信息時代下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新

（池州市供水限公司，安徽 池州 247000）

一、前言

信息時代背景下辦公室檔案管理工作也需要進(jìn)行信息化處理，因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展以及新技術(shù)的需求。需要將復(fù)雜的檔案管理工作方式轉(zhuǎn)變成為智能化操作，提高檔案管理的工作效率，確保高質(zhì)量地完成工作內(nèi)容，進(jìn)而可以更全面管理辦公室的檔案資料，促進(jìn)辦公室檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步。

二、信息時代檔案管理工作的涵蓋內(nèi)容與特點

（1）概念分析。所謂的檔案管理信息化，就是將信息化技術(shù)應(yīng)用到辦公室檔案管理工作中，進(jìn)行資料的收集與保存工作，同時為相關(guān)部門提供必要的檔案信息資源。也就是說，工作人員管理模式需要做出轉(zhuǎn)變，將之前紙質(zhì)記錄的方式轉(zhuǎn)變成為智能化以及數(shù)字化的管理模式，然而這些管理工作的開展，主要依靠在管理機(jī)構(gòu)以及組織支持下進(jìn)行。

（2）特點分析。首先，在具體管理中應(yīng)該遵循相關(guān)檔案管理部門的法律法規(guī)。其次，將傳統(tǒng)實物檔案管理資料的方式轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化以及信息化。最后，將信息資源實現(xiàn)數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化方式，進(jìn)而提高工作人員的辦事效率。另外，在檔案管理信息化建設(shè)中的主要目的就是將傳統(tǒng)積累信息資料的方式與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，進(jìn)而提高整體工作質(zhì)量與水平。通過信息技術(shù)進(jìn)行資源整理的這個方式可以節(jié)省時間與精力，同時可以提供一種智能化以及科學(xué)化的信息載體。在檔案信息化管理建設(shè)中主要的內(nèi)容有：第一，需要信息軟件和硬件作為基礎(chǔ)保障，如果想要信息管理平臺可以順利地運(yùn)行下去，就需要重視基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)。第二，從我國實際情況以及科學(xué)發(fā)展的角度出發(fā)，充分調(diào)查各個檔案管理部門之間的實際運(yùn)行情況，進(jìn)而實施標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。第三，檔案信息資源的保存中，需要通過智能化以及信息化技術(shù)手段將信息資源進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)整與歸納，重視資源的建設(shè)與傳播。第四，技術(shù)在檔案管理中的表現(xiàn)形式就是應(yīng)用，可以將信息建設(shè)平臺的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計與內(nèi)容進(jìn)行兼容，需要建立良好的應(yīng)用系統(tǒng)。第五，不管是什么科技的應(yīng)用，都離不開人為的管理，所以加強(qiáng)工作人員隊伍的建設(shè)是必然趨勢。

三、信息時代辦公室檔案管理工作中存在的弊端

（1）規(guī)劃與設(shè)計存在落后的情況。在信息時代對辦公室檔案信息管理工作中，最常見的問題就是規(guī)劃與設(shè)計存在嚴(yán)重的落后情況。檔案信息資源在生成過程中主要依賴空間地域性，同時會受到資金以及權(quán)限的影響作用，因此，基于這種情況下，面對各種各樣的背景，具有統(tǒng)一性的規(guī)劃方案就很難制定與實施，致使辦公室檔案管理工作開展出現(xiàn)困難。

（2）工作理念存在落后情況。傳統(tǒng)檔案管理就像一個收藏品一樣，無法達(dá)到實際的功能與使用價值。然而在信息化時代背景下，可以將各類信息資源隨時調(diào)動出來，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，但是在實際工作中工作人員缺少這種服務(wù)意識，導(dǎo)致檔案管理崗工作也是形式化存在，成為紙上談兵，僅僅停留在管理與收藏方面。

（3）管理方式存在落后的情況。在辦公室檔案信息管理工作中，傳統(tǒng)管理方式就是利用工作人員的手頭工作與實際操作，然而這樣的工作會存在很大的弊端。第一，不能及時更新和匯總所有檔案資料。第二，不能將有用的檔案資料調(diào)檔出來，無法發(fā)揮其具有的真正作用。第三，檔案管理工作人員嚴(yán)重缺乏服務(wù)意識，同時專業(yè)工作人員所具有的專業(yè)意識不強(qiáng)，進(jìn)而無法有效開展信息化檔案管理工作。

四、信息時代提高辦公室檔案管理工作的對應(yīng)策略

（1）轉(zhuǎn)變思維模式，制定創(chuàng)新理念。如果檔案管理工作想要實現(xiàn)信息化模式，就需要進(jìn)行觀念上的轉(zhuǎn)變與思想上的改革。雖然目前的檔案資料具有強(qiáng)大的收藏價值與參考價值，但是工作人員缺乏服務(wù)意識，只是將檔案信息收集起來，進(jìn)行整理與歸納，無法發(fā)揮其具有的真正價值，因此，想要實現(xiàn)檔案管理信息化模式，需要轉(zhuǎn)變思想觀念。

（2）堅持以服務(wù)為宗旨。如果想要實現(xiàn)服務(wù)為宗旨的目標(biāo)，首先需要構(gòu)建一個網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺。傳統(tǒng)檔案管理方式比較陳舊，手工編輯存檔的方式不適合檔案的利用，在提取信息時需要手工進(jìn)行搜索與查找，浪費(fèi)大量的時間與人力，嚴(yán)重影響工作效率?；谶@種情況背景下，網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺就提供了必要的用處，在不受時間與空間的影響下，制定一套科學(xué)合理的檔案管理方式，將信息資源做成電子版本進(jìn)行下載使用，實現(xiàn)檔案管理的真正價值。

五、結(jié)論

綜上所述，檔案辦理工作內(nèi)容在企業(yè)發(fā)展與工作中占據(jù)非常重要的地位，在實際工作中具有無法替代的作用，社會的發(fā)展與進(jìn)步促進(jìn)檔案信息管理的進(jìn)步，信息時代背景下，對檔案管理提出了更高的要求，因此，各部門應(yīng)該順應(yīng)時代的步伐制定科學(xué)合理的檔案管理方式，體現(xiàn)出服務(wù)意識與經(jīng)濟(jì)，促進(jìn)社會的穩(wěn)定發(fā)展與進(jìn)步。