事業(yè)單位中人事檔案實(shí)施規(guī)范化管理的重要性

張沫 吉林省白山市渾江區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)管理中心

事業(yè)單位作為我國行政行業(yè)劃分體系中的重要組成部分，體系內(nèi)人員信息的真實(shí)性和有效性越來越受到大眾的關(guān)注，將公開化、群眾化、民主化貫徹于選人、用人工作的始終，成為適應(yīng)社會發(fā)展的重要步驟。在事業(yè)單位的發(fā)展實(shí)踐中，必須做好人事檔案的規(guī)范化管理，不斷提升人事檔案的管理成效與質(zhì)量，突出人事檔案管理的重要性，多措并舉全面提升人事檔案管理的整體質(zhì)量。

一、事業(yè)單位中人事檔案管理中存在的問題

人事檔案是事業(yè)單位日常管理中的重要內(nèi)容，發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用。在人事檔案管理實(shí)踐中，應(yīng)該充分突出它的重要地位，多措并舉全面創(chuàng)新人事檔案管理方法。當(dāng)前，在事業(yè)單位人事檔案管理過程中，尚存在著較為突出的問題，這在很大程度上制約著人事檔案管理的質(zhì)量，同時也影響著事業(yè)單位的長效可持續(xù)發(fā)展。第一，缺乏對人事檔案管理的認(rèn)識，檔案管理制度陳舊或缺乏效力。在事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)踐中，部分領(lǐng)導(dǎo)干部并沒有充分認(rèn)知到檔案管理的重要性，而是將人事檔案管理等同于普通的行政管理，這在很大程度上影響和制約著檔案管理的質(zhì)量。同時，在人事檔案管理過程中，領(lǐng)導(dǎo)干部也沒有結(jié)合實(shí)踐來建構(gòu)完善系統(tǒng)的管理制度，致使人事檔案管理相對比較隨意。若領(lǐng)導(dǎo)干部缺乏重視，那么基層員工同樣也會忽略這項(xiàng)工作的重要價(jià)值和意義，無論是在檔案的整理搜集，亦或是檔案的利用等過程中，都難以提升重視。比如在人事檔案的歸檔整理的階段，基層人員缺乏應(yīng)有的重視，使得他們不注重信息的真實(shí)性與統(tǒng)一性，表現(xiàn)出較大的隨意性，致使檔案失真問題屢屢出現(xiàn)。第二，人事檔案的管理人員素養(yǎng)參差不齊，缺乏專業(yè)型管理人才。在現(xiàn)階段人事檔案管理實(shí)踐中，明顯缺乏業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、專業(yè)素養(yǎng)高的專職人才，部分事業(yè)單位甚至將檔案管理部門作為“養(yǎng)老部門”，將一些“老弱病殘”等派遣到管理崗位上，他們可能缺乏專業(yè)的檔案管理知識，同時也缺乏嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，這都在很大程度上影響著人事檔案管理的整體質(zhì)量。同時，在人事檔案管理實(shí)踐中，管理人員缺乏保密意識，管理手段也沒有與時俱進(jìn)，檔案管理信息化進(jìn)程推進(jìn)緩慢。

二、事業(yè)單位人事檔案實(shí)施規(guī)范化管理的路徑

在社會經(jīng)濟(jì)全面快速發(fā)展的過程中，事業(yè)單位扮演著非常重要的服務(wù)以及管理等角色。作為事業(yè)單位各項(xiàng)管理中的基礎(chǔ)內(nèi)容，人事檔案管理是非常重要的。積極實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化，能夠最大程度發(fā)揮人事檔案管理的價(jià)值，同時也能夠全面促進(jìn)事業(yè)單位的健康可持續(xù)發(fā)展。基于此，在人事檔案管理實(shí)踐中，應(yīng)該運(yùn)用科學(xué)的實(shí)施路徑，切實(shí)優(yōu)化人事檔案管理的整體成效。

(一)優(yōu)化檔案管理意識，完善檔案管理制度

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)且復(fù)雜的工作，在檔案管理過程中，若缺乏科學(xué)的檔案管理意識，缺乏系統(tǒng)的檔案管理制度，勢必影響著檔案管理的整體成效?；诖耍跈n案管理實(shí)踐中，必須注重意識的優(yōu)化，同時結(jié)合管理實(shí)踐來完善各項(xiàng)制度，不斷細(xì)化檔案管理的規(guī)章制度。無論是領(lǐng)導(dǎo)干部，還是基層人員，都應(yīng)該將檔案管理擺在重要位置，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度來認(rèn)真對待檔案管理工作。與此同時，事業(yè)單位在人事檔案管理過程中，還應(yīng)該將規(guī)章制度“上墻”，無論是檔案管理人員，還是檔案使用人員，都應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，依托規(guī)章制度來完善檔案整理，依托使用制度來提升使用安全，以清晰明確的檔案管理制度來整體優(yōu)化檔案管理的成效，科學(xué)提升檔案管理的整體質(zhì)量。事業(yè)單位在檔案管理制度的構(gòu)建過程中，應(yīng)該同步落實(shí)權(quán)責(zé)意識，將規(guī)范化管理與工作職責(zé)、績效考核等同步掛鉤，促使檔案管理部門以及檔案使用部門都能夠遵循規(guī)范合理的要求和原則。

(二)提升管理人員素養(yǎng)，打造專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)

在事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)踐中，人是非常重要的元素，若管理人員自身素養(yǎng)不高，或者管理人員缺乏管理知識，自然難以提升人事檔案管理的整體規(guī)范性。因此，在人事檔案管理實(shí)踐中，應(yīng)該著重提升管理人員的素養(yǎng)，積極打造專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)。一方面，在事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)踐中，應(yīng)該全面提升管理人員的素養(yǎng)，結(jié)合管理實(shí)踐來配置專業(yè)的管理人員，同時加強(qiáng)管理人員的崗位培訓(xùn)以及技能教育等。另一方面，事業(yè)單位在人事檔案管理過程中，還應(yīng)該構(gòu)建專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)，在優(yōu)化他們的業(yè)務(wù)素養(yǎng)的同時，還應(yīng)該著重培養(yǎng)他們的政治素養(yǎng)、管理素養(yǎng)等。政治素養(yǎng)的優(yōu)化，能夠促使管理人員夯實(shí)保密意識，管理素養(yǎng)的優(yōu)化能夠促使管理人員實(shí)現(xiàn)人事檔案的開發(fā)式管理。

(三)完善數(shù)字化建設(shè)，充分利用信息技術(shù)手段

在事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)踐中，整體優(yōu)化檔案管理規(guī)范性，不斷凸顯人事檔案的重要價(jià)值，應(yīng)該積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，切實(shí)優(yōu)化檔案管理的信息化進(jìn)程。一方面，事業(yè)單位應(yīng)該積極將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，這便于檔案管理的快捷統(tǒng)一，同時也利于檔案的共享與利用。另一方面，事業(yè)單位還應(yīng)該構(gòu)建安全等級高的內(nèi)部信息化管理系統(tǒng)，通過相關(guān)權(quán)限的設(shè)定來實(shí)現(xiàn)人事檔案的調(diào)閱以及利用等。

三、結(jié)論

人事檔案管理是事業(yè)單位各項(xiàng)管理中的重要內(nèi)容，事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理實(shí)踐中，應(yīng)該積極實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，不斷提升檔案管理的質(zhì)量與成效，切實(shí)優(yōu)化檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，積極建構(gòu)信息化系統(tǒng)，不斷提升人事檔案管理的整體水平。