電子信息檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)與控制措施探究

趙婷

摘 要：對(duì)于事業(yè)單位工作人員來(lái)說，檔案管理是工作的重中之重。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為我們提供了電子化、高效、無(wú)紙化的電子信息檔案。毫無(wú)疑問，這種電子化檔案一改過去紙質(zhì)化檔案的弊端，促進(jìn)了我們?nèi)粘９ぷ餍实拇蠓岣?，但這種電子化的檔案記錄方式也是一把雙刃劍，我們?cè)谙硎芷鋷?lái)的便捷的同時(shí)，也必須要清楚地了解并且重視這種現(xiàn)代化方式可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。只有當(dāng)我們掌握了它的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)，才能做好預(yù)防措施，使它更好地服務(wù)于我們的工作。

關(guān)鍵詞：電子信息檔案；事業(yè)單位；風(fēng)險(xiǎn)研究

1 應(yīng)用情況概述

第三次工業(yè)革命使各行各業(yè)都有了基礎(chǔ)性的變化，在檔案管理方面也不例外。通常，事業(yè)單位每天需要經(jīng)手大量的來(lái)往文件、人事調(diào)動(dòng)檔案等檔案信息的處理。在這種情況下，因?yàn)榭臻g、儲(chǔ)存等原因，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案優(yōu)勢(shì)也會(huì)被人們以文字、圖表、掃描照片等形式輸入電腦中，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)異地聯(lián)通和便捷存儲(chǔ)。電子信息檔案在短短的幾十年內(nèi)經(jīng)歷了硬盤、光盤、U盤的演變過程，使用人數(shù)越來(lái)越多，使用范圍也越來(lái)越廣。因此，我們應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)這種檔案管理方式，了解它的優(yōu)缺點(diǎn)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，更好地為我們工作所使用。

電子信息檔案的優(yōu)勢(shì)與計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)是分不開的。首先，這種無(wú)紙化的管理方式輸入便捷，查找迅速，相比起傳統(tǒng)模式，還具有節(jié)省人力的特點(diǎn)。這使得我們的工作效率大大提高了，因此現(xiàn)也出現(xiàn)了現(xiàn)代的電子化方式取代傳統(tǒng)紙質(zhì)化的趨勢(shì)。

其次，檔案管理采用事業(yè)檔位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，既能輕松實(shí)現(xiàn)各部門的信息共享，還能解決檔案存放的問題。當(dāng)需要調(diào)用多年前的檔案的時(shí)候，我們就可以直接查問有關(guān)人員，而不必翻閱大量檔案資料。通過各部門的聯(lián)結(jié)互通，也能夠節(jié)省很多不必要的人力，實(shí)現(xiàn)工作的高效化。

最后，這一管理方式在安全方面也具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)：在輸入和調(diào)用時(shí)有人員登錄記錄可以查詢，避免事故的發(fā)生。這一方面可以學(xué)習(xí)和借鑒其他部門尤其是信息處理部門的經(jīng)驗(yàn)，例如實(shí)現(xiàn)登錄密鑰個(gè)人化，或設(shè)置部門之間的登錄限制，有效避免信息的泄露。

2 風(fēng)險(xiǎn)分析

電子信息檔案的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)是亟待關(guān)注的重點(diǎn)。相較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這種電子化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方式也是存在一定風(fēng)險(xiǎn)的：

首先，由于計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)介質(zhì)的特點(diǎn)，這種方式存儲(chǔ)的檔案也面臨著一些風(fēng)險(xiǎn)。第一，計(jì)算機(jī)很容易因?yàn)橥蝗粩嚯娀虿《厩秩氲仍?，使得正在輸入的?shù)據(jù)丟失，或影響檔案的取用工作。我們經(jīng)常在工作中遇到，對(duì)這一情況比較熟悉，但也要給予足夠的重視，不能大意。

第二，無(wú)論是以前的光盤還是現(xiàn)在的U盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，都有遺失或保存不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)。這一點(diǎn)要針對(duì)每一類存儲(chǔ)介質(zhì)的特點(diǎn)進(jìn)行保存。當(dāng)然，這一點(diǎn)也跟人員管理有很大關(guān)系。我們可以通過選用高素質(zhì)人才，加強(qiáng)工作技能培訓(xùn)來(lái)解決這一問題。

其次，互聯(lián)網(wǎng)也是一把雙刃劍。

一方面，這種電子化的檔案管理因?yàn)榻槿雰?nèi)部網(wǎng)絡(luò)，使得隨時(shí)隨地查看、下載成為可能。但是這也給信息泄露留下了安全隱患。

另一方面，造成風(fēng)險(xiǎn)的原因也可能來(lái)自外部網(wǎng)絡(luò)。當(dāng)前，人們對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴程度越來(lái)越高，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳遞，時(shí)間短、速度快。因此，網(wǎng)絡(luò)病毒等危險(xiǎn)的存在，時(shí)刻對(duì)我們的信息安全產(chǎn)生著威脅。因此，信息更新，技術(shù)換代就顯得非常重要。

因此，如何實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避，面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)該采取怎樣的措施，是我們需要關(guān)注的重點(diǎn)。

3 風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避具體措施

3.1 嚴(yán)格檔案管理規(guī)則

大多數(shù)風(fēng)險(xiǎn)都源自于規(guī)則的漏洞。在檔案管理方面，我們要實(shí)現(xiàn)人員管理和規(guī)則指導(dǎo)的標(biāo)準(zhǔn)化。制訂嚴(yán)密的規(guī)章體系，面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)更新，為工作人員提供有效的工作參考。例如，要求對(duì)檔案的性質(zhì)進(jìn)行分級(jí)加密，就可以控制機(jī)密檔案的風(fēng)險(xiǎn)程度；規(guī)定存儲(chǔ)檔案的U盤不可以帶出工作地點(diǎn)，就可以防止信息泄露；對(duì)登錄查看和調(diào)用檔案的ip進(jìn)行記錄，就可以實(shí)現(xiàn)事故追責(zé)。對(duì)違反規(guī)則的事情進(jìn)行公示處理，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，打破各自為政、互不聯(lián)通的傳統(tǒng)模式?！皼]有規(guī)矩，不成方圓”，制定了嚴(yán)明有效的規(guī)章制度，我們才可以把風(fēng)險(xiǎn)控制在源頭處。

3.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防日常化

信息化、網(wǎng)絡(luò)化既給工作帶來(lái)方便快捷，也帶來(lái)了一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。面對(duì)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，要全面評(píng)估，制訂風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案。例如，一種電腦病毒風(fēng)行，我們就要提前請(qǐng)技術(shù)人員進(jìn)行系統(tǒng)防護(hù)的升級(jí)，并發(fā)布公告提請(qǐng)工作人員注意。這樣，有一套完整的預(yù)案，在面臨風(fēng)險(xiǎn)時(shí)才能把損失降到最低。

另外，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案經(jīng)常進(jìn)行演習(xí)也是很重要的，不能把預(yù)案變成空話，要落實(shí)在行動(dòng)上，形成即時(shí)性、習(xí)慣性的應(yīng)對(duì)措施。這樣，面對(duì)突發(fā)的危機(jī)，我們才能臨危不亂，處理得當(dāng)。

3.3 實(shí)現(xiàn)技術(shù)更新常態(tài)化

當(dāng)前，技術(shù)發(fā)展日新月異，我們也要及時(shí)更新單位的檔案管理系統(tǒng)。這種更新，既需要硬件的更新，也需要軟件的更新。首先，我們要在技術(shù)方面著手實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)與更新，沒有漏洞，就不會(huì)產(chǎn)生隱患。其次，我們要樹立技術(shù)更新常態(tài)化的觀念。防范風(fēng)險(xiǎn)，最終還是要落實(shí)在工作人員身上。經(jīng)常組織技術(shù)學(xué)習(xí)和技術(shù)安全培訓(xùn)，更加高效地使用檔案管理技術(shù)，提高人們的安全意識(shí)。

3.4 完善風(fēng)險(xiǎn)檢測(cè)流程

在前面的基礎(chǔ)上，我們已經(jīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施和風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)有一定的掌握。此時(shí)，我們還需要一個(gè)查缺補(bǔ)漏的過程。風(fēng)險(xiǎn)檢測(cè)流程能夠檢驗(yàn)系統(tǒng)安全、評(píng)估人員素質(zhì)。最重要的是，它能對(duì)安全漏洞提前進(jìn)行檢測(cè)、發(fā)現(xiàn)和處理。有了完善的風(fēng)險(xiǎn)檢測(cè)流程，我們就能通過基礎(chǔ)檢測(cè)和日常自測(cè)把風(fēng)險(xiǎn)的可能降低到最小。

這一步驟也是前面三項(xiàng)措施的總體檢驗(yàn)和評(píng)估。檔案管理規(guī)則為工作人員提供參考和紀(jì)律要求；風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防使人們提高安全意識(shí)，合理應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)；技術(shù)更新通過對(duì)檔案管理系統(tǒng)的及時(shí)修復(fù)與更新，保證信息安全。這三個(gè)步驟邏輯上環(huán)環(huán)相扣，系統(tǒng)聯(lián)結(jié)。

4 結(jié)語(yǔ)

電子信息檔案是我們的工作如虎添翼，但是它的風(fēng)險(xiǎn)也不可小覷。眾所周知，這一檔案管理方式的風(fēng)險(xiǎn)主要集中在電子化、網(wǎng)絡(luò)化兩個(gè)方面。因此，我們?cè)诠ぷ鬟^程中，既要重視使用計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行輸入和存儲(chǔ)的過程，也要預(yù)防網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)檔案信息安全。

對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)，我們要從嚴(yán)格檔案管理規(guī)則，風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防，技術(shù)更新三個(gè)方面入手，從源頭、應(yīng)對(duì)措施和系統(tǒng)更新三個(gè)角度來(lái)化解風(fēng)險(xiǎn)，防范潛在的危機(jī)。在檔案管理源頭嚴(yán)格要求，設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案，預(yù)演面臨危機(jī)的應(yīng)急措施。還要及時(shí)更新技術(shù)，查缺補(bǔ)漏，并通過培訓(xùn)培養(yǎng)高素質(zhì)，安全意識(shí)強(qiáng)的工作人員。最后還要完善風(fēng)險(xiǎn)檢測(cè)流程，實(shí)現(xiàn)三個(gè)步驟的總體評(píng)估，使整個(gè)風(fēng)險(xiǎn)控制系統(tǒng)發(fā)揮更大的作用，最終保證檔案信息的安全。

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