淺談學(xué)?；▓D紙檔案的管理

張武立

摘 要：學(xué)?；n案是學(xué)校工程基本建設(shè)工作的真實(shí)記錄和歷史憑證，也是以后維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建和資產(chǎn)評(píng)估的依據(jù)，而基建圖紙則是基建檔案中使用率最高、參考價(jià)值最大、利用范圍最廣的核心部分，是基建檔案中最基礎(chǔ)的東西。

關(guān)鍵詞：基建檔案；檔案管理

基建圖紙是特殊的基建檔案，它是建筑設(shè)計(jì)部門在地質(zhì)勘探的基礎(chǔ)上，根據(jù)相應(yīng)建筑標(biāo)準(zhǔn)、建設(shè)單位的規(guī)劃要求與計(jì)劃投入資金等情況，經(jīng)過圖紙草稿會(huì)審后，最終定型的施工單位使用的工程設(shè)計(jì)圖。無論作為設(shè)計(jì)部門的底圖檔案、施工單位的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)、還是作為建設(shè)單位的基建檔案，都有著重要的憑證作用和使用價(jià)值，其保存期限應(yīng)該為永久。那么如何對(duì)其加強(qiáng)管理，下面以職業(yè)技術(shù)學(xué)校為力，作一些淺顯的探討，以求拋磚引玉之功效。

1 基建圖紙檔案存在的常見問題

由于圖紙不同于一般的紙質(zhì)或影像檔案資料，在實(shí)際保存與管理過程中，常存在一些亟待解決的問題。

1.1 圖紙質(zhì)量差

有些圖紙?jiān)诮邮諘r(shí)，已無圖紙目錄和結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)說明，僅僅是幾張平面設(shè)計(jì)圖，則無法確切地知道圖紙數(shù)量、具體使用的型材、內(nèi)部結(jié)構(gòu)的具體操作方法等；有的圖紙沒有注明日期，隨著時(shí)間的流逝和當(dāng)事人的工作變動(dòng)等因素，已無法確切知曉施工具體日期，則對(duì)該工程的維修與維護(hù)難以做好精確的規(guī)劃；有的無竣工章加蓋，則是由于施工方和驗(yàn)收方程序不規(guī)范所致；有的圖紙?jiān)谑褂眠^程中改動(dòng)痕跡過于明顯且隨意，甚至用鉛筆圓珠筆隨意涂畫；有的圖紙甚至工程名稱記錄不規(guī)范等等。從歸檔的圖紙來看，一般情況下不同程度地存在圖紙不清晰現(xiàn)象，有的還是工地上使用過的、已經(jīng)嚴(yán)重破損的圖紙，甚至個(gè)別圖紙與實(shí)際建筑物有出入，失去了保存和利用價(jià)值，給后來的使用者以誤導(dǎo)。

1.2 保管方法不當(dāng)

隨著學(xué)校的改擴(kuò)建工程的增多，圖紙?jiān)絹碓蕉?，保管工作日益繁重。以鄒城市高級(jí)職業(yè)技術(shù)學(xué)校為例，學(xué)校近10年來，已經(jīng)歷了四次并校、數(shù)次搬遷。圖紙又以其紙質(zhì)的特殊性、圖幅大小不一而區(qū)別于其他紙質(zhì)檔案。在實(shí)際的紙質(zhì)檔案管理中，為了保管美觀方便，易于操作，常把圖幅大于A4紙的常折疊成A4紙大小，實(shí)行盒裝式管理，但是工程設(shè)計(jì)圖紙，紙質(zhì)纖維脆弱，在折疊時(shí)容易破裂，且損毀后，難以修復(fù)。不少圖紙?jiān)跉w檔之時(shí)，因頻繁使用，放置隨意，引起墨跡脫落，破損嚴(yán)重，無法再利用。甚至不少建設(shè)單位，不知曉圖紙保存的重要性，僅僅將招投標(biāo)書等易于保存的歸檔放入櫥內(nèi)，而將用過的圖紙隨意放在檔案櫥的上方，任憑灰塵光線侵蝕。

1.3 利用管理不規(guī)范

保管檔案的目的就是為了利用，有些利用者或上級(jí)行政單位檢查工作時(shí)不考慮具體情況，明確提出只要復(fù)印件，但是由于圖紙篇幅的特殊性，且工程復(fù)印機(jī)價(jià)格高昂，一般的檔案室（館）無力配備，而且也沒有配備的必要。在實(shí)際的工作中，常采用復(fù)印若干小篇幅，然后拼接而成。在復(fù)印過程中，由于圖紙需要反復(fù)折疊，折痕處更容易破損或撕裂。有時(shí)由于實(shí)際工作的需要，圖紙不得不被借出復(fù)印，這樣雖然方便了利用者，但是對(duì)保護(hù)圖紙檔案卻存在諸多隱患，待圖紙歸還時(shí)，常出現(xiàn)表面臟污、卷邊、折皺、撕裂等現(xiàn)象。

1.4 檔案庫房設(shè)備達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)

如今，絕大部分檔案庫房沒有空調(diào)設(shè)備，一般保管圖紙的檔案庫房和設(shè)備達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)化安全保護(hù)要求，而高溫潮濕對(duì)圖紙具有一定的破壞性。由于基建圖紙俗稱“藍(lán)圖紙”，是一種化學(xué)涂料加工紙，光線對(duì)圖紙的破壞性也很大，圖紙?jiān)诠饩€照射下會(huì)褪色，并逐漸降低機(jī)械強(qiáng)度，容易破裂。

2 加強(qiáng)基建圖紙的檔案管理

工程圖紙的輸出形式，在計(jì)算機(jī)繪圖技術(shù)出現(xiàn)之前，是由建筑設(shè)計(jì)師在硫酸紙上手工作圖，先形成設(shè)計(jì)底圖，然后手工或機(jī)器，利用氨水或無氨顯影液將底圖復(fù)制成多個(gè)藍(lán)圖?，F(xiàn)在個(gè)別設(shè)計(jì)院使用白圖，即在繪圖儀上放白色繪圖紙打印，然后用大型復(fù)印機(jī)將其復(fù)印成多份白色圖紙。而考慮到成本因素，我們最常用的基建圖紙仍為硫酸紙圖紙，其優(yōu)點(diǎn)是造價(jià)低廉，便于批量用曬圖機(jī)復(fù)制成藍(lán)圖。因而基建圖紙的檔案管理，應(yīng)該做好以下幾方面的工作：

2.1 把好質(zhì)量驗(yàn)收關(guān)

檔案管理工作人員針對(duì)圖紙的歸檔要求、紙質(zhì)質(zhì)量等對(duì)施工單位提出具體要求，提醒施工單位工程驗(yàn)收后，基建圖紙是需要?dú)w檔保存的。同時(shí)告知圖紙不準(zhǔn)確、不完整、施工過程中有變更的、不符合要求的等，工程驗(yàn)收時(shí)必須規(guī)范與完善。

2.2 選擇正確的保管方法

由于圖紙的制成材料比較特殊，且篇幅較大，易破損，因此不同于一般檔案材料的保管要求。目前常見的保管方法有：1）折疊保管。即把圖紙折疊成A4大小保存在卷宗內(nèi)。這種方法弊端較多，折疊后的圖紙容易斷裂，或者折痕的地方容易引起墨跡脫落，所以這種保存圖紙的方式盡量不要采用。2）卷起保管。即把圖紙折疊成圓筒狀，最外層用報(bào)紙或塑料紙包裹，然后用繩子捆好，放在櫥柜內(nèi)。這種方法也不很理想，但比較實(shí)用，因?yàn)槊看尾殚啎r(shí)都要打開、卷起，不僅工作效率低，也會(huì)使圖紙?jiān)俅问艿侥p。但對(duì)于那些幅面較大的圖紙，采用這種方式還是比較合適的。3）攤開平放。即把圖紙展平后，按順序存放在多層抽屜的框架里。這種方法能夠保護(hù)圖紙的平整，取放也較方便，是一種較好的保管方法，缺點(diǎn)是占用面積較大。另外，在基建招標(biāo)時(shí)，為滿足歸檔需要，通常由基建部門將標(biāo)書和圖紙的套數(shù)在原有的基礎(chǔ)上增加，一般應(yīng)保證歸檔的圖紙為原件。

2.3 創(chuàng)造良好的保管環(huán)境

為了最大限度地延長基建圖紙的使用壽命，必須嚴(yán)加注意改善庫房條件，為圖紙檔案、也為其他紙質(zhì)檔案，創(chuàng)造適宜的保管環(huán)境。針對(duì)容易出現(xiàn)的問題，應(yīng)當(dāng)做好以下幾方面工作：1）對(duì)庫房要求：基建圖紙由于其特殊性，對(duì)酸和堿的穩(wěn)定性差，特別要注意防止硫化氫等有害物質(zhì)的侵蝕，有條件的檔案庫房，應(yīng)安裝空調(diào)設(shè)備。2）對(duì)設(shè)備的要求：存放基建圖紙的柜櫥，應(yīng)本著方便、經(jīng)濟(jì)、有利于保護(hù)圖紙檔案的原則，最好設(shè)置專門的柜架。3）保管環(huán)境：庫房應(yīng)清潔衛(wèi)生，控制適應(yīng)的溫度和濕度，注意通風(fēng)、防火、防潮、防曬、防灰塵、防蟲、防鼠等，特別是應(yīng)采取相應(yīng)的防光措施，避免光線直接照射室內(nèi)。

2.4 提高現(xiàn)代化管理水平

現(xiàn)在已經(jīng)普及了計(jì)算機(jī)辦公，隨著大幅面、高分辨率掃描儀以及配套軟件的出現(xiàn)，圖紙的掃描、壓縮、光盤存儲(chǔ)技術(shù)已日趨成熟。計(jì)算機(jī)保存圖紙，既能大大節(jié)省存儲(chǔ)空間，又能極大地延長圖紙壽命，可以做到快速、準(zhǔn)確查詢與檢索，尤其是建立了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使用系統(tǒng)后，調(diào)用圖紙檔案更加方便。目前，有許多高質(zhì)量的大幅面掃描儀，可以快速掃描輸入各種圖紙，并有凈化、拼接、糾正、壓縮、編輯和裁剪等功能，掃描到計(jì)算機(jī)的圖形文件，可以通過激光繪圖儀出圖。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行圖紙管理，不僅僅大大提高了工作效率，降低了保存成本，而且增加了圖紙的共享性和可利用性，使基建圖紙檔案保存更加安全可靠，管理更為現(xiàn)代化、科學(xué)化。