基于信息化建設(shè)視角的醫(yī)院綜合檔案室管理分析

摘 要：在電子信息化背景下，醫(yī)院綜合檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，借助這一手段能夠有效節(jié)約醫(yī)院的資源，為醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展提供資源保障。對于醫(yī)院綜合檔案室管理信息化建設(shè)，指對全面綜合檔案管理制度進(jìn)行制定，構(gòu)建完善的綜合檔案管理系統(tǒng)，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，從而確保醫(yī)院綜合檔案室管理工作順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)視角；醫(yī)院；綜合檔案室；管理

檔案管理就是檔案工作，指檔案室直接管理檔案信息和檔案實(shí)體，且提供利用服務(wù)的相關(guān)業(yè)務(wù)工作，這項(xiàng)工作是國家檔案事業(yè)中重要的一部分。醫(yī)院綜合檔案室管理涉及的范圍比較廣，包括會計(jì)、病案、聲像、實(shí)物、人事及文書等，其具有十分重要的地位，并且醫(yī)院在知識產(chǎn)權(quán)上的具體象征就是醫(yī)院綜合檔案室，其屬于無形資產(chǎn)。隨著社會的進(jìn)一步發(fā)展，醫(yī)院綜合檔案室管理也跟上了時代發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)了信息化構(gòu)建。對于醫(yī)院而言，基于信息化建設(shè)的醫(yī)院檔案室管理具有十分深遠(yuǎn)的影響，相較于傳統(tǒng)的綜合檔案管理，這種管理方式的優(yōu)勢更加顯著。

1 醫(yī)院綜合檔案室管理中信息化建設(shè)的意義

1.1 有利于提升醫(yī)院管理水平和服務(wù)質(zhì)量

對于醫(yī)院管理而言，醫(yī)院綜合檔案室管理中信息化建設(shè)是一項(xiàng)重大的創(chuàng)新工作，這項(xiàng)工作可為醫(yī)院提供更加有效與簡便的檔案管理手段，使醫(yī)院檔案室管理工作實(shí)現(xiàn)跨越環(huán)節(jié)和科室的科學(xué)管理模式，對傳統(tǒng)綜合檔案室管理中存在的問題進(jìn)行有效處理，從而大大提升醫(yī)院的管理水平。同時，根據(jù)醫(yī)院所具有的特點(diǎn)，我們能夠認(rèn)識到醫(yī)院屬于一個具備極高技術(shù)性的服務(wù)場所，醫(yī)院綜合檔案室管理信息化建設(shè)中，借助電子手段保存所有的資料信息，可更加便捷的實(shí)現(xiàn)信息之間的共享，從而大大提升醫(yī)院工作的有效性和服務(wù)質(zhì)量。

1.2 有利于醫(yī)院決策工作的順利開展

在醫(yī)院綜合檔案室管理過程中，通過構(gòu)建檔案的信息化，在電子檔案信息構(gòu)建平臺中及時存儲和收集醫(yī)院中的所有信息，醫(yī)務(wù)人員通過登錄該平臺即可獲得醫(yī)院的進(jìn)展情況。由于信息化的綜合檔案室中擁有諸多醫(yī)院各個方面的可用信息，用電子檔案方式來存儲信息能夠確保檔案信息不會像以往紙質(zhì)檔案中信息字跡出現(xiàn)不清晰的情況，有利于醫(yī)院管理人員隨時查閱綜合檔案室的電子檔案資料，對醫(yī)院現(xiàn)階段的發(fā)展情況進(jìn)行全面分析，然后做出科學(xué)恰當(dāng)?shù)臎Q策。

1.3 有利于提升醫(yī)院綜合檔案室管理人員的綜合能力

醫(yī)院綜合檔案室管理的信息化建設(shè)，有利于提升醫(yī)院的管理水平，還有利于提升醫(yī)院綜合檔案室管理人員的綜合能力。這是因?yàn)闄n案信息化建設(shè)是一種全新的檔案管理模式，這一模式對綜合檔案室管理人員也提出了更高的要求，主要有：1）必須具有良好的職業(yè)道德素質(zhì)和專業(yè)基礎(chǔ)知識，從而確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化；2）必須具備良好的技術(shù)能力與自主服務(wù)精神，促進(jìn)醫(yī)院綜合檔案室管理的不間斷性進(jìn)展；3）必須具有良好的心理素質(zhì)和計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力，確保管理人員更加高效的開展綜合檔案室管理工作；4）注重工作細(xì)節(jié)，始終對工作擁有一顆熱情的心，從而提高綜合檔案室管理的效率[1]。

1.4 有利于醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展

醫(yī)院綜合檔案室中儲存了醫(yī)院內(nèi)的歷史沿革、病例資料、醫(yī)院設(shè)施和設(shè)備、組織機(jī)構(gòu)等信息，這些信息在一定程度上呈現(xiàn)了醫(yī)院的進(jìn)展情況，方便醫(yī)院相關(guān)人員隨時查閱，從而杜絕醫(yī)院在發(fā)展過程中發(fā)生同樣的錯誤和失利，促進(jìn)醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。如：通過存儲病患的資料，有利于今后更好的分析和研發(fā)藥品或是其余藥理的成效，以此來提升醫(yī)院的治病效率，提升醫(yī)院的知名度及信譽(yù)度。

2 基于信息化建設(shè)視角的醫(yī)院綜合檔案室管理

2.1 構(gòu)建完善的醫(yī)院綜合檔案室管理制度

為了建立醫(yī)院綜合檔案室管理制度，首先應(yīng)制定出科學(xué)合理的綜合檔案管理制度，這是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者必須引起高度重視的，對于檔案室管理規(guī)范應(yīng)涵蓋醫(yī)院內(nèi)所有的信息內(nèi)容，最為關(guān)鍵的是把醫(yī)院全部文件納入其中，不允許落下任何一個使用頻率低的檔案，也需注重技術(shù)檔案和設(shè)備檔案等。同時，對于醫(yī)院綜合檔案室管理制度的制定，必須確保其統(tǒng)一性和合理性，擁有嚴(yán)格的執(zhí)行規(guī)范，從而才能夠讓醫(yī)院檔案室管理人員積極加入到檔案室管理信息化建設(shè)中，并制定合理的工作目標(biāo)及考核績效標(biāo)準(zhǔn)來確保這項(xiàng)工作的實(shí)效性[2]。

2.2 構(gòu)建全面的綜合檔案信息化系統(tǒng)

對于醫(yī)院綜合檔案室管理的信息化建設(shè)，醫(yī)院不僅需要對電子信息檔案進(jìn)行全面收集，還需對綜合檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行建立，以便更好的存放和使用醫(yī)院內(nèi)的檔案信息。以往紙質(zhì)檔案的存放和查閱往往會浪費(fèi)大量的時間，且所占空間比較大，但借助信息化檔案系統(tǒng)就能夠利用計(jì)算機(jī)終端，把醫(yī)院內(nèi)的信息化檔案輸入到該系統(tǒng)中。此外，借助網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)能夠讓醫(yī)院各個部門的醫(yī)務(wù)人員能夠“足不出戶”的獲得自己想要的信息化資源[3]。

2.3 做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作

現(xiàn)如今，醫(yī)院大部分綜合檔案室管理人員均借助以往的檔案保管方式來開展綜合檔案管理工作，但是醫(yī)院新型信息化綜合檔案資源建設(shè)欠缺基礎(chǔ)知識，信息化建設(shè)人才的綜合素質(zhì)比較差，這就在極大程度上影響了醫(yī)院綜合檔案室管理信息化建設(shè)?；诖?，醫(yī)院需要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，借助短期培訓(xùn)來提升檔案管理人員的專業(yè)能力和技能。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，醫(yī)院可利用內(nèi)部扶持、互幫互助的方式，即讓專業(yè)能力較強(qiáng)的檔案管理人員來幫助專業(yè)能力較差的檔案管理人員，鼓勵員工之間積極交流自己的經(jīng)驗(yàn)，從而推動醫(yī)院檔案室管理信息化建設(shè)[4]。

3 結(jié)語

總而言之， 對于醫(yī)院而言，積極開展綜合檔案室管理信息化建設(shè)，有利于提升自身的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，確保醫(yī)院決策工作的順利開展，促進(jìn)醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展?；诖?，醫(yī)院需要構(gòu)建完善的醫(yī)院綜合檔案室管理制度、綜合檔案信息化系統(tǒng)，并做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，以此來提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，調(diào)動其工作積極性，提升綜合檔案室管理的效率，最終確保醫(yī)院綜合檔案室管理信息化建設(shè)的高效開展。

參考文獻(xiàn)

[1]張鳳蓮.淺議醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)[J].中國當(dāng)代醫(yī)藥，2017，24（06）：139-141.

[2]王霞玲.基于信息化建設(shè)視角的醫(yī)院綜合檔案室管理研究[J].城建檔案，2016（06）：67-68.

[3]艾喬松.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（08）：89.

[4]譚永.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院綜合檔案室管理中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（07）：53-54.

作者簡介

陳海英（1984-），漢族，女，廣東省吳川市，本科，館員，中級職稱，研究方向：檔案管理。