng)。

制定文檔《項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃》，明確寫(xiě)出了各個(gè)階段的工作，以及各階段工作的開(kāi)始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間，主要工作描述，責(zé)任人，配合人等。

《項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃》內(nèi)容包括項(xiàng)目啟動(dòng)階段、項(xiàng)目調(diào)研階段、實(shí)施方案編寫(xiě)及確認(rèn)階段、基礎(chǔ)工作準(zhǔn)備、相關(guān)開(kāi)發(fā)及培訓(xùn)、系統(tǒng)原型測(cè)試、系統(tǒng)上線、項(xiàng)目驗(yàn)收確認(rèn)。確定雙方項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，明確項(xiàng)目目標(biāo)以及雙方的分工；雙方確定項(xiàng)目詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，項(xiàng)目中計(jì)劃、執(zhí)行等內(nèi)容的管理溝通方式。

2 項(xiàng)目調(diào)研

在本階段，完成項(xiàng)目啟動(dòng)，確定后期工作方式，編制文檔《調(diào)研計(jì)劃》。

《調(diào)研計(jì)劃》的內(nèi)容包括調(diào)研目的、調(diào)研時(shí)間、配合部門(mén)及參加人員要求、調(diào)研涉及部門(mén)的準(zhǔn)備工作、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研前及調(diào)研期間的要求、及詳細(xì)時(shí)間安排。

根據(jù)《調(diào)研計(jì)劃》，完成項(xiàng)目調(diào)研，形成調(diào)研報(bào)告，產(chǎn)生文檔《常德煙機(jī)綜合管理信息系統(tǒng)調(diào)研報(bào)告》。

信息中心小組成員完成測(cè)試環(huán)境搭建，測(cè)試環(huán)境包括Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)的測(cè)試庫(kù)、Websphere應(yīng)用服務(wù)器測(cè)試環(huán)境。

3 實(shí)施方案編寫(xiě)及確認(rèn)階段

在本階段，編制文檔《常德煙機(jī)綜合管理信息系統(tǒng)實(shí)施方案》，雙方對(duì)實(shí)施方案進(jìn)行審核、評(píng)審，雙方評(píng)審人員確認(rèn)實(shí)施方案的最終版本。

在文檔《實(shí)施方案》中，包含了本項(xiàng)目的實(shí)施范圍和目標(biāo)、總體解決方案、及分項(xiàng)解決方案。

常德煙機(jī)綜合管理信息系統(tǒng)的體系架構(gòu)如圖1所示。

1）企業(yè)信息門(mén)戶(hù)實(shí)現(xiàn)了將內(nèi)部的應(yīng)用（PDM系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)）和數(shù)據(jù)集成到一個(gè)信息管理平臺(tái)，能夠根據(jù)每個(gè)用戶(hù)使用特點(diǎn)和角色的不同，配置個(gè)性化的菜單、屏幕和應(yīng)用界面；能夠管理門(mén)戶(hù)網(wǎng)站內(nèi)容的發(fā)布和內(nèi)容發(fā)布提醒；能夠設(shè)置未讀郵件提醒和待辦工作提醒，使得登錄用戶(hù)快速處理工作。實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一辦公管理平臺(tái)，統(tǒng)一文化傳播平臺(tái)，統(tǒng)一資源整合平臺(tái)等作用。

圖1 信息系統(tǒng)的體系架構(gòu)圖

2）通過(guò)辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)行政辦公審批過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門(mén)之間的協(xié)同工作問(wèn)題，提高行政辦公工作效率，支持企業(yè)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。通過(guò)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理，實(shí)現(xiàn)常德煙機(jī)體系文件全生命周期管理包含文件在線編輯、評(píng)審、批準(zhǔn)、發(fā)布、查閱、廢止等；基于統(tǒng)一的公文管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)常德煙機(jī)內(nèi)部企業(yè)公文流轉(zhuǎn)相關(guān)的收文、發(fā)文、審批、歸檔等流程管理。

3）根據(jù)用戶(hù)需求定制移動(dòng)辦公業(yè)務(wù)，例如企業(yè)新聞、通知公告、工作流審批、工作提醒等；支持多種移動(dòng)設(shè)備接入，包括筆記本電腦、平板電腦、手機(jī)等。

4）通過(guò)工作流管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)中所有工作流程模板進(jìn)行統(tǒng)一管理；提供圖形化界面來(lái)靈活定義和修改工作流程模板，實(shí)現(xiàn)快捷定制流程。工作流功能支持會(huì)簽、靈活的角色授權(quán)、委托代理、流程跟蹤等。實(shí)現(xiàn)ERP業(yè)務(wù)流程和審批流程的打通，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的審批流程可調(diào)用業(yè)務(wù)流程。

在統(tǒng)一的工作流引擎下，工作流管理系統(tǒng)對(duì)涉及流程的信息進(jìn)行記錄及流轉(zhuǎn)，并且最終通過(guò)門(mén)戶(hù)展現(xiàn)層推送給用戶(hù)，通過(guò)流程管理平臺(tái)，強(qiáng)化對(duì)業(yè)務(wù)流程的監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)流程管理和持續(xù)改進(jìn)。

4 基礎(chǔ)工作準(zhǔn)備

根據(jù)《實(shí)施方案》制定詳細(xì)的基礎(chǔ)工作準(zhǔn)備計(jì)劃，包括IE版本升級(jí)、企業(yè)門(mén)戶(hù)相關(guān)素材、文檔、公文的分類(lèi)整理、各工作流程的活動(dòng)節(jié)點(diǎn)及執(zhí)行人角色等。

根據(jù)實(shí)施要求，各部門(mén)閱讀《實(shí)施方案》中與本部門(mén)相關(guān)的章節(jié)，填寫(xiě)具體的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備表格。

圖2 上線問(wèn)題備忘錄

實(shí)施人員搭建現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境，將最新產(chǎn)品進(jìn)行更新，解決更新過(guò)程中的各種問(wèn)題，并在此環(huán)境上進(jìn)行工作流開(kāi)發(fā)，然后進(jìn)行工作流測(cè)試，整理測(cè)試文檔，根據(jù)對(duì)工作流的測(cè)試結(jié)果，對(duì)流程進(jìn)行調(diào)整修改，記錄并修改在測(cè)試過(guò)程中遇到的問(wèn)題，完成相關(guān)的流程測(cè)試確認(rèn)工作。

根據(jù)常德煙機(jī)的要求，對(duì)信息門(mén)戶(hù)進(jìn)行配置和開(kāi)發(fā)。針對(duì)已經(jīng)配置完成的企業(yè)信息門(mén)戶(hù)及辦公自動(dòng)化相關(guān)的（公文、文檔、郵件、工作流程等）進(jìn)行整體測(cè)試。

5 系統(tǒng)上線

本階段就是把綜合管理信息系統(tǒng)從測(cè)試系統(tǒng)切換到正式環(huán)境下運(yùn)行。

實(shí)施人員編寫(xiě)文檔《企業(yè)門(mén)戶(hù)部署說(shuō)明》、《上線方案》。

在《企業(yè)門(mén)戶(hù)部署說(shuō)明》中寫(xiě)出環(huán)境相關(guān)部署的具體步驟，包括：獲取測(cè)試環(huán)境前臺(tái)所有最新程序；生成數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象；將期初數(shù)據(jù)或者測(cè)試庫(kù)已有數(shù)據(jù)導(dǎo)入正式庫(kù)；把相關(guān)配置文件修改成正式環(huán)境的配置等。

在《上線方案》中確定系統(tǒng)上線的范圍、上線前工作、上線時(shí)間安排。

在“上線前工作”部分，詳細(xì)寫(xiě)出“企業(yè)信息門(mén)戶(hù)”、“辦公自動(dòng)化”（包括企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)公文）、“工作流管理”上線的具體步驟，包括系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置、運(yùn)行工作流需要確定每個(gè)活動(dòng)節(jié)點(diǎn)的操作人員、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、確定數(shù)據(jù)遷移的方案、期初數(shù)據(jù)處理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、上線前培訓(xùn)等。

系統(tǒng)正式上線運(yùn)行后，跟蹤并解決系統(tǒng)運(yùn)行中遇到的各種問(wèn)題，記錄到《上線問(wèn)題備忘錄》中，并解決。

《上線問(wèn)題備忘錄》如圖2所示。

6 結(jié)束語(yǔ)

系統(tǒng)運(yùn)行效果總體評(píng)價(jià)：

綜合管理信息系統(tǒng)正式上線運(yùn)行后，經(jīng)過(guò)5個(gè)多月的觀察，整體運(yùn)行穩(wěn)定。

通過(guò)綜合管理信息系統(tǒng)建設(shè)，通過(guò)規(guī)范管理、提升效率、加強(qiáng)協(xié)同、信息貫通，提升了常德煙機(jī)的綜合管理水平。利用信息手段實(shí)現(xiàn)了常德煙機(jī)體系文件的起草、審批、修訂、作廢的信息化管理。通過(guò)流程管理平臺(tái)，強(qiáng)化了對(duì)常德煙機(jī)業(yè)務(wù)流程的監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)流程管理和持續(xù)改進(jìn)。從管理制度和信息化支撐的雙重角度，建立了管理體系持續(xù)改進(jìn)的長(zhǎng)效機(jī)制，以系統(tǒng)建設(shè)帶動(dòng)管理體系持續(xù)改進(jìn)和提升，推動(dòng)管理的全面推進(jìn)和持續(xù)發(fā)展。

加強(qiáng)綜合管理信息管理是一個(gè)長(zhǎng)期的工作，后續(xù)將結(jié)合公司的實(shí)際，基于綜合管理信息管理制度體系，逐步完善公司綜合管理信息管理制度，提升公司綜合管理信息管理的能力。