新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究

楊娜

摘 要：近年來，隨著我國不斷的發(fā)展迅速，對(duì)于企業(yè)來說是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，而企業(yè)要想穩(wěn)定地發(fā)展，管理工作是基礎(chǔ)前提，由于企業(yè)在發(fā)展過程中涉及到的內(nèi)容十分復(fù)雜，對(duì)于檔案管理工作就造成了一定的壓力。在新時(shí)期下，我國信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了一定的條件，但在目前企業(yè)檔案信息化管理中還存在一定的問題?；诖?，本文即對(duì)企業(yè)檔案信息化管理中存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息化；建設(shè)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的信息技術(shù)手段得到了開發(fā)和應(yīng)用，這也為企業(yè)檔案管理提供了良好的條件。同時(shí)，信息化管理也是未來發(fā)展的主要方向。為了促進(jìn)信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，就需要充分認(rèn)識(shí)信息化管理的必要性，重視檔案信息化管理中存在的問題，并積極有效地進(jìn)行管理創(chuàng)新。

1 企業(yè)檔案信息化管理的必要性

企業(yè)在發(fā)展過程中涉及的檔案范圍十分廣泛，因此檔案管理也面臨著較大的壓力，不僅需要做好日常管理工作，同時(shí)還要對(duì)施工工程檔案進(jìn)行管理，這也是工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)。在傳統(tǒng)的企業(yè)信息交流中，主要是通過人和人之間接觸進(jìn)行傳遞，對(duì)檔案信息的獲取也主要是對(duì)相應(yīng)的紙質(zhì)文檔進(jìn)行查看，而在新時(shí)代背景下，現(xiàn)階段的企業(yè)檔案管理逐漸運(yùn)用了信息技術(shù)手段，有效地解決了時(shí)效性不足等問題。企業(yè)檔案信息化管理主要是以信息技術(shù)作為載體，進(jìn)而對(duì)管理過程中所需的全部信息進(jìn)行有效地收集、處理和共享，從而為項(xiàng)目的決策制定提供準(zhǔn)確依據(jù)。另外，企業(yè)檔案信息化管理還能對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行有效地監(jiān)督檢查，并對(duì)信息反饋進(jìn)行控制，這也能夠促進(jìn)企業(yè)更好地規(guī)劃和發(fā)展，提升檔案信息化管理的水平，企業(yè)還可以利用信息技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行有效地儲(chǔ)存，為后期的管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。因此，企業(yè)檔案信息化管理對(duì)企業(yè)的未來發(fā)展具有重要的作用，這就需要企業(yè)重視對(duì)其的研究和探索。

2 新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的信息化工作要求

2.1 市場開發(fā)信息

對(duì)我國時(shí)下的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)進(jìn)行深入的分析，可以發(fā)現(xiàn)經(jīng)過多年的發(fā)展，我國的市場形勢(shì)已經(jīng)發(fā)展到相對(duì)成熟，但是這樣的發(fā)展環(huán)境，并不僅僅意味著企業(yè)在發(fā)展過程中將會(huì)有更為良好的發(fā)展前景，與此同時(shí)，相關(guān)企業(yè)的發(fā)展還面臨著巨大的市場競爭壓力，如果企業(yè)管理人員不能夠針對(duì)時(shí)下發(fā)展日益激烈的市場形勢(shì)，做出切實(shí)有效的應(yīng)對(duì)方案的話，將會(huì)面臨被整個(gè)市場淘汰的命運(yùn)。而一家企業(yè)要想發(fā)展，就必須時(shí)下所掌握的市場經(jīng)營范圍的基礎(chǔ)上進(jìn)行市場開發(fā)工作，而對(duì)市場的市場形勢(shì)進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)市場不僅要求企業(yè)要提供一個(gè)質(zhì)量較高的產(chǎn)品，而是要求企業(yè)在滿足產(chǎn)品質(zhì)量的基礎(chǔ)上，能夠更好的開發(fā)市場發(fā)展的潛力，以更高的市場競爭力來吸引市場以及消費(fèi)人群的目光，因此在這樣的市場發(fā)展形勢(shì)下，企業(yè)應(yīng)該盡快的擴(kuò)大自身生產(chǎn)及經(jīng)營范圍，盡快著手進(jìn)入一些發(fā)展較為空白的領(lǐng)域，或者是搶先進(jìn)入國外市場，在獲取大量市場信息的基礎(chǔ)上，提升自身發(fā)展的規(guī)模，增加自身的盈利。

2.2 促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的政策信息

對(duì)整體的市場發(fā)展形勢(shì)進(jìn)行深入的分析，可以發(fā)現(xiàn)市場穩(wěn)定與否，與我國國情有著較為密切的聯(lián)系，所以我國政府為了保證我國市場發(fā)展，有一個(gè)較為良好的環(huán)境，以及能夠保證一個(gè)較為穩(wěn)定的發(fā)展形勢(shì)，在一些的情況下會(huì)定期的出臺(tái)一些政策鼓勵(lì)或者是維持市場發(fā)展，使之能夠保持一個(gè)健康平穩(wěn)的勢(shì)態(tài)。所以在企業(yè)范圍內(nèi)部，相關(guān)的管理人員要想在日益激烈的市場形勢(shì)下，保證企業(yè)有一個(gè)較強(qiáng)的市場競爭力，就必須對(duì)我國整體國情以及我國未來一段時(shí)間內(nèi)的市場發(fā)展形勢(shì)做出較為清晰且正確的分析，并且與此同時(shí)還需要對(duì)我國近期出臺(tái)的相關(guān)政策進(jìn)行深入探究，從中提取出對(duì)此事發(fā)展有利的關(guān)鍵因素，避免企業(yè)進(jìn)入一些發(fā)展中的誤區(qū)，從發(fā)展技術(shù)以及政策的方面維持企業(yè)的良好發(fā)展秩序。

2.3 企業(yè)檔案管理的技術(shù)信息

對(duì)企業(yè)發(fā)展過程中的一系列工作進(jìn)行深入的分析，可以發(fā)現(xiàn)在正常工作進(jìn)展過程中如果有一個(gè)良好的信息化建設(shè)體系，對(duì)企業(yè)發(fā)展能夠發(fā)揮十分重要的積極作用，能夠及時(shí)的防止因?yàn)樾畔⒘魍ú粫?，給企業(yè)造成了一些不利影響。而對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行深入的分析，可以發(fā)現(xiàn)在以往工作發(fā)展中容易出現(xiàn)因?yàn)橹貜?fù)一件事的問題，所導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展技術(shù)創(chuàng)新工作上的失敗，因此在新形勢(shì)下的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，必須要注重技術(shù)創(chuàng)新工作的開展，只有在這樣的基礎(chǔ)上，才能杜絕一些根本性問題的產(chǎn)生，保證相關(guān)的信息化建設(shè)工作能夠有序順利展開。

3 加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)的措施

3.1 革新管理理念，提高信息化意識(shí)

現(xiàn)代企業(yè)必須著力扭轉(zhuǎn)檔案管理信息化的尷尬處境，通過廣泛宣傳信息化建設(shè)的必要性，促使管理人員轉(zhuǎn)變觀念意識(shí)，提高對(duì)信息化建設(shè)的熱情。不僅深知信息化手段提高檔案管理的重要效能，還要重視信息化管理模式。通過全系統(tǒng)內(nèi)檔案管理信息化的宣傳力度，營造企業(yè)檔案信息化建設(shè)的氛圍，調(diào)動(dòng)參與管理的積極性。從思想上深入革新，從意識(shí)上端正認(rèn)識(shí)，從操作上落實(shí)效果。

3.2 完善信息化制度，建設(shè)機(jī)構(gòu)部門

現(xiàn)代企業(yè)必須根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合科學(xué)理論建立長效的運(yùn)行機(jī)制。制定完善的信息化管理制度，成立專業(yè)運(yùn)營維護(hù)機(jī)構(gòu)，監(jiān)督和落實(shí)相關(guān)工作的進(jìn)行。要做到有計(jì)劃的信息化建設(shè)，通過管理實(shí)況調(diào)查，制定詳細(xì)細(xì)則和規(guī)劃，用以指導(dǎo)信息化工作的開展；同時(shí)，要鋪設(shè)性能較高的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，來提高我國檔案信息化管理的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)資源的互助共享，避免閑置浪費(fèi)。

3.3 加強(qiáng)信息化硬件建設(shè)，創(chuàng)新信息化技術(shù)

現(xiàn)代企業(yè)要建立科技投資的觀念，提高檔案管理信息化軟硬件設(shè)施的資本投入。配備齊全、先進(jìn)的硬件設(shè)施，為工作的開展提供基礎(chǔ)性能服務(wù)。還要大力引進(jìn)行業(yè)內(nèi)外的先進(jìn)軟件技術(shù)，以科學(xué)理念為指導(dǎo)，不斷創(chuàng)新實(shí)踐。進(jìn)一步劃分處理有效信息，保護(hù)機(jī)密文檔，提高檔案的安全穩(wěn)定性，將資源共享開放到最大程度。

3.4 組建專業(yè)管理隊(duì)伍，搞好軟件開發(fā)利用

在企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作中，要實(shí)行人才戰(zhàn)略。引進(jìn)專業(yè)有素質(zhì)的復(fù)合型管理人才，提高整體檔案管理隊(duì)伍的水平。并對(duì)其進(jìn)行定期培訓(xùn)，傳遞先進(jìn)的管理理念，教授信息化技術(shù)手段。通過在崗繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)素質(zhì)考核，不斷提升信息化管理的能力和工作責(zé)任心、使命感。同時(shí)，鼓勵(lì)管理人員創(chuàng)新應(yīng)用實(shí)踐，開發(fā)適合本單位實(shí)際的信息化管理軟件，提高現(xiàn)有軟件的利用水平。

4 結(jié)束語

新時(shí)代下的行業(yè)得到了快速的發(fā)展，我國的企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營方式以及內(nèi)容都產(chǎn)生了巨大的變化，但是當(dāng)前的企業(yè)中，檔案管理工作還存在著一些阻礙創(chuàng)新發(fā)展的問題，因此，必須在企業(yè)的檔案管理方面實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。企業(yè)必須加強(qiáng)重視對(duì)于檔案管理工作的創(chuàng)新模式，檔案管理必須要快信息化的建設(shè)，使檔案存在的獨(dú)特價(jià)值充分得到發(fā)揮，以促進(jìn)企業(yè)的長久發(fā)展。

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