檔案管理信息化視角下的檔案管理變革

李永紅

摘 要：數(shù)字化技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)催生了新型的檔案管理方式，檔案管理的內(nèi)涵以及性質(zhì)都發(fā)生了一定程度上的改變。在這種背景下，許多單位確立了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展目標(biāo)、保障措施、指導(dǎo)思想和主要任務(wù)，推動(dòng)了檔案事業(yè)的前進(jìn)。本文立足于時(shí)代背景，以構(gòu)建“充足化保障、電子化利用、高效化服務(wù)以及規(guī)范化管理”的信息化建設(shè)新局面為基點(diǎn)，重點(diǎn)闡述檔案管理信息化視角下的檔案管理變革，剖析檔案管理變革的路徑，希望能夠切實(shí)促進(jìn)檔案信息資源的電子化進(jìn)程，豐富該領(lǐng)域的研究。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字；視角；信息化

1 信息化視角下的檔案管理概述

21世紀(jì)是一個(gè)信息現(xiàn)代化、智能化和共享化的紀(jì)元，各行各業(yè)受到信息技術(shù)的影響程度加深[1]。信息化視角下，檔案外在表現(xiàn)形式是一種數(shù)字形式，其本質(zhì)上是一種數(shù)據(jù)資源管理。為了適應(yīng)信息技術(shù)時(shí)代對(duì)檔案管理的要求，各個(gè)單位開(kāi)始利用數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行加工、采集和利用，開(kāi)始建設(shè)檔案管理集成系統(tǒng)。

相較于傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制，信息化視角下的檔案管理具有以下特點(diǎn)：第一，科技化。將信息技術(shù)融入檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)后，部分手工管理環(huán)節(jié)被檔案管理系統(tǒng)所替代，工作人員的負(fù)擔(dān)得以降低。第二，檔案?jìng)鬏數(shù)木W(wǎng)絡(luò)化。傳統(tǒng)檔案管理傳輸以手工傳輸為主要模式。信息化視角下，檔案?jìng)鬏斈Ｊ桨l(fā)生了改變。單位不僅可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案?jìng)鬏?，也可以通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)、點(diǎn)對(duì)點(diǎn)技術(shù)以?xún)?nèi)部網(wǎng)絡(luò)來(lái)傳輸檔案資源，檔案?jìng)鬏斝实靡蕴嵘?。第三，檔案利用共享化。信息化視角下，檔案資源被轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的數(shù)字格式后，其能夠自由的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進(jìn)行傳輸，這就給檔案利用共享化提供了新契機(jī)。各個(gè)單位通過(guò)搭建相關(guān)的共享平臺(tái)后，可以自由的在平臺(tái)上下載檔案資源，滿(mǎn)足自身的多元化需求。第四，高效化。信息技術(shù)對(duì)檔案管理生產(chǎn)力的提升作用明顯，能夠增強(qiáng)檔案采集、整合和檢索的效率。

2 信息化視角下的檔案管理的原則

2.1 需求引導(dǎo)原則

各個(gè)單位檔案性質(zhì)的不同，使得各個(gè)單位檔案需求主體和需求內(nèi)容也會(huì)有所不同。為了避免信息化建設(shè)的盲目性，契合單位檔案管理實(shí)際，單位應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持需求引導(dǎo)原則。首先，工作人員應(yīng)當(dāng)充分考量檔案需求主體的需求，從橫向和縱向兩個(gè)角度來(lái)開(kāi)發(fā)檔案資源，實(shí)現(xiàn)資源利用最優(yōu)化。其次，工作人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)時(shí)代發(fā)展和檔案需求變化來(lái)適時(shí)調(diào)整檔案信息化建設(shè)的方向，保證信息化建設(shè)工作在正常的軌道上運(yùn)行。最后，工作人員應(yīng)當(dāng)樹(shù)立長(zhǎng)遠(yuǎn)意識(shí)，立足于檔案管理需求來(lái)謀篇布局，防止資金的浪費(fèi)和人力的浪費(fèi)。

2.2 穩(wěn)步實(shí)施原則

不同時(shí)期，單位開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作的目標(biāo)具有差異性。因此，單位應(yīng)當(dāng)從單位實(shí)際出發(fā)，擬定不同的檔案管理項(xiàng)目，做到一步一個(gè)腳印，穩(wěn)步實(shí)施檔信息化建設(shè)工作。首先，單位擬定檔案管理項(xiàng)目，將信息化建設(shè)分成若干階段，能夠控制好檔案信息化建設(shè)的過(guò)程。其次，單位通過(guò)分析某一項(xiàng)目，可以找出項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中存在的短板，在今后的項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)化，提高檔案信息化建設(shè)工作的科學(xué)性和針對(duì)性。最后，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)宏觀(guān)工程，需要配套以相應(yīng)的新型管理體系。因此，單位必要圍繞檔案信息化這一新型工作，制定相應(yīng)的管理規(guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)工作流程再造，為工作人員提供操作指引、

3 信息化視角下的檔案管理變革的路徑

3.1 搭建數(shù)字檔案館

計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工會(huì)智能技術(shù)以及辦公自動(dòng)化技術(shù)的深入發(fā)展，意味著單位將會(huì)產(chǎn)生愈來(lái)愈多的電子文件，數(shù)字檔案館建設(shè)是未來(lái)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。首先，從統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一平臺(tái)的角度出發(fā)，單位可以利用掃描儀來(lái)處理紙質(zhì)檔案，利用格式轉(zhuǎn)化軟件來(lái)處理電子檔案，將紙質(zhì)檔案與電子檔案轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一格式的數(shù)字檔案，搭建數(shù)字檔案庫(kù)。其次，單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位檔案管理實(shí)情，結(jié)合未來(lái)檔案管理目標(biāo)和規(guī)劃，選擇適合單位的檔案管理軟件，為數(shù)字檔案庫(kù)的建設(shè)奠定技術(shù)基礎(chǔ)。最后，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，建立一套新的檔案管理體系和系統(tǒng)，指引檔案管理人員的工作，推動(dòng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、智能化和規(guī)范化。

3.2 構(gòu)建掌上檔案服務(wù)平臺(tái)

智能型移動(dòng)終端具有簡(jiǎn)便靈活的特點(diǎn)，其使得人們接收信息資源的維度拓寬、難度變小。從檔案管理可持續(xù)化的視角來(lái)看，單位可以探索構(gòu)建掌上檔案服務(wù)平臺(tái)，開(kāi)發(fā)檔案服務(wù)APP平臺(tái)，簡(jiǎn)化檔案服務(wù)流程，提升檔案管理效能。單位在構(gòu)建掌上檔案館的過(guò)程中，尤其要注意以下幾點(diǎn)：第一，單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位的檔案管理性質(zhì)來(lái)開(kāi)發(fā)APP平臺(tái)上的功能，搭建契合本單位檔案管理實(shí)踐且具有特色化的檔案管理平臺(tái)。第二，注重技術(shù)研發(fā)。為了提升掌上檔案服務(wù)平臺(tái)的穩(wěn)定性，滿(mǎn)足檔案需求主體的需求。單位可以組織相關(guān)人員進(jìn)行技術(shù)研發(fā)，確保APP平臺(tái)與數(shù)字檔案館之間渠道的暢通，防止APP平臺(tái)因網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定而掉線(xiàn)。

3.3 強(qiáng)化共享觀(guān)念，造就檔案共享庫(kù)

現(xiàn)實(shí)生活中，各個(gè)職能交叉單位、上下級(jí)單位的信息交流頻率高、程度深。從提升檔案利用率的視角以及檔案可持續(xù)利用視角來(lái)看，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化共享觀(guān)念，造就檔案共享庫(kù)。首先，單位以大數(shù)據(jù)技術(shù)、云儲(chǔ)存技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基點(diǎn)，搭建檔案資源共享網(wǎng)絡(luò)。其次，檔案管理人員可以對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行分類(lèi)，建立數(shù)字化檔案目錄，縮短檔案檢索時(shí)間。檔案管理人員在進(jìn)行分類(lèi)時(shí)，可以按照數(shù)字檔案內(nèi)容、形成時(shí)間和性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)，也可以根據(jù)數(shù)字檔案的種類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)。最后，各個(gè)共享單位應(yīng)當(dāng)制定一套切實(shí)可行的數(shù)字檔案共享標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定檔案共享庫(kù)中檔案的鑒定流程、組織結(jié)構(gòu)、存儲(chǔ)格式以及單位職責(zé)，進(jìn)一步規(guī)范檔案資源共享工作，確保檔案共享工作的有序性和科學(xué)性。

3.4 重視人才隊(duì)伍變革

人才隊(duì)伍變革是信息化視角下檔案管理變革工作的題中應(yīng)有之義。單位建設(shè)一支高水平、高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，是檔案信息化工作中最為急迫的任務(wù)[2]。首先，單位可以探索崗位流動(dòng)機(jī)制，增強(qiáng)檔案部門(mén)與其他部門(mén)的聯(lián)系。所謂崗位流動(dòng)，就是派遣檔案管理人員到其他業(yè)務(wù)相關(guān)部門(mén)熟悉工作。通過(guò)崗位流動(dòng)，檔案管理人員搜集檔案資源的主觀(guān)能動(dòng)性和能力會(huì)有所增強(qiáng)，也能夠搭建一種良性的部門(mén)溝通機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)人才的合理科學(xué)配置。其次，為了防止工作人員視野變得狹窄，防止工作人員產(chǎn)生思維定勢(shì)。單位應(yīng)當(dāng)設(shè)置一套契合工作實(shí)際的培訓(xùn)機(jī)制，通過(guò)培訓(xùn)工作來(lái)拓寬檔案管理思路，增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)造意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，促進(jìn)檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新。最后，單位可以與相關(guān)單位開(kāi)展多形式、多樣化、深層次的合作，為工作人員提供廣闊的交流平臺(tái)，汲取相關(guān)單位的經(jīng)驗(yàn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

單位在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必須堅(jiān)持“安全第一、以人為本、服務(wù)先行”的理念，做到以?xún)?yōu)質(zhì)檔案服務(wù)帶動(dòng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)，以?xún)?yōu)質(zhì)檔案服務(wù)謀求單位檔案管理工作的發(fā)展。檔案管理人員在立足于本單位檔案管理信息化建設(shè)實(shí)踐的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持用矛盾分析法來(lái)開(kāi)展檔案管理工作。檔案管理人員既要從宏觀(guān)上把握檔案信息化建設(shè)的主要矛盾，也需要從微觀(guān)上處理好各項(xiàng)次要矛盾。由于檔案信息化建設(shè)涉及檔案管理創(chuàng)新、檔案處理技術(shù)以及數(shù)據(jù)管理技術(shù)等多個(gè)層面，本文部分研究?jī)?nèi)容還有待深化，筆者將在未來(lái)的工作實(shí)踐中加以完善。

參考文獻(xiàn)

[1]胡信鴿，郝敏，陳曉，張良，胡方江.檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].科技風(fēng)，2018（36）：110.

[2]許揚(yáng).以信息技術(shù)為基石的檔案管理研究[J].信息記錄材料，2018，19（12）：183-184.