技工學校檔案管理信息化建設存在的問題及對策分析

文梁

[摘 要]檔案管理是技工學校管理的重要組成部分，在技工學校發(fā)展過程中發(fā)揮著重要作用。通過檔案管理收集和保存技工學校發(fā)展中留下的寶貴資料，能夠反映技工學校的發(fā)展歷程、歷史面貌和學校精神等，并服務于實際教學、科研和就業(yè)工作，可見，檔案工作與技工學校發(fā)展息息相關。在信息化時代，檔案管理信息化是必然的趨勢，但在此過程中還存在很多問題，會影響技工學校信息化建設的成效?；诖?，本文分析了技工學校檔案管理信息化建設存在的問題，并提出了相關對策，希望能夠為相關研究提供借鑒。

[關鍵詞]技工學校;檔案管理;信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.06.087

[中圖分類號]G717.24;G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）06-0-02

1? ? ?研究背景

技校教育是我國職業(yè)教育的重要組成部分，重在培養(yǎng)具有熟練操作技能和動手能力的一線技工人員。近年來，國家大力發(fā)展職業(yè)教育，技工學校獲得了長足進步，為社會輸送了大批高素質的勞動力。同時，技工學校的快速發(fā)展對學校各項管理提出了挑戰(zhàn)，檔案管理是技工學校管理的重要組成。所謂技工學校檔案是指技工學校在長期辦學過程中，在日常教學、科研和黨政管理等工作中所形成和保存下來的具有珍貴價值的各種圖片、視頻和文字等記錄。檔案資料是技工學校的寶貴財富，主要包括師生檔案、教學檔案、財務檔案、學校史記、實驗檔案等。所謂檔案信息化建設是指在不改變檔案資料內容的前提下，利用信息技術搜集、傳輸、處理和應用檔案資源，是提高檔案管理效率、實現(xiàn)資源共享的重要形式。隨著信息化時代的到來，技工學校檔案管理信息化是必然的趨勢。

2? ? ?技工學校檔案管理信息化建設的重要性

2.1? ?有利于統(tǒng)計和共享各類數(shù)據，提高歸檔數(shù)據的準確性

技工學校在長期發(fā)展過程中積累了大量的數(shù)據資料。尤其是近年來，技工學校招生規(guī)模不斷擴大，在校師生數(shù)量增多，人員流動性增強，檔案材料也越來越多，原來紙質管理檔案的方法已經跟不上時代發(fā)展的步伐，大量檔案資料的搜集和整理加重了檔案管理人員工作負擔，且紙質方式管理檔案需要大面積的檔案室，對檔案管理條件的要求也十分嚴格。紙質方式管理檔案還容易造成檔案破損和丟失。最重要的是，隨著技工學校教學改革的不斷推進以及多媒體等信息技術的廣泛使用，技工學校在日常教學、科研工作中積累了大量的電子檔案、光盤資料。技工學校通過加強檔案信息化建設，可以在極短的時間內完成檔案收集、分類、立卷、編目工作，提高了歸檔數(shù)據的準確性。

2.2? ?有利于檔案資料的挖掘利用

技工學校檔案的最終目的是通過檔案管理來提高檔案資料的利用價值，為技工學校的日常教學和管理提供重要的幫助。然而，在紙質檔案時代，檔案資料被集中起來管理，調用檔案十分煩瑣，需要花費大量的時間和精力才能找到需要的檔案材料。技工學校通過檔案信息化建設可以構建規(guī)范的、完整的檔案信息網絡系統(tǒng)，檔案人員通過查找和搜索關鍵詞，就可以從海量的檔案資源中找到需要的檔案材料，從而將檔案人員從繁重的檔案編研信息工作中解放出來，不僅提高了工作效率，也大大提高了檔案的利用價值。

2.3? ?增加檔案信息的存儲量

傳統(tǒng)的紙質檔案只能存儲文字、圖片等信息，利用信息技術、縮微技術等手段，可以將紙質文件掃描成電子文件，大大增加了信息的存儲數(shù)量，存儲密度也比紙質檔案高出許多倍。同時，檔案管理信息化還可以在一份文檔中同時儲存文字、圖片、聲音、視頻等媒體信息，存儲速度快。此外，與紙質檔案相比，電子文件的存貯條件比較簡單，對空間和環(huán)境要求較低。

3? ? ?技工學校檔案管理信息化建設存在的問題

3.1? ?不重視檔案工作，缺乏信息化意識

近年來，在國家大力發(fā)展職業(yè)教育的政策指引下，我國技工學校發(fā)展迅猛，但由于生源數(shù)量不斷減少，技工學校之間的競爭也日益激烈。為了生存和發(fā)展，學校領導將主要精力用于招生、就業(yè)、校企合作等主要工作上，對檔案管理工作缺乏重視，很多領導認為檔案管理工作十分簡單，就是保管材料而已，甚至認為檔案管理部門是學校發(fā)展的累贅。在這種思想的影響下，很多技工學校沒有建立規(guī)范的檔案管理制度，對檔案管理的資金和人力投入不足，甚至讓教師家屬或者離退休的職工從事檔案管理工作，導致檔案管理發(fā)揮不出應有的價值。技工學校的教職工群體也對檔案工作的重要性認識不清，不配合檔案管理部門的工作，導致重要的檔案資源不能得到及時收集和整理，很多資料甚至破損和丟失，更何談檔案管理信息化建設。

3.2? ?檔案管理手段落后，信息化建設進展緩慢

目前，信息化辦公在技工學校辦學中得到了廣泛應用，檔案管理也逐漸擺脫了傳統(tǒng)的紙質辦公時代。但很多技工學校的檔案信息化建設仍處于初始階段，盡管技工學校都投入一定的資金用于檔案信息化建設，但由于意識不到位以及資金不足的現(xiàn)實困難，只有少部分資料被掃描上傳到檔案管理系統(tǒng)，仍有大量的檔案資料以紙質狀態(tài)存儲。技工學校檔案信息化的設備配備也供應不足，檔案管理信息化技術匱乏，檔案利用仍處于人工查詢的狀態(tài)，導致檔案利用率低下。

3.3? ?檔案管理人員的素質和能力低下

開展檔案信息化工作需要一支高素質、專業(yè)化的人才隊伍。一直以來，由于不重視檔案工作，技工學校檔案管理人員思想保守，因循守舊，安于現(xiàn)狀，缺乏繼續(xù)學習和深造的積極性，很多檔案管理人員的觀念和能力已經滯后于新時期檔案工作的需要。尤其是隨著檔案管理信息化的開展，檔案管理人員不僅要具有扎實的檔案專業(yè)知識以及熟練的檔案工作技能，還要具有一定的信息素養(yǎng)和計算機知識。然而現(xiàn)實中大多數(shù)檔案從業(yè)人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，對計算機和互聯(lián)網比較陌生，影響了檔案工作的有效性。

3.4? ?檔案管理工作制度不健全

無規(guī)矩不成方圓。技工學校要想順利開展檔案管理工作也需要規(guī)范的、科學的制度做支撐。然而，由于各種因素的影響，很多技工學校沒有出臺相應的檔案管理制度，對歸檔的時間、方式都沒有嚴格的規(guī)定，導致大量的檔案資料散落于各系部和職能部門，沒有得到及時搜集和整理。有的檔案資料被掃描歸檔，有的仍然是紙質形式，也沒有明確界定檔案管理權限，非檔案管理人員也可以進入檔案室，隨意查找檔案。此外，檔案借閱制度也不健全，檔案被借走后不能及時歸還，影響后續(xù)使用。

4? ? ?技工學校檔案信息化建設的策略

4.1? ?增強檔案信息化的管理意識

技工學校檔案管理是一項系統(tǒng)工程，需要全校領導、師生的共同配合，才能充分發(fā)揮檔案管理的價值。作為技工學校的領導，要充分認識檔案管理的重要性以及檔案信息化建設的必要性，學校要成立檔案信息化建設領導小組，負責整個學校的檔案信息化建設工作，并將檔案信息化建設納入學校的工作議程上，每年投入一定的資金、設備和人員，保證檔案信息化建設工作順利開展;檔案管理部門要以身作則，積極宣傳檔案管理工作的價值和作用。檔案管理部門可以配合宣傳部門，到各系部和職能部門去開展講座，系統(tǒng)宣傳檔案管理工作，增強領導和教職工群體的檔案意識，使其了解基本的檔案資料收集方法，能夠主動配合檔案管理部門開展工作，加快技工學校檔案信息化建設的步伐。

4.2? ?提高檔案管理人員的信息化素質與技能

檔案工作人員是檔案信息化工作的具體執(zhí)行者，也是檔案管理工作的核心。從某種程度上講，檔案管理人員的信息化素質與技能，直接關系技工學校能否順利開展信息化建設。針對技工學校檔案管理人員素質和能力欠缺的問題，技工學校要采取措施來提高檔案管理從業(yè)人員的能力，使其適應信息化時代檔案管理工作的需要。首先，技工學校要摒棄傳統(tǒng)的、過時的用人思想，積極從人才市場上招聘具有檔案專業(yè)背景和豐富工作經驗的人員，充實檔案人員隊伍，提高檔案管理工作效率，杜絕使用離退休人員和家屬。其次，技工學校要創(chuàng)造條件，對在職的檔案管理從業(yè)人員進行培訓和教育，一方面鼓勵檔案管理從業(yè)人員積極學習，了解國家檔案管理的相關法律法規(guī)，學習計算機文化知識，提高檔案管理技能。另一方面，技工學校可以邀請專家到學校開展講座，幫助檔案管理人員了解檔案管理的前沿狀態(tài)，選派工作能力強的人員到高校深造，也可以通過開展檔案知識競賽等諸多活動，來提高檔案管理人員的素質和能力。

4.3? ?構建完善的檔案信息化管理制度

技工學校檔案信息化建設需要科學、規(guī)范的制度作保障。首先，技工學校要建立檔案管理責任制，明確檔案管理部門、職能部門和教學系部在檔案管理中的責任，并將責任層層分解，落實到每一位教職工身上，讓檔案管理人員可以做到有章可循、有法可依，提高檔案管理工作的規(guī)范性。其次，建立監(jiān)督管理機制。檔案管理具有嚴謹性和專業(yè)性。為了促使檔案管理的標準化，檔案管理人員應當明確制定資料搜集的范圍，在此基礎上制定資料搜集的時間、應當呈現(xiàn)的格式、資料保密和共享等。如果沒有履行必要的程序，任何人不得私自借閱檔案資料，確保每一位工作人員在登錄檔案系統(tǒng)的過程中都能夠得到監(jiān)督。

4.4? ?創(chuàng)新檔案管理技術手段

管理技術的信息化水平直接決定著檔案管理工作的效率，在檔案信息化管理中，加密技術以及數(shù)據壓縮技術等技術的應用是非常有必要的。加密技術是最常用的安全保密手段，檔案管理人員可以通過應用加密技術對電子檔案進行加密，讓其變成不可讀的文件，從而就可以保證檔案的安全性。優(yōu)秀的軟件是檔案信息化建設中不可或缺的元素，軟件在設計階段就要考慮用戶管理檔案的多變性和不確定性，注意增強軟件功能使用的易用性和可擴展性，提高檔案工作的效率。

5? ? ?結 語

隨著信息技術的快速發(fā)展，技工學校檔案管理信息化建設是必然的趨勢。技工學校要提高認識、轉變思想，迎合信息化時代檔案工作的需要，積極采取各種有效的措施和手段來提高檔案信息化建設的成效。

主要參考文獻

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