淺析檔案管理與辦公自動化

陳超

摘? ?要：隨著時代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的實體檔案管理模式已經(jīng)不再是檔案管理工作中的唯一方式，當前的檔案管理工作通過應(yīng)用計算機技術(shù)，更好的發(fā)揮了檔案在單位運營中的輔助作用，并且實現(xiàn)了自動化辦公。辦公自動化是信息技術(shù)不斷發(fā)展的必然結(jié)果，和檔案管理有著一定區(qū)別，又有著極其密切的聯(lián)系。為了讓二者更好的配合，從而促進單位的高效運行，本文對檔案管理與辦公自動化做了分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理? 辦公自動化? 對比

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2019）10（c）-0139-02

辦公自動化的概念具有抽象性，最開始出現(xiàn)于20世紀60年代，復印機的出現(xiàn)減輕了人們的工作壓力，后來電子打印機、計算機網(wǎng)絡(luò)等又進一步提升了人們的辦公效率，后來隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了自動化的辦公系統(tǒng)。而自動化辦公必須要由相應(yīng)的檔案提供支持，這就要求人們必須了解二者的聯(lián)系和區(qū)別，這樣才能對自動化辦公和檔案管理進行更好的應(yīng)用。

1? 檔案管理與辦公自動化

單位在不斷發(fā)展運行過程中會產(chǎn)生各種各樣的信息，有些信息具有非常高的保存價值，可以為單位的發(fā)展運營提供有效參考。而檔案管理指的就是在保存這些信息的同時對其實施良好的管理，使之能夠更高效地為單位的發(fā)展和運營服務(wù)。辦公自動化指的是在信息技術(shù)支持下單位所應(yīng)用的一種高效辦公模式，其中包含了很多現(xiàn)代科技，通過辦公自動化可以更高效的利用單位檔案，而單位檔案也可以為辦公自動化提供基礎(chǔ)信息支持。

2? 檔案管理與辦公自動化的對比

首先對單位而言，檔案是其進行生產(chǎn)經(jīng)營活動所無法離開的信息資源，真實記錄了單位的一切信息，是一筆無形的財富，對單位有非常積極的作用。通過檔案管理可以使單位在運行過程中所產(chǎn)生的各種信息資源得到更規(guī)范的管理，單位不僅可以在日常運行中使用這些資源，同時也可以將其作為制定發(fā)展戰(zhàn)略的參考。但是檔案管理工作較為復雜，并不是簡單的裝載檔案，還需要對檔案進行收集、整理、篩選、分類、編號等很多操作，這樣才能使檔案管理工作更加規(guī)范，也方便后期使用。另外檔案對保管條件要求較高，需用的檔案柜保存檔案，而且還要做好檔案室的防塵、防火、防潮等工作，同時還要為檔案室配備各種輔助設(shè)施。辦公自動化利用的是各種辦公設(shè)備和手段，從而更高效的使用各種資料，這也是其和檔案管理最大的不同。辦公自動化簡化了單位的辦公流程，還可以使單位在運行過程中盡量減少對紙質(zhì)材料的使用，不僅提升了單位的運營效率，而且還縮減了運營成本，因此辦公自動化的出現(xiàn)令高效辦公、簡便辦公、低成本辦公的要求得到了滿足。但是辦公自動化對計算機等設(shè)備的依賴性比較高，如果這些設(shè)備出現(xiàn)故障就會影響正常運行，甚至有可能因為設(shè)備故障而造成重要資料的損失，也有可能在外部因素的影響下出現(xiàn)機密資料泄露的情況，這也是辦公自動化最明顯的缺陷[1]。

3? 檔案管理與辦公自動化的聯(lián)系和區(qū)別

3.1 聯(lián)系

首先檔案管理和辦公自動化可以互相影響，實現(xiàn)辦公自動化以后，使檔案管理工作獲得了新的發(fā)展方向，同時檔案管理工作對辦公自動化技術(shù)的進步也有著促進作用，可以說二者的互相影響可以促進彼此共同發(fā)展，從而更高效的開展各項工作。其次，辦公自動化促進了檔案的形成，在一定程度上我們也可以將檔案看成是信息資源，無論檔案管理還是辦公自動化，都是對信息進行處理時所使用的一種方式。

3.2 區(qū)別

實體信息在檔案管理中的占比較大，而在辦公自動化中更多的是通過信息技術(shù)所處理的數(shù)字信息，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，將來辦公過程將不再涉及任何紙質(zhì)文件，這也是其和檔案管理最大的不同點[2]。

4? 做好檔案管理與辦公自動化的措施

4.1 重視檔案管理和辦公自動化

若想更順利的進行檔案管理并實現(xiàn)辦公自動化，首先管理者就要給予充分重視，將其落實在管理工作中，而且還需要員工的積極配合。單位的各項工作都和檔案管理以及辦公自動化有著非常密切的關(guān)系，因此在給予充分重視的同時還要投入更多的人力和物力資源，而且工作人員也要做好對各種資源的充分利用，這樣才能促進二者的融合發(fā)展，進而實現(xiàn)單位的高效運行。

4.2 開展檔案教育，使檔案管理工作更加規(guī)范

應(yīng)在單位內(nèi)部加強對檔案知識的宣傳，比如可通過開展檔案管理培訓讓員工對檔案管理的相關(guān)知識以及相關(guān)法律法規(guī)進行充分了解，并且要認識到檔案管理對單位的重要作用。同時在單位內(nèi)部要以國家的法律法規(guī)為基礎(chǔ)，建立檔案管理規(guī)范，并結(jié)合自身需求開展檔案管理工作，這樣檔案管理工作的規(guī)范性就可得到有效提升。

4.3 開展辦公自動化培訓

若想真正實現(xiàn)辦公自動化，除了要讓員工對辦公自動化進行充分了解，還必須保證員工的操作水平能夠滿足辦公自動化的要求[3]。因此要在單位內(nèi)部積極開展辦公自動化的培訓工作，爭取讓所有員工都能夠具備一定的操作能力，以此在單位內(nèi)部建立自動化的辦公模式，進而通過辦公自動化促進各項工作的高效開展。

4.4 完善輔助設(shè)施的建設(shè)

當前的檔案管理工作已經(jīng)實現(xiàn)了從傳統(tǒng)管理模式向著數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，很多單位在實際的工作中都會使用計算機進行各項操作，有效提升了答案管理工作的效率[3]。可以說檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的改變，和辦公自動化間的聯(lián)系更加緊密，因此為了進一步促進檔案管理工作的高效開展，單位應(yīng)積極完善軟件和硬件等輔助設(shè)施的建設(shè)，比如性能更高的計算機、更通暢的網(wǎng)絡(luò)、功能更加完備的管理軟件等，從而在實現(xiàn)辦公自動化的同時也為檔案管理工作提供強有力的保障。

4.5 完善安全建設(shè)

當前在單位的檔案管理和辦公自動化中已經(jīng)用了互聯(lián)網(wǎng)，意味著這兩項工作在利用互聯(lián)網(wǎng)的同時也要面對互聯(lián)網(wǎng)中的很多風險因素。因此在使用互聯(lián)網(wǎng)的過程中一定要完善安全建設(shè)，通過安裝殺毒軟件、及時更新系統(tǒng)等方式提升安全性，這樣才能防止木馬病毒、黑客攻擊等造成的信息泄露[4]。同時也應(yīng)積極開展互聯(lián)網(wǎng)安全教育，保證使用互聯(lián)網(wǎng)過程中的操作規(guī)范性，令企業(yè)信息得到最大的安全保障。

4.6 對數(shù)字文檔進行管理工作進行加強

傳統(tǒng)的檔案管理工作和辦公所使用的都是紙質(zhì)文件，這些文件不僅需要占用特別大的空間，而且水、火、腐蝕等因素也會對其產(chǎn)生影響，而且文件被反復使用也會導致其損壞或者丟失。因此自從信息技術(shù)出現(xiàn)以后，檔案管理和辦公都在積極應(yīng)用信息技術(shù)，實現(xiàn)了數(shù)字化的管理。但是數(shù)字管理對計算機的依賴性非常強，如果沒有進行妥善管理依然會造成文件的損失，因此單位必須對這項工作進行加強，做好重要文件的備份，必要時可租用服務(wù)器來保管機密文件，以此來保證所有文件都能夠得到妥善管理。

5? 結(jié)語

綜上所述，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理和辦公自動化也有了更加高效的開展方式。辦公自動化和檔案管理在單位中的作用同樣重要，在做好這項工作的同時，也要找到二者的結(jié)合點，進而發(fā)揮二者互相輔助的作用，以此提升單位的運行效率。

參考文獻

[1] 余軼.淺談辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理的有效結(jié)合[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，21（10）：176.

[2] 王旭.淺談辦公自動化與文書檔案管理[J].科技展望，2017，9（15）：28-30.

[3] 張黎.淺談辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理的有效結(jié)合[J].納稅，2017，16（18）：59-62.

[4] 王筱倩.辦公自動化系統(tǒng)與辦公自動化和檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合模式研究[J].中國新通信，2019，21（14）：60-61.