國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)相關(guān)問題探討

葛莎

摘 要：基于對國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)相關(guān)問題的研究，首先，闡述數(shù)字化檔案建設(shè)基本內(nèi)容。然后，分析國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)存在，對數(shù)字化檔案建設(shè)缺乏重視、安全問題顯著等問題。最后，為更好實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)，給出加強(qiáng)對數(shù)字化檔案建設(shè)的重視、強(qiáng)化安全管理工作、構(gòu)建高素質(zhì)人才隊(duì)伍、構(gòu)建管理制度等有效措施。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；數(shù)字化；檔案建設(shè)

國有企業(yè)是國家快速發(fā)展的關(guān)鍵與動(dòng)力，對國有企業(yè)而言，其中的檔案信息資源對國在促進(jìn)國有企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用。檔案中的信息資源，不僅是國有企業(yè)的知識(shí)資源更是重要財(cái)富資源，是眾多工作人員智慧的結(jié)晶，在國有企業(yè)的各項(xiàng)決策當(dāng)中發(fā)揮重要作用。在國家的快速發(fā)展過程中，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法適應(yīng)國有企業(yè)的進(jìn)步。所以，國有企業(yè)檔案工作，需要與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案建設(shè)，保證企業(yè)當(dāng)中的各項(xiàng)檔案資源能夠得到充分利用。所以，本文將針對國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)存在問題，以及相應(yīng)的建設(shè)措施等內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)闡述。

1 數(shù)字化檔案建設(shè)基本概述

數(shù)字化檔案建設(shè)主要是在檔案管理工作中，對計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等進(jìn)行充分利用。然后利用大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對聲像、實(shí)物、財(cái)務(wù)以及科技等各類檔案進(jìn)行數(shù)字化管理工作。針對具有價(jià)值作用的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行數(shù)字化處理，并做好加工與管理工作，保證各類知識(shí)資源能夠得到充分利用，同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)中可以實(shí)現(xiàn)隨用隨取[1]。數(shù)字化信息檔案能夠?qū)⒂?jì)算機(jī)的有序組織的信息資源以及可處理的信息資源進(jìn)行有效整合，所以，可以將數(shù)字化信息管理系統(tǒng)視為一個(gè)信息倉庫。通過數(shù)字技術(shù)，能夠?qū)Υ罅康臄?shù)據(jù)信息資源進(jìn)行整理、收集與檢索。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具有較強(qiáng)的全文檢索功能與立卷歸檔功能，在保證檔案信息資源中能夠充分發(fā)揮著自身作用與價(jià)值。

2 國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)存在的問題

2.1 對數(shù)字化檔案建設(shè)缺乏重視

國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)，相較于傳統(tǒng)檔案管理模式以及查閱方式等做出更新與完善。不僅能夠提升查閱效率，而且在對檔案原文進(jìn)行查閱時(shí)也只需要花費(fèi)較少時(shí)間，與此同時(shí)能夠在最大程度上保證原檔案的完整性。但是在河北滄州地區(qū)，國有企業(yè)針對數(shù)字化檔案建設(shè)的重視有待加強(qiáng)。所以，導(dǎo)致國有企業(yè)中檔案數(shù)字化建設(shè)工作進(jìn)展遲緩。如果相關(guān)檔案管理工作人員缺乏一定責(zé)任性，那么各項(xiàng)檔案管理工作將無法順利展開[2]。經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案工作堆積如山的情況產(chǎn)生，檔案數(shù)字化建設(shè)工作更是受到忽視。國有企業(yè)對數(shù)字化檔案建設(shè)的重視程度，將會(huì)對檔案數(shù)字化建設(shè)工作產(chǎn)生直接影響。

2.2 安全問題顯著

在國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)過程中，安全問題較為顯著，具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)中：第一，在國有企業(yè)當(dāng)中，針對數(shù)字化檔案建設(shè)工作需要移動(dòng)硬盤、光盤等作為輔助。但是從河北滄州地區(qū)國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中不難看出，相應(yīng)的輔助安全設(shè)施仍然缺乏。第二，國有企業(yè)通常有著較常的發(fā)展歷史，所以涉及到的紙質(zhì)檔案較多。在實(shí)際搬運(yùn)過程中，容易出現(xiàn)檔案丟失問題。第三，針對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全，并沒有給出相應(yīng)的安全措施。

3 國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)有效措施

3.1 加強(qiáng)對數(shù)字化檔案建設(shè)的重視

國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)工作想要順利展開，在企業(yè)內(nèi)部需要加強(qiáng)對數(shù)字化檔案建設(shè)工作的認(rèn)識(shí)。數(shù)字化檔案建設(shè)工作與企業(yè)內(nèi)各項(xiàng)工作之間有著密切聯(lián)系，所以，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持與幫助，同時(shí)需要一定的資金保障，企業(yè)內(nèi)各個(gè)工作人員都需要積極參與其中。數(shù)字化檔案建設(shè)工作的有序進(jìn)行，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持作為前提[3]。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先需要意識(shí)到數(shù)字化檔案建設(shè)的重要作用，加強(qiáng)對其的重視，這樣數(shù)字化檔案建設(shè)工作才能夠有充足的經(jīng)費(fèi)。與此同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)的重視可以將數(shù)字化檔案建設(shè)工作納入到企業(yè)日常管理工作中，保證企業(yè)檔案管理工作的更好發(fā)展。例如，在數(shù)字化檔案建設(shè)初期，有著較強(qiáng)工作量，并且時(shí)間較為緊迫。所以，在進(jìn)行數(shù)據(jù)加工工作時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)部門可以聘請臨時(shí)工作人員，協(xié)助完成各項(xiàng)數(shù)據(jù)加工工作等。在數(shù)字化檔案建設(shè)過程中，如果存在問題，領(lǐng)導(dǎo)部門需要積極出面進(jìn)行解決。

3.2 強(qiáng)化安全管理工作

國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)工作的有序進(jìn)行，需要強(qiáng)有力的安全管理工作作為保障，所以，對國有企業(yè)內(nèi)的安全管理工作提出更高的要求。加強(qiáng)數(shù)字化安全管理工作具體可以從以下幾點(diǎn)展開：第一，需要加大資金投入力度，購買光盤設(shè)備以及移動(dòng)硬盤設(shè)備等，使檔案安全得到保障。第二，做好檔案數(shù)字化工作流程的監(jiān)督與管理工作，構(gòu)建相應(yīng)的安全責(zé)任制度，在最大程度上避免檔案數(shù)據(jù)信息的丟失。同時(shí)能夠保證，在檔案數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)問題時(shí)，能夠追究到相應(yīng)責(zé)任人。第三，針對數(shù)字化檔案建設(shè)工作，需要有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)安全管理工作人員。能夠定期對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、病毒等進(jìn)行檢查，做好檔案數(shù)據(jù)信息備份工作，對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密。在工作過程中，如果出現(xiàn)安全隱患，需要及時(shí)做出相應(yīng)處理工作。除此之外，針對檔案管理的計(jì)算機(jī)，做到專管專用，避免與外部網(wǎng)絡(luò)的連接，強(qiáng)化安全保護(hù)工作。

3.3 構(gòu)建高素質(zhì)人才隊(duì)伍

高素質(zhì)人才隊(duì)伍，是保證國有企業(yè)當(dāng)中數(shù)字化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)。所以，針對數(shù)字化檔案建設(shè)工作需要構(gòu)建高素質(zhì)人才隊(duì)伍，在人才隊(duì)伍構(gòu)建中，具體可以從以下幾點(diǎn)展開：第一，因?yàn)樵趪衅髽I(yè)當(dāng)中，數(shù)字化檔案建設(shè)工作的工作量較大，所以，需要保證足夠的工作人員。如果在各方面條件允許的情況下，可以邀請專業(yè)機(jī)構(gòu)的幫助。如果各項(xiàng)條件有限，那么可以對企業(yè)內(nèi)部的工作人員以及人才等進(jìn)行挖掘，同時(shí)配置專業(yè)性較強(qiáng)與計(jì)算機(jī)能力較強(qiáng)的工作人員，共同做好數(shù)字化檔案建設(shè)工作[4]。第二，在企業(yè)當(dāng)中需要定期做好相關(guān)檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，幫助工作人員掌握較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，同時(shí)具備較高思想道德素質(zhì)。幫助工作人員學(xué)習(xí)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等。保證工作人員在工作過程中，能夠嚴(yán)格按照相應(yīng)的工作流程展開，遵守相應(yīng)規(guī)章制度。

3.4 構(gòu)建管理制度

在社會(huì)市場不斷發(fā)展背景下，我國的法律制度等在不斷完善。所以，河北滄州地區(qū)的國有企業(yè)需要在法律法規(guī)基礎(chǔ)上，對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行完善。保證檔案數(shù)字化建設(shè)工作能夠融入在企業(yè)各個(gè)部門當(dāng)中，提升檔案管理水平。與此同時(shí)，需要對檔案管理工作流程進(jìn)行優(yōu)化與完善，構(gòu)建相應(yīng)的電子檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)等，保證各項(xiàng)數(shù)字化檔案建設(shè)工作能夠順利進(jìn)行。在日常檔案工作中，需要結(jié)合實(shí)際情況對檔案案卷進(jìn)行拆裝，嚴(yán)格按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行釘裝或者擺放，及時(shí)做好保密與保存工作，使檔案資源能夠得到合理利用。

4 結(jié)束語

綜上所述，國有企業(yè)在我國快速發(fā)展過程中占據(jù)重要組成部分，所以，為促使國有企業(yè)的更好發(fā)展，需要做好企業(yè)內(nèi)的數(shù)字化檔案建設(shè)工作。國有企業(yè)檔案記錄內(nèi)容較多，并且較為全面，對企業(yè)的科學(xué)決策具有重要作用。所以，相關(guān)工作人員需要意識(shí)到自身工作重要性，在數(shù)字化檔案建設(shè)過程中充分發(fā)揮自身力量，實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)的更快進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

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