探求提升檔案管理的具體途徑

孟野

摘 要：伴隨著現(xiàn)代科學技術的快速發(fā)展，而使得事業(yè)單位的檔案管理工作正在隨著時代的進步，并且檔案管理工作在不斷的提升和強化，進而逐漸促進事業(yè)單位檔案管理工作的質量及效果。此外，信息化檔案管理逐漸變得公開透明，使得員工能夠在第一時間查詢資料，進而有效促進事業(yè)單位檔案的信息安全及完整性。所以在實際管理工作中，事業(yè)單位需要隨著時代的要求，而不斷改進檔案管理手段，不斷創(chuàng)新檔案管理技術力量，逐漸培養(yǎng)檔案管理儲備人才。因此本文就提升事業(yè)單位的檔案管理的具體途徑進行研究及分析，力求為事業(yè)單位的檔案管理提供新思路。

關鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；工作人員

檔案管理的初衷是保護勞動者的根本利益。而在現(xiàn)代社會中，檔案管理是現(xiàn)代社會中一種全新的智力勞動保護模式，并且還是事業(yè)單位發(fā)展過程中的見證者和記錄者，所以檔案管理愈加被各個行業(yè)所重視，并且對事業(yè)單位的檔案管理采取了一系列的管理方式。所以現(xiàn)如今，事業(yè)單位需要做好信息化檔案管理工作，并充分發(fā)揮相關部分的作用，為事業(yè)單位的發(fā)展而提供有效途徑，并使得工作人員的檔案管理質量得以提升，從而使得事業(yè)單位能夠逐漸適應社會發(fā)展的潮流。因而事業(yè)單位需要分析檔案管理過程中，所存在的問題，并對這些問題，而采取合理的應對措施，進而有效強化檔案管理工作效果和質量。

1 檔案管理工作所存在的問題

檔案管理對社會各界的發(fā)展都有著直接的影響，尤其是在事業(yè)單位中。然而伴隨著中國經濟條件的提升，人們的生活質量逐漸提升，對事業(yè)單位的檔案管理也提出的更高的要求。所以為了保證事業(yè)單位能夠順應時代的發(fā)展，其需要重視檔案管理工作，并結合工作人員的人事檔案等進行有效決策，盡可能優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作質量，保證事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。因而事業(yè)單位需要對檔案工作中所存在的問題進行研究和分析。

1.1 缺乏檔案管理配套基礎設置

由于社會的進步，以及科學技術的提升，人們的工作不再是傳統(tǒng)的手寫式工作，而是采用了較為先進的科學技術，對事業(yè)單位的檔案進行記錄和整理，使得事業(yè)單位檔案更加富有條理化，所以導致事業(yè)單位在進行檔案管理工作時，相關配套基礎設施設備已經成為檔案管理工作的必備工具。但是在實際工作中，部分事業(yè)單位卻仍然忽視檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展的重要性，導致檔案部門缺乏相應的配套設施設備，進而限制了檔案部分對檔案管理工作的開展。另外，在檔案管理工作中，檔案部分還需要重視檔案的防火防盜，因為絕大多數(shù)的檔案都是紙質檔案，而紙質檔案極易受到影響，如：發(fā)霉、蛀蟲等情況，進而導致檔案失去了閱覽和儲存價值。

1.2 檔案管理人員缺乏綜合素質

檔案管理時事業(yè)單位的重要組成部分，其直接關乎著事業(yè)單位在現(xiàn)代社會中的發(fā)展，并且因檔案所涉及的方面比較廣，所以導致事業(yè)單位檔案管理異常繁瑣，因此要求檔案管理人員需要具備縝密的心思以及良好的耐心。而在實際工作中，絕大多數(shù)的工作人員都是由基層選拔而來，所以大部分工作人員都具有較為良好的耐心，并且工作人員做事也相對較認真，很少出現(xiàn)各種情況。但是大部分檔案工作人員面臨著一個巨大的問題——檔案管理人員缺乏較高的綜合素質，因為工作人員并未接受專業(yè)的管理培訓，而導致檔案管理人員缺乏一定的綜合素質，并出現(xiàn)了一系列的問題，如：工作人員的業(yè)務操作不夠熟練，使得檔案管理工作人員逐漸出現(xiàn)了負面情緒和心里，導致員工的能力不能充分的發(fā)揮，而這就極有可能影響到事業(yè)單位檔案管理工作質量，進而降低了事業(yè)單位的檔案管理效能。

2 提升檔案管理效能的具體途徑分析

檔案管理記錄著事業(yè)單位在社會中發(fā)展的一切事物，所以其時事業(yè)單位的重要組成部分，并且對事業(yè)單位的發(fā)展極為重要，是事業(yè)單位必不可或缺的重要資源。此外，檔案不僅涉及到事業(yè)單位信息，還涉及到工作人員的各類信息，如：工作經歷和思想作風等。所以為了保證事業(yè)單位在社會中的發(fā)展，事業(yè)單位需要采取合理的措施，對檔案管理進行優(yōu)化，使得檔案管理能夠充分發(fā)揮本身的優(yōu)勢，并為事業(yè)單位的發(fā)展而作出貢獻，以保證事業(yè)單位在現(xiàn)代社會中可持續(xù)發(fā)展。

2.1 完善事業(yè)單位檔案管理服務體系

科學的使用事業(yè)單位的各種檔案資料，是工作人員進行檔案工作的主要任務。而為了實現(xiàn)事業(yè)單位在社會中的快速發(fā)展，事業(yè)單位需要積極運用合理的手段，將檔案工作的積極作用有效的發(fā)揮，如：有效促進事業(yè)單位的經濟建設。因而在實際檔案管理工作中，事業(yè)單位需要不斷的完善管理服務體系，并充分利用事業(yè)單位的各種檔案資源，以及先進的科學學技術，進一步優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作，將檔案管理工作逐漸簡化和便捷，進而使得事業(yè)單位檔案管理能夠更好的為事業(yè)單位服務。另外，檔案部門在進行相關的管理工作時，還可以科學的利用先進的科學技術，并在事業(yè)單位內部建立數(shù)字化共享平臺，并在平臺中公開分享部分檔案資料，以供員工查閱，進而減輕檔案部分的工作壓力。而事業(yè)單位在運用共享平臺時，還需要加強檔案管理的安全，以及相關的保密工作，盡可能減低共享檔案資料對事業(yè)單位安全的威脅，使得事業(yè)單位檔案資源能夠真正意義的為事業(yè)單位發(fā)展服務。

2.2 定期組織培訓，強化專業(yè)素養(yǎng)

事業(yè)單位在進行檔案管理過程中，還需要重視相關工作人員的專業(yè)職業(yè)素養(yǎng)，以便于工作人員能夠更好的為事業(yè)單位服務。所以在實際工作中，事業(yè)單位可以定期為工作人員進行相關的培訓，比如說：事業(yè)單位檔案管理基本技能、綜合素質培養(yǎng)和檔案管理基礎知識等多種培訓，如：在事業(yè)單位檔案培訓方面，事業(yè)單位可以強化工作人員對專業(yè)辦公軟件的應用，使得工作人員能夠將檔案資料錄入辦公軟件中，進而提升檔案資料查閱的便利性，使得工作人員能夠順應時代的發(fā)展，同時還能有效增加工作人員的知識面。除此之外，事業(yè)單位還需要強化工作人員對檔案資料的修訂、整理和檢查的認識，并能夠區(qū)分三者之間的區(qū)別，然后做好事業(yè)單位檔案的整理和檢查工作，進而將事業(yè)單位的檔案變得更加富有條理性，以及更加清晰明了。另外，事業(yè)單位還需要強化工作人員的專業(yè)職業(yè)素養(yǎng)，幫助工作人員培養(yǎng)較為良好的道德素質，使得其能夠將自己的全部精力投身與檔案管理中，進而有效提升事業(yè)單位檔案管理工作效果，并且還能將工作和生活兼顧，從而為事業(yè)單位的發(fā)展而更好的服務。

2.3 合理利用互聯(lián)網+，優(yōu)化檔案管理模式

伴隨著先進科學技術的實現(xiàn)，互聯(lián)網+模式已經逐漸展現(xiàn)在世人的眼前，并且在各個行業(yè)中逐漸被利用。而在事業(yè)單位的檔案管理中，事業(yè)單位可以適當?shù)膽没ヂ?lián)網+，并結合互聯(lián)網及檔案管理的特點和性質，將兩者進行有機融合，從而使得事業(yè)單位檔案管理逐漸被優(yōu)化，并進一步完善檔案管理體系，使得其為事業(yè)單位的生存而服務。例如：事業(yè)單位可以借助互聯(lián)網+技術，構建較為合理的檔案管理數(shù)據庫及相關管理中心，并開展多元化管理手段，如：查詢、利用和服務等，進一步取代傳統(tǒng)手工查詢檔案資料的模式，進而有效提升事業(yè)單位檔案管理的效果及質量。此外，事業(yè)單位還可以巧借互聯(lián)網，對檔案的服務形式進一步優(yōu)化，使得檔案管理更加便捷，如：采用電子郵箱服務，使得事業(yè)單位檔案資料更加有針對性，以便于增加事業(yè)單位的工作效率。

總而言之，事業(yè)單位如若想要在現(xiàn)代社會中快速而平穩(wěn)的發(fā)展，就必須重視檔案管理，并且還需要采取較為科學的手段，盡可能簡化檔案管理工作，降低檔案工作人員的工作壓力，進而使得檔案管理能夠更好的為事業(yè)單位的發(fā)展而提供服務，并且工作人員還需要對事業(yè)單位的檔案進行全面監(jiān)督，以此保證事業(yè)單位檔案的安全。

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