對檔案保護工作缺失的思考

許 炎

(安徽大學(xué) 管理學(xué)院，安徽 合肥 230601)

從許多檔案學(xué)教科書和專業(yè)書中我們得到的關(guān)于“檔案保護”定義幾乎都是相似的，都是圍繞著檔案“如何保存”這項工作來展開的：“檔案保護工作是檔案保管工作其中內(nèi)容的一部分，是保護檔案所采取的專門措施，是為了能夠最大限度延長檔案的壽命而采取的各種專門技術(shù)處理檔案的一項工作(比如檔案內(nèi)容復(fù)原和修補、檔案載體的更換、調(diào)節(jié)檔案庫房溫濕度等等)。”筆者認(rèn)為以上定義沒有全面地表述檔案保護工作的全部內(nèi)容，只說明了檔案保護工作其中的一部分，而檔案保護工作應(yīng)當(dāng)貫穿于檔案管理工作的始終，不是僅僅在一個環(huán)節(jié)中存在后續(xù)就中斷了，檔案保護工作應(yīng)當(dāng)貫穿于檔案工作的始終。

1 檔案保護工作應(yīng)當(dāng)貫穿于檔案工作的始終

1.1 在檔案收集工作和檔案整理工作過程中

在檔案的收集與整理工作中，檔案保護工作的重點是：1.最大程度地保證檔案的完整性、真實性與可用性；2.將不同載體類型檔案文件分類存儲，保證其可讀性；3.確定檔案制成材料的耐久性以及檔案裝具的正確選擇；4.對檔案資料入庫保管前，進行消毒殺菌、除塵除霉、驅(qū)蟲殺蟲等檔案保護技術(shù)措施。

在這一環(huán)節(jié)中，要嚴(yán)格分類、登記與管理需要歸檔的檔案的制成材料和載體形式等，保證檔案文件制成材料的質(zhì)量可以從源頭被控制；[1]對那些無法判斷其制成材料性質(zhì)的檔案文件，檔案工作人員要提前進行登記備案并采取保護措施，防止其在歸檔接收前就被破壞，從而保證檔案文件材料在歸檔后能夠被有效地保護。

1.2 在檔案價值鑒定工作過程中

檔案價值鑒定是根據(jù)規(guī)定的原則和一定的標(biāo)準(zhǔn)，鑒別和判定檔案是否有用及其價值大小，挑選出有價值的檔案并對其進行妥善保存，剔除無價值或者無須保存的檔案文件。檔案價值鑒定工作是現(xiàn)代檔案工作中的核心，直接關(guān)系到檔案工作其他環(huán)節(jié)的開展，是其他環(huán)節(jié)有序展開的前提與基礎(chǔ)。[2]檔案價值鑒定工作的有效地進行，離不開對檔案的有用性和價值量大小的甄別，更離不開將虛假檔案拒之門外，維護檔案的真實性、完整性和可靠性，這些也是對檔案的一種保護。[3]

1.3 在檔案保管工作過程中

從檔案被檔案館接收，到最后銷毀的全過程中，檔案的保管工作就一直在持續(xù)不斷地進行中，在這一工作環(huán)節(jié)中需要做到的檔案保護工作有以下幾點：1.為檔案保存創(chuàng)造適宜的溫濕度條件，并進行嚴(yán)格的控制，把它當(dāng)成檔案工作者的日常檔案工作之一。2.注意對檔案材料的防光、防塵、防火、防霉、防蟲以及防盜等一系列防護措施。3.特別注意對某些特殊載體形式的檔案的保存。比如磁介質(zhì)的檔案注意防止消磁，膠片檔案存放防止粘黏現(xiàn)象發(fā)生等。4.發(fā)現(xiàn)檔案破損檔案工作人員要立刻上報單位，組織展開修復(fù)工作及時止損，并找出事故發(fā)生原因防止以后類似現(xiàn)象的再次發(fā)生。

1.4 在檔案利用過程中

檔案的價值在利用中被體現(xiàn)。檔案保護工作在檔案的利用過程中可以分為兩個方面：第一是檔案的實體安全。檔案在利用過程中可能出現(xiàn)損毀、缺頁甚至丟失等各種情況，這就要求檔案利用過程中，不僅檔案提供者要做好提前的準(zhǔn)備工作，比如備份、宣傳等等，更要求檔案利用者在使用檔案時，要有意識地維護檔案資源的完整性。第二是檔案的信息安全。在我國并不是所有檔案都是能夠被開放利用的，很多檔案都是有保密年限的，在保密年限結(jié)束后，才可以被公眾利用，還有些檔案的開放期更是從長控制(如涉及國防、外交、國家安全以及個人隱私等檔案)。

2 檔案保護工作缺失的原因分析

2.1 檔案管理人員檔案保護意識薄弱

2.1.1 對檔案保護工作的基礎(chǔ)性認(rèn)識不夠深刻

檔案工作是一切工作中的基礎(chǔ)，檔案保護工作又是檔案工作的基礎(chǔ)。檔案工作不僅僅是接受檔案后的保存工作，更要精心保護在需要時能夠被找到、被利用。例如晚清時期吏部不注意檔案的保存，使得檔案庫房經(jīng)常起火，最終使得檔案庫房竟然無檔案可查閱。所以做檔案工作眼光應(yīng)當(dāng)放的長遠(yuǎn)，現(xiàn)在用不到的檔案以后未必沒有用，由此可以看出檔案保護工作在實際的工作需要中是何等重要。

2.1.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)能力不夠

人是檔案事業(yè)發(fā)展的根本依靠，也是決定檔案安全的第一位因素。[4]在我國絕大多數(shù)從事檔案工作的人員都是“半路出家”，基本經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)或從檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人數(shù)很少，因此這些工作人員對檔案工作的重要性質(zhì)、檔案的歸檔要求、檔案的查閱要求、檔案的裝訂等業(yè)務(wù)方面沒有專業(yè)的素養(yǎng)[5]，更別說檔案保護意識了。

2.1.3 檔案保護工作宣傳不到位

檔案部門沒有組織定期對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，宣傳檔案保護工作的重要性，這種宣傳工作的缺失使得大多數(shù)檔案工作人員沒有從思想層面認(rèn)識到檔案保護工作的重要性，因此檔案保護工作沒有得到應(yīng)有的重視，所以在日常檔案管理過程中也沒有得到落實。

2.2 檔案保護設(shè)施與技術(shù)落后

由于檔案保護工作和生物、化學(xué)、計算機等學(xué)科都有一定的關(guān)聯(lián)性，所以有著較強的專業(yè)性和技術(shù)性，再加之其依靠專業(yè)的軟硬件設(shè)施，很多設(shè)施都需要有足夠資金來支持，例如檔案庫房建設(shè)、檔案修復(fù)設(shè)備等。[6]但是，由于各地檔案館缺乏對檔案保護工作的重視，并且許多檔案館檔案庫房建設(shè)資金的不足導(dǎo)致基礎(chǔ)建設(shè)不到位，甚至有的檔案庫房缺少了必要的安全措施，這樣檔案工作人員有心進行檔案保護工作也力不從心，只能讓檔案保護工作流于形式。

2.3 針對檔案保護工作的現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)尚不健全

自《檔案法》頒布以來，許多檔案保護行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)陸續(xù)出臺，為檔案保護工作提供了可靠的法律依據(jù)和操作規(guī)范。但現(xiàn)有各類規(guī)范在實際工作中操作性不強，總體不深入也不細(xì)致，未形成較為完整的體系，并且很多細(xì)則與實際工作不相適應(yīng)，因此，應(yīng)以《檔案法》修訂為契機，將有關(guān)檔案保護工作的內(nèi)容進一步納入《檔案法》及其實施辦法中，使得檔案保護工作更加有效。[7]

3 強化檔案保護工作的對策

3.1 管理好檔案人才隊伍的發(fā)展

3.1.1 強化檔案保護培訓(xùn)工作

各單位檔案部門要多舉辦檔案保護方面的培訓(xùn)，讓檔案工作人員接受系統(tǒng)的檔案理論知識培訓(xùn)，提高專業(yè)知識能力和職業(yè)道德。[8]隨著信息技術(shù)的不斷更新，檔案資源存儲的趨勢已經(jīng)向電子文件逐漸轉(zhuǎn)化，檔案館也在向數(shù)字檔案館逐步轉(zhuǎn)型，使得檔案管理工作更加智能化、便捷化，這些因素就更加要求從事檔案工作的必須是經(jīng)過專門培訓(xùn)的檔案專業(yè)人才。

3.1.2 積極做好檔案保護宣傳工作

檔案保護宣傳工作不僅要“對內(nèi)”，更要“對外”。一方面要加強檔案工作人員的檔案保護意識，另一方面由于檔案原件的唯一性，更要加強檔案利用者的檔案保護意識。在《檔案法》第三條中明確規(guī)定：一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)。所以，宣傳工作除了自身的優(yōu)化，還要通過各種渠道(如微信公眾號、檔案網(wǎng)頁、微博)讓檔案利用者了解基本的檔案保護常識。

3.2 加強檔案保護設(shè)施建設(shè)

檔案保護工作的基本是檔案庫房建設(shè)，檔案停留時間最長的地方也是在檔案庫房。所以，儲存條件適宜的庫房，是檔案保護的基礎(chǔ)設(shè)施。推進檔案館庫建設(shè)，在遵循《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》等各項要求的同時，也應(yīng)該將檔案庫房的地理位置、庫房內(nèi)的設(shè)備設(shè)施以及其功能布局等問題納入考慮范圍之內(nèi)。有條件的檔案部門應(yīng)當(dāng)購買適宜自身業(yè)務(wù)需要的設(shè)備，對檔案庫房環(huán)境進行有效調(diào)控，沒有條件的檔案部門也應(yīng)當(dāng)在自己能力范圍內(nèi)，最大化的優(yōu)化檔案庫房的環(huán)境，為檔案保護創(chuàng)造有利條件。

3.3 建立健全檔案保護管理機制

3.3.1 在《檔案法》的大框架下，應(yīng)強化檔案保護工作責(zé)任落實管理機制

做到檔案工作人員明責(zé)知責(zé)，落實追責(zé)問責(zé)制度。各級檔案部門的主要負(fù)責(zé)人，也應(yīng)當(dāng)是檔案保護工作的主要責(zé)任人[4]，要在檔案保護工作在各個階段實施的過程中起到帶頭領(lǐng)導(dǎo)作用，并對工作結(jié)果負(fù)責(zé)。各級檔案部門的主要負(fù)責(zé)人還應(yīng)當(dāng)對本單位的檔案保護工作制定完整的責(zé)任清單，在每個檔案工作人員在各自職責(zé)范圍內(nèi)，增加各自的檔案保護工作要求，從落實到個人來細(xì)化每個任務(wù)分工，確保檔案保護工作在日常檔案工作中真正進行，也讓責(zé)任能夠更加明確，從另一方面也起到一種督促作用。

3.3.2 規(guī)范檔案保護工作

規(guī)范才能有序，有序才能安全。除了國家檔案局發(fā)布的各項行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和工作指南外，各地市級檔案部門也應(yīng)該結(jié)合自身實際開展的業(yè)務(wù)和各自檔案館的特殊性制定符合各自檔案館內(nèi)部的業(yè)務(wù)規(guī)范和工作制度。推進檔案保護工作的規(guī)范化建設(shè)不僅可以使檔案工作可以高效進行，而且可以從源頭上避免很多由于工作流程不規(guī)范而引起的不必要的安全事故發(fā)生。所以檔案保護工作的規(guī)范化建設(shè)是檔案保護工作得以有效進行的基礎(chǔ)。