新時期醫(yī)療設備檔案管理的難點及加強措施

劉翠花 呂梁市人民醫(yī)院

醫(yī)療設備是醫(yī)院在承擔醫(yī)療、科研、教學等各項職能時所使用的輔助器械；醫(yī)療設備檔案，是在購置、使用、維護和報廢醫(yī)療設備過程中所形成的具有一定價值的各類資料。為了充分發(fā)揮醫(yī)療設備檔案管理的價值，醫(yī)院管理者、檔案職能部門及相關人員應高度重視這項工作，采取有效舉措來提高醫(yī)療設備檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展提供源源動力。

一、新時期醫(yī)療設備檔案管理的重要價值

硬件是衡量醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生條件與醫(yī)療技術能力的重要指標，醫(yī)療設備檔案管理是醫(yī)院管理工作的核心內容，要將醫(yī)療設備檔案作為一項重要任務來抓。具體來說，醫(yī)療設備檔案管理工作具有以下重要價值：一是，有益于提升醫(yī)療服務水平。通過加強醫(yī)療設備檔案管理來實施嚴格規(guī)范的監(jiān)管，遵循醫(yī)療設備的使用和維護要求來“用好”、“管好”、“維護好”醫(yī)療設備，提高病患診療的準確度和使用體驗，進而提高醫(yī)療服務質量；二是，有益于提高醫(yī)院管理效益。加強醫(yī)療設備檔案管理，便于規(guī)范醫(yī)療設備使用和操作流程，最大限度地降低醫(yī)療設備損耗、發(fā)揮醫(yī)療設備的診療功能，能夠使醫(yī)療設備創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益，進而提高醫(yī)院的管理效益；三是，有益于促進醫(yī)療技術發(fā)展。通過記錄醫(yī)療設備的使用經(jīng)過，積累大量寶貴的使用數(shù)據(jù)等資料，使醫(yī)療設備研發(fā)者更清晰掌握醫(yī)療設備的使用情況，了解現(xiàn)有醫(yī)療設備在具體運用過程中的優(yōu)勢和不足，并能夠更準確地把握下一階段的研發(fā)方向。

二、新時期醫(yī)療設備檔案管理中存在的若干難點

作為一項基礎性事務，醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理涉及到多個部門、各個環(huán)節(jié)，千頭萬緒、枝節(jié)龐雜，所以在具體實施的過程中難免會存在著一些障礙，只有找到癥結所在，方能厘清工作思路、理順多方關系，最終實現(xiàn)“撥云見日”：

(一)檔案制度有待完善

“無規(guī)矩，不方圓”，制度是各項事務的規(guī)范和標準，檔案制度的完善是醫(yī)療檔案管理得以理順的基礎與前提。當前，醫(yī)院檔案管理制度建設仍相對滯后于醫(yī)療設備檔案管理工作的實際需要：一是，缺乏對具體實踐的操作指導。醫(yī)療設備檔案管理工作主要以《檔案法》等相關法律為重要依托，但沒有專門的、具體的、細化的操作細則，導致一些實踐工作沒有有效指導；二是，醫(yī)療設備檔案管理工作漸趨復雜。醫(yī)療設備檔案管理本身就是一項涉及到醫(yī)院方方面面的工作，再加之，現(xiàn)代醫(yī)療技術飛速發(fā)展，醫(yī)療設備的種類持續(xù)增加、應用領域不斷拓展、科技含量不斷提升，使得醫(yī)療設備檔案資料繁多，在篩選、整理和歸檔方面需要付出更多努力，否則就會導致資料散亂、缺損和丟失等現(xiàn)象[1]。

(二)隊伍建設仍需加強

檔案管理人員是醫(yī)療設備檔案管理工作的具體執(zhí)行者，因此，檔案管理隊伍素質是醫(yī)療檔案管理質量的決定要素。當前，醫(yī)院等醫(yī)療衛(wèi)生機構乘醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的東風，各方面工作都在不斷進步中，但廣大群眾對健康衛(wèi)生服務的需求也在不斷增加，導致雖然醫(yī)療設備現(xiàn)代化的程度愈來愈高，醫(yī)院所負擔的診療工作卻仍十分繁重，醫(yī)院一線工作人員相對緊缺，檔案管理工作多由一些其他部門人員兼任，非專業(yè)性的隊伍自然難以保證醫(yī)療檔案工作質量。

(三)管理設備尚待更新

管理設備是醫(yī)療檔案工作的物質基礎，尤其是在檔案信息化發(fā)展的大時代背景下，醫(yī)療設備檔案管理的設備必須要跟得上時代步伐。但當前醫(yī)院事業(yè)處在上升期，各方面的經(jīng)費投入都十分迫切，發(fā)展資金十分緊張，導致投入在檔案管理方面的比較有限，檔案管理設備更新?lián)Q代相對滯后，部分醫(yī)院檔案管理雖然已經(jīng)配備了基本的信息化設備，但軟硬件的更新升級速度都比較緩慢，其他因資金投入不足、設備老舊等導致的問題也相對較多。

(四)監(jiān)督評估力度較弱

監(jiān)督評估，即從上一層級的全局視角對醫(yī)療設備檔案管理工作進行監(jiān)管，具體包括審計、評估和整改。監(jiān)督評估是一項嚴謹、周密和細致，以確保醫(yī)療設備檔案管理規(guī)范、科學和高效的運行，但當前醫(yī)療檔案監(jiān)督評估工作本身存在周期長、偏重結果、不夠細致等弊端，關注點又主要集中在是否存在經(jīng)濟腐敗行為方面，對于醫(yī)療設備檔案管理是否科學規(guī)范，在醫(yī)療設備的管理、使用和維護方面的作用較小并未給予足夠重視，這也在一定程度上降低了醫(yī)療檔案管理工作的能效。

三、新時期加強醫(yī)療設備檔案管理的有效策略

任何事物都是在曲折中前進的。當前，醫(yī)院設備檔案管理工作愈發(fā)受到重視，也呈現(xiàn)出持續(xù)上升的良好發(fā)展態(tài)勢，為了加強醫(yī)院資產(chǎn)的科學維護與高效利用，切實提升醫(yī)療服務技術和能力，醫(yī)院管理者、檔案職能部門和相關人員應針對現(xiàn)有醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理工作中存在的一些實際問題進行研究和探討，建議可以嘗試以下幾點策略有針對性地加以解決：

(一)強化檔案管理意識

“意識是行動的導向”，強化檔案管理意識是破解醫(yī)療設備檔案管理困局的鑰匙。檔案管理是一項基礎性事務，需要全院上上下下、多個層級和部門、多方力量的共同參與，要高度重視對全院檔案管理意識的強化：一是，醫(yī)院領導高度重視，將檔案管理工作納入到醫(yī)院年度工作計劃之中，給予檔案管理以應有的重視和支持，加強對檔案管理工作的日常監(jiān)督和評估，配合上級部門的各項監(jiān)督審查工作；二是，職能部門將檔案管理納入到日常的具體工作范圍之內，強化部門職工的歸檔意識，要做到“使用有記錄，資料及時歸檔”，為檔案職能部門工作提供更多幫助；三是，醫(yī)療設備檔案管理職能部門加強宣講工作，及時普及檔案管理常識和規(guī)則，使其他職能部門明確檔案工作的流程和標準。

(二)完善檔案管理制度

制度，是具有一定約束效力的準則、規(guī)范和章程。醫(yī)療設備檔案管理制度必須要順應當前我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的整體趨勢，滿足醫(yī)院自身發(fā)展的現(xiàn)實情況，響應廣大醫(yī)護人員和病患的實際要求?！鞍l(fā)展始終在路上”，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)前行的腳步堅定有力，為了更好地迎接時代的挑戰(zhàn)，切實優(yōu)化醫(yī)療設備檔案管理的整體流程，規(guī)范醫(yī)療檔案管理的具體行為，做到檔案管理工作“有法可依”、“有章可循”，就必須建立一整套完善的管理制度。建議圍繞《檔案法》，結合醫(yī)療檔案管理實際，制定相應的檔案管理細則，并交由職代會進行審議，為具體實踐提供重要指導。

(三)加快管理信息化進程

“工欲善其事，必先利其器?！毙畔⒓夹g是醫(yī)療設備檔案管理的重要工具。信息技術是當今時代最重要的科技成果之一，是引發(fā)人類社會各個領域變革的強勁動力。醫(yī)院檔案管理部門應在提高現(xiàn)有檔案管理信息設備的利用效率的基礎上，盡量爭取更多的資金和技術支持，引入先進的現(xiàn)代信息技術來加強檔案管理的技術實力，架構醫(yī)院檔案信息的立體平臺，建立醫(yī)療設備檔案管理信息資源庫，切實提高醫(yī)院檔案的質量和管理水平，充分保障檔案信息的高效利用和安全性，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展提供更多信息資源支持[2]。

(四)提高管理人員素質

人是事物發(fā)展中至關重要的要素，人員素質是檔案管理工作得以順利實施的有力保障。一方面，應高度重視對檔案工作隊伍的培養(yǎng)和錘煉，提高檔案工作人員的入職門檻，聘請專業(yè)的檔案管理人員；另一方面，也要加強對檔案管理人員的培訓工作，定期聘請專家進行講座，為他們提供更多學習和提升的機會，提高相關工作人員的業(yè)務素質和工作水平，提高檔案管理的質量和效度。

現(xiàn)代醫(yī)學科技的飛速進步為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展提供了重要的技術支持，各種類型的醫(yī)療設備被更廣泛地應用到臨床診療中，加強醫(yī)療設備檔案管理工作十分必要。醫(yī)院管理者、檔案職能部門及相關人員應充分認識到這一點，結合醫(yī)療設備檔案管理的具體任務和相關要求，針對現(xiàn)有醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理工作中存在種種不足，采取有效舉措進行完善和改進，以提升醫(yī)療設備的維護和使用效率，為助力我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進一步發(fā)展做出不懈努力。