檔案信息化管理面臨的問題及對策分析

潘波

[摘要]隨著信息技術(shù)的進一步發(fā)展，檔案管理工作信息化建設(shè)成為必然趨勢，信息化管理通過建設(shè)數(shù)字化的檔案館和檔案網(wǎng)站等，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。本文以烏蘭察布市檔案館檔案數(shù)字化建設(shè)為例，探究該檔案館在建設(shè)發(fā)展中遇到的最突出的幾點問題，并探究有效的應(yīng)對措施，為檔案館數(shù)字化建設(shè)提供參考。

[關(guān)鍵詞]檔案管理;信息化;數(shù)字化檔案館;涉密檔案;介質(zhì)

檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。檔案作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和研究等活動的真實記錄與憑證，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)，檔案館更是向黨政、人民群眾全方位提供服務(wù)的。檔案信息化管理意義重大，需要積極探索檔案信息化管理實現(xiàn)路徑。

一、烏蘭察布市檔案信息化建設(shè)中遇到的主要阻礙

（一）步密檔案管理制度不完善，檔案安全保障不足

在烏蘭察布市黨建檔案信息化建設(shè)中，各級檔案管理人員積極探索有效的發(fā)展路徑，取得了檔案信息化管理的顯著成效。但是，全市在檔案信息化建設(shè)中，針對涉密檔案的管理制度建設(shè)還存在一定問題，涉密檔案作為檔案管理中的重難點，其安全得不到有效保障，這是因為該市的數(shù)字化檔案館建設(shè)中對于涉密檔案的信息化管理沒有形成有效的管理制度，責任制度不完善。

（二）檔案副本保存介質(zhì)管理技術(shù)有待提升

在數(shù)字化檔案館建設(shè)中，現(xiàn)有的檔案在信息化、數(shù)字化的管理中，發(fā)揮了一定的管理作用，但是隨著安全要求的不斷提升，這些介質(zhì)（包括磁盤、磁帶以及光盤等）的管理技術(shù)需要進一步提升。為確保介質(zhì)儲存安全性，為數(shù)字化檔案館的信息化建設(shè)發(fā)展工作提供有效的技術(shù)支持，為促進智能化數(shù)字化檔案館的建設(shè)，對這類介質(zhì)的管理技術(shù)還需要深入發(fā)展研究。

二、檔案信息化管理問題解決的有效對策

（一）涉密檔案管理

1.完善涉密檔案信息化管理制度，提升檔案信息安全

針對該市目前數(shù)字化檔案館建設(shè)中存在的涉密檔案管理問題，相關(guān)部門和管理人員要嚴格落實檔案管理工作的各項規(guī)定，要堅持保密的原則，建立健全保密委員會制度，規(guī)范保密工作的機構(gòu)設(shè)置，完善各項規(guī)章制度，嚴格落實“保密工作責任制”。重點要落實信息化時代背景下的保密措施，做到“管住嘴和手，上網(wǎng)不涉密，涉密不上網(wǎng)”。檔案管理要按照標準化、規(guī)范化、信息化的要求，做到應(yīng)歸盡歸不遺漏，確保歸檔文件齊全完整。組織相關(guān)部門結(jié)合各自工作職能，梳理完善并嚴格執(zhí)行保密工作制度;建立保密工作臺賬，嚴格按照“專人領(lǐng)取、專人送審、專人保管”規(guī)定處理涉密文件，做到傳閱留痕，同時分期分批組織學(xué)習相關(guān)的涉密檔案管理規(guī)范;制定檔案查詢利用服務(wù)保密工作制度，在提供利用服務(wù)中嚴格審查利用人員信息，宣講利用守則，籌備設(shè)立物品存放專柜以存放手機、紙筆等檔案查閱利用大廳禁人品及其他無關(guān)物品;加強過程監(jiān)管，嚴防查閱利用檔案過程中的失泄密行為;嚴格按照《涉密檔案管理辦法》強化對各立檔單位涉密檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，維護涉密檔案安全。

2.強化涉密檔案管理，提升涉密檔案信息化管理技術(shù)應(yīng)用

相關(guān)人員要加強檔案管理，完善防盜、防潮、防火、防蟲等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善相關(guān)制度，做到嚴謹細致，構(gòu)建利于檔案保存的良好條件。要做到定期組織開展檔案裝訂、歸類、管理等工作，提升人防水平，加強保密工作，對涉密檔案要嚴格分類，加強保管，嚴謹復(fù)印、摘抄、拍照，做到清點有冊、銷毀有據(jù)。落實基礎(chǔ)保障，牢固樹立“安全第一，預(yù)防為主”思想，設(shè)立專門檔案室、檔案柜、檔案盒，并嚴格落實防范要求，確保檔案完整規(guī)范，并根據(jù)實際情況制定《涉密檔案管理辦法》，使涉密檔案管理嚴格到科室，落實到個人。創(chuàng)新管理方式和技術(shù)，利用最先進的信息化手段，逐步改變當前以紙質(zhì)檔案為主的現(xiàn)狀。對于涉密文件，要安排專人負責，做好文件的登記、保存工作。通過身份自動識別、火情自動處置、溫濕自動調(diào)控、自動防盜報警、出庫自動記錄、查閱自動留痕等六項目動功能，給檔案保密工作安上一把“安全鎖”。

此外，檔案館還要進一步增加涉密或敏感檔案劃控的研究，探索從制度上規(guī)范人工劃控，探索自動化劃控的可能。

（二）檔案介質(zhì)管理

針對檔案管理信息化中遇到的檔案介質(zhì)管理問題，要進一步規(guī)范使用及處置存儲介質(zhì)，這是做好檔案數(shù)字化工作的關(guān)鍵，也是落實安全保密管理要求的要點。對移動存儲介質(zhì)的失泄密風險進行主動防御是目前最好也是最有效的解決辦法。因此，在對檔案介質(zhì)的管理工作中，必須做到進場時規(guī)范登記，專人專柜保管，領(lǐng)用手續(xù)完備，使用中嚴格監(jiān)管，出場時仔細清點，確保賬物相符，防止檔案信息外泄，確保安全、保密。要求檔案局有關(guān)處室，要做好接收存儲介質(zhì)的安全處置工作，要進一步總結(jié)經(jīng)驗，加強研究，完善措施，不斷提高檔案數(shù)字化安全管理水平。

結(jié)語

檔案信息化管理工作是當前檔案管理部門要重點完善的工作內(nèi)容，檔案館數(shù)字化建設(shè)要進一步完善信息化管理制度，積極針對檔案信息化管理中的重難點進行逐個突破，促進檔案信息化建設(shè)工作穩(wěn)定發(fā)展，提升檔案信息安全和管理效率。

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