基于新時期特點構建下的單位電子檔案管理

申廣娜

摘 要：隨著信息技術的快速發(fā)展與“互聯(lián)網(wǎng)+”政策的推廣，信息技術在生活中的應用范圍越來越廣，連各個事業(yè)單位的檔案信息管理都開始采用電子信息化。本文將對事業(yè)單位電子檔案的管理重要性以及管理中出現(xiàn)的問題進行探討分析，幫助事業(yè)單位電子檔案管理的更好利用。

關鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案；管理；利用

信息技術的快速發(fā)展使生活中信息技術的利用越來越普遍。信息時代，事業(yè)單位的檔案管理也開始采用信息技術進行管理了，但是在事業(yè)單位使用信息技術對檔案進行管理的過程中，還是會出現(xiàn)或多或少的問題，下文將對這些問題提出解決對策，以便事業(yè)單位電子檔案管理工作做得更好。

1 事業(yè)單位電子檔案管理與利用的重要性

電子檔案的管理與應用得益于信息技術的快速發(fā)展與普及，相較于傳統(tǒng)紙質檔案管理來說，電子檔案管理更加方便高效率。傳統(tǒng)檔案是由人工對信息進行錄入和檔案歸類工作，工程量浩大工作內容繁瑣不說，人工錄入容易出現(xiàn)差錯不能保證檔案的準確性，且在后續(xù)的查找內容過程中，查找工程龐大，浪費大量時間。紙質檔案保存也不容易，紙張會隨著時間的變化而出現(xiàn)不同程度的損壞。而電子檔案信息錄入時，利用信息管理技術在錄入過程中直接對信息進行歸檔，減輕了信息檔案管理人員的工作量，并且電子檔案是以電子文本的形式記錄在電腦設備中，減少紙張使用，節(jié)約了事業(yè)單位的檔案記錄管理成本。使用信息管理技術進行歸檔管理不僅提高工作效率，還能保證信息準確性，并且在后續(xù)的信息查找工作中，根據(jù)歸檔類型能快速查找到自己所需要的信息，高效便捷。在檔案管理工作中，如果檔案出現(xiàn)相關信息收集不齊全的情況，傳統(tǒng)檔案管理是需要對檔案通過拆卷重做來增添信息記錄的，工作內容大。而電子檔案只需要要將檔案查找出來。在電子檔案中添加上去就可以了，相對于傳統(tǒng)檔案來說更為方便。檔案管理記錄主要就是為了使后續(xù)工作中能更好的為人們信息查閱做服務，相對于傳統(tǒng)檔案來說，電子檔案的利用率更高。傳統(tǒng)檔案采用人工形式來記錄信息，這種方式的記錄主要都是根據(jù)記錄者自己的理解來記載的，客觀性不夠強，會影響立卷工作的質量。而電子檔案記錄相對來說客觀性會強一點，將工作人員從繁瑣的工作中解放出來，有更多的時間去對其它檔案進行研究，能為查閱者提供更好的服務，從而提高檔案的利用率。

2 電子檔案管理與利用存在的問題

2.1 技術性與安全性的問題

電子檔案管理是隨著信息化時代到來而發(fā)展起來的管理方式，依托信息技術進行管理，所以電子檔案管理對于信息的要求就較高了。電子檔案常于電子文本的形式儲存在計算機設備內，對于儲存環(huán)境要求非常高，這些設備需要先進的制造技術確保設備性能良好對電子檔案進行安全有效的存儲。電子檔案不同于傳統(tǒng)文本檔案，它不能直接的進行閱讀，需要特定的讀取軟件才能打開讀取，而目前如何對技術含量較高的讀取軟件進行普及也是電子檔案管理中的一個重要問題。電子檔案管理需要完善的軟件來輔助，而軟件在系統(tǒng)更新和兼容性上也存在著一些技術性的難題需要解決。

安全性對于檔案管理來說十分重要，而電子檔案以電子文本的形式記錄，它本身就可以被重新改寫，且改寫痕跡容易掩蓋。電子檔案儲存在計算機內，互聯(lián)網(wǎng)上隱藏的電腦病毒和黑客的惡意攻擊都是影響電子檔案安全性的重大隱患。

2.2 電子檔案內容不夠完善

電子檔案內容的不完善會影響電子檔案的使用情況。歸檔不明確就是電子檔案內容不完善的一種情況，電子檔案相對于傳統(tǒng)檔案來說，會儲存許多音頻或影像資料，但在采集存儲過程中，歸檔要求不明確，大量信息不能有效的被處理且許多資料不能被更好地進行歸類應用。許多原有的重要檔案被以傳統(tǒng)檔案管理方式記錄在紙張上，當需要這些檔案來輔助工作的進行時，在文字檔案轉化為電子信息檔案的過程中，轉化過程緩慢，轉化工作未完成就無法有效地對檔案信息進行利用。

2.3 電子檔案管理過程無法規(guī)范操作，管理人員業(yè)務素質不高

電子檔案管理要求管理人員能熟練的使用信息設備，但有時管理者對于信息設備的使用不夠熟練導致在信息歸檔工作中對重要信息錯誤儲存，不方便后續(xù)的利用，并且極其容易發(fā)生信息泄露的問題。有些信息檔案管理者在信息檔案備份工作中沒有做到規(guī)范要求進行操作，在備份工作中沒有進行檔案備份或者備份不明確，這些電子檔案管理過程中的不規(guī)范操作都會導致檔案電子化管理工作的困難進行。

電子檔案的管理工作對于檔案管理者的專業(yè)素質要求極高，而由目前的情況來看，缺少相關人才或者相關人才培養(yǎng)方案，這也是檔案電子化管理中的一大難題。

3 電子檔案管理與利用中問題的解決方法

3.1 加強安全性提高設備性能，完善檔案內容

電子檔案的存儲要依托計算機設備，要想電子檔案能更好地被管理利用就需要提高對存儲設備的要求，保證設備的性能和使用時間。對讀取軟件的普及幫助電子文本信息的查閱工作進行。還要提高電子檔案儲存安全性，確保不會因為信息泄露而為事業(yè)單位帶來無法估量的損失。在提高安全性方面，除了通過防火墻和殺毒軟件等對黑客病毒的攻擊采取防御之外，還要使用密碼管理或者多級權限等保證信息安全，防止信息的泄露。并對電子檔案信息進行完善，方便工作使用，時常更新系統(tǒng)，保證電子檔案工作的更好處理。

3.2 電子檔案管理工作人員的素質提高

雖然電子檔案管理是在計算機設備中進行的，但它主要被電子檔案管理工作人員進行使用，所以提高電子檔案管理工作人員的素質在電子檔案管理與利用工作中也是相當重要的。要制定相對應的工作制度來規(guī)范約束電子檔案管理工作人員的使用，除了工作要求外不得對電子檔案信息進行非法使用，嚴禁私自篡改與泄露檔案信息。還要經(jīng)常性的對電子檔案管理工作人員進行技術知識方面的培訓以及職業(yè)道德的培養(yǎng)，推動電子檔案管理工作的有效進行和合理運用。

4 結束語

信息技術的迅速發(fā)展使事業(yè)單位的檔案開始走向電子化管理，但管理過程中出現(xiàn)了或多或少的問題，解決管理中出現(xiàn)的問題才能幫助電子檔案更好地利用。

參考文獻

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