出版管理部門降低圖書出版成本的措施探討

周宇曉，柳寶琴，段 鵬，賴喜平

（中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，北京 100029）

出版社出版管理部門職能定位根據(jù)各出版社情況不同，有的出版管理部門負(fù)責(zé)排版、校對、設(shè)計、印制、質(zhì)量檢查和材料采購；有的出版管理部門只管理印制、質(zhì)量檢查和材料采購，不負(fù)責(zé)印前工作；有的出版工作直接下放到編輯部門，專門設(shè)立編務(wù)負(fù)責(zé)出版，材料采購工作由出版社統(tǒng)一負(fù)責(zé)。但是作為出版管理部門，降低圖書出版成本都是其重要工作，也是出版社提質(zhì)增效的重要手段。

一、圖書生產(chǎn)成本的構(gòu)成

圖書生產(chǎn)成本涉及的項目比較多，它包括設(shè)計費、插圖費、排版費、編輯加工費、校對費、稿費、印刷裝訂費、紙張成本、發(fā)行費用、營銷費用、倉儲費用等，其中紙張成本是最大的費用支出，其次是印刷裝訂費，這兩項占總生產(chǎn)成本的50%～55%。其他費用出版單位一直沿用行業(yè)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，成本壓縮空間很小，稿費情況特殊，是由編輯與作者溝通的結(jié)果，變化浮動較大。故本文只探討紙張成本、印刷裝訂費降低的思路及辦法，這應(yīng)該是出版管理部門重點關(guān)注的部分。

二、成本控制的主要手段

（一）樹立全員成本意識[1]

全員成本控制是指對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所有過程中發(fā)生的全部成本、成本形成中的全過程、企業(yè)內(nèi)所有員工參與的成本控制。單位領(lǐng)導(dǎo)首先必須重視成本控制，加強對員工的培訓(xùn)，形成在企業(yè)內(nèi)控制成本成為常態(tài)；建立對責(zé)任部門、責(zé)任人進行約束的制度體系，進行精細(xì)化管理，對生產(chǎn)成本細(xì)分為生產(chǎn)成本、營銷成本、管理成本等，科學(xué)分配預(yù)算，達(dá)到成本控制的目的。

（二）規(guī)范和完善成本管理制度[2]

成本管理制度一般在出版社里并無專門的制度，只是零散地存在于各種具體管理制度中，但在每一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)都應(yīng)有效跟蹤與監(jiān)控，做到實時管理。

三、降低紙張使用成本

（一）規(guī)范和完善紙張采購和管理制度

1. 應(yīng)建立嚴(yán)格的采購制度和供應(yīng)商檔案及準(zhǔn)入制度[2]。制度應(yīng)規(guī)定物料采購的申請，授權(quán)人的批準(zhǔn)許可權(quán)，物料采購流程，相關(guān)部門的責(zé)任和關(guān)系，各種材料采購的規(guī)定和方式、報價和價格審批等。對企業(yè)的正式供應(yīng)商要建立檔案，供應(yīng)商檔案除有編號、詳細(xì)聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評級、銀行賬戶等。每一個供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購必須在已歸檔的供應(yīng)商中進行，檔案應(yīng)定期或不定期更新，并由專人管理。同時，建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。重點材料的供應(yīng)商須經(jīng)質(zhì)檢、物料、財務(wù)等部門聯(lián)合考核后才能進入，如有可能要實地到供應(yīng)商生產(chǎn)地考核，對考核的問題逐一評分。

2. 建立價格檔案和價格評價體系。對所有采購材料建立價格檔案，對每一批采購物品的報價，應(yīng)首先與歸檔材料價格進行比較，分析價格差異的原因。對于重點材料的價格，要建立價格評價體系，由公司相關(guān)部門組成價格評價組，定期收集有關(guān)的供應(yīng)價格資訊來分析評價現(xiàn)有的價格水平，視情況可一季度或半年進行一次。財務(wù)部對重點監(jiān)控的材料應(yīng)根據(jù)市場變化和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本定期定出標(biāo)準(zhǔn)采購價格，促使采購人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷降低采購價格。

（二）具體降低紙張材料成本的方法

1. 采購合理，備紙適當(dāng)。紙張購買須與編輯部加強溝通，了解掌握年度出版計劃和季度出版計劃，結(jié)合本單位的用紙規(guī)律進行科學(xué)規(guī)劃。一般情況下，以滿足一個季度使用為宜，結(jié)合高峰期用紙、紙張供應(yīng)、重點圖書、套書出版情況綜合考慮。大多數(shù)出版社自己購買紙張，可通過招標(biāo)形式直接與紙企合作，可以有效降低紙張的使用成本。若采購量較少，可與其他出版社或者印刷企業(yè)結(jié)成同盟聯(lián)合采購，以獲得價格優(yōu)惠。價格會經(jīng)常隨季節(jié)、市場供求情況而變動，應(yīng)注意價格變動的規(guī)律，把握好采購時機。在紙張使用高峰期到來之前，紙價通常會上調(diào)，短期供應(yīng)不足。為不影響正常生產(chǎn)經(jīng)營和降低用紙成本，最好錯開用紙高峰期，做好備紙工作。出版部門應(yīng)充分進行采購市場的調(diào)研和資訊收集，定期形成調(diào)研報告。

2. 通過付款條款的選擇，降低采購成本。如果企業(yè)資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現(xiàn)金交易、貨到付款、賬期縮短等，這樣往往能帶來較大價格折扣。通過估算供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)成本，了解供貨商的基本成本，以競爭招標(biāo)的方式來牽制供應(yīng)商，并選擇信譽佳的供應(yīng)商與其簽訂長期合同，避免價格波動較大。

3. 紙張?zhí)娲Ｔ谶x擇紙張時，要全面了解紙張的性能和各項指標(biāo)，做到有針對性替換，從而達(dá)到節(jié)省成本的目的。比如我社采用數(shù)字打印小批量標(biāo)準(zhǔn)文本時，常采用80克高白膠版紙張，在大批量印刷標(biāo)準(zhǔn)文本時，一般采用70克本白膠版替代，雖然兩種紙張克重、顏色上有區(qū)別，但在柔韌性、適機性等方面相差不大，價格差別不小，用70克本白膠版替代80克高白膠版，印刷質(zhì)量和裝幀質(zhì)量沒太大區(qū)別，既能滿足讀者需求，又可以節(jié)省不少成本。

不同品牌紙張價格相差不少，對于一般圖書，沒有必要采用高品質(zhì)紙張，完全可以采用其他品牌替代使用，價格便宜不少，圖書成本自然降低不少。

4. 減少紙張浪費。圖書設(shè)計時應(yīng)當(dāng)盡可能選擇市場上的主流成品尺寸，如B5開本，成品尺寸為170*240mm，最適合的紙張規(guī)格為710*1000mm（16開）及1000*1400mm（32開），若選用787*1092mm規(guī)格的紙會造成很大的浪費。另外，如果成品尺寸是185*240mm，即比標(biāo)準(zhǔn)16開185*260mm高度上小20mm，也可在用紙量足夠大的情況下要求紙商按照787*1000mm的規(guī)格進行特規(guī)生產(chǎn)，避免浪費。但編輯和設(shè)計人員在選擇開本尺寸還是應(yīng)該盡量避免畸形開本，畸形開本不僅給后面的印刷裝訂工作帶來困難（很多類似正方形的12開、24開書籍在裝訂的時候要拆分成4+8開及16+8開），對發(fā)貨運輸造成不便，而且只能用更大幅面的紙張規(guī)格開切或采購特規(guī)紙張，前者會造成極大的浪費，后者如果需求量有限，訂單量達(dá)不到紙廠最低開機量則無法生產(chǎn)。

四、印刷裝訂費用的降低

（一）規(guī)范和完善印制管理制度

1. 建立規(guī)范的出版物印制管理辦法?，F(xiàn)在出版社大都已經(jīng)轉(zhuǎn)企改制，原先的規(guī)章制度應(yīng)隨著政策的變化有所完善，建立規(guī)范嚴(yán)密細(xì)致的印制管理辦法，規(guī)定印前、印中、印后管理，印裝質(zhì)量管理，印刷企業(yè)管理等，有制度可依，有助于統(tǒng)一管理，降低印裝費用和管理成本。

2. 制定出版物印制標(biāo)準(zhǔn)。中國標(biāo)準(zhǔn)出版社屬中央一級專業(yè)出版社，依法享有我國國家標(biāo)準(zhǔn)、部分行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的專有出版權(quán)。主要出版國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國際標(biāo)準(zhǔn)和國外先進標(biāo)準(zhǔn)。制定公司出版物印制標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范用紙材料、印制要求、印裝質(zhì)量，指標(biāo)嚴(yán)于相關(guān)國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，從長遠(yuǎn)來看，這對規(guī)范生產(chǎn)、降低生產(chǎn)成本是大有裨益的。

（二）降低印刷裝訂費用的方法

1. 印刷工藝適用。[1]印刷技術(shù)的發(fā)展和廣泛使用將推動圖書印制成本的降低，數(shù)碼印刷最近幾年異軍突起，以柯達(dá)數(shù)字噴墨技術(shù)為代表的數(shù)碼印刷機，印刷效果直逼傳統(tǒng)印刷，而在1000冊及以下印量圖書，數(shù)碼印刷成本與傳統(tǒng)印刷相比有無以倫比的優(yōu)勢，數(shù)量越少，這種價格優(yōu)勢越明顯，高效、快捷、低成本幾乎成為輪轉(zhuǎn)數(shù)碼印刷的代名詞。

2. 印制工價合理。逐步建立一個適宜、充分并且行之有效的印刷廠管理體系是每個出版企業(yè)必須面對的，通常包括印刷廠的分類、印刷廠的認(rèn)定等。出版商可以根據(jù)實際需要重新確定加工工價。確定的新工價標(biāo)準(zhǔn)既要有效降低生產(chǎn)成本，又要照顧到協(xié)作企業(yè)的利益，讓協(xié)作企業(yè)維持更低的利潤水平，但不影響協(xié)作企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展?？梢酝ㄟ^減少協(xié)作企業(yè)數(shù)量的方式，增加協(xié)作企業(yè)的業(yè)務(wù)量，用以彌補降低工價給協(xié)作企業(yè)帶來的損失。

3. 印刷數(shù)量適中。根據(jù)以往經(jīng)驗，對有一定銷量的圖書，參照已出版的同類圖書銷售情況，首印數(shù)量為已出版同類圖書總銷量的70%～80%，保證首印圖書既能滿足市場需求，又不致積壓浪費。同時，合理降低生產(chǎn)成本占總生產(chǎn)碼洋的比例，達(dá)到最佳投入產(chǎn)出比，做到首印數(shù)量既不過少，生產(chǎn)成本太高，也不過多，造成庫存壓力過大。

4. 印張安排合理。一本圖書的印張最好設(shè)定調(diào)整為整印張或0.5印張,否則像0.625、0.75、0.875等印張，將增加制版和曬版數(shù)量，裝訂中也會增加折頁、黏粘等工序，不但增加成本，還延長生產(chǎn)周期和增大出錯的概率[3]。在實際生產(chǎn)中，可以根據(jù)需要調(diào)整相應(yīng)內(nèi)容所在位置或增加少量白頁，降低工序難度。

圖書中出現(xiàn)插頁和彩色插頁常常存在，因此應(yīng)考慮插頁的面數(shù)要合印張，如16開的彩色插頁的面數(shù)最好是4的倍數(shù)，32開的插頁的面數(shù)最好是8的倍數(shù)。這樣可以使得印制工藝相對簡單，降低成本和出錯風(fēng)險。除特殊表格外，一般表格或者黑白圖要盡量隨正文頁碼編排。

五、結(jié)語

出版管理部門既要做好服務(wù)工作，又要做好管理工作，尤其是要在圖書出版成本管理上下功夫，首先應(yīng)做到制度規(guī)范有效，各種流程井然有序有效地做好紙張的科學(xué)管理，根據(jù)出版計劃對所需購入的紙張進行科學(xué)的規(guī)劃和分析，研究市場供求關(guān)系，把握采購時機，備好貨源，做到少花錢多出書；加強印制環(huán)節(jié)中主要要素的成本控制，如印刷工價調(diào)整和印刷工藝的選擇，排版設(shè)計的正確安排，達(dá)到節(jié)省生產(chǎn)成本的目的，這也是圖書生產(chǎn)管理工作的關(guān)鍵。