淺談如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作

羅仕耽

摘 要：在時(shí)間的不斷推移之下，檔案管理逐漸得到了人們的高度重視。在現(xiàn)如今這個(gè)先進(jìn)的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無(wú)法順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。因此，如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作逐漸成為了相關(guān)人員所研究的重點(diǎn)問(wèn)題。本文也將針對(duì)如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作 進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案管理工作;改進(jìn)

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，辦公室檔案管理工作作為現(xiàn)如今我國(guó)大部分企業(yè)發(fā)展中不可缺少的一部分，其對(duì)于提高單位工作的效率，以及保證單位內(nèi)部信息的安全性有著十分重要的作用。但根據(jù)相關(guān)的研究調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，目前我國(guó)大部分單位都沒(méi)有重視辦公室檔案管理工作，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作存在許多的問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在對(duì)于單位的發(fā)展有著十分不利的影響。因此，如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作逐漸成為了相關(guān)人員所研究的重點(diǎn)問(wèn)題之一。針對(duì)如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作，本文首先將對(duì)目前辦公室檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行闡述，其次在針對(duì)這些問(wèn)題給出相應(yīng)的解決措施，以供參考。

一、辦公室檔案管理工作存在的問(wèn)題

根據(jù)相關(guān)的研究調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，辦公室檔案管理工作存在的問(wèn)題主要可體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：一是，管理方式落后、管理意識(shí)薄弱。在如今這個(gè)先進(jìn)的時(shí)代當(dāng)中，我國(guó)大部分辦公室檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候并沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重視，也沒(méi)有采用先進(jìn)的管理設(shè)備對(duì)其進(jìn)行管理。其主要可體現(xiàn)在：辦公室檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，通常只做表面功夫，嚴(yán)重缺乏對(duì)日常資料的收集與保存。二是，管理人員的管理素質(zhì)普遍偏低。管理人員作為辦公室檔案管理工作中必不可少的一部分，管理人員自身的素質(zhì)對(duì)辦公室檔案管理工作的質(zhì)量有著十分重要的影響。但就目前我國(guó)辦公室檔案管理工作人員的工作情況來(lái)看，管理人員的專業(yè)知識(shí)與工作技能還有待提高。另外，在這個(gè)先進(jìn)的時(shí)代上，管理人員對(duì)于檔案管理所需要使用到的軟件還不夠熟悉，所以導(dǎo)致其管理效率偏低。

二、改進(jìn)辦公室檔案管理工作的措施

由上述可見(jiàn)，辦公室檔案管理工作存在的問(wèn)題對(duì)于辦公室檔案管理的提升，以及相關(guān)單位今后的發(fā)展有著十分不利的影響。所以，相關(guān)人員需要針對(duì)這些不良的問(wèn)題及時(shí)給出相應(yīng)的改進(jìn)策略。針對(duì)改進(jìn)辦公室檔案管理工作的措施，本文將從以下幾點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行闡述。一是，完善現(xiàn)有的辦公室檔案管理工作。在完善辦公室檔案管理工作的過(guò)程中，需要保證的是，單位需要對(duì)該工作加大重視力度。只有單位管理人員對(duì)該工作給予相應(yīng)的支持，才能使辦公室檔案管理得到有效的完善。在完善的過(guò)程中可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：（1）需要為檔案建立獨(dú)立的存放室，并針對(duì)不同的檔案內(nèi)容進(jìn)行分類存放。這樣不僅方便今后對(duì)檔案進(jìn)行查找，而且可以保證檔案存放的安全性。（2）為檔案管理工作設(shè)置相應(yīng)的保密級(jí)別。（3）檔案管理人員需要不定期的對(duì)檔案進(jìn)行檢查，對(duì)于已經(jīng)不重要的檔案信息進(jìn)行處理，避免檔案管理堆積無(wú)用信息，耽誤檔案查找時(shí)間。二是，改進(jìn)現(xiàn)有的辦公室檔案管理方法。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，在辦公室檔案的管理上若還是一味的使用傳統(tǒng)紙質(zhì)方式對(duì)其進(jìn)行管理，其不但不能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，而且不能保證檔案管理的安全性。因此，在辦公室檔案工作的管理上應(yīng)該引進(jìn)諸如：信息網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)的先進(jìn)技術(shù)設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行管理。信息網(wǎng)絡(luò)點(diǎn)在技術(shù)在辦公室檔案管理工作中的引進(jìn)不但可以改進(jìn)傳統(tǒng)管理方法的弊端，而且可以提高檔案管理工作的質(zhì)量，減輕人力在該方面的投入等。在具體發(fā)的實(shí)踐過(guò)程中，單位可在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中構(gòu)建辦公室檔案的電子化信息交流平臺(tái)，并根據(jù)管理人員的工作職能設(shè)置相應(yīng)的信息訪問(wèn)權(quán)限。三是，強(qiáng)化管理人員的素質(zhì)。在強(qiáng)化管理人員素質(zhì)上可通過(guò)對(duì)辦公室檔案管理人員的培訓(xùn)實(shí)現(xiàn)。在培訓(xùn)的過(guò)程中，不僅需要對(duì)員工的專業(yè)知識(shí)及工作技能進(jìn)行培訓(xùn)，還需要對(duì)員工操作電子設(shè)備進(jìn)行檔案管理這方面進(jìn)行培訓(xùn)。在培訓(xùn)完成之后，需要組織管理人員進(jìn)行考核，進(jìn)而確保每位檔案管理人員都對(duì)辦公室檔案管理工作有足夠的了解。另外，還可以在辦公室檔案管理中落實(shí)相應(yīng)的工作責(zé)任制，其具體的做法是，將檔案管理工作分為不同階段，并在每個(gè)階段安排一個(gè)負(fù)責(zé)人，這樣不僅可以加強(qiáng)管理人員的責(zé)任感，而且可以在管理的過(guò)程中及時(shí)找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)達(dá)的時(shí)代當(dāng)中，為了讓辦公室檔案管理工作順應(yīng)該時(shí)代的發(fā)展，以及提高辦公室檔案管理的水平。管理人員急需針對(duì)辦公室檔案管理工作存在的問(wèn)題給予改進(jìn)措施。

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