淺談基層疾控中心檔案管理的現(xiàn)狀與改進策略

張爽 安陽市疾病預防控制中心

隨著社會和環(huán)境的不斷變化，人民健康成為了當前大家最為關切的問題。黨的十九大更是第一次將健康上升到國家戰(zhàn)略高度，明確指出“人民健康是民族昌盛和國家富強的重要標志”。疾病預防工作也隨著“健康中國”戰(zhàn)略的提出突顯出更為重要的作用。而疾病預防控制檔案(以下簡稱疾控檔案)工作作為疾病預防控制機構在各項改革發(fā)展和疾病預防、公共衛(wèi)生監(jiān)測、衛(wèi)生檢驗檢測等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖像和其他不同形式的歷史記錄，它既為政府決策提供重要依據(jù)，又為人民健康和醫(yī)療衛(wèi)生發(fā)展提供服務，在提升人民健康中發(fā)揮重要作用。特別是基層疾控中心檔案作為基層一線的第一手資料，它的有效管理和運用，為推動疾控事業(yè)發(fā)展打下堅實基礎，對促進“健康中心”戰(zhàn)略整體發(fā)展，具有長遠意義。

一、基層疾控中心檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

目前，基層疾控中心檔案管理仍然一直沿用傳統(tǒng)檔案管理理念和服務方式，已經無法適應當前飛速發(fā)展的社會管理方式和信息技術發(fā)展趨勢，在檔案管理和運用上都存在一定局限性。

(一)檔案管理意識薄弱。整體上，基層疾控機構對檔案管理理念認識不足，重視不夠，缺乏檔案管理意識，特別是單位管理部門的領導。有的單位片面地認為檔案管理就是將一個階段的資料收集起來，裝進檔案盒，堆放到檔案室，就行了。對檔案作用了解不明，種類認識不清，對如何鑒別、分類、審核更缺乏基本的認識，對其進一步管理和調閱沒有整體的思路。有的單位認為疾控檔案工作是一種輔助性工作，對檔案管理工作投入的精力、經費和時間較少，缺乏管理的制度和計劃，使檔案管理工作一直處于可有可無的狀態(tài)，造成檔案缺乏有效管理，利用率不高，檔案工作無法發(fā)揮自身的作用。

(二)檔案管理工作機制不健全。檔案管理是一個系統(tǒng)化、整體化、規(guī)范化、標準化的工作。而疾控檔案管理較其他檔案管理，因其涉及疾病變化，更具專業(yè)性、特殊性。但現(xiàn)實中，由于缺乏一套自上而下、一以貫之的可行的疾控專業(yè)檔案分類標準和管理規(guī)范，造成各基層疾控部門檔案管理各自為政，參差不齊，缺乏統(tǒng)一性。另一方面，基層疾控部門自身缺乏完善的管理和監(jiān)督制度。假若有的檔案管理員不能以身作則，或有所懈怠，就極易出現(xiàn)沒有對檔案及時整理和歸納，或者有的檔案調閱后，不及時收回等現(xiàn)象，造成檔案的流失和不完整。

(三)檔案管理隊伍建設落后。就目前來看，基層疾控中心檔案管理隊伍比較復雜，大多數(shù)檔案管理工作隸屬在辦公室，沒有獨立的專業(yè)團隊。有的較重視檔案管理的疾控中心，即便建立了自己的檔案管理隊伍，也多是由各科室設置的兼職檔案員組成。兼職管理員大多是各科室要么任職時間短要么即將退休，或非業(yè)務專業(yè)或難以擔負科室重任的人，即便有的科室由專業(yè)資深人員兼任檔案管理工作，但由于自身工作繁重而難以兼顧檔案工作，極易造成檔案管理隊伍建設流于形式，也易因兼職檔案管理員職位調動帶來的檔案工作缺乏連續(xù)性，檔案資料遺失現(xiàn)象。此外，檔案管理作為一項專業(yè)工作，要求檔案管理人員具備一定的專業(yè)素質，而目前基層疾控中心的檔案管理人員缺乏正規(guī)的檔案知識培訓，缺乏相應的檔案專業(yè)知識，致使檔案管理工作中常常出現(xiàn)不規(guī)范、不標準情況。

(四)檔案管理信息化建設不到位。在“以實體為核心”的傳統(tǒng)檔案管理理念和服務方式下，基層疾控檔案管理信息化建設基本上還停留在起步階段，且發(fā)展緩慢。首先從檔案利用率上，檔案管理的最終目的就是使用，而就目前來看，大多數(shù)的基層疾控中心檔案“重藏輕用”，檔案管理人員的觀念也是被動服務理念，大多數(shù)人認為檔案放在盒子里就行了，反正利用率也不高，何必在費勁建立信息化，主觀上造成信息化建設緩慢。其次從基礎設施建設上，信息化建設需要花費價格不菲的資金購買大量的網絡設備、存儲設備、安全設備等硬件設施，但作為基本均為財政全供的疾控中心，受到資金制約，導致檔案信息化建設沒有真正提上日程。

二、基層疾控中心檔案管理的提升對策

(一)轉變理念，提升檔案管理意識?；鶎蛹部刂行念I導和檔案管理人員要充分認識到疾控檔案管理對疾控事業(yè)發(fā)展的重要作用。特別是管理部門的領導更應該轉變理念，認識到疾控中心日常運作中產生的檔案資料的重要價值，高度重視檔案管理，將檔案管理工作同各項業(yè)務工作放在同等的地位，積極引導約束檔案管理人員認真開展檔案工作。

(二)完善檔案管理工作機制。進一步強化基層疾控中心檔案管理的系統(tǒng)化、標準化、完整化建設。一方面可以層層建議由中國疾病預防控制中心會同國家衛(wèi)生健康委員會、國家檔案局等部門聯(lián)合制定一套可行的疾控專業(yè)檔案分類標準和管理規(guī)范，按照統(tǒng)一程序和科學方法，實現(xiàn)疾控檔案管理的標準化。另一方面，可以建立領導責任制下的分級管理制度。領導責任制的建立，既可以提升領導對檔案管理的重視，強化責任意識，同時也促進檔案管理制度的進一步實施。而分級管理的建立，讓大家都能增強檔案管理責任感，層層管理、層層監(jiān)督，使大家能在檔案管理中避免因懈怠或不謹慎造成的不必要的錯誤，影響了檔案管理的完整性和系統(tǒng)性。另外，可以對檔案管理工作加入考核機制。按照制度定期對檔案管理人員進行考核，并將考核結果與績效等結合，促使檔案管理人員能增強責任意識，嚴格按照規(guī)章制度實施檔案管理，并不斷強化自身能力，更高效、主動地完成疾控檔案管理工作。

(三)加強檔案管理隊伍建設。檔案管理關鍵還是在于人。加強基層疾控中心檔案管理隊伍建設就顯得尤其重要。首先要建立一支專業(yè)化的檔案管理隊伍?？梢猿闪n案管理領導小組，實行以專業(yè)檔案管理人員為主，各個科室兼職檔案管理人員為輔的綜合管理模式，有效提高檔案管理質量和管理效率。其次，加大培訓和教育力度。定期組織檔案管理人員參加檔案管理、信息化建設、專業(yè)技能等多方面的知識培訓，使其不斷提升自身專業(yè)素質，并開展多形式的專業(yè)技能競賽、學術交流等活動，促使檔案管理人員能將其自身所具備的知識和能力更好地運用到基層疾控檔案管理上來。再有，激發(fā)檔案管理人員積極性。提供外出學習和培訓機會，充分發(fā)揮檔案人員的創(chuàng)造性。改善辦公條件和福利待遇，提升對檔案管理崗位的重視度，增強檔案管理人員的積極性。

(四)大力推進檔案管理信息化建設。新時期，隨著信息技術的飛速發(fā)展，檔案管理的信息化已經成為檔案管理的中心工作。疾控檔案作為關乎人民健康、國家安全的基礎性資料，其信息化建設也是迫在眉睫。各基層疾控中心管理部門的領導應該充分認識到信息化建設的重要性。積極向當?shù)刎斦块T爭取支持，將檔案管理信息化建設納入財政預算，為疾控檔案管理信息化建設投入必要的經費，并結合自身實際加大數(shù)據(jù)庫建設，確保數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的科學性和實用性，提升疾控檔案信息化管理的效率。同時，做好現(xiàn)有文件和電子文件的歸檔和管理工作。制定詳細可行的工作方法，確保傳統(tǒng)檔案數(shù)字化過程中的真實性和安全性。再有，可以依托各單位現(xiàn)有的信息化建設，選擇多樣化的電子檔案利用方式，進一步的提升疾控檔案的利用率。

三、結束語

總之，基層疾控中心檔案管理工作是關乎基層公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要基礎性資料。雖然就當前來看，長期處于傳統(tǒng)檔案管理模式下的基層疾控中心檔案管理工作還比較薄弱，存在著非常多的問題。但面對當前的發(fā)展趨勢，只要進一步的提升理念、完善管理機制、強化隊伍建設、加大信息化建設，基層疾控中心檔案管理工作將會產生新的創(chuàng)新發(fā)展。