新時(shí)期人力資源和社會保障局人事檔案管理的有效性分析

張向前

摘 要：近年來，我國的檔案事業(yè)進(jìn)入了快速發(fā)展時(shí)期，無論是在檔案管理的質(zhì)量方面還是在檔案管理的效率方面都有了很大的提升。本文圍繞人力資源和社會保障局人事檔案管理的相關(guān)議題進(jìn)行了探討，分析了人事檔案管理現(xiàn)狀及暴露出的一些問題，論述了提升人事檔案管理有效性的優(yōu)化措施及積極建議，供相關(guān)人士參考指正。

關(guān)鍵詞：人力資源；社會保障；人事檔案；檔案管理；管理有效性

1 引言

新時(shí)期內(nèi)，人力資源和社會保障局的人事檔案管理工作也面臨新的標(biāo)準(zhǔn)和新的要求。為了加快完善人事檔案管理制度，構(gòu)建科學(xué)高效地人事檔案管理體系，管理部門及工作人員必須從目前人事檔案管理的問題入手，通過對問題進(jìn)行梳理和分析來完善和優(yōu)化管理策略，以更好地提升人力資源和社會保障局人事檔案管理的有效性。

2 人事檔案管理現(xiàn)狀及問題分析

目前，人力資源和社會保障局在人事檔案管理過程中已經(jīng)積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮出了檔案管理的基本效能，但是隨著時(shí)代的變革和檔案事業(yè)的發(fā)展，在管理過程中也暴露出一些問題，這些問題已經(jīng)不能很好地適應(yīng)當(dāng)下的發(fā)展要求，急需進(jìn)行修正和完善。

問題一：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和市場化機(jī)制的日益完善，人員流動性增大，流動頻率提高，這就導(dǎo)致人員和檔案分離的問題。很多人員頻頻就職離職，檔案資料不完整，或者放棄檔案不管不問的情況有所加重。而目前在就業(yè)的過程中，很少比例的單位對職工人事檔案有所要求，普遍重視度不高，這種淡漠意識更是加劇了人檔分離或者舍棄檔案的現(xiàn)象，人力資源和社會保障局人事檔案管理工作難度面臨著較大的挑戰(zhàn)。

問題二：就業(yè)市場中多數(shù)企業(yè)對職工人事檔案重視力度薄弱導(dǎo)致了檔案信息遺漏以及資料缺失的問題日益嚴(yán)重。傳統(tǒng)的人事檔案對于資料范圍有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求，如人員履歷材料、自傳材料、鑒定材料、考核考察材料、學(xué)歷職稱材料、政治審查材料、民主黨派材料、錄用離職材料以及各種獎勵或處分材料等等。但是在現(xiàn)階段的人事檔案中，不僅在上述指標(biāo)范圍內(nèi)缺乏完整的信息，而且在人員的技術(shù)專長、個性特點(diǎn)以及工作業(yè)績等細(xì)節(jié)方面更是缺乏相應(yīng)的內(nèi)容信息，導(dǎo)致人事檔案不能充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

問題三：人事檔案管理手段和管理模式單一，已經(jīng)不能很好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的普及應(yīng)用推動了社會的運(yùn)作效率，而人事檔案管理工作的效率相對滯后，究其原因主要是管理手段和模式陳舊單一。隨著人事檔案數(shù)據(jù)信息的增長，人力資源和社會保障局必須借助更高效的科技手段，采用先進(jìn)的管理模式來管理海量的檔案數(shù)據(jù)，如若止步不前，則人事檔案管理效率就無法快速提升，逐漸與時(shí)代步伐脫軌。

問題四：人事檔案管理體系不健全，仍存有管理的漏洞。隨著數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，人力資源和社會保障局紛紛構(gòu)建起信息化的人事檔案管理體系，但是在這一新型的管理體系運(yùn)作過程中，更多的隱患也潛藏其中。比如典型的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)維的安全性問題、人事檔案管理的保密性問題等，這些都是隨著檔案信息化管理體系的建立而產(chǎn)生的，因此必須加快對這些潛在隱患問題的分析，制定出科學(xué)的方案和措施，堵住管理的漏洞，更好地發(fā)揮出人事檔案管理體系的效能。

3 提升人事檔案管理有效性的優(yōu)化措施及建議

新時(shí)期內(nèi)，人力資源和社會保障局可從以下方面進(jìn)行強(qiáng)化，以加快提升人事檔案管理的有效性，更好地發(fā)揮出人事檔案管理的重要功能。

首先，提升廣大群眾對人事檔案重要性的認(rèn)識。人事檔案管理工作不僅僅是人力資源和社會保障局管理部門的職責(zé)，同時(shí)也與社會企業(yè)與普通民眾有著密切的關(guān)系。管理部門應(yīng)加大對人事檔案管理重要性的宣傳力度，使社會企業(yè)和普通民眾都能夠意識到其重要性，從而認(rèn)真對待人事檔案資料以及相關(guān)管理工作，在全社會范圍內(nèi)營造良好的氛圍，為人力資源和社會保障局的工作開展奠定良好的群眾基礎(chǔ)。

其次，加快建立明確的管理制度和流程標(biāo)準(zhǔn)。隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度和內(nèi)容事項(xiàng)已經(jīng)不能很好地滿足當(dāng)下的要求。因此人力資源和社會保障局必須以全新的管理理念，向著更加精細(xì)化的管理目標(biāo)邁進(jìn)。通過對人事檔案管理制度各項(xiàng)細(xì)節(jié)條例進(jìn)行明確，統(tǒng)一人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)流程，使新時(shí)期的人事檔案管理流程更加精簡，從而減少重復(fù)性工作和各環(huán)節(jié)之間的銜接阻力，促使管理效率有效提升。在制度流程的建立和完善過程中，管理部門必須將人事檔案管理與國家法律法規(guī)、市場發(fā)展形勢、人力資源的需求等內(nèi)容有效融合起來，使各項(xiàng)管理制度和流程標(biāo)準(zhǔn)能夠滿足多方的需求。

其三，建立與民眾的溝通渠道，加強(qiáng)對人事檔案資料信息的收集。人力資源和社會保障局必須發(fā)揮出重要的樞紐作用，一方面將國家及行業(yè)政策和新鮮資訊及時(shí)傳遞給廣大民眾，另一方面要將民眾的人事檔案信息及時(shí)收集起來，做好檔案的管理。為此，人力資源和社會保障局必須有效建立和拓展與民眾的溝通渠道，提高信息的傳輸質(zhì)量和傳輸效率，使人事檔案資料管理工作更加便民化，避免因各種延誤而導(dǎo)致出現(xiàn)人事檔案資料缺失的問題，提高人事檔案管理的質(zhì)量。

其四，完善檔案信息化管理體系，提高人事檔案管理的安全性。隨著檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，各種網(wǎng)絡(luò)安全問題也暴露出來。針對這一現(xiàn)狀，人力資源和社會保障局等管理部門必須提高網(wǎng)絡(luò)信息平臺的安全管理意識，做好硬件設(shè)施的日常檢查和維護(hù)工作，及時(shí)更新網(wǎng)絡(luò)安全軟件系統(tǒng)，提高檔案信息化體系運(yùn)行的安全性。此外，在一些涉密環(huán)節(jié)或內(nèi)容的管理上，必須制定更加嚴(yán)格的保密制度和措施，采用制度防護(hù)和設(shè)備監(jiān)控雙管齊下的辦法來提高人事檔案管理的質(zhì)量，減少重要信息的丟失或被破壞。

其五，做好人事檔案管理人員隊(duì)伍的儲備和培養(yǎng)。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，人力資源和社會保障局應(yīng)提前做好人才隊(duì)伍的儲備工作，通過理論培訓(xùn)和實(shí)踐磨煉，提高全體人員隊(duì)伍的技能素質(zhì)，為未來人事檔案管理工作的高效開展儲備下充足的人才資源。

4 結(jié)語

新時(shí)期內(nèi)，人力資源和社會保障局必須立足當(dāng)下，關(guān)注長遠(yuǎn)，使人事檔案管理工作越來越精細(xì)化，高效化，發(fā)揮出人事檔案的重要效力，為社會進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更多的助力。

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