事業(yè)單位檔案工作中人性化管理研究

楊靜

摘 要：當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展背景下，事業(yè)單位檔案工作開始變得來越重要，而如何開展檔案管理成為諸多事業(yè)單位所共同面臨的問題。近幾年，人性化檔案管理理念開始推行，成為當(dāng)代社會(huì)發(fā)展中非常適用的管理原則。人性化檔案管理能夠有效促進(jìn)和諧社會(huì)的發(fā)展，促使檔案工作逐漸向服務(wù)的方向轉(zhuǎn)變。為此，本文針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作中人性化管理理念的運(yùn)用進(jìn)行研究。通過分析以人為本理念，探究檔案工作者與檔案使用者間的互動(dòng)關(guān)系，由此展開簡(jiǎn)要論述以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；人性化管理

近年來，時(shí)代發(fā)展異常迅速，促使人們工作活動(dòng)不斷創(chuàng)新轉(zhuǎn)變，相應(yīng)的活動(dòng)范圍隨之不斷擴(kuò)展。在此背景下，所形成的檔案數(shù)量和檔案類型由此不斷增加，因此也給檔案管理提出了全新的管理要求。人性化管理理念的形成，直接給檔案管理提出了諸多發(fā)展方向，要求持續(xù)不斷的完善檔案工作環(huán)境，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作人員效率的提升。具體而言，檔案管理工作人性化轉(zhuǎn)變不僅僅局限在檔案管理本身，更多是為了發(fā)掘檔案管理人員的工作潛能，由此實(shí)現(xiàn)其服務(wù)工作水平的優(yōu)化調(diào)整。而檔案工作人性化管理如何實(shí)施，以下進(jìn)行詳細(xì)探討：

1 檔案管理人性化的特色

1.1 問題處理的人性化

在檔案工作當(dāng)中，主要的人際關(guān)系集中在管理者與員工之間，其也屬于上下級(jí)的關(guān)系類型。檔案管理者和部門相關(guān)人員的關(guān)系，則屬于同級(jí)同事關(guān)系。檔案管理者和來訪人員的關(guān)系則屬于業(yè)務(wù)來往的關(guān)系。具體在檔案管理者在與員工溝通和討論時(shí)，應(yīng)當(dāng)保持吻合的態(tài)度，盡可能的符合員工發(fā)展實(shí)際，切實(shí)關(guān)心和解決員工個(gè)人問題。而與同級(jí)同事間需互為幫助、協(xié)作，做到相互包容和體諒，促使內(nèi)部關(guān)系和諧才能保證單位和諧運(yùn)轉(zhuǎn)。最后在外來業(yè)務(wù)上，要求接人待物人性化，堅(jiān)持態(tài)度溫和的處事原則，在堅(jiān)持原則的基礎(chǔ)上變通問題處理，并充分考慮客戶情緒，控制互相間的矛盾。

1.2 持續(xù)修訂的理念

人與人之間的訴求不盡相同，尤其在不斷創(chuàng)新發(fā)展的當(dāng)今時(shí)代背景下，要求單位方面應(yīng)當(dāng)遵循人性化管理理念，比如提供員工外出學(xué)習(xí)和發(fā)展機(jī)會(huì)，像參加檔案工作培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、調(diào)研考察等，通過此類方式能夠極大的拓展檔案管理者的視野，切實(shí)增強(qiáng)交流，最終提升其從業(yè)水平，其個(gè)人的發(fā)展機(jī)遇與空間也隨之持續(xù)拓展。

1.3 發(fā)展空間持續(xù)拓展

通常在單位中較為成熟化的職工都應(yīng)擁有自我管理的空間，也即是檔案管理者能力水平達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)者無法操心的水平。由此絕大多數(shù)事情都可直接交由檔案管理者操作。就例如一些歐美企業(yè)講究彈性工資時(shí)間，也即是更為自由的工作空間。像微軟公司辦公室的設(shè)計(jì)就是以自上往下滑梯式，由此給員工們提供更為自由的創(chuàng)造空間。具體要求單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況來進(jìn)行，像辦公、人文環(huán)境都應(yīng)當(dāng)秉持人性化理念，這本身是提升工作效率的重要方式和手段。

2 事業(yè)單位檔案工作中人性化管理方法

2.1 轉(zhuǎn)變管理理念

在以往的檔案管理工作當(dāng)中，檔案本身的價(jià)值很難獲得充分有效的展現(xiàn)，人們對(duì)于檔案工作的關(guān)注程度也明顯偏低。此類情況的存在，直接對(duì)檔案管理工作的開展造成顯著影響。而采用人性化管理理念，則更多是將工作的重心向著人的方向靠攏，因此在實(shí)際的檔案工作當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)以體現(xiàn)檔案價(jià)值為目標(biāo)，在實(shí)際運(yùn)用中應(yīng)當(dāng)將工作人員的人性化特性融入其中，且工作開展的服務(wù)導(dǎo)向需向?qū)嶋H的方向靠攏，在此基礎(chǔ)上不斷發(fā)掘服務(wù)對(duì)象本身的實(shí)際需求。比如事業(yè)單位人員人事檔案管理中，對(duì)于上級(jí)的資源，通常都不方便進(jìn)行查閱，這就要求事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)與相關(guān)人事單位切實(shí)做好連接與溝通，為技術(shù)人員簡(jiǎn)歷持續(xù)的學(xué)歷、職稱、獎(jiǎng)懲等資料內(nèi)容?；蛘哌M(jìn)行備份及制作復(fù)印件，這樣才能真正及時(shí)的提供相應(yīng)的信息查詢服務(wù)。

2.2 改善歸檔方式

因?yàn)闄n案的信息內(nèi)容及類型有很多，因此在實(shí)際的檔案工作當(dāng)中，就需要針對(duì)此類內(nèi)容做好記錄與管理工作，并對(duì)此類內(nèi)容做好保存，由此才能產(chǎn)生最大化價(jià)值。同時(shí)也需要在歸檔過程中，從人性化的視角來采取具體方法加以處理。比如在人事檔案管理工作當(dāng)中，需要廣泛收集個(gè)人信息，所采用的收集方法也需由當(dāng)事人知曉，或利用其它方式來告知，這樣才能建立起有序的檔案管理內(nèi)容及程序。具體要求當(dāng)事人需充分掌握實(shí)際情況，能夠隨時(shí)進(jìn)行查詢，這樣才能消除人事檔案與使用者之間的隔閡，進(jìn)而發(fā)揮出檔案應(yīng)有的作用，也將最終促進(jìn)往后檔案管理的作用及效果。

2.3 優(yōu)化工作環(huán)境

要想實(shí)現(xiàn)檔案工作的人性化轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案管理工作的環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化非常有必要，因?yàn)檫@樣能夠促使工作人員始終處于舒適健康工作環(huán)境當(dāng)中，由此也將切實(shí)提升工作效率水平。而在工作環(huán)境的優(yōu)化方面，主要可劃分為內(nèi)部和外部環(huán)境的優(yōu)化。首先外部環(huán)境優(yōu)化也即是指工作環(huán)境的改善，這樣才能更好的實(shí)現(xiàn)人性化的環(huán)境氛圍，也可在外部環(huán)境添加相應(yīng)的人性化設(shè)施，這樣講促使人員工作效率的顯著提升。然后內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化主要是指針對(duì)檔案管理人員精神范圍的優(yōu)化，在這項(xiàng)優(yōu)化方面，可在實(shí)際工作中添加更多人性化內(nèi)容，促使檔案管理工作真正具備借閱、查詢等便捷特點(diǎn)，由此將促使整個(gè)行業(yè)的進(jìn)步發(fā)展。

3 檔案管理人性化實(shí)施的注意事項(xiàng)

3.1 明確管理規(guī)則

任何管理工作的開展都需要相應(yīng)的規(guī)則來加以規(guī)范，因此規(guī)則的存在能夠切實(shí)保障檔案管理工作的正常運(yùn)作。比如借助考評(píng)、監(jiān)督及獎(jiǎng)懲機(jī)制的實(shí)施，能夠促使單位內(nèi)部工作的公平公正化轉(zhuǎn)變，真正實(shí)現(xiàn)各方面的均衡化發(fā)展。例如一些事業(yè)單位明確規(guī)定應(yīng)當(dāng)如何進(jìn)行歸檔立卷、在檔案查詢方面明確指定借閱查詢制度、在人員管理方面指定出人員職位及崗位職責(zé)機(jī)制等等。人性化管理理念更多是針對(duì)人的需求來實(shí)施，從情感的層面加以考慮。人成為多方面綜合考慮的主要因素。不過，需要注意的是人性化管理并不說明可以為所欲為，其實(shí)只是規(guī)則層面的人性化，勢(shì)態(tài)有序發(fā)展的人性化等等。

3.2 以提升工作效率為主要目標(biāo)

當(dāng)前檔案的人性化管理目標(biāo)，主要是為了實(shí)現(xiàn)資源的有效整合，進(jìn)而促使工作效率的提升，這樣外部社會(huì)才能更加容易接受。因此主要目的是為了能夠提升效率、突顯成績(jī)、獲取最終成果。為此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持以人為本理念，由此才能真正做出效率，展現(xiàn)成果，真正為事業(yè)單位發(fā)展作出莫大的貢獻(xiàn)，單位內(nèi)部各個(gè)部門也將隨之變得更為和諧。需要注意的是，具體的決策與指導(dǎo)性意見仍然需要相應(yīng)的專家和領(lǐng)導(dǎo)來制定科學(xué)的決策方案，且工作效率也需要各個(gè)相關(guān)部門來加以檢驗(yàn)。

3.3 人性化管理和科學(xué)化管理協(xié)同發(fā)展

檔案管理的人性化具體是指將人定義為有思想、情感及尊嚴(yán)的個(gè)體，這就需要充分考慮個(gè)人多方面層次的需求，在此基礎(chǔ)上持續(xù)追求單位部門可持續(xù)發(fā)展，就需要采用科學(xué)化的管理方法。這樣才能真正有效的激發(fā)出職工們工作源動(dòng)力，真正煥發(fā)得出積極的工作熱情，這樣才能更好服務(wù)于單位發(fā)展。因此，從實(shí)質(zhì)層面上看，也即是單位管理層的情商表現(xiàn)。所以，人性化管理需與科學(xué)化管理協(xié)同發(fā)展，這樣才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案人性化管理目標(biāo)。

4 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位工作中人性化管理理念的融入，能夠促使新時(shí)代下檔案管理和人們生活密切相連，檔案工作本身的形式與種類由此呈現(xiàn)出多樣化特點(diǎn)。在此背景下，檔案管理工作的壓力持續(xù)增大，這就更應(yīng)當(dāng)促進(jìn)檔案管理理念的改善與創(chuàng)新轉(zhuǎn)變。在人性化發(fā)展前提下，需要針對(duì)管理模式實(shí)施系統(tǒng)科學(xué)化調(diào)整，對(duì)工作環(huán)境進(jìn)行適當(dāng)改善，對(duì)管理者思維加以調(diào)整，由此才能促使單位檔案管理工作的持續(xù)邁進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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