流動(dòng)人口人事檔案管理問題研究

(阿勒泰市醫(yī)療保障局 新疆 阿勒泰 836500)

一、流動(dòng)人口人事檔案管理的必要性

檔案管理作為最重要的歷史憑證，能夠較大限度地保存原有資料的內(nèi)容，在歷史記錄、人員信息采集方面具有權(quán)威性，是人們認(rèn)識(shí)和改變社會(huì)治理的重要依據(jù)。檔案能夠?yàn)閱挝患皞€(gè)人提供詳實(shí)的資料，現(xiàn)代檔案館的普及以及檢索技術(shù)的發(fā)達(dá)，為人們更好使用檔案提供了現(xiàn)實(shí)條件。

隨著人口的快速流動(dòng)，流動(dòng)人員檔案管理是檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)。檔案管理必須實(shí)事求是的對(duì)流動(dòng)人口檔案的管理進(jìn)行細(xì)化，積極探索更為科學(xué)合理可持續(xù)的管理模式。

二、流動(dòng)人員檔案管理中存在的問題

(一)管理機(jī)構(gòu)及管理人員主觀重視程度不夠

一方面，流動(dòng)人口對(duì)自身檔案的有效遷移和保存重視程度不夠。一方面，流動(dòng)人員人事檔案管理人員對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度和管理意識(shí)也需要加強(qiáng)。在檔案管理部門中，專門管理流動(dòng)人口檔案的人員編制少，檔案管理工作量繁重，導(dǎo)致檔案材料在轉(zhuǎn)移及保管的過程中出現(xiàn)信息丟失。檔案管理機(jī)構(gòu)往往沒有充分認(rèn)識(shí)到流動(dòng)人員人事檔案管理較一般檔案管理工作專業(yè)性更強(qiáng)，導(dǎo)致從事此項(xiàng)工作的人員較少，專業(yè)能力達(dá)不到要求。

(二)檔案管理能力存在短板和不足

通過對(duì)目前流動(dòng)人口檔案管理主要機(jī)構(gòu)人才市場(chǎng)的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)人才市場(chǎng)沒有充分做好流動(dòng)人口檔案基礎(chǔ)性工作。流動(dòng)人口檔案管理存在分散零亂、缺乏系統(tǒng)性管理的情況。

流動(dòng)人口檔案管理需要有效的現(xiàn)代管理意。目前，各地流動(dòng)人員人事檔案的檔案管理部門都存在現(xiàn)代化程度不高、檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，特別是軟件設(shè)施需要加大投入，流動(dòng)人口檔案管理制度建設(shè)不健全等問題。

(三)管理隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)

各地人才市場(chǎng)承擔(dān)的工作比較多，諸如招聘會(huì)、畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)等工作，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的管理不是機(jī)構(gòu)的主要任務(wù)，往往重視程度不高。很多機(jī)構(gòu)專業(yè)管理人員嚴(yán)重不足，有的甚至招聘兼職人員從事檔案管理工作，專業(yè)管理人員專業(yè)化水平較低。然而，從流動(dòng)人口檔案管理的復(fù)雜程度來看，從事流動(dòng)人員人事檔案管理的人員要具有更強(qiáng)的專業(yè)性。檔案管理人員的配備不足問題突出體現(xiàn)在人員不足和人員管理水平不足兩個(gè)方面。部分檔案管理人員還存在主觀上的不重視，部分管理人員甚至認(rèn)為檔案管理只是形式大于實(shí)質(zhì)，對(duì)此項(xiàng)工作的重要性認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足。

三、完善流動(dòng)人員人事檔案管理的措施

(一)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，流動(dòng)性檔案管理精細(xì)化水平不斷提高，但流動(dòng)人口檔案管理人員對(duì)所從事的工作重要性并未得到提高，無論是紙質(zhì)檔案還是信息化檔案的管理意識(shí)都不強(qiáng)。提高檔案管理人員管理意識(shí)措施如下：一是單位領(lǐng)導(dǎo)通過定期召開會(huì)議，提高檔案管理人員的管理意識(shí)，通過一把手責(zé)任制，提高管理水平。二是加強(qiáng)考核，通過前期制定計(jì)劃任務(wù)目標(biāo)，對(duì)檔案管理人員工作質(zhì)量進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，評(píng)選檔案管理優(yōu)秀員工，對(duì)工作業(yè)績較差的員工實(shí)施問責(zé)，通過加強(qiáng)責(zé)任制的手段，提高檔案管理人員管理意識(shí)，增強(qiáng)使命擔(dān)當(dāng)。

(二)提升流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)代化水平

1.提高檔案管理管理設(shè)施現(xiàn)代化水平

流動(dòng)人員人事檔案管理作為公共服務(wù)的重要內(nèi)容，應(yīng)該下大力氣確保檔案妥善保存。人力資源市場(chǎng)作為最早接收流動(dòng)人員人事檔案的單位，應(yīng)該提升檔案管理設(shè)施水平。檔案庫要堅(jiān)決做到“六防”，即防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫。要對(duì)檔案進(jìn)行定期清理、擺放檔案，對(duì)檔案存放設(shè)備定期更新，對(duì)廢棄檔案進(jìn)行定期清理，節(jié)省公共資源占用。

2.提高流動(dòng)人口檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)水平

(1)建立流動(dòng)人員人事檔案信息專門數(shù)據(jù)庫。建立流動(dòng)人員專門人事檔案數(shù)據(jù)庫，是實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案現(xiàn)代化管理的必然發(fā)展要求，同時(shí)也需要強(qiáng)大的信息化建設(shè)作為支撐。要通過招標(biāo)手段選好軟件承包商，選擇合適的人事檔案管理軟件進(jìn)行開發(fā)、建庫工作。后期還要選擇有一定計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的人員對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入、更新以及及時(shí)維護(hù)，并開設(shè)查詢窗口，供檔案當(dāng)事人、使用人對(duì)檔案進(jìn)行查詢。

(2)建立流動(dòng)人員人事檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)。流動(dòng)人員人事檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)與流動(dòng)人員人事信息專門數(shù)據(jù)庫相通。檔案當(dāng)事人可以通過政府網(wǎng)站對(duì)自身檔案相關(guān)信息的進(jìn)行查詢，并申請(qǐng)對(duì)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)補(bǔ)充更改。對(duì)于流動(dòng)人才檔案管理部門來說，實(shí)現(xiàn)了流動(dòng)人員的動(dòng)態(tài)化管理，能夠使檔案信息動(dòng)態(tài)補(bǔ)充，不僅提升了人事檔案的使用價(jià)值，還可以增強(qiáng)檔案管理人員工作的責(zé)任感，將工作成果向大眾公布，接受檔案當(dāng)事人的監(jiān)督。

(3)建立流動(dòng)人員電子人事檔案。將流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，通過掃描等技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行電子歸檔，同時(shí)做好電子備份，可以大量節(jié)省檔案儲(chǔ)存的公共資源，同時(shí)方便檢索，提高流動(dòng)人口檔案的使用效率。

3.提高流動(dòng)人口檔案管理的現(xiàn)代化管理水平

在建立人事檔案數(shù)據(jù)庫的同時(shí)，較大一部分的檔案是必須通過實(shí)體檔案庫進(jìn)行保存的，在大量的實(shí)體檔案面前，在實(shí)體檔案的管理中，也要增強(qiáng)現(xiàn)代化管理水平，通過招收專業(yè)的檔案管理人員，增強(qiáng)制度建設(shè)，提高現(xiàn)代庫管理的水平，同時(shí)，引入信息化管理方法，將信息化管理和傳統(tǒng)檔案庫管理相結(jié)合，提升管理效率。

(三)加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

1.政治素質(zhì)培訓(xùn)

流動(dòng)人口檔案管理模式的改變必然要伴隨著管理人員職業(yè)素養(yǎng)的進(jìn)步。人事檔案屬于國家財(cái)產(chǎn)，理應(yīng)遵照國家相關(guān)法規(guī)政策實(shí)行管理，但我國流動(dòng)人員人事檔案管理制度執(zhí)行程度參差不齊，歸根結(jié)底，還是檔案管理人員政治素養(yǎng)還存在欠缺。作為一名國家公務(wù)人員，政治思想方面要與國家政策保持高度統(tǒng)一。

2.業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)

流動(dòng)人員人事檔案管理崗位存在流動(dòng)性較強(qiáng)，管理人員水平不高等特點(diǎn)，要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員的培訓(xùn)。在培訓(xùn)中，除了對(duì)基礎(chǔ)知識(shí)、基本原理等理論的培訓(xùn)外，還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)、人力資源管理知識(shí)的培訓(xùn)，切實(shí)增強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)水平。

3.信息素質(zhì)培養(yǎng)

做好現(xiàn)代化的流動(dòng)人口檔案管理工作，必須要求檔案管理人員掌握充足的信息管理知識(shí)。在信息化技術(shù)在各行各業(yè)都充分應(yīng)用的背景下，檔案管理人員必須快速掌握信息知識(shí)，并挖掘出信息里蘊(yùn)藏的巨大價(jià)值。流動(dòng)人口檔案管理人員除了做好檔案的保管、儲(chǔ)存、索引等基礎(chǔ)工作外，還要通過信息化知識(shí)，提升分析能力，將檔案信息分類分析，將分析成果向上級(jí)部門報(bào)告，為流動(dòng)人口管理、人才使用，就業(yè)管理提出可行性的建議。

綜上所述，流動(dòng)人員的檔案管理通過高質(zhì)量的檔案信息管理，我們能夠更好地掌握流動(dòng)人員的過往信息，而其也是維護(hù)人員利益的有效手段，進(jìn)行宏觀人才調(diào)控的重要措施和保障流動(dòng)人員合法權(quán)益的重要保障。雖然檔案管理工作具有高度專業(yè)性和繁瑣性，但是對(duì)于實(shí)際工作中遇到的困難，我們不能懼怕，應(yīng)當(dāng)協(xié)同互助，多學(xué)習(xí)，多請(qǐng)教，不斷實(shí)踐，這樣就一定能探索出一條高效完善的新策略。