檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的重要性探討

康延江 王旭華

摘 要：本文通過分析檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的重要性，指出了應(yīng)如何在管理中應(yīng)用檔案信息化，并對應(yīng)用方法進行了具體闡述。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；醫(yī)院檔案管理；管理質(zhì)量

隨著社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，人們的物質(zhì)生活水平得到了極大的提升，對于醫(yī)療水平及質(zhì)量也就有了更高的要求。醫(yī)院在不斷提升自身醫(yī)療能力的同時，也應(yīng)加強相關(guān)管理工作，尤其是檔案管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院在檔案管理上也呈現(xiàn)出信息化的發(fā)展態(tài)勢，而如何在管理中應(yīng)用檔案信息化還有待研究。

1 檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的重要性

檔案信息化建設(shè)是醫(yī)院實現(xiàn)轉(zhuǎn)型及變革、促進自身發(fā)展的有效手段。對于如何提升檔案管理質(zhì)量與效率來說，檔案信息化建設(shè)十分重要?；ヂ?lián)網(wǎng)及信息技術(shù)的發(fā)展在給醫(yī)院的檔案信息化帶來機會的同時，也對其提出了更多更高的要求，如何實現(xiàn)檔案管理的信息化是醫(yī)院面臨的首要問題。檔案管理的工作包括收集檔案、整理與儲存、分析與歸納，其最終的目的是利用檔案[1]。在大多數(shù)醫(yī)院中，檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)是大勢所趨，對醫(yī)院的檔案管理來說，信息化的發(fā)展必然會產(chǎn)生巨大的積極影響。

醫(yī)院的檔案管理是其發(fā)展及進行其他管理工作的基礎(chǔ)。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，大多數(shù)醫(yī)院的規(guī)模也在不斷擴大，管理工作的內(nèi)容在逐漸增多，檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成機構(gòu)，其能否高效率高質(zhì)量的完成對于其他各項工作的開展都有重大影響?？煽康臋n案管理能為醫(yī)院其他工作提供準(zhǔn)確的信息及參考數(shù)據(jù)，能不斷提升醫(yī)院各項工作的準(zhǔn)確性。比如檔案管理能妥善保管醫(yī)院建設(shè)初期的工程建設(shè)規(guī)劃設(shè)計圖紙及各類批復(fù)性材料，為醫(yī)院未來各項工程及改建活動提供準(zhǔn)確的參考。

隨著市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，醫(yī)院在發(fā)展過程中也面臨著激烈的市場競爭?，F(xiàn)階段醫(yī)院想要促進自身發(fā)展，在激烈的競爭中脫穎而出，必須要不斷提升管理水平。檔案管理在醫(yī)院的整體管理工作中發(fā)揮著基礎(chǔ)性的作用，因此，醫(yī)院相關(guān)管理部門應(yīng)整合內(nèi)部信息及資源，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息的作用，通過檔案信息化將信息進行整合，從而形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化及科學(xué)化的管理模式，保障醫(yī)院的長期發(fā)展。

總而言之，隨著科學(xué)技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，醫(yī)院必須要不斷提升管理水平，而加強檔案管理信息化的建設(shè)，對醫(yī)院的長足發(fā)展起著非常大的積極作用。

2 信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

2.1 應(yīng)用信息化手段，提高工作效率

檔案信息化的建設(shè)可以提高檔案管理工作效率。傳統(tǒng)檔案管理的管理對象大多數(shù)是紙質(zhì)文件，收集、整理及歸納檔案的工作大多數(shù)都需要相關(guān)工作人員來完成，工作的繁雜使得效率低下。伴隨著科學(xué)技術(shù)尤其是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的方式逐漸增多，多媒體及互聯(lián)網(wǎng)等手段在日常工作中的使用所占比重越來越大，這種信息化的管理模式也大大提高了檔案管理工作的效率。檔案信息化建設(shè)不僅能提高工作效率，還能減少醫(yī)院對檔案管理工作的人力物力投入。檔案信息化的建設(shè)還可以使檔案管理更加便捷。相關(guān)管理人員在處理檔案時，可以運用軟件等工具將檔案進行收集、整理及歸納。具體說來，在日常檔案管理中，整理檔案只需要一個步驟，相關(guān)管理人員將信息錄入電腦即可完成工作。

檔案信息化能減輕管理人員的工作壓力，使工作簡單化，從而減少工作量，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展[2]。同時，檔案信息化的建設(shè)可以使檔案管理人員強化管理網(wǎng)絡(luò)化意識，不僅能促使相關(guān)管理人員更加了解檔案管理的工作，還能提升其對檔案管理工作的重視，使其高效率高質(zhì)量的完成工作。在醫(yī)院的臨床及科研活動甚至是教學(xué)中，都可以利用信息化的手段將資料文件等收集起來，可以建立聲像檔案，用鏡頭記錄活動進程的始末，將活動信息永遠(yuǎn)的保存下來，不僅省去了人工手動記錄的步驟，還能使信息更加完整，同時還具有更高的價值。相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式而言，信息化的檔案管理在很多方面都存在優(yōu)越性，不僅有利于提高醫(yī)院的社會效益，還能對國際間的醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)研究有一定的推動作用，有利于實現(xiàn)對醫(yī)院的長期發(fā)展目標(biāo)。

2.2 建設(shè)管理平臺，完善安全管理措施

檔案信息化的建設(shè)可以促進管理平臺的建設(shè)。在檔案管理的工作中，應(yīng)用軟件等工具為檔案管理建設(shè)高效平臺是檔案信息化的基礎(chǔ)。為了提升管理工作的效率，滿足檔案管理的不同需求，必須要持續(xù)開發(fā)檔案管理相關(guān)軟件，不斷提升軟件的專業(yè)性能，提高工作的信息化。除此之外，在確保檔案管理具備足夠的安全性之后，可建立檔案資源共享網(wǎng)絡(luò)平臺，為用戶提供檔案的即時查閱、上傳及下載的渠道，使用戶能便捷的獲取資料，提升檔案網(wǎng)絡(luò)的共享性；用戶能在平臺上完成信息的填寫等操作，也方便了醫(yī)院的檔案收集，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息化管理。通過網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)，建立相關(guān)管理平臺，能有效提升工作效率。與此同時，為了保障檔案管理工作的安全性，還需要針對電子檔案采取安全管理措施。可以通過運用先進的加密手段將檔案進行加密，設(shè)立安全屏障及密碼鎖，靈活運用身份驗證方式，將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)隔開，利用備份技術(shù)將數(shù)據(jù)進行存儲，以便發(fā)生安全問題時能及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。除此之外，檔案管理部門可以利用信息化的手段開展各項工作，如檔案的宣傳工作及其他各類服務(wù)工作。將工作內(nèi)容通過網(wǎng)絡(luò)整理出來，設(shè)置檔案管理目錄或文獻(xiàn)管理目錄，讓其他部門工作人員能通過簡單的操作查詢到想要的信息。這樣就能更好地發(fā)揮部門職能，提供更全面的服務(wù)。

2.3 吸納培養(yǎng)人才，提升管理隊伍素質(zhì)

檔案信息化的建設(shè)可以提升管理隊伍的素質(zhì)。為滿足檔案信息化建設(shè)的需求，需要不斷提高檔案管理的水平，而管理工作又需要依托人來完成，所以要提升整個管理隊伍的素質(zhì)是十分必要的[3]。醫(yī)院可以采取多種措施提升管理隊伍的素質(zhì)，多種渠道來獲取高素質(zhì)人才，為實現(xiàn)檔案管理信息化提供基礎(chǔ)條件。首先，可以通過向高校及社會公開招募的方式，吸引一批高素質(zhì)的、有志向的專業(yè)型人才，為管理隊伍增添新鮮血液，為實現(xiàn)檔案管理信息化創(chuàng)造條件。其次，通過組織定期培訓(xùn)的方法，加強對相關(guān)管理人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容為檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識及崗位所需職業(yè)素養(yǎng)，不斷提高相關(guān)管理人員的專業(yè)知識水平，增強其職業(yè)素養(yǎng)，加強其保密意識，培育其愛崗敬業(yè)的精神，不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量及水平。

2.4 明確崗位職責(zé)，成立信息化專門小組

想要推動檔案信息化的建設(shè)，就要求相關(guān)管理部門明確自己的職責(zé)，明確檔案管理工作的基本內(nèi)容以及每個工作人員的崗位職責(zé)，能對檔案管理中的各項工作進行合理的調(diào)配，將工作落實到人，并成立信息化建設(shè)的專門小組進行針對性的管理。根據(jù)醫(yī)院對檔案信息化建設(shè)的基本要求落實工作，并結(jié)合實際工作情況制定工作方案，不斷推動信息化建設(shè)的進程。小組的職責(zé)是確立長遠(yuǎn)的工作目標(biāo)，腳踏實地，保證檔案管理工作信息化建設(shè)能夠順利開展、有效實施。

3 結(jié)論

綜上所述，在醫(yī)院的檔案管理中，進行檔案信息化建設(shè)是十分重要的。這就要求醫(yī)院在管理工作中，利用信息化手段，提高管理效率；完善網(wǎng)絡(luò)平臺及安全措施，實現(xiàn)資源共享，保障檔案的安全性；積極吸納外部人才，組織內(nèi)部培養(yǎng)，提升管理隊伍素質(zhì)；成立專門小組，明確崗位職責(zé)，不斷提升管理質(zhì)量及水平。

參考文獻(xiàn)

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[3]馬睿.加強檔案信息化管理，推動醫(yī)院健康發(fā)展[J].現(xiàn)代醫(yī)學(xué)與健康研究電子雜志，2018，2（12）：175.