淺談高職院校檔案管理的“重”與“輕”

龍潔 湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院

高職院校的管理工作內(nèi)容復(fù)雜，兼容并包，而檔案管理則是其中最容易被忽略、卻又最重要的一個(gè)組成部分。不得不承認(rèn)的是，我國(guó)高等職業(yè)院校的成立時(shí)間普遍不長(zhǎng)，在管理策略、管理方法上都存在許多不足之處，檔案管理和應(yīng)用更是有很大的可提升空間。

一、高職院校檔案管理存在的“重”與“輕”

(一)重“資料收集”，輕“服務(wù)升級(jí)”

在實(shí)際工作中我們發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段很多高等職業(yè)院校的檔案管理工作重點(diǎn)，仍然放在對(duì)資料方案的收集和保存上，檔案管理制度也主要在檔案收集和保存方面發(fā)揮作用，怎樣才能合理的對(duì)檔案信息進(jìn)行利用、怎樣才能提升檔案管理的服務(wù)性，目前還是一片空白，高等職業(yè)院校的檔案管理工作普遍呈現(xiàn)一種“收集保存效果良好，運(yùn)用質(zhì)量低下”的問題。基本上所有的高等職業(yè)院校都是如此，檔案管理人員在收集檔案資料、保存檔案方面都有自己獨(dú)到的見解，并且有體系化的工作制度作為標(biāo)準(zhǔn)和基礎(chǔ)，但是如何提升檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量這個(gè)課題卻少有人思考，檔案管理工作的整體質(zhì)量并不突出。

(二)重“紙質(zhì)檔案”，輕“信息化數(shù)據(jù)”

很多高等職業(yè)院校的檔案管理工作思路仍然停留在過去，在新的時(shí)代背景下絲毫沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作進(jìn)步創(chuàng)新的必要性，一味強(qiáng)調(diào)各種紙質(zhì)材料的保存和管理。體現(xiàn)最為明顯的就是，很多高職院校目前的檔案調(diào)閱仍然是通過復(fù)印、登記等方式進(jìn)行，檔案信息電子化遙遙無期。在這種情況下，信息化的檔案管理系統(tǒng)很難真正成型，直接的造成了我國(guó)高等職業(yè)院校檔案管理服務(wù)的效率低下問題，同時(shí)，這種只關(guān)注紙質(zhì)檔案的管理模式很容易導(dǎo)致檔案信息的流失。

(三)重“制度建設(shè)”，輕“制度落實(shí)”

除了上文中提到的兩點(diǎn)問題以外，我們?cè)趯?shí)際工作中還發(fā)現(xiàn)，有一小部分的高等職業(yè)院校檔案管理制度建設(shè)成績(jī)斐然，然而各項(xiàng)措施卻很難落實(shí)到位，制度條款寫的極其詳實(shí)，檔案的分類、保存時(shí)間、工作人員責(zé)任分配、檔案銷毀辦法等等應(yīng)有盡有，同時(shí)宣傳做的也比較到位，基本都在墻上進(jìn)行了張貼。還有一些學(xué)校在提到檔案管理的時(shí)候，第一時(shí)間想到的就是該怎么完善制度，卻沒有人考慮到該怎樣保證制度落實(shí)，口頭理論每個(gè)學(xué)校都能制訂幾條，真正落實(shí)起來效果卻無從保障。這種表面形式主義之風(fēng)如果不及時(shí)剎住，輕重不分的問題如果不及時(shí)解決，那么高等職業(yè)院校的檔案管理工作很難得到真正的發(fā)展。

(四)重“檔案有無”，輕“質(zhì)量?jī)?yōu)劣”

目前，我國(guó)大部分的高等職業(yè)院校檔案管理工作都還不夠成熟，無論是工作團(tuán)隊(duì)建設(shè)，還是管理方法建設(shè)都有待進(jìn)一步的完善，但是很多院校的關(guān)注點(diǎn)都放在了怎樣增加檔案數(shù)量，卻忽略了檔案管理的質(zhì)量問題，在工作人員的管理方面也沒有建立起詳盡的評(píng)價(jià)策略，工作人員的整體能力無法得到保障。

二、高職院校檔案管理改進(jìn)措施

(一)學(xué)校管理與檔案管理一體化

在今后的工作中，高等職業(yè)院校管理人員務(wù)必要認(rèn)清學(xué)校管理和檔案管理之間的關(guān)系，對(duì)二者進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃和分析，讓檔案管理成為學(xué)校管理的一個(gè)重要組成部分，從制度層面調(diào)整檔案保存、管理的工作手段。并且，讓檔案的收集、保管和整理成為學(xué)校日常管理的一個(gè)項(xiàng)目，定期對(duì)檔案管理工作的成效進(jìn)行抽檢，對(duì)檔案管理責(zé)任進(jìn)行分配，出現(xiàn)問題第一時(shí)間按照分配進(jìn)行追責(zé)，從而保障檔案管理工作的妥善進(jìn)行。

(二)實(shí)物檔案與電子檔案一體化

紙質(zhì)檔案是檔案管理工作必不可少的對(duì)象，然而在今天，信息化技術(shù)正在給越來越多的行業(yè)帶來不可忽視的影響，因而高等職業(yè)院校管理人員務(wù)必須要認(rèn)識(shí)到電子檔案和紙質(zhì)檔案結(jié)合的必要性。在收集資料、歸檔入庫等步驟中，同時(shí)進(jìn)行電子信息和紙質(zhì)信息的處理，不能讓二者割裂開來。除此之外，在提交紙質(zhì)檔案的時(shí)候需要核對(duì)電子化檔案信息，從而確保電子信息化建設(shè)與紙質(zhì)檔案的同步。另外，還需要盡快引入電子信息化檔案管理系統(tǒng)，以管理系統(tǒng)為依托提升檔案管理的穩(wěn)定性。

(三)硬件建設(shè)與軟件建設(shè)一體化

高等職業(yè)院校的檔案管理工作想要真正取得發(fā)展，還需要強(qiáng)化管理人員工作能力和整體素質(zhì)，盡快調(diào)整檔案管理人員的組織結(jié)構(gòu)，采取新的管理措施和手段進(jìn)行統(tǒng)一化管理，注重他們的職業(yè)道德培養(yǎng)，確保每個(gè)工作人員都能充分認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性。除此之外，還需要積極投入更多的資金作為檔案管理工作發(fā)展的支撐，購(gòu)入檔案管理所需的一系列硬件設(shè)備的同時(shí)，設(shè)立工作人員獎(jiǎng)勵(lì)專項(xiàng)資金，對(duì)工作態(tài)度及工作質(zhì)量?jī)?yōu)異的工作人員以足夠的獎(jiǎng)勵(lì)，讓他們?cè)诠ぷ髦心軌虬l(fā)揮出自己的光和熱。

三、結(jié)語

總而言之，高等職業(yè)院校的檔案管理工作質(zhì)量關(guān)系到學(xué)校的整體管理水平，因而我們需要改變目前存在的諸多不足之處，調(diào)整工作方法、改變工作思路，為建設(shè)更加高質(zhì)量的檔案管理工作體系而努力。