拓展醫(yī)院辦公室檔案管理人員職業(yè)視野的路徑思考

郭樹杰 呂梁市人民醫(yī)院

運(yùn)用科學(xué)化的檔案管理措施，需要根據(jù)醫(yī)院自身的發(fā)展實(shí)際情況，拓展并完善檔案管理工作的實(shí)施手段，使醫(yī)院辦公室的檔案管理相關(guān)工作變得更加系統(tǒng)化。只有將醫(yī)院辦公室有關(guān)檔案管理的工作真正落到實(shí)處，才能夠?yàn)獒t(yī)院未來的發(fā)展指明一個(gè)正確的方向，本文中主要通過對(duì)現(xiàn)階段醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并給出能夠有效拓展醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作人員職業(yè)視野的策略，希望能夠?yàn)獒t(yī)院管理效率的提高提供一些幫助[1]。

一、現(xiàn)階段醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作中存在的問題

(一)檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)比較薄弱

在醫(yī)院進(jìn)行日常的檔案管理工作過程中，容易出現(xiàn)很多種類的問題，其中比較典型的是對(duì)檔案管理的力度不足，其部門工作開展的專業(yè)性難以滿足醫(yī)院自身發(fā)展的需要。很多檔案管理人員在日常工作中，并沒有很好地應(yīng)用數(shù)據(jù)、視頻和PPT 等工具對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的各類活動(dòng)信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，管理人員的責(zé)任意識(shí)相對(duì)比較薄弱是引發(fā)這一問題的主要原因，這種情況如果持續(xù)存在，可能會(huì)制約醫(yī)院未來的發(fā)展[2]。

(二)檔案管理人員的工作積極性較差

醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作會(huì)影響到醫(yī)院未來的發(fā)展，也會(huì)影響醫(yī)院自身的發(fā)展是否能夠符合社會(huì)發(fā)展的總體趨勢。在醫(yī)院的日常管理工作中，容易出現(xiàn)檔案管理工作的具體工作環(huán)節(jié)無法落實(shí)到位的問題，對(duì)于相關(guān)檔案文件的歸檔、等級(jí)、傳閱、收發(fā)及銷毀等環(huán)節(jié)無法真正落實(shí)到位，這可能會(huì)降低醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作的效率。

(三)和醫(yī)院其他部門的交流較少

醫(yī)院內(nèi)的檔案管理部門與醫(yī)院的整體發(fā)展有著緊密的聯(lián)系，一旦出現(xiàn)信息泄露問題，會(huì)給醫(yī)院自身的發(fā)展帶來很大的負(fù)面影響?，F(xiàn)實(shí)中，有些檔案管理人員并沒有明確自身在醫(yī)院發(fā)展中所處的位置，缺乏與醫(yī)院內(nèi)部其他部門之間的溝通，這會(huì)在一定程度上降低醫(yī)院的工作效率，從而阻礙醫(yī)院未來的發(fā)展[3]。

二、拓展醫(yī)院內(nèi)部檔案管理人員職業(yè)視野的有效路徑

(一)提升檔案管理工作人員的專業(yè)性

要想提高醫(yī)院內(nèi)部從事檔案管理工作人員的職業(yè)視野，就必須檔案管理從業(yè)人員的工作效率，可以定期培訓(xùn)來提高他們的專業(yè)素養(yǎng)，使其可以明確自身的社會(huì)責(zé)任，無論從內(nèi)部的業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面，還是從外部進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)的方面，都應(yīng)該提升檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能為醫(yī)院整體的發(fā)展提供不竭的動(dòng)力。

(二)提高檔案管理從業(yè)人員的工作熱情和積極性

醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理部門屬于影響醫(yī)院未來發(fā)展的重要部門，其工作內(nèi)容會(huì)涉及到公醫(yī)院未來能否實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，因此，拓展檔案管理工作人員的職業(yè)視野，需要從提高其工作熱情和積極性的角度入手，使其明確自身在醫(yī)院發(fā)展過程中所處的地位和應(yīng)負(fù)的工作職責(zé)，并在這樣的前提下，發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢開展檔案管理部門的日常工作[4]。

(三)積極主動(dòng)地與醫(yī)院內(nèi)部的其他部門進(jìn)行交流

目前醫(yī)院的職能型結(jié)構(gòu)使得檔案管理部門的工作人員和其他科室之間缺少必要的互動(dòng)和交流，這不完全是檔案管理人員自身的原因，這種問題的解決需要在不打破原有組織框架的前提下，培育檔案管理工作人員對(duì)于業(yè)務(wù)開展方面的整體視野，進(jìn)而主動(dòng)打破對(duì)于崗位職能的一些限制。同時(shí)，醫(yī)院管理層也應(yīng)該為檔案管理工作人員主動(dòng)打破崗位職能限制提供必要的制度保障，使醫(yī)院各部門之間能夠進(jìn)行有效的溝通和交流，從而提高醫(yī)院整體的工作效率。要想真正地拓展醫(yī)院內(nèi)部檔案管理從業(yè)人員的職業(yè)視野，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)層就應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理相關(guān)工作的重視程度，強(qiáng)化和滲透檔案管理從業(yè)人員自身的責(zé)任意識(shí)，這樣有利于使其對(duì)進(jìn)行我實(shí)現(xiàn)有一個(gè)完整的認(rèn)知，進(jìn)一步凸顯自身在醫(yī)院管理中的重要地位，積極主動(dòng)地和醫(yī)院內(nèi)部的其他部門進(jìn)行交流和溝通，為醫(yī)院的整體發(fā)展做出必要的貢獻(xiàn)[5]。

三、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院辦公室的檔案管理相關(guān)工作，在醫(yī)院的發(fā)展過程中處在重要的地位。檔案管理的工作人員需要對(duì)醫(yī)院的歷史活動(dòng)進(jìn)行切實(shí)、有效的記錄，現(xiàn)階段在醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作過程中，仍然存在不少問題，如檔案管理從業(yè)人員的工作積極性較差，責(zé)任意識(shí)相對(duì)比較薄弱，以及在開展檔案管理工作過程中與醫(yī)院其他部門的溝通較少。為此醫(yī)院的相關(guān)部門應(yīng)該運(yùn)用多元化的手段，來拓展醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作人員的職業(yè)視野，以提高檔案管理從業(yè)人員的工作熱情和積極性，從而更好地為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。