高校檔案功能的社會化利用探討

鄭 琳

（廣東輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州 510000）

在科技、文化、經(jīng)濟(jì)日益發(fā)展的今天，高校檔案功能也必須發(fā)揮出來他所擁有的價值，為我們創(chuàng)造更大的收益。本文將分為兩個部分來對高校檔案功能的社會化利用進(jìn)行探討。第一部分我們將分析高校檔案功能的特點以及優(yōu)勢。第二部分我們將就優(yōu)勢展開具體論述。

一、高校檔案功能社會化的基本概述

高校檔案功能社會化，顧名思義，即借助于高校檔案的基本功能與重要作用，來實現(xiàn)對高校信息內(nèi)容的吸納需求。同時，改變以往的檔案管理模式，開發(fā)成一個嶄新的系統(tǒng)，使我們可以利用其價值并且創(chuàng)造收益，這便是高校檔案功能同社會結(jié)合，服務(wù)社會發(fā)展。

當(dāng)前高校檔案功能在我國發(fā)展得并不全面，其實高校的檔案功能有很多可以利用之處，幫助我們的社會國家創(chuàng)造更多的價值。值得注意的是，高校檔案還具備如下功能：

（1）文化記憶功能。當(dāng)前我國的經(jīng)濟(jì)政治都處于飛速發(fā)展的狀態(tài)，文化也即將復(fù)興。在這個時期，檔案功能將承擔(dān)著更多的責(zé)任，來幫助我國的文化發(fā)展。這也代表著高校檔案功能的文化需求增強。根據(jù)我國現(xiàn)在的發(fā)展?fàn)顟B(tài)來看。檔案的文化記憶功能重要性在日益提升。在日后檔案功能的社會化當(dāng)中，文化記憶功能是必不可缺的一項。

（2）決策參考功能。檔案學(xué)的內(nèi)容包羅萬象，同時，也是一項記錄了高校整體信息的關(guān)鍵性載體。高校的檔案，功能將有助于數(shù)據(jù)的進(jìn)一步量化分析，并且作為決策的依據(jù)來源。

（3）學(xué)術(shù)交流功能。目前，我們檔案管理工作的開發(fā)項目已經(jīng)愈發(fā)多元化，在未來，更將會承載更全面的學(xué)術(shù)交流功能。提升檔案的可利用性和文化含量，也有助于提升高校檔案的開發(fā)水平的史料開發(fā)水平。高校檔案功能有效利用學(xué)術(shù)交流這一渠道，將很大程度上促進(jìn)高校之間信息的互聯(lián)互通，以及深入交往。

（4）市場服務(wù)功能。如今，伴隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷攀升，經(jīng)濟(jì)市場對檔案工作的具體要求也日益增大，檔案將作為服務(wù)業(yè)的新興產(chǎn)業(yè)來履行其市場服務(wù)功能，比如檔案館可以為社會提供就業(yè)咨詢招生資訊，包括學(xué)校學(xué)生的考研分析和成績查詢。

綜上所述，高校檔案功能的社會化服務(wù)工作，優(yōu)勢極其顯著。首先管藏保存資料更加專業(yè)和有針對性?？萍际堑谝簧a(chǎn)力，只有將科技知識與人才之間進(jìn)行結(jié)合才能有效地轉(zhuǎn)化為我們當(dāng)今社會的生產(chǎn)力。而高校檔案就是通過量化知識，包括教學(xué)服務(wù)，將大量的專業(yè)知識和科學(xué)技術(shù)傳播給當(dāng)今社會的工作者和從業(yè)者，以便幫助他們在學(xué)習(xí)研究實驗時進(jìn)行參考以及比對。第二點就是高校檔案功能具有人才的優(yōu)勢，所謂的人才便是高校檔案是由一支具有很高專業(yè)素養(yǎng)的團(tuán)隊在進(jìn)行運營。因此，我國目前的社會化發(fā)展離不開人才的專一性與有針對性，所以高素質(zhì)的人才隊伍將有助于高校檔案的社會化利用與開發(fā)。

二、高校檔案功能的社會化利用

（1）強化社會化服務(wù)意識。一直以來，我國大部分高校的檔案功能，其實對社會并不開放。這其中表現(xiàn)為高校檔案館的封閉式管理，導(dǎo)致了信息資源的閉塞，以及無法有效利用。雖然起到了一定的信息保護(hù)作用，但是阻礙了自身的發(fā)展。從我國社會的可持續(xù)發(fā)展來看。高校的檔案功能必須要加以社會化的利用，所以比起之前的利用方法，高校檔案功能必須要對社會進(jìn)行開放。這不僅要求高校的檔案人員需要開拓創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)觀念的束縛，讓信息流動起來。更要樹立新的觀念，認(rèn)識到高校檔案功能對于社會的發(fā)展帶來的優(yōu)勢。高校檔案功能在當(dāng)今時代不僅要服務(wù)于高校本身，更要服務(wù)于社會，服務(wù)于更多的科研教學(xué)工作。高校可以開展檔案館和社會溝通的渠道，只有打開了信息流動的渠道才能讓資料和信息達(dá)到有效利用，才能真正達(dá)到廣大人民群眾的實際需求目標(biāo)。

（2）明確社會化服務(wù)目標(biāo)。要做好高校檔案功能的社會化，就必須確立高校檔案功能社會化服務(wù)的目標(biāo)。凡事預(yù)則立不預(yù)則廢，高校檔案功能，亦是如此。具體的措施要根據(jù)不同的高校，以及不同的檔案館來進(jìn)行制定，做到因地制宜。但不論是何措施，其目的就是要完善高校檔案功能的社會化利用。比如檔案館可以定期維護(hù)設(shè)備，簡化不必要的手續(xù)，以及煩瑣的檔案借閱程序。對已經(jīng)開放的檔案，要盡可能地減少用戶利用上的不方便，這樣才能做到檔案功能的社會化。便捷的高校檔案功能將會帶來更加便捷的信息流通渠道，從而促進(jìn)社會信息的流通與交流。

（3）充分利用網(wǎng)絡(luò)提供社會化服務(wù)。21世紀(jì)是信息數(shù)字化的時代，隨著互聯(lián)網(wǎng)加功能的不斷開展，高校其實也要利用好互聯(lián)網(wǎng)這個功能，來對高校檔案管理工作進(jìn)行較為完善的建設(shè)。其實從根本上來講就是利用互聯(lián)網(wǎng)開拓了一個信息傳遞以及處理的平臺。比如高校建立信息網(wǎng)上平臺，開展檔案網(wǎng)上借閱服務(wù)，從而達(dá)到館藏資源的共享，這便是高校資源社會化利用的一個有效途徑?？萍家欢ㄒ?wù)于生產(chǎn)力的發(fā)展，高校檔案功能也是如此，必須要利用現(xiàn)代的信息技術(shù)和通信手段，來和高校已有的檔案功能進(jìn)行有效結(jié)合，建設(shè)內(nèi)容更加豐富、功能更加齊全、個性更加充足的社會化網(wǎng)站。在網(wǎng)站的制定過程中應(yīng)更加注重讀者的真實感受，秉承“以人為本”的基本原則，真正做到設(shè)身處地的為讀者本身考慮。與此同時，高校也要積極地引進(jìn)先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)手段，真正地做到與時俱進(jìn)。在這一點上需要高校多加大檔案上的財力以及物力的投入，以應(yīng)對技術(shù)信息方面的需求，做到有效利用互聯(lián)網(wǎng)資源來服務(wù)檔案功能社會化利用。

（4）重視檔案信息增值服務(wù)工作。信息最重要的就是信息本身的價值，以及它所潛在的價值。高校檔案功能想要做好社會化利用，就必須重視檔案信息本身的增值服務(wù)工作。增值就是增加其中的內(nèi)涵價值，加大對檔案信息內(nèi)容的研究和開發(fā)力度，將在書本上或者資料上的死知識轉(zhuǎn)化為社會可以利用的信息，這便提高了檔案信息的價值。諸如此類的增值工作需要高校去做并做到位，這樣才能讓社會認(rèn)識到檔案功能的重要性。

（5）開展多樣化的服務(wù)形式。所謂多樣化的服務(wù)形式，并不單單是指高校檔案已有的流通，以及利用，而是要更多地開展高校檔案利用的服務(wù)形式。檔案工作將更加有效地服務(wù)于實體經(jīng)濟(jì)。第一點，作為一個信息流，和信息量化的主要渠道，檔案功能必須要拓寬其有效利用程度和服務(wù)形式。這就要求高校檔案具備多樣化的服務(wù)形式，基于對基礎(chǔ)信息的反復(fù)提煉，來形成有效的信息和可利用的資源。這便是檔案功能所形成的信息附加品。也提高了信息的附加值。第二點，便是在原有服務(wù)基礎(chǔ)之上，拓寬具體的服務(wù)業(yè)務(wù)。第三點，要與讀者相結(jié)合，比如定期舉辦檔案展覽，把高校的答案功能確切的落到實處，做好為群眾負(fù)責(zé)的職能。將用戶喜聞樂見的信息資源多加以利用展示，可以有高校的教學(xué)成果科研成果，實行檔案與社會的深入對接。

（6）積極開展聯(lián)合協(xié)作的信息服務(wù)。高校檔案功能的社會化利用不單單只是關(guān)起門來自己做，這樣子無異于閉關(guān)鎖國最后自己將落后于社會。所以高校檔案工作必須要借助當(dāng)今的科技成果，利用網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)、計算機等先進(jìn)的科技資源來合理調(diào)配。高校的檔案以及社會功能的處理。同時高校也要和社會各方面展開多元化的合作性服務(wù)模式，從而來共同攻克難題。通過與其他圖書館、檔案館一起整合資源處理信息，做好信息的分類量化規(guī)整，共同擴(kuò)大高校檔案功能對于社會的影響實現(xiàn)資源的合理利用與共享，積極有效地應(yīng)對自身檔案所存在的缺陷，以及無法獲取的社會資源，更好地推動高校檔案功能的社會化利用。

綜上所述，高校檔案功能的社會化利用，是我國當(dāng)今時代的必行之策，即滿足了高校檔案建設(shè)工作發(fā)展需求，又契合了時代的發(fā)展脈搏。因此，充分結(jié)合高校檔案的功能服務(wù)社會，就必須不斷創(chuàng)新，不斷地同社會進(jìn)行結(jié)合，做好信息的處理溝通與利用，這樣才能使高校檔案功能得到社會的認(rèn)可，從而不斷拓展協(xié)助高校檔案走上可持續(xù)發(fā)展的道路。