檔案信息化建設在醫(yī)院綜合檔案室管理中的作用

邵美娜 張傳統(tǒng)

摘 要：隨著我國經濟時代的到來，科技也隨之得到了突飛猛進的發(fā)展，社會已經逐漸進入信息化時代，信息技術被應用到各個行業(yè)、各個領域中，醫(yī)院的管理方面也開始應用信息化技術進行創(chuàng)新和改革，最明顯的就是醫(yī)院的綜合檔案室的管理工作。建立信息技術化的醫(yī)院綜合檔案管理室成為醫(yī)院進步的發(fā)展趨勢，對醫(yī)院及社會的發(fā)展都有重要的影響。本文通過分析檔案信息化建設在醫(yī)院綜合檔案室管理中的作用，提出促進醫(yī)院綜合檔案室管理信息化建設的相應對策。

關鍵詞：檔案信息化建設；綜合檔案室管理；醫(yī)院

檔案管理就是進行檔案工作，是檔案室工作人員進行檔案、檔案信息管理的工作，并且提供相應的業(yè)務服務，這些工作都屬于檔案管理的內容，檔案管理是國家檔案事業(yè)的基礎。醫(yī)院綜合檔案室的檔案管理工作范圍較廣，包括文書、認識、會計、病案、照片等，因此醫(yī)院綜合檔案室在醫(yī)院管理中占據(jù)重要地位，是醫(yī)院知識產權方面的形象代言[1]。隨著我國社會的發(fā)展，醫(yī)院檔案室也隨之進行了不斷的創(chuàng)新和變革，與時俱進，引入信息技術，構建檔案信息化建設。醫(yī)院綜合檔案室管理的信息化建設對醫(yī)院有重要的影響，信息化管理手段也比普通管理更有優(yōu)勢。

1 檔案信息化建設應用于醫(yī)院綜合檔案室管理的作用

1.1 促進醫(yī)院管理能力、服務質量的持續(xù)提高

目前，信息化建設是我國社會發(fā)展的重要條件，我國很多醫(yī)院的綜合檔案室建設都開始引用信息化技術，以前的綜合檔案管理形式無法滿足社會的發(fā)展，醫(yī)院也意識到檔案信息管理建設對醫(yī)院發(fā)展的意義，因此將檔案信息化建設應用到醫(yī)院綜合檔案室管理中從而推動醫(yī)院的發(fā)展?？傮w來講，醫(yī)院綜合檔案是的信息化建設是醫(yī)院管理方面的一次創(chuàng)新和改革，信息化建設為檔案管理提供了更加快速、方便、有效的管理手段，醫(yī)院綜合檔案管理能夠跨越科室、流程等，提高工作效率，是一種高效的管理手段，很好的彌補了以前綜合檔案管理的缺點。醫(yī)院綜合檔案室管理的信息化建設中，醫(yī)院的很多資料、資源都以電子信息的方式保存，信息的共享也更加方便快捷，不僅提高了醫(yī)院的工作效率，也提高了醫(yī)院的服務質量。

1.2 為醫(yī)院重大決策給予一定參考意見

檔案信息化建設在醫(yī)院綜合檔案室的管理中，能夠及時查詢文書、會計、病案、照片等信息，而這都以來信息平臺的構建，只要登錄此平臺就能了解醫(yī)院的整體情況。因此，信息化綜合檔案室中儲存了醫(yī)院不同方面的所有信息，信息都以電子形式保存，能夠避免紙質檔案長期儲存后出現(xiàn)磨損、丟失等情況，醫(yī)院領導層、管理者需要進行重大鞠策的時候，能夠迅速找到自己需要的信息，也能綜合醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀提出更合理的解決方案[2]。綜合檔案室中的電子檔案能夠具有重要參考價值，檔案信息化建設應用在醫(yī)院綜合檔案室管理中十分必要。

1.3 提高醫(yī)院綜合檔案室管理人員的綜合素質

醫(yī)院綜合檔案室管理采取信息化建設，對提高醫(yī)院的管理能力，工作效率、服務質量都有重要推進作用，也能提高醫(yī)院綜合檔案室中工作人員的管理能力以及綜合素質。檔案信息化建設屬于新型檔案管理手段，因此對檔案室中的工作人員也提出了更高的要求：第一，工作人員需要具備更加專業(yè)的理論知識，遵守職業(yè)道德，保證檔案管理的規(guī)范。第二，工作人員需要有自主服務意識，提高自身綜合能力，有利于促進醫(yī)院綜合檔案管理的持續(xù)發(fā)展[3]。第三，工作人員要具備過硬的心理素質，具備運用計算機的專業(yè)技能，從而保證綜合檔案室管理的工作效率。第四，工作人員需要更加注重工作細節(jié)，對檔案管理工作有足夠的熱情，以推動醫(yī)院綜合檔案管理的整體效率。綜合檔案室中的工作人員需要具備以上四點要求，才能保證醫(yī)院綜合檔案管理信息化建設順利開展。

1.4 促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展

醫(yī)院綜合檔案室中有醫(yī)院的全部信息，比如醫(yī)院歷史、醫(yī)務人員人事資料、病案資料、醫(yī)院設備信息等。這些信息都不同程度的表現(xiàn)力醫(yī)院的發(fā)展情況，為醫(yī)院人員日后查詢提供幫助，避免醫(yī)院發(fā)展中出現(xiàn)錯誤，因此在推動醫(yī)院持續(xù)發(fā)展方面具有重要應該用價值。舉例說明，病人的病例資料進行儲存后，能夠幫助醫(yī)院對相關疾病藥品研發(fā)提供真實的資料，提高相應疾病的治愈率，促進了醫(yī)院提升改善，也提高了醫(yī)院的知名度，樹立了良好的形象，提高了醫(yī)院的競爭

力[4]。

2 促進醫(yī)院綜合檔案室管理的信息化建設相關對策

2.1 構建完善的綜合檔案管理機制

要促進醫(yī)院綜合檔案管理的信息化建設，就要制定合理、完善的綜合檔案管理機制，完善的制度，也需要醫(yī)院各級領導的認可。完善的醫(yī)院綜合檔案管理制度是能夠包括醫(yī)院所有信息的，而且完善的機制也需要體現(xiàn)出法律性、一致性，為醫(yī)院檔案的管理提供堅實的依據(jù)，規(guī)范工作流程和人員行為。只有建立了完善的制度，才能激發(fā)醫(yī)院工作人員對醫(yī)院綜合檔案管理信息化建設的重視，積極地投入到建設中，加快檔案室信息化建設的進程，保證醫(yī)院穩(wěn)定、快速的發(fā)展。

2.2 要遵守綜合檔案信息化建設的基礎準則

不斷推動醫(yī)院綜合檔案室管理的信息化建設，需要嚴格遵守綜合檔案信息化建設的基本準則：1）就是保證安全性。醫(yī)院檔案管理工作人員要對檔案管理體系的安全度加以重視，制定提高安全性的對

策[5]。2）要具有經濟性。醫(yī)院的綜合檔案室管理信息化建設不是短期內可以完成的，是需要長時間的堅持和資金扶持的，資金方面，醫(yī)院能夠提供的幫助畢竟是有限的，因此綜合檔案室管理信息化建設的推動人員要對每個環(huán)節(jié)所需的資金進行預算，將預算控制在合理范圍中，保證資金用到實處。第三，要具有綜合性。醫(yī)院不僅要重視將所有方面的信息進行登記保存，還要重視信息的提取、運用的能力，保證信息應用綜合能力，從而促進檔案能夠更好的服務醫(yī)院發(fā)展，體現(xiàn)出檔案管理信息化建設的優(yōu)勢。

3 小結

檔案信息化建設在醫(yī)院綜合檔案室管理中有重要應用價值，具有提高醫(yī)院管理水平、服務質量的作用，也可為領導人員進行醫(yī)院重大決策是提供參考依據(jù)，推動檔案室管理人員綜合素質的提升。醫(yī)院綜合檔案室在醫(yī)院管理中占據(jù)重要地位，是醫(yī)院知識產權方面的形象代言。隨著我國社會的發(fā)展，醫(yī)院檔案室也隨之進行了不斷的創(chuàng)新和變革，與時俱進，引入信息技術，構建檔案信息化建設。

參考文獻

[1]譚永.檔案信息化建設在醫(yī)院綜合檔案室管理中的作用[J].辦公室業(yè)務，2018，（7）：53-54.

[2]王霞玲.基于信息化建設視角的醫(yī)院綜合檔案室管理研究[J].城建檔案，2016，（6）：67-68.

[3]曾潔萍.信息化時代醫(yī)院綜合檔案管理的工作策略探討[J].中國保健營養(yǎng)（下旬刊），2013，23（6）：3404-3404.

[4]張敏芝，王冬.以省三星級檔案室創(chuàng)建為契機全面提升醫(yī)院檔案管理水平[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2014，25（2）：119-120.

[5]曾潔萍.信息化時代醫(yī)院綜合檔案管理的工作策略探討[J].中國保健營養(yǎng)（下旬刊），2013，（6）.