檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新研究

董淑娟

摘 要：社會不斷發(fā)展和進步，現(xiàn)代信息管理機制和信息管理模式也在不斷的變化。信息全球化背景下，生產(chǎn)生活中產(chǎn)生的信息量增多。大量的信息資源被歸集在一起后，形成了各種樣式的檔案。近些年來，現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)的出現(xiàn)，改變了檔案的形式和檔案服務(wù)機制，檔案信息化成為檔案服務(wù)的方向。如何利用現(xiàn)有的信息技術(shù)條件，結(jié)合檔案的特點對檔案進行開發(fā)和管理，是檔案管理人員需要思考的命題。本文基于數(shù)字檔案管理背景，從信息化的視角對檔案服務(wù)工作予以闡述，希望能夠為有關(guān)單位開展檔案服務(wù)工作提供指引。

關(guān)鍵詞：信息化；區(qū)塊鏈；終端；云儲存；管理

1 相關(guān)理論概括

我國于21世紀初開始檔案信息化建設(shè)工作，最早主要單一的運用計算機來對一些電子文件進行歸檔和整理[1]。近些年來，檔案學(xué)研究的不斷深入以及信息技術(shù)進一步發(fā)展，使得我國檔案信息化建設(shè)工作有所突破，也取得了相應(yīng)成就。對于檔案信息化的概念，學(xué)界觀點眾多，也尚未系統(tǒng)且統(tǒng)一的概念[2]。本文認為，檔案信息化的核心在于信息化，即依托于互聯(lián)網(wǎng)以及其他信息技術(shù)，并將這些技術(shù)融入到檔案管理當中，以提升檔案管理成效的一種方式。檔案信息化建設(shè)并不會改變檔案管理工作的內(nèi)核與實質(zhì)，檔案管理工作仍然是一種服務(wù)性工作，服務(wù)于單位各項決策以及其他工作。信息化建設(shè)過程中，檔案管理仍然應(yīng)當堅持安全第一的原則，單位仍然應(yīng)當確保檔案具備原始性和真實性。

2 新形勢下檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新意義所在

2.1 時代發(fā)展之必然

在全球信息技術(shù)革命的浪潮之下，信息技術(shù)以及其他電子信息設(shè)備在各行各業(yè)愈發(fā)的普及，人們在生活與生產(chǎn)過程中需要運用信息技術(shù)以及電子信息設(shè)備的頻率增多。在這種時代背景下， 單位必須要創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)工作，在服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)手段和服務(wù)機制上予以創(chuàng)新，用創(chuàng)新引領(lǐng)單位發(fā)展。除此之外，我國早已將信息化建設(shè)上升到國家發(fā)展戰(zhàn)略的高度。單位只有堅定不移的利用現(xiàn)代化科技和信息化技術(shù)，才能不斷完善檔案服務(wù)體系、革新檔案利用手段并優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)，推動單位走向可持續(xù)發(fā)展的道路。綜上所述，單位在檔案服務(wù)領(lǐng)域進行創(chuàng)新，符合國家總體發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃和時代發(fā)展潮流，能夠加深檔案服務(wù)工作與其他工作之間的聯(lián)系。

2.2 實現(xiàn)檔案工作價值和目的的必要方式

近些年來，部分單位檔案服務(wù)工作逐步出現(xiàn)邊緣化的特征，檔案服務(wù)工作始終難以得到重視。之所以出現(xiàn)這種情況，歸根到底是檔案價值沒有得到充分體現(xiàn)與挖掘[3]。單位創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)工作，能夠彰顯檔案的社會效益和經(jīng)濟效益，防止檔案服務(wù)工作出現(xiàn)邊緣化。一方面，單位創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)工作，雖然前期的人力、物力和財力投入較大，但在后期卻往往能取得卓越成果，在整體上縮減單位人力、物力和財力的開支，確保檔案服務(wù)工作能夠可持續(xù)化，為單位創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益。另一方面，單位創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)工作，能夠使用戶享受到創(chuàng)新所帶來的成果，提升用戶的滿意度，為單位創(chuàng)造出更多的社會效益。綜上所述，檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新能夠?qū)崿F(xiàn)檔案工作價值和目的。

3 創(chuàng)新路徑

3.1 探索云儲存技術(shù)的運用

伴隨檔案資源的日漸增多，不僅檔案管理人員需要承載較多工作量，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的工作量也在不斷增多。為了有效節(jié)約單位檔案經(jīng)費開支，緩解檔案資源增多與檔案基礎(chǔ)設(shè)施承載力之間的矛盾，有必要充分利用云儲存技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)，降低檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的工作量。首先，單位應(yīng)當與相應(yīng)的云儲存系統(tǒng)供應(yīng)商進行合作，購置相關(guān)的云儲存系統(tǒng)，將檔案資源上傳到云儲存系統(tǒng)當中，降低計算機硬盤的儲存壓力。其次，單位可以將云存儲系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相連接，實現(xiàn)二者的共通，加快數(shù)字檔案上傳速度和上傳效率。最后，對于涉密且重要檔案，單位應(yīng)當有區(qū)分的進行管理，根據(jù)檔案的內(nèi)容決定是否上傳到云儲存系統(tǒng)，嚴格遵守檔案保密的規(guī)定。

3.2 探索區(qū)塊鏈技術(shù)的運用

區(qū)塊鏈技術(shù)是現(xiàn)階段較為前沿且安全的信息技術(shù)，其可以很好地對檔案進行加密處理，最大限度的保障數(shù)字檔案的真實性。眾所周知，檔案真實性是檔案具備價值的基礎(chǔ)，一旦檔案失真，則內(nèi)部大量的信息資源都可能喪失“生命力”。近幾年來，部分不法份子利用單位檔案管理系統(tǒng)的漏洞，對單位檔案管理系統(tǒng)進行入侵，導(dǎo)致部分檔案被人為竊取、遺失和損毀， 嚴重破壞了檔案的價值，不利于單位檔案服務(wù)工作的可持續(xù)發(fā)展。尤其是互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境與云共享環(huán)境中，更是容易遭受不法份子的竊取。

在這種形勢下，單位有必要將區(qū)塊鏈技術(shù)融入到檔案服務(wù)領(lǐng)域，切實提升檔案服務(wù)工作的效率和質(zhì)量，確保檔案信息真實可靠。首先，單位可以充分利用分布式數(shù)據(jù)存儲以及加密算法技術(shù)來對儲存在互聯(lián)網(wǎng)終端的數(shù)字檔案進行加密處理，夯實檔案安全管理的基礎(chǔ)。其次，單位可以利用區(qū)塊鏈技術(shù)中的點對點傳輸技術(shù)，對檔案資源進行一對一渠道傳輸，減少檔案傳輸過程中失真的風(fēng)險，筑起檔案安全保護的城墻。最后，單位可以利用區(qū)塊鏈技術(shù)中的共識機制來對檔案進行管理，優(yōu)化檔案數(shù)字簽名，做好檔案事前防控工作。

除此之外，單位還可以探索利用區(qū)塊鏈技術(shù)來切實推動檔案保管自動化工作。檔案信息化建設(shè)過程中，最為瑣碎的就是數(shù)字檔案格式轉(zhuǎn)化以及數(shù)字檔案移交接收工作。如何轉(zhuǎn)化不同類型的數(shù)字檔案文件，將其統(tǒng)一為一種格式進行管理，降低檔案管理人員工作負擔，是現(xiàn)階段較為復(fù)雜的問題。單位將區(qū)塊鏈技術(shù)融入到檔案管理領(lǐng)域，通過自動執(zhí)行功能和代碼型合約，可以將數(shù)字檔案資源自動轉(zhuǎn)化成相關(guān)的代碼，進而有效對其進行管理，提升數(shù)字檔案格式轉(zhuǎn)化以及數(shù)字檔案移交接收工作的效率和質(zhì)量，推動檔案信息化建設(shè)走向高效化、集成化和自動化。

3.3 探索掌上檔案服務(wù)功能

伴隨未來智能電子終端的進一步發(fā)展，檔案服務(wù)勢必會走向智能化、科學(xué)化和便利化的道路。因此，單位必須利用現(xiàn)有技術(shù)，開發(fā)和探索掌上檔案服務(wù)平臺，為用戶提供更為多元化、個性化和便利化的檔案服務(wù)，讓用戶切實享受到檔案信息化建設(shè)所帶來的便利。一方面，掌上檔案服務(wù)平臺可以集檢索、查閱、調(diào)入和調(diào)出等服務(wù)為一體，為用戶提供“一站式”的便捷服務(wù)。另一方面，檔案管理人員可以利用掌上服務(wù)平臺發(fā)布最前沿的消息和檔案服務(wù)信息，吸引更多公眾關(guān)注這一平臺，為公眾提供及時的檔案咨詢服務(wù)?？偠灾?，檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識和開放思維，加快利用互聯(lián)網(wǎng)、APP、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及智能電子移動終端，才能切實為檔案信息化建設(shè)注入創(chuàng)新的活力和動力。

4 結(jié)束語

近些年來，檔案管理學(xué)界關(guān)于本課題的探討十分活躍，這說明了檔案服務(wù)工作轉(zhuǎn)型的緊迫性和必要性，也說明了該課題中尚存許多現(xiàn)實問題和理論問題亟待探討。本文根據(jù)未來檔案發(fā)展趨勢，立足于現(xiàn)有信息技術(shù)條件，細致分析了檔案信息化建設(shè)的路徑，希望能夠為單位優(yōu)化檔案服務(wù)工作提供切實可行、詳盡且全面的理論參考。未來智能移動設(shè)備以及數(shù)字信息技術(shù)的進一步發(fā)展，檔案服務(wù)工作勢必會迎來新一輪的變革。在這種背景下，檔案管理人員必須打牢信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，用聯(lián)系、整體和發(fā)展的眼光看待檔案信息化建設(shè)工作，彰顯檔案價值。

參考文獻

[1]張玲.新時期基層檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（22）：87.

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[3]張繼東.檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及改進策略分析[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2018，26（33）：234.