“互聯(lián)網+”在科技檔案管理中的運用

盧加慧

摘 要：互聯(lián)網高速發(fā)展改變了人們學習、工作、生活方式，對推動社會進行有重要影響。對科技檔案管理工作而言，應從認識到“互聯(lián)網+”對自身發(fā)展作用，適應時代發(fā)展及環(huán)境發(fā)展需求，拓展視野，追求發(fā)展?？萍紮n案管理自身有一定信息基礎，應將檔案工作向電子化、數(shù)字化方向發(fā)展，以大數(shù)據、線上共享等方式推動檔案管理和互聯(lián)網的結合，為科技工作人員提供便捷服務。

關鍵詞：互聯(lián)網+；科技；檔案管理；方式

“互聯(lián)網+”是對多項工作融合的概念，其以互聯(lián)網為基礎，提倡將工業(yè)、商業(yè)、金融等融合起來，以創(chuàng)新延長產業(yè)鏈，增加互聯(lián)網核心價值。因此，“互聯(lián)網+”被人們廣泛關注，其將產業(yè)和互聯(lián)網聯(lián)系起來，以信息通信、線上平臺，為傳統(tǒng)行業(yè)發(fā)展創(chuàng)造新時代發(fā)展形態(tài)[1]。當下正處于信息時代高速發(fā)展使其，互聯(lián)網和各行業(yè)充分融合，對科技檔案管理發(fā)展具有重要意義，可以有效優(yōu)化傳統(tǒng)科技檔案管理中的弊端，以現(xiàn)代化技術提高檔案管理質量及效率。

1 傳統(tǒng)科技檔案管理弊端

“信息即知識”是知識經濟特點，科技檔案管理是科研單位工作的重要組成，其將資料數(shù)據及科研成果統(tǒng)一記錄，形成信息資源，將數(shù)據保存并傳播。但是，傳統(tǒng)科技檔案管理具有一定弊端。

1.1 以紙質檔案儲存為主

傳統(tǒng)檔案管理中注重以紙質文件為“證據”，片面性觀念影響檔案管理工作開展，其檔案管理給予紙質檔案過多重視，以管理要求，紙質檔案儲存不僅控制溫度、濕度，還要控制分類、防蟲，紙質檔案儲存占用大量空間，投入大量成本。長久發(fā)展下來，紙質檔案后期維護及庫房建立消耗大量資金，不利于其長久發(fā)展[2]。

1.2 查閱利用效率低

科技檔案包含當下眾多科技成果，對科研事業(yè)進步、借鑒發(fā)展具有重要意義。但是，傳統(tǒng)科技成果檔案以紙質保存，查找需專業(yè)人員按照目錄檢索，查詢位置后深入檔案室查找，查找效率低下，不能發(fā)揮科技檔案實際價值。

1.3 共享率低

科技檔案管理的初衷，就是記錄科研成果，以便日后科技人員在原有技術的基礎上對金屬進行優(yōu)化創(chuàng)新，為科技人員研究技術提供經驗及借鑒。但是，傳統(tǒng)科技檔案管理以紙質檔案管理為主，一些檔案查找不便，借閱有限，且多次借閱后可能會對檔案造成一定破壞，不能充分利用檔案，實際共享率有限，科技檔案利用價值大大降低。

1.4 科技檔案歸檔率低

科研單位對科技檔案管理工作認識不足，認為檔案管理只是對檔案進行整理，沒有認識到管理工作對檔案安全性、利用率的促進作用，科技文件實際歸檔率較低，科技活動及項目開發(fā)檔案只是對立項檔案歸檔，缺乏對項目研究中檔案數(shù)據、項目結題驗收、驗證等檔案的歸檔。

1.5 科技檔案管理不當

管理不當主要是傳統(tǒng)科技檔案管理屬于分散管理，單位將檔案管理分散到各個部門，一些單位科研人員對科研成果的把持，使大量科技人員分散在科技人員中?？萍柬椖恐嘘P鍵數(shù)據掌握在個人受眾，以被篡改或加工，檔案存在可信度風險，自身價值受到威脅[3]。

1.6 科技檔案法律法規(guī)薄弱

法律法規(guī)薄弱主要集中在檔案保密性方面，在國家立法中對檔案保密性的闡述有待優(yōu)化。其中，《中華人民共和國保守國家秘密法》中對保密給予明確規(guī)定，但是在新時期計算機、互聯(lián)網技術進步影響下，在科技檔案保密性上展現(xiàn)出明顯的滯后性，互聯(lián)網發(fā)展會科技檔案保密性帶來一定挑戰(zhàn)。此外，科技報告制度不完善，對檔案公開、共享等缺乏明確的規(guī)范支持，導致科技檔案共享利用無法推廣發(fā)展。

2 “互聯(lián)網+”下的科技檔案管理發(fā)展方向

互聯(lián)網推廣發(fā)展為科技檔案管理可持續(xù)發(fā)展奠定基礎。應注重互聯(lián)網和檔案資源管理工作的有機結合，以互聯(lián)網對科技檔案管理創(chuàng)新，提高其生產力。

2.1 以“互聯(lián)網+”規(guī)范科技檔案管理

針對傳統(tǒng)科技檔案管理弊端，其管理人員不能及時獲取檔案文件，搜尋查找浪費大量時間，需對檔案整體分析時不能達到要求。一些檔案雖然儲存完好，但是其自身價值遭到埋沒，檔案散落、信息缺失、歸檔錯誤等，使得需要使用檔案時不能及時查找到準確檔案，科技檔案失去借鑒性作用。在此方面，需結合信息技術，以信息資源共享理念，構建互聯(lián)網管理平臺，實現(xiàn)高效管理。在歸檔及借閱上，應注重節(jié)約歸檔及借閱步驟時間，確保查閱利用的高效性。當下，應向科技檔案管理規(guī)范化、標準化不斷發(fā)展，以引入互聯(lián)網為契機，提高工作效率。

2.2 以“互聯(lián)網+”實現(xiàn)科技檔案資源共享

將“互聯(lián)網+”引入到工作中，其并不是在傳統(tǒng)檔案管理上疊加“互聯(lián)網+”，其以互聯(lián)網平臺為支持，將網絡和檔案管理融合，創(chuàng)造新發(fā)展，形成新的社會生態(tài)。應充分發(fā)揮互聯(lián)網在社會資源共享上的優(yōu)勢，將互聯(lián)網自身成果融入到社會當中?？萍紮n案管理工作要為社會提供立體化服務，在互聯(lián)網支持下，開展全方位、社會化信息服務，滿足公眾對信息服務需求，對科技檔案信息實時一元化管理，結合圖書、科技文件、互聯(lián)網數(shù)據、大數(shù)據分析、交流結果等，實現(xiàn)有效資源共享。

3 “互聯(lián)網+”下，科技檔案管理的創(chuàng)新建議

3.1 建立網絡數(shù)據庫

應加強對科技檔案的收集，將收集工作向完整性、準確性和及時性發(fā)展，提高科技檔案實際價值?？杉訌婍攲釉O計，建立統(tǒng)一的管理平臺及科技檔案歸檔中心，不同部門聯(lián)動工作，實現(xiàn)對的部門科技人員檔案文件的全面收集。科技檔案收集中，應擴大視野，了解檔案范圍、內容，對需歸檔部門具體工作落實到的經辦人員。歸檔同一時間，建立不同項檔案目錄，搜集科研項目全工程記錄性檔案。

應優(yōu)化硬件設施，引進計算機、電子識別、電子掃描等硬件設備，優(yōu)化資源整合，安裝并更新檔案管理軟件，以快捷檔案信息管理系統(tǒng)，按照文書、科技、科研成果、著作、獎勵等分類，完善數(shù)據庫。針對某些單位科技信息龐大現(xiàn)象，應采用科學信息采集技術的，以信息資源平愛，實現(xiàn)對大數(shù)據整理集成，為科技檔案后期管理、利用提供便利。

3.2 實施專業(yè)化檔案管理

實施專業(yè)化管理需要及時轉變自身思想觀念?？萍紮n案管理應為科研工作提供便利，為其提供借鑒思考，因此，檔案管理要結合科研生產工作，兩者相互促進，相互發(fā)展?；ヂ?lián)網支持下的科技檔案管理工作不僅僅是對科技檔案的管理，還包括對不同單位領導議事日程內容分析記錄，需不同部門工作人員相互配合?？萍紮n案管理人員積極宣傳《檔案法》，將檔案管理工作深入科研單位中，引起單位領導的充分重視，創(chuàng)造出良好的管理環(huán)境。在管理架構上，需要專業(yè)性機構和人員開展管理，以確保管理高效性。應強化對檔案管理人員的培訓工作，確保管理人員能夠適應檔案管理數(shù)字化發(fā)展，建設高素質管理隊伍。

3.3 重置流程，建立健全管理體系

重置流程是在互聯(lián)網數(shù)字化技術及自動化支持下，針對檔案管理現(xiàn)狀，對其重新安排，具體工作落實到實際中去，加強管理人員和互聯(lián)網技術的配合，提高管理效率?？紤]到科技檔案管理制度，應規(guī)范業(yè)務流程，按照標準開展管理工作，在檔案歸檔前、歸檔后、借閱使用中等落實管理，實現(xiàn)全過程管理?？蒲泄ぷ鏖_展中，檔案管理人員要參與進來，將檔案的管理工作和科研管理結合起來，科技檔案管理人員參與項目總結、成果獎勵等，保證技術文件及時歸檔。“互聯(lián)網+”下的科技檔案工作，應建立數(shù)字化檔案檢索體系，重視科技資料及時歸檔，將歸檔工作和績效考核制度聯(lián)系起來，提高檔案管理工作人員積極性，推動互聯(lián)網技術和科技檔案結合。

3.4 注重檔案開發(fā)利用

以互聯(lián)網技術支持，管理人員收集并發(fā)布信息，建立開放性、信息化檔案管理，挖掘檔案深層價值，將檔案變化活躍性信息，開發(fā)科技檔案。對應部門應網絡上，積極開發(fā)檔案信息資源，為科技生產奠定基礎?？蓢@科研工作，對數(shù)據進行歸納分析，獲取專業(yè)相關信息，為科研工作者提供合理服務。

4 結束語

綜上所述，對“互聯(lián)網+”在科技檔案管理中的運用分析，應在了解“互聯(lián)網+”的前提下，分析傳統(tǒng)科技檔案管理弊端，有針對性的提出“互聯(lián)網+”下的科技檔案管理發(fā)展方向，并對科技檔案管理提出創(chuàng)新建議：建立網絡數(shù)據庫；實施專業(yè)化檔案管理；重置流程，建立健全管理體系；注重檔案開發(fā)利用。

參考文獻

[1]王燕.基于“互聯(lián)網+”的科技檔案管理創(chuàng)新[J].檔案與建設，2016（3）：87-89.

[2]王震東.咨詢設計企業(yè)科技檔案數(shù)字化管理初探——以中交三航院圖檔室為例[J].機電兵船檔案，2017（3）：18-20.

[3]鄭志凱.互聯(lián)網+形勢下的科技檔案工作探索[J].信息通信，2016（2）：174-175.