信息化建設(shè)在圖書館檔案管理中的必要性探析

李 娜

（張家口市圖書館，河北 張家口 075000）

圖書館檔案管理是圖書館基礎(chǔ)工作的重要組成部分，檔案是圖書館活動(dòng)的原始記錄，是決策的基礎(chǔ)。伴隨著信息時(shí)代的到來(lái)，圖書館檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)信息化。傳統(tǒng)的圖書館檔案管理需要人工管理，信息記錄也以紙質(zhì)資料為主，這種管理方式和記錄方式不僅耗費(fèi)人工，而且極易出錯(cuò)。雖然圖書館檔案管理信息化建設(shè)會(huì)給圖書館帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)，不僅要更改工作模式，還要引進(jìn)先進(jìn)計(jì)算機(jī)處理技術(shù)，培養(yǎng)專業(yè)型技術(shù)人員，還要保證整個(gè)系統(tǒng)的維護(hù)，勢(shì)必會(huì)帶來(lái)巨大的成本。但是，信息化建設(shè)也會(huì)為圖書館檔案管理帶來(lái)新的發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展機(jī)遇，其長(zhǎng)遠(yuǎn)意義遠(yuǎn)大于初期建設(shè)成本。

一、圖書館檔案特點(diǎn)

（一）決策依據(jù)和發(fā)展參考

首先，圖書館檔案為圖書館的發(fā)展提供了依據(jù)。圖書館檔案全面、準(zhǔn)確的反映了圖書館的發(fā)展現(xiàn)狀以及日常活動(dòng)。圖書館管理人員可以依據(jù)這些資料進(jìn)行決策，制定符合圖書館本身特點(diǎn)的制度以及未來(lái)發(fā)展規(guī)劃。其次，圖書館人力資源豐富，人事檔案信息巨大，圖書館管理人員可依據(jù)檔案信息進(jìn)行人才培養(yǎng)、人員培訓(xùn)和人員篩選。最后，圖書館的業(yè)務(wù)檔案包含了圖書館業(yè)務(wù)活動(dòng)的詳實(shí)記錄，是總結(jié)工作、發(fā)現(xiàn)工作中不足的重要參考。

（二）科學(xué)管理的集中體現(xiàn)

圖書館的管理水平集中表現(xiàn)在檔案建設(shè)中，檔案建設(shè)的完備與否，直接反映工作成果和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。圖書館管理者可以通過(guò)檔案，了解圖書館的活動(dòng)和日常經(jīng)營(yíng)工作，從中指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

二、信息化建設(shè)對(duì)圖書館檔案管理的必要性

圖書館檔案的信息化建設(shè)，要求圖書館利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，根據(jù)圖書館自身的特點(diǎn)和發(fā)展需求，挖掘和管理圖書館內(nèi)各種信息，旨在為圖書館管理人員進(jìn)行決策提供參考，提升圖書館管理水平，為用戶提供更好的服務(wù)。

（一）檔案存儲(chǔ)便捷

傳統(tǒng)的圖書館，其檔案資料以紙質(zhì)資料為主。

第一，紙質(zhì)資料無(wú)法隨意流通于各個(gè)部門，不方便上級(jí)下達(dá)命令，下級(jí)反饋工作；

第二，紙質(zhì)資料的記錄工作繁重，如遇特殊情況，會(huì)造成信息記錄不及時(shí)，影響工作效率；

第三，紙質(zhì)資料在查詢時(shí)多有不便，其參考性和實(shí)用性大大降低；

第四，紙質(zhì)資料容易丟失，造成嚴(yán)重的損失。所以，檔案管理的信息化可大大避免紙質(zhì)檔案所遇到的問(wèn)題。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)記錄圖書館內(nèi)各項(xiàng)信息，并且利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行分類管理，能夠高效處理檔案信息，具有及時(shí)性、靈活性、準(zhǔn)確性、完整性等特點(diǎn)。圖書館管理者可直接利用檔案管理系統(tǒng)查找所需的信息，同時(shí)通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作安排和工作結(jié)果驗(yàn)收。

（二）節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間

傳統(tǒng)的圖書檔案管理中，需要很大的空間存儲(chǔ)圖書館內(nèi)重要的檔案資料，在借閱和參考時(shí)，相關(guān)人員要登記信息。此外，對(duì)于龐大的圖書館檔案信息，需要專業(yè)的檔案管理人員對(duì)于檔案進(jìn)行專門整理、歸檔、記錄、查詢和維護(hù)。這種檔案管理模式需要較多的財(cái)力、物力和人力。圖書館檔案管理信息化建設(shè)，只需要計(jì)算機(jī)設(shè)備和存儲(chǔ)設(shè)備，便可對(duì)數(shù)量巨大的圖書館檔案有序管理，大大節(jié)省圖書館的運(yùn)營(yíng)成本，同時(shí)在一定程度上增加其他運(yùn)營(yíng)的資金。

三、圖書館檔案信息化建設(shè)的辦法

信息化建設(shè)首先要求圖書具有信息化的網(wǎng)絡(luò)和設(shè)施。從硬件來(lái)說(shuō)，硬件是信息化建設(shè)的必要條件，圖書館信息化建設(shè)需要有專門的電腦、服務(wù)器、打印設(shè)備、掃描設(shè)備；軟件是硬件的衍生物，作用是配合硬件方便檔案管理工作。從軟件來(lái)說(shuō)，需要有適合自身的辦公系統(tǒng)和辦公平臺(tái)，制定符合工作目標(biāo)的工作流程，并且建設(shè)相關(guān)的工作部門，注意部門與部門之間的銜接。在有了基礎(chǔ)的硬件與軟件支撐的條件下，圖書館要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，針對(duì)信息化的管理系統(tǒng)制定管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)。引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才，培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)，提升專業(yè)水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

圖書館檔案的作用是真實(shí)地記載圖書館的發(fā)展軌跡，記錄圖書館的日?；顒?dòng)和重大改革。圖書館檔案的作用，也在于為圖書館管理者提供決策參考和發(fā)展依據(jù)。圖書館檔案的重要性決定了圖書館檔案管理工作的困難性。在新科技時(shí)代的背景下，圖書館應(yīng)當(dāng)將信息化建設(shè)作為檔案管理工作的中心，以信息化技術(shù)為動(dòng)力，積極進(jìn)行管理模式改革、工作方式創(chuàng)新、工作技術(shù)提升和人員培訓(xùn)升級(jí)，提升圖書館檔案管理能力，開展圖書館檔案管理工作新進(jìn)程，提升各項(xiàng)工作決策，更好地服務(wù)用戶，提升圖書館綜合競(jìng)爭(zhēng)力。