對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路探討

吉容達

吉林省通榆縣開通鎮(zhèn)永青中心衛(wèi)生院 吉林 白城 137200

現(xiàn)階段的行政事業(yè)單位中,系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理體制是確保行政事業(yè)單位穩(wěn)步運行的基礎(chǔ),是促進其長久生存與發(fā)展的必然要素。在新形勢下,事業(yè)單位的改革步伐逐步加快,檔案管理現(xiàn)狀的牽絆效應(yīng)越發(fā)明顯。因此,樹立全面科學(xué)的檔案管理機制,加強檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo),建立健全檔案管理信息化體系,不僅能夠規(guī)避檔案管理現(xiàn)狀的負面效應(yīng),也能夠真正實現(xiàn)檔案的開發(fā)與利用,同時也能夠推動事業(yè)單位的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展,更進一步的實現(xiàn)行政事業(yè)單位工作的協(xié)作化、規(guī)范化以及科學(xué)化。

一、完善檔案管理機制,優(yōu)化檔案管理可行性

在事業(yè)單位的日常運行過程中,作為一項基礎(chǔ)性工作的檔案管理工作是非常重要的。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部以及廣大職工群眾,必須深刻認識到檔案管理工作對于整個運行體系的基礎(chǔ)性作用,全面研判與分析現(xiàn)階段檔案管理中凸顯的問題,運用科學(xué)有效的管理策略,切實提升檔案管理的整體水平。在管理實踐中,事業(yè)單位應(yīng)該予以體系支撐,確保各項工作穩(wěn)步開展。一方面,全面優(yōu)化廣大干部群眾對檔案管理的認知,引導(dǎo)他們在日常工作中將其擺在關(guān)鍵的位置,給予必要的支持與指導(dǎo)。結(jié)合事業(yè)單位檔案管理中存在的問題,科學(xué)分析檔案管理的特殊性,通過健全管理機制,完善管理流程,明確管理職責(zé)等來提升檔案管理成效,來指導(dǎo)檔案管理工作,確保檔案管理系統(tǒng)完善的予以開展和實施。事業(yè)單位應(yīng)該將制度上墻,明確檔案管理的流程,明確檔案更新的時效,明確檔案使用的方法,督促和引導(dǎo)檔案管理工作人員認真履行自身工作職責(zé),嚴格按照檔案管理的規(guī)范化流程以及實施步驟來工作。同時,在事業(yè)單位檔案管理中,比較突出的問題是檔案更新?lián)Q代比較慢,很多人事檔案信息不全,更新不及時,并沒有體現(xiàn)事業(yè)單位當前的發(fā)展成果等?；诖?在檔案管理工作中應(yīng)該推動檔案的及時更新與維護,明確檔案更新的方法、內(nèi)容以及保障機制等。另一方面,在事業(yè)單位檔案管理工作中,創(chuàng)新檔案管理思路必須確保檔案管理的可操作性。當前事業(yè)單位檔案管理的部分制度明顯缺乏指導(dǎo)性,也缺乏實踐性,相關(guān)制度與實際工作脫節(jié)?；诖?事業(yè)單位必須遵循具體問題具體分析的原則,從微觀層面來落實管理方法,切實引導(dǎo)檔案管理工作人員主動參與檔案管理,不斷優(yōu)化檔案管理的實效。

二、落實常態(tài)化監(jiān)督檢查機制,全面提升檔案管理人員素養(yǎng)

在事業(yè)單位檔案管理工作實踐中,創(chuàng)新檔案管理思路,事業(yè)單位需要采用常態(tài)化的監(jiān)督檢查機制,隨時檢查檔案部門的工作成效,同時立足于人才培訓(xùn)、人才引入等,綜合性提升檔案管理人員的素養(yǎng)。一方面,事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該緊密把握時代發(fā)展需求,明確檔案管理的重要價值,在全單位內(nèi)部來開展宣傳工作,普遍提升事業(yè)單位內(nèi)部人員對檔案的重視,引導(dǎo)他們在檔案管理、使用、借閱等過程中注重檔案保護。與此同時,事業(yè)單位應(yīng)該成立檔案管理監(jiān)督檢查小組,以事業(yè)單位一二把手為組長,其他主要負責(zé)人為常務(wù)副組長,檔案管理科室負責(zé)人為成員,加強檔案管理的監(jiān)督檢查與指導(dǎo)。這種監(jiān)督檢查工作可以采用定期或者不定期的形式,同時輔之以完善的評分標準。若事業(yè)單位檔案管理部門的工作要求沒有符合標準,或者評分相對較低,那么領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)該會同檔案管理主要負責(zé)人共同查找問題根源,共同分析解決思路,共同探究檔案管理的新思路。另一方面,人才是檔案管理工作穩(wěn)步推進的關(guān)鍵前提,是檔案管理工作取得成效的可靠保證。任何科學(xué)先進的管理方法,都離不開人主觀能動性的發(fā)揮。因此,事業(yè)單位還應(yīng)該注重相關(guān)人員素養(yǎng)的培育和提升。檔案管理是一項科學(xué)且專業(yè)的工作,實現(xiàn)檔案的開發(fā)與利用,實現(xiàn)檔案管理電子化進程,離不開專業(yè)的檔案管理人員?；诖?事業(yè)單位必須提高準入門檻,落實常態(tài)化、動態(tài)化的人才培訓(xùn)方案,切實提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。與此同時,事業(yè)單位檔案管理隊伍還應(yīng)該趨向于年輕化,吸收年輕骨干。

三、積極推動檔案管理信息化,全面加強檔案開發(fā)與利用

在新形勢下,事業(yè)單位絕不能“穿新鞋走老路”,而應(yīng)該積極依托于信息技術(shù)手段來提升檔案管理成效。一方面,事業(yè)單位應(yīng)該積極利用信息技術(shù)手段,依托于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)來構(gòu)建完善的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò),將檔案的錄入、分類、整理、開發(fā)利用等統(tǒng)籌結(jié)合起來,提升管理人員的信息素養(yǎng),引導(dǎo)他們提升自身計算機操作水平,通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來將重要信息及時上傳至檔案庫。同時,為提升檔案管理的安全性與保密性,事業(yè)單位還需要設(shè)置相應(yīng)的安全防護系統(tǒng),為內(nèi)部人員匹配密鑰,切實提升他們的安全管理意識以及風(fēng)險意識。當其他部門人員將重要資料上傳至檔案數(shù)據(jù)庫后,由檔案管理人員實名登錄系統(tǒng)來進行處理、分類與保存。另一方面,事業(yè)單位在檔案管理實踐中,還應(yīng)該全面加強檔案的開發(fā)與利用。檔案管理人員要加強對檔案的分類處理,這是檔案利用的基礎(chǔ),實現(xiàn)檔案利用的價值。與此同時,檔案管理人員還應(yīng)該及時將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理,尤其是將那些陳年紙質(zhì)檔案整理出來,按照不同的格式等予以數(shù)字化處理。此外,積極優(yōu)化檔案開發(fā)與利用,事業(yè)單位還必須以多種媒介形式來保存檔案,如視頻檔案、音頻檔案、圖片檔案等等。

結(jié)論

在事業(yè)單位的日常管理及運行過程中,科學(xué)的檔案管理工作具有非常重要的作用。事業(yè)單位必須全面創(chuàng)新檔案管理思路,積極創(chuàng)新檔案管理方法,完善檔案管理體系,優(yōu)化檔案管理人員素養(yǎng),積極推動檔案管理的信息化與現(xiàn)代化,切實提升檔案管理的整體利用率。