新時代檔案管理技術創(chuàng)新分析

白 云

黑河市文化廣電和旅游局 黑龍江黑河 164300

近幾年，隨著我國經(jīng)濟發(fā)展水平的提高，人們對檔案信息資源的需求也在逐漸增加。

一、檔案管理技術創(chuàng)新的必要性

近幾年，隨著全球化經(jīng)濟發(fā)展速度的不斷加快，人們對檔案管理技術的要求也咋愛逐漸提升，在進行方案信息管理時，要加大對檔案機構(gòu)管理的重視，重點管理檔案記錄。作為檔案機構(gòu)管理衡量的重要標準，檔案記錄能夠?qū)ζ涞陌l(fā)展和進程進行科學的記錄。在開展檔案管理工作時，檔案管理部門要創(chuàng)新現(xiàn)有的檔案管理技術，以便轉(zhuǎn)變檔案管理人員的檔案管理觀念，建立完善的檔案管理機制。

二、我國檔案管理工作的現(xiàn)狀

在開展檔案管理工作時，檔案管理人員要結(jié)合國際檔案管理的實際情況，開展檔案管理工作，并且在開展檔案管理工作時，要以正確的思路開展檔案管理工作，以便提升檔案管理工作的質(zhì)量。另外，現(xiàn)在我國很多檔案管理人員在開展檔案管理工作時，都出現(xiàn)了嚴重缺乏創(chuàng)新精神的情況，這一情況導致檔案管理工作無法得到有效的開展，針對這一情況檔案管理人員必須要制定符合檔案管理工作開展實際情況的檔案管理工作方案，以提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

（一）檔案管理基礎設施落后

現(xiàn)在我國檔案管理工作中，仍舊存在檔案管理設施專業(yè)化水平不高的情況，很多檔案管理機構(gòu)在開展檔案管理工作時，采用的仍舊是傳統(tǒng)的檔案管理基礎設施，這一情況給檔案管理工作的正常開展造成了非常大的阻礙，由于部分檔案管理機構(gòu)檔案管理資金投入嚴重不足，導致在進行檔案管理設備采購時，無法采購先進的檔案信息資源管理設備，導致部分檔案管理工作無法正常開展。檔案管理工作的方案缺乏合理性，管理工作的相關操作缺乏規(guī)范性，使檔案管理工作的質(zhì)量無法得到提高。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)不高

我國很多檔案管理人員由于本身素質(zhì)不高，而且檔案管理部門也沒有對其進行專業(yè)技能的培訓，使得其缺乏相關的專業(yè)知識。檔案管理工作對工作人員的素質(zhì)有一定的要求，其在工作的過程中必須要有認真的態(tài)度，而且要有較高的服務意識，這樣才能提高檔案管理工作的價值。

（三）檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的評價指標

想要提高檔案管理工作的效率，必須制定出這項工作的評價指標，這也是提高檔案管理人員素質(zhì)與能力的有效手段，而且可以保證這項工作的質(zhì)量。通過制定檔案管理工作的評價指標，可以更好的衡量員工的業(yè)績，衡量的指標主要指的是對于檔案工作的完成情況，包括檔案的收集數(shù)量、開發(fā)創(chuàng)新的檔案管理技術等一些綜合的檔案工作衡量指標。

（四）管理觀念上注重傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案忽視電子檔案

受傳統(tǒng)“白紙黑字，立此為證”觀念影響，我國檔案管理中一直是重點關注紙質(zhì)檔案。然而不得不指出，隨著信息社會的不斷發(fā)展，我們必須重視電子檔案，否則必將再一次落后于世界科技的發(fā)展。檔案的一個重要特征即是憑證性。然而在眾多檔案管理機構(gòu)中，并不認同電子檔案的這一特性。

三、檔案管理技術創(chuàng)新的要點

（一）檔案管理工作機制的創(chuàng)新

通過相關調(diào)查研究得知我國傳統(tǒng)的檔案管理存在一定的缺陷，局部能力不能很好發(fā)揮出來，需要改進、創(chuàng)新。創(chuàng)新可以從工作手段上，也可以從管理思路的創(chuàng)新以及服務類型上創(chuàng)新等。無論是那種創(chuàng)新都要遵循不呆板、不繁瑣原則，將創(chuàng)新進行到底。例如在檔案工作管理的形式上我們就可以實行分級保管，具體做法是將價值小、保管期限短的檔案放到基層。

（二）管理思路的創(chuàng)新

管理思路的創(chuàng)新包括：第一確立檔案工作的新觀念，將檔案信息一體化；滿足檔案信息的需求量；檔案的使用周期應該及時更新，與時俱進，儲藏適合基層群眾閱讀的書籍；檔案管理向更高、更嚴的方向發(fā)展，做到準確無誤；第二樹立創(chuàng)新觀念。檔案工作是一項不容忽視的重要事業(yè)，可以直接反映政治、經(jīng)濟和社會等事業(yè)的發(fā)展，應樹立檔案管理的價值觀念，不斷創(chuàng)新檔案管理的思路，同時讓員工清晰掌握檔案管理工作的流程和管理思路，能夠在市場競爭中立足。

（三）實現(xiàn)檔案管理技術與現(xiàn)代科技的有機結(jié)合

我國傳統(tǒng)的檔案管理技術較為落后，其中整理工作較為繁瑣，眾多的重復勞動在無形中浪費了社會資源。隨著計算機網(wǎng)絡的進一步發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理技術中的缺陷更為突出。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，電子檔案管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢非常明顯。在此形勢之下必須正視這一現(xiàn)實，全面實現(xiàn)檔案管理技術與現(xiàn)代科技的融合。

（四）檔案管理技術創(chuàng)新

1.電子文件歸檔方式方面。利用云計算服務以及移動互聯(lián)網(wǎng)技術進行遠程歸檔。檔案員無需下載和安裝，只需要在具備WIFI或者移動網(wǎng)絡連接的環(huán)境下，根據(jù)自己的需要點擊相應的應用，就可以直接完成遠程歸檔，從而真正達到“隨時隨地準時歸檔”。相信在不遠的將來，檔案歸檔工作將會由傳統(tǒng)歸檔方式、互聯(lián)網(wǎng)遠程歸檔和移動互聯(lián)網(wǎng)遠程歸檔這三種歸檔方式結(jié)合來完成。

2.電子檔案存儲模式與共享模式方面。云計算技術引入檔案管理，將改變當前檔案管理信息系統(tǒng)架構(gòu)。具有云計算功能的檔案信息系統(tǒng)將會具有更強的可更新性、可維護性，更新穎的服務功能，更好的技術支持能力，帶來電子檔案存儲模式的創(chuàng)新，進而改變當前電子檔案存儲模式單一、共享不方便、查詢不便利、數(shù)據(jù)不安全等諸多問題。通過云計算技術為檔案館實現(xiàn)了云存儲空間的功能，使電子檔案數(shù)據(jù)可以實現(xiàn)輕松備份與恢復功能，海量存儲空間將有效解決檔案館磁盤存儲空間不足的問題。

3.實物檔案的存放管理方面。RFID電子標簽技術是物聯(lián)網(wǎng)技術的重要組成部分，它采用無線通信識別技術，可以對附著實體信息進行采集、記錄與發(fā)送，具有識別距離遠、非接觸性、易于使用、可感知、適合惡劣環(huán)境等特點。利用該項技術，我們可以對珍貴的實物檔案添加RFID標簽，記錄該實物檔案的存放的地點、檔案號、歸檔時間等相關信息。

綜上所述，在開展檔案管理工作時，檔案管理人員要用發(fā)展的眼光看待檔案管理工作，根據(jù)新時期檔案發(fā)展的實際情況，創(chuàng)新檔案管理技術，以便檔案管理工作的順利開展。