解讀如何加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)

齊景萍

（山東鋼鐵股份有限公司萊蕪分公司特鋼事業(yè)部，山東 濟(jì)南 271104）

檔案無(wú)疑是企業(yè)信息和企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，也是企業(yè)寶貴財(cái)富的另一種形式上的載體。隨著網(wǎng)絡(luò)數(shù)字信息化的出現(xiàn)，檔案信息在對(duì)公司治理生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)管理的發(fā)展中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。這也就要求企業(yè)要擴(kuò)大檔案信息的分布普及情況，以及覆蓋范圍的加大和健全使用權(quán)限的管理體系，要積極引導(dǎo)企業(yè)開(kāi)展對(duì)企業(yè)檔案數(shù)字化的建設(shè)，并制定好建設(shè)的計(jì)劃方針和具體內(nèi)容規(guī)劃，從而使企業(yè)可以全面高效地促進(jìn)企業(yè)檔案管理與現(xiàn)代化管理先進(jìn)技術(shù)相結(jié)合。

1 檔案數(shù)字化管理在企業(yè)管理中的意義

數(shù)字存檔工具和文件管理工具是數(shù)字檔案管理的兩個(gè)主要組成部分。數(shù)字存檔是現(xiàn)代企業(yè)信息管理的主要內(nèi)容和操作方法，而且檔案的完整性和使用價(jià)值實(shí)際上是公司治理效果的縮影。對(duì)于企業(yè)的管理效果，首先是它減少占用空間、節(jié)省存儲(chǔ)成本、減少企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本、有效避免傳統(tǒng)文件管理中的數(shù)據(jù)重復(fù)、浪費(fèi)勞動(dòng)力等問(wèn)題。然后，在建成的數(shù)字信息化檔案里可以快速地調(diào)集出企業(yè)所需的信息資源，幫助企業(yè)員工可以充分便捷地完成工作任務(wù)與提高工作效率，充分發(fā)回來(lái)網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的優(yōu)勢(shì)。

由于公司的地域分散和運(yùn)營(yíng)的復(fù)雜性，所以導(dǎo)致企業(yè)文件的數(shù)字化存在許多問(wèn)題，如管理同一問(wèn)題的處理方式的存在不同標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題。而且一般企業(yè)所實(shí)行的檔案數(shù)字化建設(shè)只強(qiáng)調(diào)數(shù)量，處理信息的能力效率低、質(zhì)量差，而且難以分享與很難考察確認(rèn)信息的真實(shí)性，使得建設(shè)數(shù)字化企業(yè)檔案沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的效果。筆者結(jié)合自己的看法與實(shí)際應(yīng)用情況，對(duì)企業(yè)檔案信息化的現(xiàn)實(shí)意義與如何高效加強(qiáng)信息化建設(shè)提出了自己的一些看法。最后，數(shù)字文件設(shè)計(jì)最大化資源共享。企業(yè)文檔信息可以由多個(gè)用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通訊渠道直接下載，這改善了文件信息的使用便捷性，并充分公開(kāi)了文件信息的價(jià)值，這在一定程度上為提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)和管理效率上有重大意義和作用。

2 如何加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理

2.1 總體規(guī)劃，均衡發(fā)展和資源共享

在公司實(shí)施數(shù)字存檔實(shí)踐過(guò)程中，應(yīng)該有計(jì)劃地執(zhí)行總體規(guī)劃，且必須從企業(yè)檔案的共同使用需求出發(fā)。企業(yè)檔案管理的全面發(fā)展，應(yīng)當(dāng)注重科學(xué)、合理、務(wù)實(shí)地制定短期目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃，通過(guò)協(xié)調(diào)自身企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，充分協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)的關(guān)系，充分為一體化企業(yè)數(shù)字化建設(shè)的有序開(kāi)發(fā)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，尤其在處理大量紙質(zhì)文件的數(shù)字信息化過(guò)程時(shí)。因此，有必要做好必要的準(zhǔn)備工作：一是做好公司館藏檔案的調(diào)查和制圖工作，包括企業(yè)檔案文件的數(shù)量、類型、檔案信息利用的載體形式和儲(chǔ)存狀態(tài)等等。二是根據(jù)收集文件和開(kāi)發(fā)文件的數(shù)量來(lái)有計(jì)劃地有效實(shí)施方案，包括統(tǒng)計(jì)文件數(shù)字化的具體方法、數(shù)字化的成本、以及購(gòu)買(mǎi)數(shù)字化所需的相關(guān)硬件設(shè)備。此外，根據(jù)公司檔案的重要性，我們必須制定適當(dāng)?shù)奈募踩捅Ｃ艽胧?/p>

企業(yè)文件數(shù)字化下的文件通常為大量文件，有著復(fù)雜的文件分類，所以在轉(zhuǎn)換上需要經(jīng)歷一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，應(yīng)該做好長(zhǎng)時(shí)間重復(fù)工作的心理準(zhǔn)備。從實(shí)際和長(zhǎng)期的工作計(jì)劃來(lái)看，數(shù)字硬件設(shè)施將逐步更新出具有強(qiáng)大的擴(kuò)展和支持能力的數(shù)字化處理技術(shù)。我們應(yīng)該做出最優(yōu)選擇，突出解決問(wèn)題的關(guān)鍵點(diǎn)，并充分考慮我們公司的長(zhǎng)期運(yùn)營(yíng)目標(biāo)，以及重點(diǎn)關(guān)注經(jīng)常使用和嚴(yán)重受損的文件，對(duì)此首先進(jìn)行數(shù)字化。所以對(duì)于相對(duì)大量的企業(yè)文件資源不加選擇地執(zhí)行數(shù)字化是不現(xiàn)實(shí)和不科學(xué)的，并且沒(méi)有必要。因此，根據(jù)一定企業(yè)上的原則，應(yīng)該確定哪些原始文件應(yīng)該被數(shù)字化，哪些原始文件不需要數(shù)字化，哪些原始文件應(yīng)該被優(yōu)先選擇，哪些數(shù)字文件可以臨時(shí)放置在后面處理。例如，可以根據(jù)公司館藏檔案的實(shí)際情況，采用選定檔案、重點(diǎn)檔案館和制定檔案館的優(yōu)先數(shù)字化原則，逐步實(shí)施檔案數(shù)字化發(fā)展戰(zhàn)略。

2.2 開(kāi)展質(zhì)量檢查工作

開(kāi)展質(zhì)量檢查工作，有效監(jiān)控，確保檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量。企業(yè)文件的數(shù)字化應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的全面質(zhì)量檢查和對(duì)完成情況的監(jiān)督驗(yàn)收工作。在數(shù)字化之前要明確數(shù)字信息化文件的個(gè)數(shù)與所需文件的儲(chǔ)存情況。因?yàn)橐獢?shù)字化的原始文件必須是一個(gè)完整，排序良好的文件，并且文件清晰明了，對(duì)于那些具有嚴(yán)重的損壞、無(wú)序和寫(xiě)作不清晰的原始文件應(yīng)該預(yù)先固定和組織其處理的先后順序，然后要做的是檢查和控制數(shù)字化數(shù)據(jù)質(zhì)量和圖像質(zhì)量。掃描圖像的圖像格式順序應(yīng)按原始紙質(zhì)文件的順序放置和排列，盡量保持文件的原始外觀，保證圖片清晰無(wú)失真、不丟失或增加信息量，確保無(wú)需二次掃描。

2.3 加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)，培養(yǎng)數(shù)字化技術(shù)人才，加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化隊(duì)伍建設(shè)。由于電子文件信息內(nèi)容的數(shù)字化、文檔管理的集成、用于存儲(chǔ)電子文件的技術(shù)支持以及開(kāi)發(fā)和使用的多樣化形式，使得電子文件管理越來(lái)越比紙質(zhì)文件管理在優(yōu)異性方面逐年增加。只有進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案中數(shù)字化人才團(tuán)隊(duì)的建設(shè)發(fā)展，才能有效促進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)字化，以便在高效的數(shù)字化方向上快速發(fā)展，從而配合企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)劃。同時(shí)這也就要求企業(yè)需要對(duì)企業(yè)信息管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展逐漸重視并實(shí)施，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化處理的落實(shí)工作。要有計(jì)劃和有組織地開(kāi)展對(duì)檔案處理人員的教育培訓(xùn)工作，加大對(duì)相關(guān)工作人員的福利照顧政策，為檔案數(shù)字化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)與持續(xù)發(fā)展打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)與保障。

3 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化建設(shè)企業(yè)文件的實(shí)施可以顯著提高企業(yè)文件管理的效率，同時(shí)使企業(yè)在資源分配和業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)方面更加合理和不間斷。在信息一體化的大環(huán)境下，企業(yè)由于運(yùn)營(yíng)需要，不斷提高檔案的使用率，使企業(yè)檔案進(jìn)入有序，規(guī)范的管理模式，加快企業(yè)檔案的數(shù)字化，是企業(yè)發(fā)展，構(gòu)建良好經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)體系的先決條件之一。