人事檔案材料的收集與整理研究

邱瑩 吉林省藝術(shù)研究院

對(duì)人事檔案材料的收集與整理工作進(jìn)行研究，能夠提升藝術(shù)單位人事檔案材料的收集與整理水平。本文將從提升人事檔案材料收集的及時(shí)性、多樣性與有效性三方面出發(fā)，對(duì)人事檔案材料的收集與整理工作進(jìn)行研究，希望能夠促進(jìn)藝術(shù)單位人事檔案的工作。

一、提升人事檔案材料收集的及時(shí)性

藝術(shù)單位人事檔案材料收集需要做到及時(shí)性，這就要求藝術(shù)單位檔案管理工作人員能夠及時(shí)對(duì)人事檔案材料展開收集與整理。首先，檔案管理工作人員應(yīng)該加強(qiáng)與藝術(shù)單位人事管理部門的聯(lián)系，爭取在最短時(shí)間內(nèi)掌握到藝術(shù)單位的人員流動(dòng)，及時(shí)與對(duì)接單位取得人員檔案，這就需要暢通檔案管理工作人員與藝術(shù)單位人事管理部門、及與其對(duì)接單位之間的聯(lián)系，做到檔案隨人的變動(dòng)而變動(dòng)。藝術(shù)單位應(yīng)該規(guī)定，在人員流動(dòng)時(shí)，相關(guān)人員必須在三天內(nèi)完成其檔案的交接工作。現(xiàn)階段許多檔案工作人員偏向于在季度或者年終考核時(shí)對(duì)人員檔案進(jìn)行豐富與完善，但季度或者年度之間間隔時(shí)間較長，就會(huì)降低人事檔案材料收集的及時(shí)性。因此，檔案管理人員應(yīng)該將檔案完善時(shí)間定為兩周一完善或者一月一完善，摒棄原有的季度、年度考核方式。

例如，在藝術(shù)單位檔案管理人員對(duì)檔案材料進(jìn)行收集時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該定期與藝術(shù)單位內(nèi)部的人事管理部門進(jìn)行溝通，及時(shí)核對(duì)人員動(dòng)向，保證流動(dòng)人員的檔案及時(shí)交接。檔案管理人員也應(yīng)該提升自己對(duì)檔案事項(xiàng)的敏感程度，從而敏銳地發(fā)現(xiàn)日常中需要記錄到檔案中的事項(xiàng)。藝術(shù)單位檔案管理人員應(yīng)該利用藝術(shù)單位內(nèi)部文件、相關(guān)單位行政文件等內(nèi)容對(duì)藝術(shù)單位檔案進(jìn)行豐富與完善。

二、提升人事檔案材料的多樣性

在原有的藝術(shù)單位檔案形式中，僅有紙質(zhì)檔案一種。就藝術(shù)單位檔案資料的收集與整理中，個(gè)人認(rèn)為應(yīng)該提升人事檔案材料的多樣性，以促進(jìn)藝術(shù)檔案資料的完善。大數(shù)據(jù)的發(fā)展也賦予了人事檔案材料的形式多樣化，即線上與線下兩種檔案形式。線上檔案與線下檔案相比具有更多的優(yōu)勢，線上檔案的保存方式簡單，且線上檔案的更改與填寫形式更為簡單，更改成本與線下紙質(zhì)檔案相比更為低廉，也能夠?yàn)樗囆g(shù)單位節(jié)省更多的人力成本。且線上檔案建設(shè)中除了紙質(zhì)檔案文本，還可以加入音像制品等多媒體文件，這樣也能夠提升檔案的真實(shí)性與有效性。檔案在進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)該按照檔案所屬人的姓名首字母進(jìn)行排列，不能將檔案隨意擺放。

例如，在藝術(shù)單位檔案管理人員對(duì)本單位人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，則要利用線上與線下兩種方式進(jìn)行檔案資料的收集與整理工作。利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行人事檔案整理能夠節(jié)約工作時(shí)間。人事檔案管理人員應(yīng)該增強(qiáng)自己的word、access 等辦公軟件的使用能力，用這種辦公軟件進(jìn)行檔案的收集與整理工作。管理人員也應(yīng)該善于運(yùn)用access 中的宏操作，利用宏操作和代碼編寫來節(jié)省工作時(shí)間，簡化工作流程。

三、提升人事檔案材料的真實(shí)性

人事檔案材料的收集與整理工作的核心就是保障人事檔案材料的真實(shí)性。如果檔案中含有一定的不真實(shí)材料，就會(huì)造成人事檔案作廢。因此，藝術(shù)單位人事檔案管理人員應(yīng)該采取一定措施來提升人事檔案材料的真實(shí)性。現(xiàn)階段的人事檔案仍然停留在紙質(zhì)檔案上，且人事檔案填寫的間隔時(shí)段較長，容易造成遺忘性事項(xiàng)過多，從而造成人事檔案材料的真實(shí)性失效。因此，人事檔案材料管理者應(yīng)該將檔案填寫時(shí)間縮短，盡量縮短在兩周一次進(jìn)行填寫或者一個(gè)月一次進(jìn)行填寫。且人事檔案管理人員在進(jìn)行人事檔案材料收集時(shí)，應(yīng)該要求藝術(shù)單位人員上交檔案所需要的證明材料，例如自己的身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、參與演藝活動(dòng)的相關(guān)證明等。并將這些資料放入人事檔案中作為檔案的一部分。檔案管理人員也不能將填寫檔案的義務(wù)移交給其他負(fù)責(zé)人，以防止出現(xiàn)人事檔案材料造假的情況。檔案管理人員在填寫檔案完畢后應(yīng)該將資料封存保護(hù)好，禁止相關(guān)人員在檔案填寫時(shí)進(jìn)檔案管理室內(nèi)翻閱檔案及檔案填寫時(shí)所涉及到的相關(guān)資料。

例如，藝術(shù)單位人事檔案管理人員應(yīng)該在以月為最低單位進(jìn)行檔案填寫，且在進(jìn)行檔案填寫時(shí)要求檔案所涉及人員出示自己的相關(guān)證件。檔案管理人員在進(jìn)行檔案錄入時(shí)應(yīng)該將各個(gè)材料與其所屬的下發(fā)單位進(jìn)行核對(duì)審查，以防止出現(xiàn)流轉(zhuǎn)材料作假的情況。而在進(jìn)行整理時(shí)，也要注意對(duì)檔案內(nèi)容的核對(duì)，如果紙質(zhì)檔案有明顯涂改痕跡，則要追查到負(fù)責(zé)該檔案的管理者，如果證實(shí)該檔案管理者進(jìn)行惡意涂抹，則要對(duì)其進(jìn)行批評(píng)教育。如果是該檔案管理者所提交的流轉(zhuǎn)材料有問題，則需要追查流轉(zhuǎn)材料來源，并對(duì)其流轉(zhuǎn)部門所涉及相關(guān)人員進(jìn)行一定處罰。檔案中如果有缺項(xiàng)、漏項(xiàng)的，應(yīng)該督促該檔案負(fù)責(zé)人對(duì)檔案內(nèi)部所缺事項(xiàng)進(jìn)行補(bǔ)充，再進(jìn)行補(bǔ)充時(shí)，需要有一名以上的檔案負(fù)責(zé)人對(duì)該檔案進(jìn)行核實(shí)督查，防止有人在此時(shí)進(jìn)行檔案更改。嚴(yán)格檔案更改事項(xiàng)能夠提升檔案的真實(shí)性。

四、結(jié)語

相信從提升人事檔案材料收集的及時(shí)性、多樣性和真實(shí)性三方面出發(fā)將能夠最大限度地促進(jìn)人事檔案材料的收集與整理工作順利開展。藝術(shù)單位檔案管理人員也應(yīng)該持續(xù)提升自己的工作素質(zhì)與工作能力，提升人事檔案管理工作水平。