基層工會(huì)檔案管理的研究探討

摘 要：伴隨社會(huì)環(huán)境不斷變遷，職工在職時(shí)享受的權(quán)益內(nèi)容發(fā)生了改變，職工需要更加多元化的路徑來維護(hù)自身的合法權(quán)益。工會(huì)是維護(hù)職工合法權(quán)益的重要主體，能夠居中協(xié)調(diào)好職工與用人單位之間的聯(lián)系，也是激勵(lì)職工創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，凝聚和傳承職工力量的有力抓手。工會(huì)工作是一項(xiàng)復(fù)雜性的系統(tǒng)工程，在這項(xiàng)工程當(dāng)中，工會(huì)檔案發(fā)揮著重要的作用。在信息技術(shù)時(shí)代，有必要探討工會(huì)檔案管理的新方式和新機(jī)制，提出一些符合時(shí)代特色的新觀點(diǎn)，為創(chuàng)新工會(huì)檔案管理機(jī)制提供指引路徑。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；工會(huì)；信息技術(shù)；工會(huì)檔案

1 基層工會(huì)檔案之意義

工會(huì)在長(zhǎng)期發(fā)展過程中形成了一系列的信息資源，這些信息資源的集合體統(tǒng)稱為工會(huì)檔案，其是工會(huì)工作中的一部分，也是工會(huì)與單位寶貴的財(cái)富[1]。工會(huì)檔案全方位的體現(xiàn)了某一時(shí)期工會(huì)的工作和活動(dòng)，能夠反映出一段時(shí)期內(nèi)工會(huì)工作人員的履職成果，彰顯工會(huì)的價(jià)值。在倡導(dǎo)“以人為本”的用人理念下，基層工會(huì)檔案意義重大，體現(xiàn)如下：

1.1 制約與輻射

一方面，對(duì)于用人單位而言，基層工會(huì)檔案中部分會(huì)議記錄詳細(xì)的記錄了工會(huì)的會(huì)議記錄以及相關(guān)提案，是對(duì)用人單位工作用人工作進(jìn)行監(jiān)督的紙質(zhì)載體。因此，基層工會(huì)檔案能夠有效制約單位部分用人工作，切實(shí)體現(xiàn)工會(huì)職能，維護(hù)職工權(quán)益。另一方面，對(duì)于單位職工而言，基層工會(huì)檔案中的工作記錄以及維權(quán)記錄，是工會(huì)心系職工的重要憑證。工會(huì)將部分工會(huì)檔案公之于眾，能夠體現(xiàn)自身對(duì)職工的關(guān)愛，潛在的影響職工的個(gè)人行為，在單位內(nèi)塑造一種公平、平等和以人為本的用工環(huán)境，進(jìn)而對(duì)職工的心理和行為產(chǎn)生強(qiáng)大的號(hào)召力。

1.2 傳承與凝聚

一方面，基層工會(huì)檔案中是工會(huì)歷年工作成果、光輝榮耀以及優(yōu)秀傳統(tǒng)的歷史憑證，是單位寶貴的精神財(cái)富。工會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)工會(huì)檔案進(jìn)行保存與管理，能夠延長(zhǎng)工會(huì)檔案的“壽命”，將工會(huì)檔案這筆精神財(cái)富傳承下去，提升工會(huì)組織形象，塑造一種體現(xiàn)工會(huì)價(jià)值的單位文化[2]。另一方面，工會(huì)檔案最為重要的意義在于其能夠凝聚職工力量，提升職工對(duì)單位的認(rèn)同感和歸屬感，產(chǎn)生一種“人人為我，我為人人”的向心力，進(jìn)而激勵(lì)職工更好地去創(chuàng)新，增強(qiáng)單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的能力。

1.3 激勵(lì)與創(chuàng)造

工會(huì)檔案中保存和記錄了許多單位先進(jìn)的職工事跡。這些先進(jìn)事跡能夠?yàn)槁毠ぶ敢龑W(xué)習(xí)的道路，充分發(fā)揮榜樣的作用，將“工匠”精神傳承下去。除此之外，部分單位工會(huì)檔案還會(huì)記錄一些單位未來發(fā)展方向的信息，對(duì)于職工樹立奮斗目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)單位發(fā)展藍(lán)圖都具有重要的意義。綜上所述，工會(huì)檔案能夠充分激勵(lì)職工，幫助職工實(shí)現(xiàn)自我人身價(jià)值。同時(shí)，工會(huì)檔案也能夠激發(fā)職工的創(chuàng)造性，為單位培養(yǎng)出綜合素質(zhì)更高的員工。

2 面臨的問題

2.1 信息技術(shù)運(yùn)用程度較淺

現(xiàn)階段，部分單位信息技術(shù)運(yùn)用程度較淺，沒有將信息技術(shù)深度融入到工會(huì)檔案管理工作當(dāng)中，檔案工作成效難以提升。首先，部分單位對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用仍然停留在簡(jiǎn)單文檔處理層面，沒有利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及云儲(chǔ)存技術(shù)來對(duì)工會(huì)檔案進(jìn)行管理。其次，部分單位工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)有待優(yōu)化。工作人員雖然具有較強(qiáng)的管理經(jīng)驗(yàn)，也具備良好的檔案管理素養(yǎng)，但卻缺乏對(duì)新型技術(shù)的了解和運(yùn)用，影響了工會(huì)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。最后，部分地區(qū)工作人員對(duì)信息技術(shù)存在認(rèn)識(shí)誤區(qū)，沒有找到信息技術(shù)與工會(huì)檔案管理的結(jié)合點(diǎn)，創(chuàng)新能力不強(qiáng)。

2.2 檔案收集難度較大

工會(huì)檔案涉及面和覆蓋面較廣，涉及到單位生產(chǎn)生活的多個(gè)環(huán)節(jié)和多個(gè)領(lǐng)域。因此，實(shí)踐中工會(huì)檔案資料的收集難度較大，在沒有形成全員參與的機(jī)制下，工會(huì)檔案管理人員的負(fù)擔(dān)和工作壓力增加，難以全方位收集到各項(xiàng)信息資源，導(dǎo)致工會(huì)檔案中出現(xiàn)資料不連貫、不完整的現(xiàn)象，甚至有部分地區(qū)單位的工會(huì)檔案存在缺失現(xiàn)象。在這種困境下，工會(huì)檔案難以彰顯主要價(jià)值，最終使得工會(huì)檔案管理工作走向邊緣化。

3 創(chuàng)新路徑

3.1 利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，深度挖掘工會(huì)檔案資源

工會(huì)檔案涉及的內(nèi)容和范圍較廣，與單位其他工作密切相關(guān)。因此，從節(jié)約各項(xiàng)資源、提升工會(huì)檔案管理效率的角度出發(fā)，有必要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，深度挖掘工會(huì)檔案資源。首先，工會(huì)檔案管理人員可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)不同類別的工會(huì)檔案進(jìn)行分類和著錄，提升檔案管理成效。大數(shù)據(jù)技術(shù)在信息檢索和信息分類上優(yōu)勢(shì)明顯，可以實(shí)現(xiàn)信息檢索和信息分類的高速化和科學(xué)化。檔案管理人員將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入到工會(huì)檔案管理工作中后，可以為檔案需求主體提供更為便捷的服務(wù)，加快檔案檢索速度。其次，工會(huì)檔案管理人員可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)搭建檔案云共享機(jī)制。搭建檔案云共享機(jī)制是解決工會(huì)檔案資料收集難問題的有力抓手。工會(huì)檔案管理人員以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云端儲(chǔ)存技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)為依托，可以搭建一個(gè)檔案共享平臺(tái)。在這個(gè)平臺(tái)上，單位其他部門負(fù)責(zé)人員可以在平臺(tái)上自由的進(jìn)行檔案?jìng)鬏敽蜋n案利用，更深層次地開發(fā)檔案信息資源，形成一種全員參與的工會(huì)檔案管理機(jī)制。最后，工會(huì)檔案管理人員可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)中的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)傳輸技術(shù)、加密算法技術(shù)和分布式數(shù)據(jù)儲(chǔ)存技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對(duì)涉密檔案的安全管理。這些技術(shù)可以將數(shù)字檔案資源與檔案管理系統(tǒng)相隔離，防止因檔案管理系統(tǒng)被病毒入侵而發(fā)生檔案泄密事件。

3.2 緊跟時(shí)代步伐，加快數(shù)字檔案開發(fā)工作

伴隨辦公自動(dòng)化時(shí)代的到來，大多數(shù)信息資源都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)，給傳統(tǒng)的工會(huì)檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。譬如，如何有效對(duì)音頻資源、圖像照片資源以及視頻資源進(jìn)行規(guī)范化管理，是工作人員需要思考并重視的問題。在數(shù)字化、智能化和信息化時(shí)代背景下，單位應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代步伐，在數(shù)字檔案領(lǐng)域投入更多的資源，搭建統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，采用科學(xué)化的檔案應(yīng)用軟件，使工會(huì)檔案更好地為職工服務(wù)，為單位服務(wù)。除此之外，未來人工智能技術(shù)和區(qū)塊鏈技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，勢(shì)必會(huì)進(jìn)一步推動(dòng)檔案事業(yè)改革。單位加強(qiáng)工會(huì)檔案信息化建設(shè)，能夠增強(qiáng)單位的環(huán)境應(yīng)變能力，提高核心競(jìng)爭(zhēng)力。

3.3 搭建工會(huì)檔案掌上云平臺(tái)

智能終端技術(shù)的發(fā)展使得社會(huì)個(gè)體在進(jìn)行上網(wǎng)沖浪時(shí)不在局限于計(jì)算機(jī)這一終端，而是可以利用智能手機(jī)以及其他智能化設(shè)備進(jìn)行上網(wǎng)沖浪。因此，工會(huì)檔案管理人員可以利用微信公眾號(hào)平臺(tái)或者APP平臺(tái)來搭建工會(huì)檔案掌上云平臺(tái)。所謂掌上云平臺(tái)，就是指在智能終端上為單位職工提供檔案服務(wù)，提升職工對(duì)工會(huì)檔案管理工作的認(rèn)同感和滿足感。工會(huì)檔案管理人員可以在APP平臺(tái)或者微信公眾號(hào)平臺(tái)上開通檔案檢索、檔案借閱等檔案服務(wù)功能，打破檔案服務(wù)的時(shí)間界限和空間界限。

4 結(jié)束語

在數(shù)字化、智能化和信息化時(shí)代背景下，基層工會(huì)檔案管理工作需要進(jìn)一步豐富管理內(nèi)涵和服務(wù)內(nèi)涵，合理配置工會(huì)檔案管理工作的各項(xiàng)資源。社會(huì)在不斷進(jìn)步，信息技術(shù)在不斷發(fā)展，基層工會(huì)檔案管理人員必須充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，充分發(fā)揮工會(huì)檔案的作用，彰顯工會(huì)檔案的價(jià)值。工會(huì)檔案管理不僅需要從理論上加以探討，更需要從檔案管理實(shí)踐工作中發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，推動(dòng)工會(huì)檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。相信在各個(gè)主體的努力下，基層工會(huì)檔案管理模式會(huì)有所創(chuàng)新，管理工作也會(huì)呈現(xiàn)出嶄新的面貌。

參考文獻(xiàn)

[1]趙倩.工會(huì)檔案在工會(huì)工作中的運(yùn)用探究[J].中外企業(yè)家，2018（05）：107-108.

[2]饒火英.強(qiáng)化工會(huì)檔案管理工作的服務(wù)功能研究[J].農(nóng)家參謀，2018（01）：249.

作者簡(jiǎn)介

黃春鳳（1988-），女，福建泉州，本科，畢業(yè)于江西東華理工大學(xué)，助理館員。