發(fā)票管理在單位內(nèi)控管理中的風險分析及應對策略

姜子霞 孫衛(wèi)華

【摘 要】發(fā)票是會計核算的原始依據(jù)，也是審計機關(guān)、稅務機關(guān)執(zhí)法檢查的重要依據(jù)。發(fā)票管理制度的完善是單位內(nèi)部控制建設的重要環(huán)節(jié)，也是國家稅務機關(guān)加大對增值稅發(fā)票監(jiān)管力度的具體體現(xiàn)。本文就當前一些單位內(nèi)部控制進程中發(fā)票管理建設所出現(xiàn)的主要問題做出風險分析，并針對這些問題對發(fā)票管理提出了合理化建議，以期進一步規(guī)范發(fā)票管理工作，實現(xiàn)單位內(nèi)部控制建設的深入與完善。

【關(guān)鍵詞】發(fā)票;內(nèi)部控制

中圖分類號： F275;F812.42 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2019）02-0197-003

【Abstract】Invoice is the original basis of accounting， and it is also an important basis for enforcement inspection by auditing agencies and tax authorities. The improvement of the invoice management system is a vital part of the internal control construction for the work unit， also is a concrete manifestation of the state tax authorities' efforts to strengthen the supervision of VAT invoices. This paper makes a risk analysis of the main problems in the invoice management construction of some work units in the current internal control process， and puts forward reasonable suggestions for invoice management in order to further standardize the invoice management and realize the deepening and perfection of the internal control construction for the work units.

【Key words】Invoice; Internal Control

發(fā)票是單位在購銷商品、提供或接受服務以及從事其他經(jīng)營活動中，所開具和收取的業(yè)務憑證，是會計核算的原始依據(jù)，也是審計機關(guān)、稅務機關(guān)執(zhí)法檢查的重要依據(jù)。一個單位的發(fā)票管理是該單位收支業(yè)務管理的重要組成部分。現(xiàn)階段，單位部分員工對發(fā)票管理的意識淡薄，缺乏相關(guān)風險控制設計理念。發(fā)票管理成為單位內(nèi)部控制建設中的薄弱環(huán)節(jié)，發(fā)票的真實合理性、納稅人對發(fā)票重要性的認知度不高以及信息化程度低等始終是發(fā)票管理中存在的突出問題。因此，加強對發(fā)票的管理與控制，創(chuàng)新發(fā)票管理方式方法，嚴厲打擊違規(guī)違法行為，規(guī)范員工對發(fā)票的認識和使用，從而提高單位財務工作質(zhì)量，降低稅收風險，是單位內(nèi)部控制建設中發(fā)票管理的重中之重。

1 單位內(nèi)部控制建設中發(fā)票管理的重要性

1.1 國家機關(guān)要求提高發(fā)票監(jiān)管力度

2010年12月20日，國務院總理溫家寶簽署國務院令，通過了《國務院關(guān)于修改<中華人民發(fā)票管理辦法>的決定》，標志著我國對發(fā)票的使用及管理邁上一個新臺階。新《發(fā)票管理辦法》針對制作、擴散和使用假發(fā)票、虛開發(fā)票等違法行為做了進一步的細化，增強了可操作性，并加大對發(fā)票違法行為的懲處力度。同時，新《發(fā)票管理辦法》明確指明納稅人在開具、取得和使用發(fā)票過程中應當注意的問題，包括單位有權(quán)拒收不合規(guī)定的發(fā)票，發(fā)票的存放及保管問題等?？梢妵悪C關(guān)在發(fā)票監(jiān)管上的重視程度。此外，《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》指出，要加強單位自身風險評估能力，在單位層面和業(yè)務層面兩方面做好行政事業(yè)單位內(nèi)部控制工作。山東省財政廳、山東省衛(wèi)計委等相關(guān)部門也十分重視發(fā)票的管理，強調(diào)以創(chuàng)新性的信息化手段深入對發(fā)票的管理建設。2016年11月，省財政廳聯(lián)合省審計廳在濟南召開山東省行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設經(jīng)驗交流會。濰坊市中醫(yī)院創(chuàng)新了財務支付信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了包括發(fā)票管理、合同管理在內(nèi)的全程信息化閉環(huán)式控制，規(guī)范了經(jīng)濟事項審批及付款流程。加強發(fā)票管理的內(nèi)部控制建設，有力保障了國家稅務體系有效運行，是依法治國的具體化，同時也是廉政建設和反腐工作的長效機制。

1.2 單位內(nèi)部治理的需要

發(fā)票管理在財務的收入和支出環(huán)節(jié)都占據(jù)至高重要的地位。在一個單位的原始記賬憑證中，發(fā)票的占比不容小視，涉及供銷商龐雜，稅目繁多。完整、真實的發(fā)票信息是財務核算的重要憑證、是會計工作的基礎(chǔ)保障、是審計檢查的合法依據(jù)。梳理發(fā)票管理的風險點，加強發(fā)票管理內(nèi)部控制建設，明確收入支出的范圍和標準，有利于解決單位收支流程混亂、流程不明確等問題，給財務工作者一個有力的管理抓手，從根本上解決資金浪費等舞弊行為，降低領(lǐng)導的履職風險;明確風控重點，有效降低因發(fā)票監(jiān)管不嚴而產(chǎn)生的稅收及財務風險。

2 發(fā)票管理的主要風險點分析

2.1 發(fā)票的真實、合理性欠約束

隨著經(jīng)濟體系改革的推進和各種業(yè)務的持續(xù)開展，涉及到的發(fā)票種類和數(shù)量也逐年遞增。在全面實行“營改增”后，國家加大了對增值稅發(fā)票的監(jiān)管力度，偽造、虛開增值稅發(fā)票的現(xiàn)象有所控制，但很難從根本上杜絕上述套現(xiàn)現(xiàn)象。一些法律意識不強的銷售商非法獲取小規(guī)模納稅人、未領(lǐng)票或零開票企業(yè)信息及企業(yè)法定代辨認信息，向稅務機關(guān)冒領(lǐng)稅控系統(tǒng)及大量空白增值稅發(fā)票對外暴利虛開，以此牟利。虛假發(fā)票報銷、發(fā)票內(nèi)容與實際業(yè)務不相符等現(xiàn)象時有發(fā)生。這就要求財務人員提高自身專業(yè)素質(zhì)，強化對發(fā)票真實性、合理性的判斷力?，F(xiàn)階段，社會上有些發(fā)票審核欠完善，部分財務人員沒有充分發(fā)揮其審核監(jiān)督職責，缺少對發(fā)票中所列費用真實、合理的警惕性，沒有充分辨別所開具發(fā)票是否與實際業(yè)務內(nèi)容及所附原始憑證、合同協(xié)議、說明等完全相符，致使虛假發(fā)票蒙混過關(guān)，造成不合理的資金支出。

2.2 獲取發(fā)票途徑欠合法、合規(guī)

發(fā)票是銷售商品和提供服務的重要憑證，是記錄此活動的主要原始憑證。消費者在購買、使用商品或接受服務時，應依照法定程序索要發(fā)票。這不僅是國家“以票管稅”政策的要求，也是保障消費者合法權(quán)益的支付憑據(jù)。但在經(jīng)濟業(yè)務活動發(fā)生時，真正向供應商索要發(fā)票的往往是實際執(zhí)行該項工作的相關(guān)業(yè)務人員。許多業(yè)務人員缺乏對發(fā)票的正確認識，忽視發(fā)票的重要性，對發(fā)票的思想意識淡薄，并不會主動索要發(fā)票，或以不規(guī)范的收據(jù)、白條、行政事業(yè)單位票據(jù)或非經(jīng)營收入專用票據(jù)代替，造成國家稅收及費用報銷風險。一些不良商家為躲避繳納稅款，以各種名義的優(yōu)惠條件逃避開票，或者提供二手發(fā)票、假發(fā)票欺騙消費者。此外，有的業(yè)務人員由于對單位財務信息不了解不熟悉，在索要發(fā)票時不能提供納稅人識別號或統(tǒng)一社會信用代碼，或向銷售方提供錯誤的單位名稱全稱或納稅人識別號，致使銷售方開具廢票，導致延誤發(fā)票正常入賬。

2.3 發(fā)票適用范圍不明，錯誤開具發(fā)票

有些財務人員由于自身專業(yè)素質(zhì)欠缺，無法正確辨識哪些收入是應開具財政票據(jù)的政府非稅收入，哪些是應開具增值稅發(fā)票的應稅收入。更有甚者，部分人員缺乏對稅務知識的系統(tǒng)學習，存在私自增加征收品目，開具超出本單位合理業(yè)務范圍的發(fā)票的問題。發(fā)票適用范圍的不明確往往導致國家監(jiān)管難度加大增加單位財務管理風險。此外，也存在財務人員無法正確填寫稅率及征收率的問題，一般納稅人一般計稅稅率與簡易征收率混淆開具，發(fā)票開具前無法準確區(qū)分計稅項目，按適用稅率或征收率開具。日常工作中，發(fā)票開具的主要錯誤是開發(fā)票時貨物勞務名稱和征收品目對不上，以及不同稅率征收品目發(fā)票開具錯誤，品目錯誤，導致沖紅時不能及時沖減對應發(fā)票開具書，產(chǎn)生稅收風險。

2.4 信息化程度低

目前，科學技術(shù)的迅猛發(fā)展為我國日新月異的變化提供了源源不斷的動力，信息化改革隨著經(jīng)濟改革也在逐步深入。與之相比，單位的財務管理工作一直以來沒有質(zhì)的飛躍，仍停留在重手工作業(yè)、以紙質(zhì)憑證為主的水平上，很大程度上阻礙了單位經(jīng)濟活動的內(nèi)部控制建設。對于發(fā)票的報銷業(yè)務，大多使用的是最初始的人工審核方式，在開具發(fā)票時，雖然可以使用稅控系統(tǒng)開具增值稅發(fā)票，但開具后仍手工入賬，沒有一個完善的財務收支系統(tǒng)可供錄入發(fā)票信息，無法實現(xiàn)發(fā)票從產(chǎn)生到流轉(zhuǎn)再到報銷歸檔過程的有效監(jiān)管。這樣繁瑣、重復性高的低水平發(fā)票管理方法，不但浪費了寶貴的人力物力資源，而且無可避免的產(chǎn)生人工失誤，對每月的增值稅稅額核對與申報也造成了極大困擾。

2.5 缺乏對電子發(fā)票的使用、推廣與審核

2013年2月，國家稅務總局頒布了《網(wǎng)絡發(fā)票管理辦法》，該辦法第15條明確規(guī)定：省以上稅務機關(guān)在確保網(wǎng)絡發(fā)票電子信息正確生成、可靠存儲、查詢驗證、安全唯一等條件允許情況下，可以試行電子發(fā)票。同年6月，北京國家稅務局、地方稅務局、商務委員會、工商局聯(lián)合發(fā)布公告，自此，開啟了電子發(fā)票的真正應用。電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票相比，不僅有效規(guī)避了消費者不主動索取發(fā)票、商家偽造發(fā)票或違規(guī)開具發(fā)票的風險，而且節(jié)約了人力、物力成本，保障了開票信息在稅務部門與銷售商間的數(shù)據(jù)實時共享，極大提高政府監(jiān)管效力。由于多數(shù)單位目前缺乏應用服務平臺的技術(shù)支撐、需開具發(fā)票款項、收款形式和方式受限及財務管理的資金投入不足等原因，單位在電子發(fā)票的使用和推行方面存在障礙，沒有充分利用電子發(fā)票的優(yōu)勢進行發(fā)票管理和稅額統(tǒng)計。此外，電子發(fā)票存在沒有“原件”與之對應的弊端，給發(fā)票審核環(huán)節(jié)造成一定困難。

3 加強內(nèi)部控制建設中發(fā)票管理的建議

3.1 建立健全發(fā)票管理制度

根據(jù)新出臺修訂的《發(fā)票管理辦法》，將本單位發(fā)票管理工作量化、細化，堅持將發(fā)票管理工作從嚴從細管理，根據(jù)外部相關(guān)政策制度，制定適用于本單位的發(fā)票內(nèi)控管理制度，重視內(nèi)部控制評價的作用，將內(nèi)控管理制度逐步落實。同時，規(guī)范發(fā)票的申領(lǐng)、啟用、核銷和作廢流程，建立票據(jù)臺賬，做好票據(jù)的日常保管和序時登記工作。在發(fā)票使用上，應按序號使用，不可跳號使用。不可違反規(guī)定轉(zhuǎn)讓、出借、代開、買賣發(fā)票，不得擅自擴大發(fā)票的適用范圍、修改開票標準。此外，應配置專有的發(fā)票保管設備，并做到人走柜鎖。在選擇供應商時，要注意對其進行全方位的調(diào)研和考察，盡可能選擇誠信度較高的經(jīng)銷商。

3.2 加強相關(guān)人員培訓，進行發(fā)票知識普及教育

要加強對財務人員的培訓，加強對發(fā)票真實性和合理性的審核及監(jiān)督，防止不合規(guī)的偽造、虛開發(fā)票流入單位，為發(fā)票風險管理把好關(guān);此外，加強對業(yè)務人員的發(fā)票知識普及教育，使其認識到增值稅發(fā)票的重要性，提高他們對發(fā)票風險管控的意識，降低單位的稅務風險和財產(chǎn)損失。同時，應明確相關(guān)人員職責，建立責任追究機制。首先，要建立和優(yōu)化費用報銷流程和發(fā)票審核機制，明確相關(guān)人員職責，規(guī)范發(fā)票管理，防范發(fā)票風險。其次，要對業(yè)務人員、財務人員和合作的經(jīng)銷商分別采取不同的責任追究措施，督促其規(guī)范發(fā)票管理。

3.3 重視內(nèi)部審計作用

在現(xiàn)行事業(yè)單位財務制度下，單位需要建立完善的現(xiàn)代審計體系，使得領(lǐng)導對內(nèi)控情況進行全方位的了解和把控，加強內(nèi)部的控制和管理，從而滿足當前業(yè)務發(fā)展需要，對單位的經(jīng)濟活動進行監(jiān)督和評價，提升單位內(nèi)部核心競爭力，為單位的經(jīng)濟發(fā)展提供真實完整客觀的審計報告和查錯防弊信息。單位應加大對發(fā)票的內(nèi)部審計力度，提高管理水平，最大程度上避免資金流失。此外，單位應對發(fā)票管理的內(nèi)部審計工作進行規(guī)范評價，及時發(fā)現(xiàn)問題，提出相應的解決措施，使內(nèi)部控制建設和內(nèi)部審計結(jié)果得以充分落實，從而降低經(jīng)濟風險，為單位的發(fā)展夯實根基。

3.4 開發(fā)增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)

為迎合社會發(fā)展，要加大對財務管理的信息化資金投入，積極利用信息化技術(shù)實現(xiàn)經(jīng)濟活動的內(nèi)部控制建設之中，將發(fā)票管理納入信息化管理的軌道。單位可與第三方技術(shù)公司合作，開發(fā)增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)、手機APP或微信小程序，以增值稅發(fā)票票面上的發(fā)票號、二維碼或代碼作為發(fā)票辨識依據(jù)，從發(fā)票填開、發(fā)票真?zhèn)?、發(fā)票報銷等功能入手，對發(fā)票進行全過程全方面管控?；?qū)F(xiàn)有的稅控系統(tǒng)與單位收支管理系統(tǒng)相對接，實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)的有限整合。以更高效、準確的信息化系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工作業(yè)，使發(fā)票管理工作更加準確、及時，一方面把財務人員從日?？菰餀C械的工作內(nèi)容中解放出來，調(diào)動了員工的工作熱情;另一方面保證了發(fā)票的真實完整性，有效彌補稅收漏洞，降低單位稅務風險，提高對經(jīng)濟活動的內(nèi)部控制水平與效率。

3.5 加強對電子發(fā)票的管理

與國外電子發(fā)票的廣泛使用相比，我國電子發(fā)票仍處于使用推廣的起步階段，會計人員要提高對電子發(fā)票的認識、認可，正確合理開具電子發(fā)票，加強對電子發(fā)票的管理，針對電子發(fā)票并無“原件”或“原物”與之相對應的缺點，在辦理電子發(fā)票入賬業(yè)務時，要謹慎辨別發(fā)票真?zhèn)?，判定業(yè)務合理性，謹防多次打印件或復印件錯誤入賬情況的產(chǎn)生。同時，會計人員應提高自身專業(yè)能力，密切關(guān)注國家對電子發(fā)票的相關(guān)政策變化，抓住機遇，努力尋求成熟的服務平臺支持，合理使用電子發(fā)票管控成本，完善發(fā)票管理方式。